單位要審查各種文件，讀完后要寫自己的建議。

一般情況下會收到很多分意見文檔，比對建議內(nèi)容，繁瑣又易遺漏內(nèi)容。其實只需要在文件中進行批注，就能清晰的看到每個人的意見和說明。

今天就給大家介紹Word的批注功能！

在"市場調(diào)查報告"中新建批注

批注是作者與審閱者的溝通渠道，審閱者在修改作者文檔時，通過插入批注，可以將自己的建議插入文檔中，以供作者參考，其具體操作步驟如下。

Step1 新建批注。在"市場調(diào)查報告 .docx"文檔中，選擇需要添加批注的文本，切換到【審閱】選項卡，單擊【批注】組中的【新建批注】按鈕，如圖所示。

Step2 輸入批注內(nèi)容。窗口右側(cè)將出現(xiàn)一個批注框，在批注框中輸入自己的見解或建議即可，如圖所示。

設置批注和修訂的顯示方式

Word 為批注和修訂提供了 3 種顯示方式，分別是在批注框中顯示修訂、以嵌入方式顯示所有修訂、僅在批注框中顯示批注和格式。

在批注框中顯示修訂：選擇此方式時，所有批注和修訂將以批注框的形式顯示在標記區(qū)中，如圖所示。

以嵌入方式顯示所有修訂：所有批注與修訂將以嵌入的形式顯示，如圖所示。

僅在批注框中顯示批注和格式：標記區(qū)中將以批注框的形式顯示批注和格式更改，而其他修訂會以嵌入的形式顯示在文檔中，如圖所示。

默認情況下，Word 文檔中以僅在批注框中顯示批注和格式的方式顯示批注和修訂，用戶可自行更改，其方法為：切換到【審閱】選項卡，在【修訂】組中單擊【顯示標記】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【批注框】選項，在彈出的級聯(lián)菜單中選擇需要的方式，如圖所示。

答復批注

當審閱者在文檔中使用了批注，作者還可以對批注做出答復，從而使審閱者與作者之間的溝通方便快捷。具體操作步驟如下。

Step1 進入批注答復狀態(tài)。在"市場調(diào)查報告 .docx"文檔中，將文本插入點定位到需要進行答復的批注內(nèi)，單擊【答復】按鈕，如圖所示。

Step2 輸入批注答復內(nèi)容。在出現(xiàn)的回復欄中直接輸入答復內(nèi)容即可，如圖所示。

刪除批注

如果不再需要批注內(nèi)容，可通過下面的方法將其刪除。

（1）使用鼠標右擊需要刪除的批注，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】命令即可，如圖所示。

（2）將文本插入點定位在要刪除的批注中，切換到【審閱】選項卡，在【批注】組中單擊【刪除】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【刪除】選項即可，如圖所示。

在需要刪除批注的文檔中，切換到【審閱】選項卡，在【批注】組中單擊【刪除】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【刪除文檔中的所有批注】選項，可以一次性刪除文檔中的所有批注，如圖所示。