在工作中，我們經(jīng)常遇到幾個人，同時審閱同一個文件。在這種情況下，其實很混亂。

誰、在哪一個位置、注釋、修改、更改、與原始文檔的差異、如何保護其他人不編輯文檔等是我們需要關(guān)注的要點。

今天我們會詳細說明。

一、注釋

Word注釋是文檔審閱功能之一，用于注釋和批注文檔內(nèi)容。

實際上，注釋不會影響或修改文檔的原始內(nèi)容。如果文檔包含大量注釋，則可以通過上一個注釋和下一個注釋快速查找相鄰注釋。

(a)添加和刪除注釋

(1)添加注釋

多人審閱文檔時，您可以在說明對文檔內(nèi)容的修改或向文檔作者提問時插入“注釋”。

有三種添加注釋的方法。

方法1:直接添加方法-選擇需要注釋的文本，單擊“審閱”-“新建注釋”，然后在注釋框中輸入注釋即可。

方法2:快捷方式-選擇需要注釋的文本，按[Ctrl Alt M]，然后在注釋框中輸入注釋即可。

方法3:選擇需要注釋的文本，單擊“插入”-“注釋”，然后在注釋框中輸入注釋即可。

除了在文檔中插入文本注釋外，還可以根據(jù)需要插入音頻或視頻注釋。

(2)刪除注釋

方法1:單擊注釋框，然后單擊“審閱”-“注釋”-“刪除”/“刪除注釋”(刪除單個注釋)

方法2: [審閱]-[注釋]-[刪除]-[刪除文檔中的所有注釋](刪除所有注釋)

方法3:選擇“審閱”-“修訂”-“顯示”，從彈出菜單中選擇“等待的人”-“所有審閱人”，然后取消選擇要刪除注釋的審閱人的姓名。(刪除個人的注釋)

(b)顯示和隱藏注釋

為什么在某些注釋中只能看到一種風(fēng)格，而看不到注釋的具體內(nèi)容？(請參閱)

如上圖）

原因：批注隱藏了。

解決辦法：批注顯示。

單擊【審閱】-【顯示批注】，即可以看到批注的具體內(nèi)容，而不單單是樣式。

PS：單擊【審閱】-【顯示批注】，可以來回切換顯示和隱藏批注。

（三）批注的答復(fù)和作者的修改

（1）批注的答復(fù)：

方法一：將鼠標定位到需要進行答復(fù)的批注內(nèi)，單擊【答復(fù)】，輸入批注答復(fù)內(nèi)容即可。

方法二：右鍵-【答復(fù)批注】，輸入批注答復(fù)內(nèi)容即可。

（2）批注作者的修改：

如果文檔需要多人傳閱批注，可以更改用戶名。修改后，多人批注會以不同顏色進行區(qū)別顯示。

單擊【文件】-【選項】-【常規(guī)】-【找到用戶名】，輸入你想要輸入的名字，點擊確定即可。切記勾選【不管是否登錄到Office都始終使用這些值】。

PS：如果不想要保留文檔的作者信息，也是可以刪除的。

單擊【文件】-【信息】-【檢查文檔】，之后在文檔檢查器的界面中勾選【文檔屬性和個人信息】，然后點擊【檢查】-【全部刪除】，最后關(guān)閉即可。

（四）批注顏色和批注位置的更改

（1）批注顏色的更改

單擊【修訂】-【高級選項】，在批注中更改顏色即可，點擊確定即可。

（2）批注位置的更改

如果我們想將批注放在左邊，只要在批注邊框選擇“左”即可。

二、修訂（重中之重）

（一）修訂模式的開啟和退出

Word中的修訂功能是多人協(xié)作編輯文檔必不可少的技能。

修訂模式的開啟/退出：

單擊【審閱】-【修訂】，即可開啟文檔的修訂模式（呈現(xiàn)灰色選中狀態(tài)）。再次單擊【修訂】，即可退出文檔的修訂模式。

在修訂模式下，無論是增刪內(nèi)容還是修改格式，所有的修改都會被標記出來。

PS：每一處有修改的地方，都會在修改部分所在行的左側(cè)出現(xiàn)一條紅色豎線來顯示修訂。

（二）修訂標記的顯示方式、顯示標記和審閱窗格

（1）修訂標記的顯示方式

共有四種，它們分別是：簡單標記、所有標記、無標記和原始版本。

①【簡單標記】：在做出修改的文本左端顯示一高亮紅豎線。（會隱藏右側(cè)的修改內(nèi)容）

簡單標記

PS：左側(cè)這條根豎線標記有什么作用？

通過點擊左側(cè)的豎線，可以讓修訂的顯示方式在所有標記和簡單標記之間切換。

②【所有標記】：顯示具體的修訂內(nèi)容，修訂部分會自動用顏色標記出來，并在左側(cè)保留豎線標記。

所有標記

③【無標記】：只顯示文檔修改后的版本，所有修訂痕跡將會被隱藏起來。

無標記

④【原始版本】：顯示原始的，未修改的文檔。

原始版本

（2）顯示標記

①設(shè)置格式：取消勾選【設(shè)置格式】，可以忽略格式的修訂。

②批注框：可以選擇是否以批注的形式顯示修改。

默認情況下，Word 文檔中以【僅在批注框中顯示備注和格式設(shè)置】顯示批注和修訂。

三種顯示方式，分別是【在批注框中顯示修訂】、【以嵌入方式顯示所有修訂】、【僅在批注框中顯示備注和格式設(shè)置】。

【在批注框中顯示修訂】：所有批注和修訂將以批注框的形式顯示在標記區(qū)中。

【以嵌入方式顯示所有修訂】：所有批注與修訂將以嵌入的形式顯示。

【僅在批注框中顯示備注和格式設(shè)置】：標記區(qū)中將以批注框的形式顯示批注和格式更改，而其他修訂會以嵌入的形式顯示在文檔中。

僅在批注框中顯示批注和格式

PS:如何將修改的內(nèi)容顯示在文字后面，且不顯示批注框內(nèi)容呢？

單擊【審閱】-【修訂】-【顯示標記】-【批注框】-勾選【僅在批注框中顯示備注和格式設(shè)置】即可。

③特定人員：可以顯示特定修改者，這一點對于接受和拒絕修改十分的重要。

（3）審閱窗格

審閱窗格對我們查看修改的數(shù)量、內(nèi)容和修改人等信息非常有用。

審閱窗格的開啟/退出

開啟：單擊【修訂】-【審閱窗格】，打開審閱窗格，有垂直顯示和水平顯示兩種。

退出：如果審閱窗格不再需要，可以再次單擊【審閱窗格】或者單擊【審閱窗格】右上角的X（關(guān)閉）即可。

（三）鎖定修訂和修訂選項的設(shè)置

（1）鎖定修訂

多用戶對同一文檔進行修訂時，做主文檔的人最好將修訂鎖定，以保證任何人都在修訂模式下編輯。

適用于：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)給下屬，下屬修訂后再由領(lǐng)導(dǎo)來確認是否修訂。

第一步：單擊【審閱】-【修訂】-【鎖定修訂】后設(shè)定一個密碼，即進入強制修訂狀態(tài)。

第二步：如果要退出修訂模式，則再次點擊【鎖定修訂】，輸入密碼，后再點擊【修訂】即可。

所以發(fā)給別人修訂文檔時，強制對方在修訂模式下編輯，無法退出修訂模式。這樣收到的文檔，修訂情況就比較清晰了。

（2）修訂選項的設(shè)置

單擊修訂選項里的小箭頭，即可調(diào)出【修訂選項】對話框。在彈出的對話框，單擊【高級選項】即可以對修訂的多個參數(shù)進行設(shè)置。比如下劃線的顏色，刪除線的顏色等。

（四）修訂格式和修訂打印

（1）修訂格式：

當文檔格式發(fā)生變化時，在【所有標記】模式下，可以選中修訂處，右鍵-【接受格式更改】/【拒絕格式更改】。

（2）修訂的打?。?/p>

如果不想文檔打印出來時有修訂標記：（常用）

方法一：可以通過單擊【接受】/【拒絕】來刪除修訂標記。

方法二：將修訂標記的顯示方式設(shè)置為【無標記】。

如果想文檔打印出來時有修訂標記：

方法：只需要確保修訂標記的現(xiàn)實方式不是【無標記】，且在打印界面勾選【打印標記】即可。

三、更改

【更改】選項卡下，有【接受】、【拒絕】、【上一條】、【下一條】功能。

（一）【接受】/【拒絕】修訂

接受或拒絕修訂后，修訂就會刪除，修訂標記將不復(fù)存在。

（1）【接受修訂】

確定修訂的內(nèi)容沒有問題后，可通過單擊【更改】-【接受】來接受修訂。

①接受單個修訂

單擊【接受】 - 【接受此修訂】/ 【接受并移到下一處】。

②接受所有修訂

單擊【接受】 - 【接受所有修訂】 / 【接受所有更改并停止修訂】。

（2）【拒絕修訂】

確定修訂的內(nèi)容不合適而需要恢復(fù)到修改之前的內(nèi)容時，可通過單擊【更改】-【拒絕】來拒絕修訂。

①拒絕單個修訂

單擊選擇【拒絕】– 【拒絕更改】/【拒絕并移到下一處】。

②拒絕所有修訂

單擊選擇【拒絕】 – 【拒絕所有修訂】/【拒絕所有更改并停止修訂】。

PS：以上操作，也可通過單擊鼠標右鍵-【接受】/【拒絕】來處理。

（二）【上一條】/【下一條】修訂：快速定位

單擊【更改】選項卡-【上一處】/【下一處】，即可快速定位到上一處/下一處的修訂位置。

四、比較

【比較】功能，包含【比較】和【合并】兩種。

【比較】：可以精確比較修訂前后兩個文檔的差異。

【合并】：將多位作者的修訂合并到一個文檔中。

（一）快速比較文檔：

將原文文檔和修改后的文檔進行比較，可以很直觀明了地看出修改的內(nèi)容。

第一步：單擊【審閱】-【比較】-【比較】，在彈出比較文檔窗口，左邊放入原文檔，右邊放入修改過的文檔，單擊【確定】。

第二步：此時Word會自動創(chuàng)建新的文檔顯示對比結(jié)果。點擊【審閱】-【修訂】-【所有標記】，文檔會出現(xiàn)四個窗口，分別是【審閱窗格】、【比較的文檔】、【原文檔】和【修訂的文檔】。

【審閱窗格】：可以看見修訂的類型、數(shù)量和具體的內(nèi)容。

【對比的文檔】：綜合了原文檔和修訂的文檔的內(nèi)容，并通過特殊的標記顯示出來。

PS：點擊左下角的【更多】，可以根據(jù)需求自定義設(shè)置比較的項目、范圍和修訂的顯示情況。

（二）快速合并文檔：

多人同時審閱文檔，可以快速地將多個修訂的文檔合并到一個文檔中。

第一步：單擊【審閱】-【比較】-【合并】 ，在彈出合并文檔窗口，左邊放入原文檔，右邊放入修改過的文檔，單擊【確定】。

第二步：根據(jù)需要進行相應(yīng)的設(shè)置， 如在【修訂的顯示位置】 選擇【原文檔】按鈕；設(shè)置完成后單擊【確定】 。

第三步：按【Ctrl+S】 組合鍵保存文檔， 重復(fù)前面的操作， 通過【合并文檔】 對話框依次將其他審閱者的修訂文檔進行合并。

五、保護

一些重要文檔為預(yù)防被其他用戶篡改，可以對其進行加密保護。

第一步：打開要加密的文檔。

第二步：單擊【審閱】-【保護】-【限制編輯】，勾選【限制編輯】，確認【是，啟動強制保護】即可。

根據(jù)提示輸入兩次密碼。點擊確定，就開始保護了。

第三步：強制保護成功后，用戶只能查看文檔而不能進行任何修改。

PS：沒有密碼仍能重新編輯文檔方法：

新建一個空白文檔，單擊【插入】-【對象】-【文件中的文字】，找到要編輯的加密文件，單擊【插入】，該文檔就可以自由編輯了。

總結(jié)：

【批注】和【修訂】的比較：

相同：

都可以顯示在文檔的右側(cè)，作為一種修改或需要修改的提示。

不同：

批注并不在原文的基礎(chǔ)上進行修改，而只會在文檔右側(cè)顯示批注的內(nèi)容。而且，批注只能被答復(fù)、解決或者刪除，而不能被接受或者拒絕。

修訂則是在原文中進行修改，每一處修改（內(nèi)容和格式）都會有相應(yīng)的標記。

總之 個 人覺得，修訂的方便之處大于批注。