信是20世紀人們之間通信的重要工具之一。

現(xiàn)在雖然大家都很少寫信了，但是在一些商務(wù)場合，信件仍然有其不可替代的作用。比如申請信用卡，就必須通過掛號信的形式郵寄到申請人手中；一些活動邀請函之類的商務(wù)文件也會以郵寄的方式發(fā)出。

因此，在職場中，制作和批量打印信封仍然是一項非常重要的辦公必備技能。今天回頭哥就和大家說說關(guān)于信封的知識。

一、關(guān)于信封的標準

我們現(xiàn)行的信封國家標準GB/T1416-2003是2004年6月1日執(zhí)行的標準，此為第三次修訂版本。第一版是1978年制訂的。

新的信封標準的具體內(nèi)容（引自百科）：

1、信封一律采用橫式，信封的封舌應(yīng)在信封正面的右邊或上邊，國際信封的封舌應(yīng)在信封正面的上邊。

2、B6、DL、ZL號國內(nèi)信封應(yīng)選用不低于80g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型；C5、C4號國內(nèi)信封應(yīng)選用不低于100g/m2的B等信封用紙I、Ⅱ型；國際信封應(yīng)選用不低于100g/m2的A等信封用紙I、Ⅱ型。

3、信封正面左上角的郵政編碼框格顏色為金紅色，色標為PANTONE1795C。

4、信封正面左上角距左邊90mm，距上邊26mm的范圍為機器閱讀掃描區(qū)，除紅框外，不得印任何圖案和文字。

5、信封正面離右邊55mm~160mm，離底邊20mm以下的區(qū)域為條碼打印區(qū)，應(yīng)保持空白。

6、信封的任何地方不得印廣告。

7、信封上可印美術(shù)圖案，并位置在正面離上邊26mm以下的左邊區(qū)域，占用面積不得超過正面面積的18%。超出美術(shù)圖案區(qū)的區(qū)域應(yīng)保持信封用紙原色。

現(xiàn)將國內(nèi)通行信封標準尺寸列表如下，單位為mm。

現(xiàn)行國內(nèi)信封標準

代號	長	寬	備注
B6	176	125	與現(xiàn)行3號信封一致
DL	220	110	與現(xiàn)行5號信封一致
ZL	230	120	與現(xiàn)行6號信封一致
C5	229	162	與現(xiàn)行7號信封一致
C4	324	229	與現(xiàn)行9號信封一致

其中ZL（230mm*120mm）規(guī)格的信封一般適用于自動封裝的商業(yè)信函和特種專用信封，比如國內(nèi)信用卡郵寄時所用的信封，就是使用的此信封規(guī)格。

二、批量制作信封

Word郵件合并功能提供了非常方便的中文信封制作功能，只需要簡單的幾步，即可制作出標準的封信來?，F(xiàn)在，我來向大家介紹批量制作信封的方法。

第1步：準備數(shù)據(jù)源

提前將需要批量制作信封的收信人信息在Excel中整理出來，比如下圖，我按姓名、職務(wù)、單位、通訊地址、郵編等字段對收集人信息進行登記。在整理信息的時候注意，一定要讓字段名稱處在工作表中的第1行，不要在工作表中使用“表標題”。

第2步：啟動中文信封制作向?qū)?/p>

單擊【郵件】選項卡中的【中文信封】命令按鈕：

就會打開“信封制作向?qū)А睂υ捒?，現(xiàn)在可以創(chuàng)建信封啦！

第3步：選擇信封樣式

單擊上圖中的【下一步】按鈕，在【信封樣式】下拉列表框中選擇合適的信封樣式，此列表框中列出了國內(nèi)、國外兩大類信封格式，比如這里選擇ZL標準信封：

另外，在上圖第2步中的4個復(fù)選框中所列的郵編框、書寫線和郵票框等信封元素，可以根據(jù)實際信封的狀況來決定選擇，取消選擇后會在預(yù)覽圖中看到效果。

在上圖中單擊【下一步】命令，可以選擇生成信封的方式和數(shù)量：

第4步：設(shè)置收件人信息

如果僅需要打印1個信封，可以選擇【鍵入收信人信息，生成單個信封】選項，單擊【下一步】后直接錄入收信人信息：

這里我們要批量打印很多信封，所以保持原來的【基于地址簿文件，生成批量信封】選項不變，直接【下一步】：

單擊【選擇地址簿】命令，從文件中選擇前面我們準備好的數(shù)據(jù)源，Word會自動識別數(shù)據(jù)，在【匹配收信人信息】列表中，將數(shù)據(jù)源中的字段指定到收信人對應(yīng)的信息，完成數(shù)據(jù)匹配：

第5步，錄入寄信人信息：

單擊上圖中的【下一步】命令按鈕，錄入寄信人信息：

錄入完成后，再單擊【下一步】命令，進入最后一步，單擊【完成】按鈕，Word就會自動根據(jù)數(shù)據(jù)源生成一個包含多個信封的新文檔，效果圖如下：

最后，將新文檔保存即可。

作者：ExcelHome學(xué)院講師 鄭志澤

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