公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中具有法律效力和規(guī)范的文體。從事行政事務(wù)的人要學(xué)會(huì)通過公文傳達(dá)政令政策，處理公務(wù)，以確保各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，確保事務(wù)的正確有效進(jìn)行。公文如何制作和排版是所有發(fā)文從業(yè)者必須熟悉的技術(shù)，今天小編隊(duì)介紹紅色頭文件的要求和操作方法(以word2016版為例)。

首先，我們遵循的標(biāo)準(zhǔn)是《黨政機(jī)關(guān)公文格式》 (GB/9704-2012)。

第一，選擇紙張

公文使用A4型紙，寬度大小為210毫米297毫米。

單擊“布局”功能區(qū)，單擊“頁(yè)面設(shè)置”，然后選擇“A4”。

二、頁(yè)面設(shè)置

(a)布局

版面是指A4紙的正文范圍，根據(jù)規(guī)格，邊距為“上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米”。板的尺寸是156毫米225毫米。也就是A4紙寬度210毫米-左側(cè)2.8厘米-右側(cè)2.6厘米=156毫米，高度297毫米-上方3.7厘米-下方3.5厘米=225毫米。

在Word中，工作方式如下：

如上所示，打開“頁(yè)面布局”，然后按如下方式調(diào)整邊距：

(b)行數(shù)和字?jǐn)?shù)

公文規(guī)定，每面22行，每行28個(gè)字，充滿了審判心。

根據(jù)這個(gè)規(guī)格，很多朋友將公文行距設(shè)置為28，但實(shí)際上并不準(zhǔn)確。點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”、“文檔網(wǎng)格”，首先是“字體設(shè)置”、“仿宋GB2312”、“一般”、“3號(hào)”等；在文件格點(diǎn)中，選取「指定列和字元格點(diǎn)」，設(shè)定為每列28個(gè)字元，每頁(yè)22列。每行的跨度為“28.95”。也就是行距設(shè)置為28的由來。小編認(rèn)為最規(guī)范應(yīng)該是28.95英鎊。

三、紅發(fā)制作

區(qū)分公文格式中的每個(gè)元素

板塊：公文主頁(yè)紅色分隔線上方的部分稱為板塊。

主體：文檔主頁(yè)紅色分隔線(不包括)下方、文檔最后一頁(yè)第一條分隔線(不包括)上方的部分稱為主體。

版機(jī)：公文最后一頁(yè)的第一條分隔線下方、最后一條分隔線上方的部分稱為版機(jī)。

(a)版型

1.副號(hào)碼

6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂部格子編排在板心左上角第一行。

2.機(jī)密和保密期限

通常是3號(hào)黑體，頂部格子編排在板心左上角第二排。

3.緊急程度

一般是3號(hào)黑體字，頂部格子編排在板心的左上角。

>

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（重點(diǎn)）

發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字；也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。意為發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，“文件”二字可加可不加。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色。

操作：插入文本框，輸入發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

點(diǎn)擊格式，形狀輪廓調(diào)整為無(wú)輪廓。

調(diào)整字體為紅色，字體“小標(biāo)宋”，大小適中以美觀為主。

接著調(diào)整為一行——“開始”“中文版式”“調(diào)整寬度”，數(shù)數(shù)第一行有多少字，調(diào)整字符寬度。

根據(jù)“上邊緣至版心上邊緣為35mm”，調(diào)整紅色標(biāo)識(shí)位置——右擊文本框，點(diǎn)擊“其他布局選項(xiàng)”，調(diào)整水平相對(duì)頁(yè)面居中，垂直點(diǎn)擊絕對(duì)位置，頁(yè)面下側(cè)7.2厘米。（上邊距3.7cm+上邊緣至版心上邊緣的35mm），這樣發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)就調(diào)整好了。

5.發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人

發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人均編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置。上行文需標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。下行文不需標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)居中排布?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。

注：上行文與下行文根據(jù)文體區(qū)分

6. 版頭中的分隔線

發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

操作：插入，形狀，線條，先隨便畫一條水平直線。

右擊設(shè)置形狀格式，調(diào)整顏色和寬度，粗細(xì)沒有規(guī)定，以美觀為主，長(zhǎng)度調(diào)整為156mm（頁(yè)邊距210-左28-右26），與版面同長(zhǎng)。

右擊線條選擇“其他布局選項(xiàng)”，設(shè)置水平居中，垂直方向選擇段落下0.04厘米。

接下來就可以下空兩格，寫公文的主體了。

1.標(biāo)題

一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字（加粗），編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。

2.主送機(jī)關(guān)

編排于標(biāo)題下空一行居左頂格，后標(biāo)全角冒號(hào)。

3.正文

公文首頁(yè)必須顯示正文，用三號(hào)仿宋字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。