前一個：01-Excel概述

本文的內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

本章的位置

2.Excel文件的概念

在正式開始學(xué)習(xí)和使用Excel之前，必須對Excel的一些基本常識有一定的了解。

2.1 文件的概念

用計算機專業(yè)術(shù)語來說“文件”就是“存儲在磁盤上的信息實體”。用戶在使用計算機時，無時不刻都在各種類型的文件打交道。不同功能的文 件，有不同類型的劃分。在 Windows 操作系統(tǒng)中，不同類型的文件通常會顯示為不同的圖表，以幫助使用者進行區(qū)分。Excel 文件的圖表顯示為一個綠色的 Excel 圖標(biāo)。

常見的Excel文件

除了圖標(biāo)之外，用于區(qū)別文件類型的另一個重要的一句就是文件“擴展名”。擴展名也被稱為“后綴名”，它是完整文件名的一部分。例如，“成績表.xlsx”這個文件，“.”之后的“xlsx”就是文件的擴展名，標(biāo)識了文件的類型。

通常情況下，Excel 文件指的是 Excel 工作簿文件，即擴展名為“.xlsx”的文件，這是 Excel 最基礎(chǔ)的電子表格文件類型。

但是與 Excel 相關(guān)的 文件類型并非僅此一種，下面將介紹幾種可以通過 Excel 軟件創(chuàng)建的文件類型。

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啟用宏的工作簿(.xlsm)

啟用宏的工作簿是一種特殊的工作簿，它是自Excel 2007 以后版本所特有的，是 Excel 2007 和 Excel 2010 基于 XML 和啟用宏的文件格式，用于存儲 VBA 宏代碼或者 Excel 宏工作表。

啟用宏的工作簿擴展名為“.xlsm”。從 Excel 2007 以后的版本開始，基于安全的考慮，普通Excel工作簿無法存儲宏代碼，而保存為這種工作簿則可以保留其中的宏代碼。

模板文件(.xltx/.xltm)

模板是用來創(chuàng)建具有相同風(fēng)格的工作簿或者工作表的模型，如果用戶需要使自己創(chuàng)建的工作簿或工作表具有自定義的顏色、文字樣式、表格樣 式、顯示設(shè)置等統(tǒng)一的樣式，可以使用模板文件來實現(xiàn)。

加載宏文件(.xlam)

加載宏是一些包含了 Excel 擴展功能的程序，其中既包括 Excel 自帶的加載宏程序（如分析工具庫、規(guī)劃求解等），也包括用戶自己活著第三方軟件廠商所創(chuàng)建的加載宏程序（例如自定義函數(shù)命 令等）。加載宏文件（.xlam）就是包含了這些程序的文件，通過移植加載宏文件，用戶可以在不同的計算機上使用自己所需功能的加載宏程序。

網(wǎng)頁文件(.mht、htm)

Excel 可以從網(wǎng)上獲取數(shù)據(jù)，也可以把包含數(shù)據(jù)的表格保存為網(wǎng)頁格式發(fā)布，其中還可以設(shè)置保存為“交互式”網(wǎng)頁，轉(zhuǎn)化后的網(wǎng)頁中保留了使用Excel 繼續(xù)進行編輯和數(shù)據(jù)處理的功能。

Excel 保存的網(wǎng)頁文件分為單個文件的網(wǎng)頁（.mht或.mhtml）和普通網(wǎng)頁（.htm），這些 Excel 創(chuàng)建的網(wǎng)頁與普通的網(wǎng)頁并不完全相同，其中包含了不少于 Excel 格式相關(guān)的信息。

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除了上面介紹的幾種工作簿類型以外，Execl 還支持許多其他類型的文件格式，不同格式的 Excel 文件具有不同的擴展名、存儲機制，如下表所示。

Excel 支持的文件格式說明

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2.2 工作簿和工作表的概念

工作簿、工作表和單元格是 Excel 的三大要素。

工作簿

擴展名為“.xlsx”的文件就是通常所稱的 Excel 工作簿文件，它是用戶進行 Excel 操作的主要對象和載體。用戶使用 Excel 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表格、在表格中進行編輯以及操作完成后進行保存等一系列操作的過程大都是在工作簿這個對象上完成的。

工作表

如果把工作簿比作圖書，工作表就相當(dāng)于書本的書頁，工作簿可以由許許多多記錄不同數(shù)據(jù)的工作表組成。

Excel 2003 版的工作簿可以容納 256 張工作表,Excel 2007 以上版本的工作簿中工作表數(shù)量與當(dāng)前計算機的內(nèi)存有關(guān)，只要內(nèi)存充足，就可以不斷創(chuàng)建新的工作表。

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2.3 Excel數(shù)據(jù)的類型

Excel 工作表由許多橫條和豎線交叉而成的一排排格子組成，在由這些線條組成的格子中，錄入各種數(shù)據(jù)就構(gòu)成了辦公中所使用的表。

常見的Execl表格

以上圖所示的Excel工作表為例，其最基本的結(jié)構(gòu)是由橫線間隔而出的“行”(Row)與由豎線分隔出的“列”(Column)組成。行、列相互交叉所形成的格子稱為“單元格”(Cell)。

在上圖所示的 Excel 工作窗口中，一組垂直的灰色標(biāo)簽中的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識了電子表格的“行號”；而一組水平的灰色標(biāo)簽中的英文字母則標(biāo)識了表格的“列標(biāo)”。

在工作表中的行號和列標(biāo)之間，那些灰色的橫線和豎線被稱為“網(wǎng)格線”。通過網(wǎng)格線用戶可以方便地辨別行、列與單元格的位置。在 Excel 默認設(shè)置下， 網(wǎng)格線不會隨著工作表內(nèi)容被打印。

在工作表中用鼠標(biāo)單擊一個單元格，即可將其選中，被選中的單元格被稱為“活動單元格”。在活動單元格中輸入和編輯數(shù)據(jù)是用戶使用 Excel 時最基礎(chǔ)的操作之一(后面會結(jié)合實例和技巧詳細介紹)。

在 Excel 中，所有活動單元格的默認格式為“常規(guī)”。 在其中輸入和保存的數(shù)據(jù)可以包括數(shù)值、日期、文本和公式 4 種基本類型。除此以外，還有邏輯型、錯誤值等一些特殊的數(shù)值類型。

數(shù)值

數(shù)值指的是所代表數(shù)量的數(shù)字形式，例如企業(yè)的銷售額、利潤，商品的進貨數(shù)量、庫存量等。

Excel工作表中的數(shù)值型數(shù)據(jù)

數(shù)值可以是正數(shù)，也可以是負數(shù)，但是都可以用于進行數(shù)值計算，例如加、減、求和、求平均值等。除了普通的數(shù)字以外，還有一些待用特殊符號的數(shù)字也被 Excel 理解為數(shù)值，例如百分號“%”、貨幣符號“￥”，千分間隔符“,”以及科學(xué)計數(shù)符號“E”等。

這里需要注意： Excel 可以表示和存儲的數(shù)字最大精確到 15 位有效數(shù)字。對于超過 15 位的整數(shù)數(shù)字，例如 342 312 345 657 843 742（18 位），Excel 將會自動將 15 位以后的數(shù)字變?yōu)榱?，?342 312 345 657843 000。對于大于 15 位有效數(shù)字的小樹，則會將超出的部分截去，如下圖所示。 因此，對于超出 15 位有效數(shù)字的數(shù)值，Excel 無法進行精確的精算或處理，例如無法比較兩個相 差無幾的 20 位數(shù)字的大小，無法用數(shù)值的形式存儲身份證號碼等。用戶可以通過使用文本形式來保存位數(shù)過多的數(shù)字，來處理和避免上面的這些情況，例如，在單元格中輸入身份證號碼的首位之前加上單引號“’”，或者先將單元格格式設(shè)置為文本后，再輸入身份證號碼。 對于一些很大或者很小的數(shù)值，Excel 會自動以科學(xué)計數(shù)法來表示，例如 342 312 345 657 843 會以科學(xué)計數(shù)法表示為 3.42312E+14，即為3.42312x1014 的意思，其中代表 10 的乘方大寫字母 E 不可以缺省。

文本

文本通常指的是一些非數(shù)值型文字、符號等，例如企業(yè)的部門名稱、員工的考核科目、產(chǎn)品的名稱等。

Excel工作表中的文本型數(shù)據(jù)

除此之外，許多不代表數(shù)量的、不需要進行數(shù)值計算的數(shù)字也可以保存為文本形式，例如電話號碼、身份證號碼、股票代碼等。所以，文本并沒有嚴格意義上的概念。事實上，Excel 將許多不能理解為數(shù)值（包括日期時間）和公式的數(shù)據(jù)都視為文本。文本不能用于數(shù)值計算，但可以比較大小。

日期和時間

在 Excel 中，日期和時間是以一種特殊的數(shù)值形式存儲的，這種數(shù)值形式被稱為“序列值”（Series），在早期的版本中也被稱為“系列值”。序列值是介于一個大于等于 0，小于2,958,466 的數(shù)值區(qū)間的數(shù)值，因此，日期型數(shù)據(jù)實際上是一個包括在數(shù)值數(shù)據(jù)范疇中的數(shù)值區(qū)間。

在 Windows 系統(tǒng)中所使用的 Excel 版本中，日期系統(tǒng)默認為“1900 年日期系統(tǒng)”，即以 1900 年 1月 1 日作為序列值的基準(zhǔn)日，當(dāng)日的序列值計為1，這之后的日期均以距基準(zhǔn)日期的天數(shù)作為其序 列值，例如 1900 年 2 月 1 日的序列值為 32，2017 年 10 月 2 日的序列值為 43,010。

Excel中日期對應(yīng)的序列值

在 Excel 中可以表示的最后一個日期是 9999 年 12 月 31 日，當(dāng)日的序列值為 2,958,465。

由于日期存儲為數(shù)值的形式，因此它繼承數(shù)值的所有運算功能，例如日期數(shù)據(jù)可以參與加、減等數(shù)值運算。日期運算的實質(zhì)就是序列值的數(shù)值運算。例如要計算兩個日期之間相距的天數(shù)，可以 直接在單元格中輸入兩個日期，再用減法運算的公式來求得。

日期系統(tǒng)的序列值是一個整數(shù)數(shù)值，一天的數(shù)值單位就是 1，那么 1 小時就可以表示為 1/24 天， 1 分鐘就可以表示為 1/(24x60)天等等，一天中的每一個時刻都可以由小數(shù)形式的序列值來表示。例如中午 12:00:00 的序列值為 0.5（一天的一半），12:05:00 的序列值近似為0.503472。如果輸入的時間值超過 24 小時，Excel 會自動以天為單位進行整數(shù)進位處理。例如 25:01:00，轉(zhuǎn)換為序列值為 1.0423611，即為 1+0.0423611(1天+1 小時 1 分)。Excel 中允許輸入的最大時間為9999:59:59:9999。

將小數(shù)部分表示的時間和整數(shù)部分所表示的日期結(jié)合起來，就可以以序列值表示一個完整的日期時間點。例如 2017 年 10 月 2 日 12:00:00 的序列值為 43,010.5。

邏輯值

邏輯值是一種特殊的參數(shù)，它只有 TRUE(真)和FALSE(假)兩種類型。

例如，在公式：

=IF(A3=0,"0",A2/A3)

“A3=0”就是一個可以返回 TRUE(真)或FLASE(假)兩種結(jié)果參數(shù)。當(dāng)“A3=0”為 TRUE 時，在公式返回結(jié)果為“0”。

否則返回“A2/A3”的計算結(jié)果。

邏輯值之間進行四則運算，可以認為 TRUE=1，F(xiàn)LASE=0，例如：

TRUE+TRUE=2 FALSE*TRUE=0

邏輯值與數(shù)值之間的運算，可以認為 TRUE=1， FLASE=0，例如：

TRUE-1=0 FALSE*5=0

在邏輯判斷中，非 0 的不一定都是 TRUE，例如公式：

=TRUE<5

如果把 TRUE 理解為 1，公式的結(jié)果應(yīng)該是 TRUE。但實際上結(jié)果是 FALSE，原因是邏輯值就是邏輯值，不是 1，也不是數(shù)值，在 Excel 中規(guī)定，數(shù)字<字母<邏輯值，因此應(yīng)該是 TRUE>5。

總之，TRUE 不是 1，F(xiàn)ALSE 也不是 0，它們不是數(shù)值，它們就是邏輯值。只不過有些時候可以把它“當(dāng)成”1 和 0 來使用。但是邏輯值和數(shù)值有著本質(zhì)的不同。

錯誤值

經(jīng)常使用 Excel 的用戶可能都會遇到一些錯誤信息，例如“#N/A!”、“#VALUE!”、等，出現(xiàn)這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結(jié) 果，Excel 將顯示一個錯誤值。例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格等。

公式

公式是 Excel 中一種非常重要的數(shù)據(jù)，Excel 作為一種電子數(shù)據(jù)表格，其許多強大的計算功能都是通過公式來實現(xiàn)的。

公式通常都是以“=”號開頭，它的內(nèi)容可以是簡單的數(shù)學(xué)公式，例如：

=16*62*2600/60-12

也可以包括 Excel 的內(nèi)嵌函數(shù)，甚至是用戶自定義的函數(shù)，例如：

=IF(F3<H3,"",IF(MINUTE(F3-H3)>30,"50 元","20 元"))

用戶要在單元格中輸入公式，可以在開始輸入的時候以一個等號“=”開頭表示當(dāng)前輸入的是公式。除了等號以外，使用“+”號或者“-”號開頭也可以使 Excel 識別其內(nèi)容為公式，但是在按下 Enter 鍵確認后，Excel 還是會把公式的開頭自動加上“=”號。

當(dāng)用戶在單元格內(nèi)輸入公式并確認后，默認情況下會在單元格內(nèi)顯示公式的運算結(jié)果。公式的運算結(jié)果，從數(shù)據(jù)類型上來說，也大致可以區(qū)分為數(shù)值型數(shù)據(jù)和文本型數(shù)據(jù)兩大類。選中公式所在的單元格后，在編輯欄內(nèi)也會顯示公式的內(nèi)容。

在Excel中使用公式

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下一課：03-Excel的工作界面

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