如果需要打印信件或向許多客戶、客戶或員工發(fā)送電子郵件，則可以使用郵件合并快速完成。使用Microsoft Word中的郵件合并向?qū)?，可以在幾分鐘?nèi)完成安裝。

郵件合并使您可以創(chuàng)建郵件的基礎(chǔ)、插入名稱和一次創(chuàng)建所有字符。Word的郵件合并向?qū)У膬?yōu)點(diǎn)是可以使用現(xiàn)有列表或立即創(chuàng)建列表。除了電子郵件和郵件外，您還可以自定義郵件的不同部分，并將其合并到標(biāo)簽或信封中。

目錄

在Word中創(chuàng)建郵件合并

添加收件人

請(qǐng)完成電子郵件

預(yù)覽和發(fā)送電子郵件

不同類型的郵件合并文檔

在Word中創(chuàng)建郵件合并

隨著發(fā)送商業(yè)電子郵件的流行，與物理信件不同，我將使用創(chuàng)建電子郵件合并的例子。打開Microsoft Word文檔并創(chuàng)建消息。

完成消息并準(zhǔn)備生成合并后，轉(zhuǎn)到“郵件”選項(xiàng)卡。使用“開始合并郵件”下拉箭頭選擇“逐步合并郵件向?qū)А薄?

右邊打開的邊欄將引導(dǎo)您完成郵件合并過程。標(biāo)記頂部的電子郵件選項(xiàng)，然后單擊底部的“下一步：?jiǎn)?dòng)文檔”。

接下來，選擇“使用當(dāng)前文檔”選項(xiàng)。選擇此選項(xiàng)可使用模板或從其他文檔重新啟動(dòng)。

單擊邊欄底部的“下一步：選擇收件人”。

添加收件人

現(xiàn)在，您可以選擇收件人列表或使用以下選項(xiàng)創(chuàng)建一個(gè)：

使用現(xiàn)有列表：選擇此選項(xiàng)，然后單擊“瀏覽”查找文件。在Word中打開時(shí)，將顯示一個(gè)框，您可以根據(jù)需要優(yōu)化列表。排序、過濾、查找重復(fù)的項(xiàng)目，或確認(rèn)地址。您還可以使用復(fù)選框來選擇和取消選擇收件人。

從Outlook聯(lián)系人中選擇：選擇此選項(xiàng)，然后單擊“選擇聯(lián)系人文件夾”以選擇文件夾。然后，將顯示該文件夾

的聯(lián)系人顯示在與上面類似的框中，您可以在該框中優(yōu)化列表。

輸入新列表：選擇此選項(xiàng)，然后單擊“創(chuàng)建”，在彈出窗口中輸入收件人的詳細(xì)信息。您可以使用所需的字段和自定義列。

選擇收件人后，單擊邊欄底部的“下一步：創(chuàng)建電子郵件”。

請(qǐng)完成您的信息

然后，您可以從顯示的塊中選擇，將接收人詳細(xì)信息添加到消息中。

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地址塊：將光標(biāo)放在您想要地址塊的文檔中。然后，選擇收件人姓名的格式，是否要包含公司名稱或郵政地址，以及有關(guān)位置的其他詳細(xì)信息。

您將在右側(cè)看到每個(gè)收件人的預(yù)覽，并且可以使用頂部的箭頭瀏覽并查看它們。如果缺少某些內(nèi)容，請(qǐng)單擊“匹配字段”進(jìn)行更正。

完成后單擊“確定”。您將在所選位置的文檔中看到地址塊變量。

問候語：將光標(biāo)放在文檔中您想要問候語的位置。選擇問候語的稱呼和格式以及無效收件人姓名的默認(rèn)值。使用箭頭和底部的框預(yù)覽每個(gè)。

完成后單擊“確定”，您將在文檔中看到 Greeting Line 變量。

電子郵資：如果您的計(jì)算機(jī)上安裝了電子郵資軟件，請(qǐng)選擇此選項(xiàng)并按照提示進(jìn)行操作。

更多項(xiàng)目：要添加更多字段，例如電話號(hào)碼或其他地址行，請(qǐng)將光標(biāo)放在文檔中您想要字段的位置，選擇此選項(xiàng)，然后填寫詳細(xì)信息。單擊“插入”或“匹配字段”完成。

要?jiǎng)h除您添加的任何項(xiàng)目，只需選擇變量并將其從文檔中刪除。

選擇側(cè)邊欄底部的“下一步：預(yù)覽您的電子郵件”。

預(yù)覽和發(fā)送電子郵件

然后，您將看到信函的預(yù)覽，其中包含您的收件人詳細(xì)信息所填寫的變量。使用邊欄中的箭頭預(yù)覽每條消息。要更改您的收件人，請(qǐng)選擇“編輯收件人列表”或返回并編輯文檔，請(qǐng)使用側(cè)邊欄底部的步驟鏈接。

完成后，單擊“下一步：完成合并”，然后選擇“電子郵件”以完成收件人、主題行和郵件格式詳細(xì)信息?；蛘?，您可以僅發(fā)送給某些收件人。單擊“確定”以通過 Outlook 發(fā)送電子郵件。

其他類型的郵件合并文件

如果您在 Word 中選擇不同類型的郵件合并，您只會(huì)看到與向?qū)杂胁煌?/p>

信件和目錄：您可以添加與電子郵件相同的詳細(xì)信息，但最后您可以打印或編輯單個(gè)信件或?qū)⒛夸洶l(fā)送到新文檔。

信封和標(biāo)簽：您可以從不同的選項(xiàng)中進(jìn)行選擇，例如信封大小、標(biāo)簽類型和字體。然后，打印您的信封或標(biāo)簽。

您可以使用“郵件”選項(xiàng)卡從頭開始在 Microsoft Word 中為電子郵件、信件、信封或標(biāo)簽創(chuàng)建郵件合并。但是對(duì)于在 Word 中設(shè)置合并的最簡(jiǎn)單方法，請(qǐng)查看郵件合并向?qū)А?/p>