1、自動(dòng)填寫(xiě)單詞表

在Word表中，選擇要填充相同內(nèi)容的單元格，然后單擊“格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”導(dǎo)航到“編號(hào)”選項(xiàng)卡，選擇所需的樣式，單擊“自定義”按鈕，然后在“自定義編號(hào)列表”窗口的“編號(hào)格式”列中輸入要填充的內(nèi)容。

2、單詞偶然失去了星期幾

單擊“格式”“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”導(dǎo)航到“編號(hào)”選項(xiàng)卡，單擊“自定義”按鈕，在“

3、粘貼網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容。

將網(wǎng)頁(yè)粘貼到Word中，從網(wǎng)頁(yè)復(fù)制內(nèi)容，切換到Word，然后單擊“粘貼”按鈕，網(wǎng)頁(yè)上的所有內(nèi)容都將原封不動(dòng)地復(fù)制到Word中。復(fù)制的內(nèi)容右下角會(huì)出現(xiàn)“粘貼選項(xiàng)”按鈕，單擊按鈕右側(cè)的黑色三角形符號(hào)，彈出菜單，然后選擇“粘貼選項(xiàng)”按鈕

4、大寫(xiě)金額的快速轉(zhuǎn)換

在Word中輸入12345，單擊“插入數(shù)字”命令，然后在彈出的“數(shù)字”對(duì)話框的“數(shù)字類型”列中輸入中文數(shù)字布局“1、2、3？選取「」。嗯？嗯？嗯？嗯？嗯？”單擊“確定”后，12345將成為中文數(shù)字“一萬(wàn)二千三百四百四百四千五百五百”。

5、刪除自動(dòng)編號(hào)功能。

單擊“工具”“自動(dòng)更正選項(xiàng)”打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框，轉(zhuǎn)到“輸入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用格式”選項(xiàng)卡，在“輸入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用”這樣可以消除“麻煩”的自動(dòng)編號(hào)功能。您也可以在：上按一下「工具選項(xiàng)」，前往「一般」標(biāo)簽，移除「插入選取的圖形時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生繪圖畫(huà)布」核取方塊，以移除畫(huà)布。

6、畫(huà)不打折的直線

要在Word中繪制水平、垂直或“15o、30o、45o、75o”角度的線，請(qǐng)固定一個(gè)端點(diǎn)，然后按住Shift鍵并向上或向下拖動(dòng)鼠標(biāo)，將出現(xiàn)這些線選擇，調(diào)整位置后釋放Shift鍵即可。

7、加減乘除輸入

I和I在中文輸入法智能ABC中具有特殊的意義?？梢杂米鬏斎胄?xiě)和大寫(xiě)中文數(shù)字的前導(dǎo)字符。此外，可以使用數(shù)字運(yùn)算符號(hào)替換相應(yīng)的漢字。在I或I后按-、*、/、Enter鍵或空格鍵，即可得到相應(yīng)的漢字加、減、乘、除。

8、部分粗的桌子線

如果需要在Word中加粗一條或多條表行，可以先單擊工具欄選項(xiàng)中的“表和邊框”按鈕，在“表和邊框”窗格中選擇“線條樣式”和“線條粗細(xì)”，單擊“繪制表”按鈕，然后在要加粗的表行上從頭到尾繪制線條。

9、創(chuàng)造整潔的單詞公式

使用Word公式編輯器創(chuàng)建公式后，如果覺(jué)得公式(尤其是矩陣公式)不均勻，可以使用以下方法微調(diào)：右鍵單擊以導(dǎo)航到“對(duì)象格式”，選擇“布局”之一，單擊“確定”，然后選擇要調(diào)整的項(xiàng)目。按住Ctrl鍵后，可以使用光標(biāo)向上、向下、向左和向右移動(dòng)以微調(diào)項(xiàng)目。重復(fù)上、下、左、右移動(dòng)以微調(diào)項(xiàng)目。重復(fù)上述步驟，直到對(duì)公式位置滿意為止。

10、文字旋轉(zhuǎn)容易

在Word中，可以使用“文字方向”命令更改文字方向。但是，也可以通過(guò)以下簡(jiǎn)單的方法來(lái)完成：選擇要設(shè)置的文字內(nèi)容。將字體設(shè)置為“@字體”即可。例如“@宋體”或“@黑體”，可以逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)90度。

11、刪除默認(rèn)輸入法。

打開(kāi)“選項(xiàng)”窗口，單擊其中的“編輯”選項(xiàng)卡，刪除底部“輸入法控件處于活動(dòng)狀態(tài)”之前的復(fù)選標(biāo)記，然后單擊“確定”。重新啟動(dòng)Word后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)Microsoft拼音無(wú)法一起開(kāi)始。

十二、文本翻譯

首先要安裝詞典庫(kù)，連接到互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)在線資源進(jìn)行翻譯。選擇要翻譯的文字，然后單擊Word菜單欄“工具”“搜索信息”。界面右側(cè)將顯示信息檢索布局。在搜索欄中選擇“翻譯”，然后在“翻譯”列中選擇“翻譯大象”語(yǔ)言，結(jié)果將立即顯示。要快速翻譯下一個(gè)單詞，按住Alt鍵并單擊新單詞即可。

13、快速顯示文件的圖片

如果Word文檔中有很多圖片，則打開(kāi)時(shí)顯示速度會(huì)更慢。(約翰f肯尼迪，《Northern Exposure》，美國(guó)電視劇)但是，打開(kāi)文檔時(shí)快速按下“打印預(yù)覽”按鈕，圖片立即清晰顯示，“打印預(yù)覽”窗口關(guān)閉，所有插入的圖片快速顯示。

14、圖片注釋文本

選擇要添加說(shuō)明的圖片，右鍵單擊，然后從快捷菜單中選擇“標(biāo)題”，打開(kāi)“標(biāo)題”窗口。然后在標(biāo)簽欄中選擇公式、表或圖表。最后，在「注解」欄中輸入注解文字，然后按一下「確定」按鈕結(jié)束。注解文字會(huì)自動(dòng)顯示在影像下方。您可以隨時(shí)更改附注文本，包括更改字體大小、刪除等。

15、創(chuàng)建水印

Word2003可以添加文本和圖片兩種類型的水印，并可以自由設(shè)置大小、位置等。在Word菜單欄上，單擊“格式”“背景”“水印”。在“水印”對(duì)話框中，選擇文字水印，然后在“文字”.或者，在“水印”對(duì)話框中選擇“圖片水印”，然后瀏覽到要用作水印圖案的圖片。最后按“確定”后，水印將出現(xiàn)在字符后面。

16、自動(dòng)更正錯(cuò)誤語(yǔ)法

可以通過(guò)Word2003自動(dòng)更正寫(xiě)錯(cuò)的詞組。例如，“為了老虎”很容易寫(xiě)成“為了老虎”，單擊“工具-自動(dòng)更正選項(xiàng)”菜單，在彈出的“自動(dòng)更正”窗口中選擇“自動(dòng)更正”標(biāo)簽項(xiàng)目，在下面的替換文本框中輸入“為了老虎”。

中輸入“為虎作倀”，點(diǎn)擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時(shí)候，Word就會(huì)自動(dòng)更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語(yǔ)添加到自動(dòng)更正中，讓你的Word識(shí)別詞組能力更強(qiáng)、更智能化。

17、輕松統(tǒng)計(jì)文檔字?jǐn)?shù)

打開(kāi)Word文檔，然后依次點(diǎn)擊“工具－字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統(tǒng)計(jì)信息，也可以通過(guò)打開(kāi)文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標(biāo)簽，然后點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，這時(shí)也可以看到該文檔的詳細(xì)統(tǒng)計(jì)信息。但是需要統(tǒng)計(jì)多篇文檔的總字?jǐn)?shù)，這樣一篇篇的統(tǒng)計(jì)，也就太慢了，效率也很低?？梢韵却蜷_(kāi)其中任意一篇文檔，然后依次點(diǎn)擊“插入－文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進(jìn)來(lái)，合并成一篇文檔，然后再點(diǎn)擊“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”菜單項(xiàng)，就可以輕松的查看所有文檔的總字?jǐn)?shù)了。

18、一版多頁(yè)顯示

先按“預(yù)覽打印”圖標(biāo)，或點(diǎn)擊“文件”→“打印預(yù)覽”，Word將處于“預(yù)覽”模式；在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“常用”。這時(shí)，Word的菜單欄下一排會(huì)出現(xiàn)“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠標(biāo)，選擇“自定義”，進(jìn)入自定義設(shè)置狀態(tài)；現(xiàn)在，將“打印預(yù)覽”工具欄上的“多頁(yè)”按鈕拖到“常用”工具欄上。關(guān)閉“自定義”窗口，再關(guān)閉“預(yù)覽”模式；以后，點(diǎn)擊Word“常用”工具欄上的“多頁(yè)”按鈕，就可以選擇一頁(yè)顯示多少個(gè)版面了。

19、加載稿紙

到微軟網(wǎng)站（ ... 895DE9C0B2F&&displaylang=zh-cn）上下載稿紙加載項(xiàng)，安裝后在Word2003的“格式”菜單下就可以看到“稿紙?jiān)O(shè)置”命令，選擇后在設(shè)置對(duì)話框“啟用稿紙隔線”，然后我們?cè)O(shè)定每格的尺寸、網(wǎng)格樣式、網(wǎng)格顏色、紙張大小等，確定后Word中的就自動(dòng)應(yīng)用稿紙樣式，文字被放到稿紙的每個(gè)格子上。

20、自動(dòng)縮進(jìn)兩個(gè)漢字

我們中國(guó)人寫(xiě)東西都有段首空兩個(gè)漢字 俗稱低兩格的習(xí)慣，如果每次都要在段首敲四個(gè)空格半角鍵，實(shí)在是太麻煩了，Word 2000為我們提供了更為方便的辦法，選中所要設(shè)置縮進(jìn)的段落，打開(kāi)“格式”菜單中的“段落”設(shè)置，在“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮進(jìn)”，在“度量值”中選擇“2字符”。當(dāng)然，最方便的辦法還是在默認(rèn)模板中設(shè)置段落“首行縮進(jìn)”為“2字符”。-

21、刪除行首行尾空格

由于網(wǎng)頁(yè)排版中的“低兩格”都是通過(guò)插入空格來(lái)實(shí)現(xiàn)的，所以我們從網(wǎng)上拷貝下來(lái)的文章段落在Word 2000中進(jìn)行段落重排時(shí)，由于我們已經(jīng)設(shè)置了自動(dòng)“首行縮進(jìn)”兩個(gè)漢字，再加上這兩個(gè)全角空格，就成了段首四個(gè)漢字空格，手工進(jìn)行刪除實(shí)在是太麻煩，這時(shí)我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具欄中的“居中”按鈕，使段落的對(duì)齊方式為居中，這時(shí)行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左對(duì)齊”按鈕，使段落恢復(fù)原來(lái)的對(duì)齊方式。

22、刪除空行

對(duì)于文章中的空行，手工刪除也是一件很麻煩的事情，其實(shí)想一下空行的特點(diǎn)，也就是多個(gè)“段落標(biāo)記”連在一起，那么我們用Word 2000的替換功能就可實(shí)現(xiàn)刪除文章中的空行。打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”對(duì)話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，按下“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”，即“＾p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對(duì)于多行空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部的空行為止。

23、修改Word文檔的默認(rèn)保存路徑 -

一般來(lái)說(shuō)，Word文件默認(rèn)的保存路徑是CMy Documents文件夾，修改其默認(rèn)保存路徑，可以執(zhí)行主菜單“工具/選項(xiàng)”命令，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中切換到“文件位置”選項(xiàng)卡，在“文件類型”選項(xiàng)卡中選中“文檔”，然后單擊“更改”按鈕，并將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。

24、去掉Word頁(yè)眉下面的那條橫線 -

去掉Word頁(yè)眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”；二是在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o(wú)”；第三種方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它；最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”就行了。-

25、將光標(biāo)快速返回到Word文檔的上次編輯點(diǎn)

按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點(diǎn)返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時(shí)，插入點(diǎn)會(huì)返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開(kāi)文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點(diǎn)移動(dòng)到上次退出Word時(shí)最后一次的編輯位置。

26、刪除空行

對(duì)于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實(shí)想一下空行的特點(diǎn)，也就是多個(gè)“段落標(biāo)記”連在一起，那么我們用Word的替換功能就可實(shí)現(xiàn)刪除文章中的空行。打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”對(duì)話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，按下“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”，即“＾p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對(duì)于多行空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到刪除全部的空行為止。

27、按姓氏筆畫(huà)排序

在Word的表格功能中，為了適應(yīng)中文習(xí)慣，新增了按“姓氏筆畫(huà)”排序功能。具體使用方法是：選擇需要排序的列，左擊“表格/排序”選單項(xiàng)，再選擇“類型”組合框中的“筆畫(huà)”項(xiàng)，并選擇“遞增”或“遞減”，點(diǎn)擊“確定”即可。你會(huì)看到，此時(shí)的表格已按“姓氏筆畫(huà)”（而不是“姓名筆畫(huà)”）的遞增（或遞減）排列好了。

28、顯示過(guò)寬文檔 -

在打開(kāi)文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過(guò)寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧！這時(shí)我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“視圖”選項(xiàng)，然后選中“窗口內(nèi)自動(dòng)換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過(guò)改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁(yè)面視圖中的文檔窗口。這時(shí)我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁(yè)寬”選項(xiàng)即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。

29、在Word2000中輸入英語(yǔ)音標(biāo) -

如何在一篇文章或一份英語(yǔ)試卷中輸入英語(yǔ)音標(biāo)？有一個(gè)非常簡(jiǎn)單辦法可以解決這個(gè)問(wèn)題。如果你的計(jì)算機(jī)中裝有金山詞霸的話，在把英語(yǔ)翻譯成中文時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)屏幕上顯示出了用國(guó)際音標(biāo)標(biāo)注的英文單詞的發(fā)音音標(biāo)，這表明計(jì)算機(jī)在安裝了金山詞霸后，一定在其內(nèi)部安裝了含有英語(yǔ)音標(biāo)的字庫(kù)。這個(gè)字庫(kù)文件就在Windows文件夾下的字體文件夾Fonts中，其文件名是k，字體名是kingsoft phonetic。

進(jìn)入中文word2000，需要輸入音標(biāo)時(shí)，可在“插入”菜單下選擇“符號(hào)”，在“符號(hào)”選項(xiàng)卡下“字體”下拉菜單中選擇“kingsoft phonetic plain”，這是你會(huì)看到國(guó)際音標(biāo)中的符號(hào)出現(xiàn)在屏幕上，選擇你所需要的音標(biāo)雙擊之即插入到文章中。 -

如果你的計(jì)算機(jī)中沒(méi)有安裝金山詞霸，那也沒(méi)關(guān)系，你只要到裝有金山詞霸的機(jī)器上（或光盤(pán)中）把含有音標(biāo)的字體文件k復(fù)制到你的計(jì)算機(jī)即可。方法是：在有金山詞霸的計(jì)算機(jī)上找到文件夾windows\fonts\，將其中的名為k的字體文件有鼠標(biāo)拖放復(fù)制到A盤(pán)中（注意此時(shí)用鼠標(biāo)右鍵采用發(fā)送到A盤(pán)的方法進(jìn)行復(fù)制是無(wú)效的），然后再在你的計(jì)算機(jī)上把它拖放復(fù)制到windows\fonts文件夾中就行了。

30、在Word中標(biāo)注漢語(yǔ)拼音 -

在輸入中文時(shí)可能會(huì)需要在文字上面標(biāo)注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來(lái)輸入，然后通過(guò)調(diào)整字體的大小和行距等來(lái)排版。但這樣往往會(huì)造成文字與拼音對(duì)不齊而影響版面。要解決這個(gè)問(wèn)題也不難。按如下步驟操作即可：先選擇需標(biāo)注拼音的文字，然后運(yùn)行“格式”下拉菜單中的“中文版式”子菜單中的“拼音指南”命令，接著在各文字相對(duì)應(yīng)的方框中輸入拼音。最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標(biāo)注。

31、給跨頁(yè)的表格自動(dòng)添加表頭 -

如果你在Word中制作的表格有多頁(yè)，往往需要從第二頁(yè)開(kāi)始的每一頁(yè)都有與第一頁(yè)相同的表頭，這時(shí)，可按以下步驟進(jìn)行操作：選定第一頁(yè)的表頭（表頭有多行時(shí)要選定多行），在“表格”選單上單擊“標(biāo)題行重復(fù)”。

32、給Word文件減肥 -

在Word中輸入一點(diǎn)兒文字，很容易就達(dá)到幾十KB，真不知微軟是怎么回事，好像覺(jué)得我們的硬盤(pán)太大了似的。所以，很有必要給Word文件減減肥。

具體方法：只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。 -

33、取消自作聰明的超級(jí)鏈接 -

當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接，只要在文件的網(wǎng)址上按一下，就可以啟動(dòng)IE進(jìn)入鍵入的網(wǎng)址或給輸入的信箱發(fā)信。 但是，有時(shí)候我們并不需要這樣的功能，就會(huì)覺(jué)得這種功能有些礙手礙腳了。

如何取消這種功能呢？ 在Word中選擇“工具”→“自動(dòng)更正”，先單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)前的對(duì)勾取消。

再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)前的對(duì)勾取消。 再單擊“確定”，以后再輸入網(wǎng)址，就不會(huì)轉(zhuǎn)化為超鏈接了。

34、實(shí)現(xiàn)Word個(gè)性模板 -

用Word建立的文件默認(rèn)頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性模板。

①進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為CDocuments and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見(jiàn)Windows手冊(cè)），你會(huì)看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開(kāi)它。

②單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來(lái)寫(xiě)作，每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。

③單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個(gè)漢字字符），即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格（中國(guó)人用中文的特色）。 -

④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。 -

⑤再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

⑥上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來(lái)進(jìn)行文件處理了。

35、巧用“稿紙”格式

在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向?qū)А鄙筛寮埜袷降奈臋n?？墒?，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問(wèn)題的關(guān)鍵在于掌握稿紙格式的制作過(guò)程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁(yè)眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點(diǎn)下手：

①左擊“文件/新建”選單項(xiàng)，選擇“稿紙向?qū)А?，生?0×20的稿紙文檔；

②左擊“視圖/頁(yè)眉和頁(yè)腳”選單項(xiàng)；

③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對(duì)象”按鈕；

④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；

⑤拖動(dòng)方格列，排成31×20的“小字本”格式；

⑥左擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；

⑦將每頁(yè)行數(shù)設(shè)置為31后確定；

⑧關(guān)閉“頁(yè)眉/頁(yè)腳”即可。

36、搶救Word文件有妙招 -

你是否遇到過(guò)這樣的事情：用Word工作了很長(zhǎng)時(shí)間，寫(xiě)了許多文字，但是文件還沒(méi)有來(lái)得及存盤(pán)，卻突然遇到停電或死機(jī)，此時(shí)的你是否有欲哭無(wú)淚的感覺(jué)？唉，這就叫“天有不測(cè)風(fēng)云”。不過(guò)，不要擔(dān)心，我有辦法。下面是具體的操作方法：

①首先按菜單“工具”，再按“選項(xiàng)”；

②接著找出Word自動(dòng)記錄文件的位置： 按一下“文件位置”標(biāo)簽，點(diǎn)選“自動(dòng)恢復(fù)文件”，再按一下“更改”按鈕。

③利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復(fù)制起來(lái)：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(復(fù)制)，再點(diǎn)擊一下“取消”按鈕回到Word下。

注意：如果你的Word不太穩(wěn)定，常讓你做無(wú)用功，干脆把這個(gè)文件夾另外指定一個(gè)名稱，往后找起來(lái)會(huì)更方便。 -

④打開(kāi)資源管理器，尋找這個(gè)文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。

⑤Word會(huì)自動(dòng)把來(lái)不及存盤(pán)的文件“寄放”在這里，如果此處有一個(gè)以上的文件，你可以從日期上判定哪一個(gè)才你是想要的文件。 從“修改日期”這里可以看出文件的存盤(pán)日期。 在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開(kāi)了。到這兒，你的文件就重新“活”了，還不快試試？

37、Word中取消文本錄入過(guò)程中的自動(dòng)編號(hào)

可執(zhí)行菜單“工具/自動(dòng)更正”命令，在打開(kāi)的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中，切換到“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

38、在Word中設(shè)置上下標(biāo)注 -

首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+“+”可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。

39、Word中光標(biāo)快速返回到上次編輯點(diǎn) -

按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點(diǎn)返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時(shí)，插入點(diǎn)會(huì)返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開(kāi)文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點(diǎn)移動(dòng)到上次退出Word時(shí)最后一次的編輯位置。

40、Word中方便快捷選擇字體號(hào) -

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項(xiàng)中的“自定義命令，進(jìn)入“自定義編輯“界面，然后在“自定義編輯“界面中選擇命令卡，并移動(dòng)光標(biāo)條到類別欄中的“字體項(xiàng)“，在“字體項(xiàng)“ 有字體，此時(shí)就可以通過(guò)使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

41、隱藏圖形來(lái)加速屏幕滾動(dòng) -

如果覺(jué)得屏幕滾動(dòng)得太慢，則請(qǐng)按如下方法操作： 在頁(yè)面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“視圖”選項(xiàng)卡；選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點(diǎn)插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動(dòng)方式導(dǎo)入的圖片(即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁(yè)面上的、還可置于文字和其他對(duì)象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創(chuàng)建的對(duì)象，如自選圖形等。

42、取消后臺(tái)打印加快速度

后臺(tái)打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時(shí)能夠繼續(xù)在中文Word2000中進(jìn)行操作，但這種打印方式卻同時(shí)占用了大量?jī)?nèi)存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺(tái)打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”項(xiàng)，然后再選擇“打印”選項(xiàng)卡，最后將“后臺(tái)打印”復(fù)選框失效即可。

43、用重復(fù)執(zhí)行命令加快操作

通過(guò)雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達(dá)到重復(fù)執(zhí)行相應(yīng)命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會(huì)進(jìn)入“格式刷”的設(shè)置狀態(tài)，然后我們就可以重復(fù)利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了；再如，當(dāng)我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會(huì)將圖形處理方式暫時(shí)定義為“矩形”或“橢圓形”，此時(shí)用戶就可以連續(xù)繪制多個(gè)不同的“矩形”或“橢圓形”、而無(wú)需任何停頓，運(yùn)行效率非常高。在雙擊某個(gè)命令按鈕并實(shí)現(xiàn)重復(fù)執(zhí)行目的之后，若須取消重復(fù)執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

44、用超級(jí)鏈接快速切換 -

超級(jí)鏈接是指一個(gè)計(jì)算機(jī)文檔（頁(yè)面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會(huì)跳轉(zhuǎn)至某個(gè)文件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或 Intranet 上的某個(gè) HTML 頁(yè)。此外，超級(jí)鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet 和 FTP 站點(diǎn)。

鼠標(biāo)放在超級(jí)鏈接上會(huì)變成手形，點(diǎn)擊后即可切換。Word2000中也有相類似的超級(jí)鏈接功能，可將文檔中的文字、圖像等與本機(jī)硬盤(pán)或因特網(wǎng)上所設(shè)置的相關(guān)信息鏈接起來(lái)。

1、開(kāi)一個(gè)文檔，選擇要作為超級(jí)鏈接顯示的文字；

2、單擊“插入”菜單中的“超級(jí)鏈接”選項(xiàng)彈出對(duì)話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔(目標(biāo)文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機(jī)硬盤(pán)上的文檔；

3、按“確定”按鈕，就完成了一個(gè)超級(jí)鏈接的創(chuàng)建。

45、快速改變快捷鍵

同時(shí)按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號(hào)中的“+”為數(shù)字鍵盤(pán)上的加號(hào)鍵)三鍵，這時(shí)光標(biāo)會(huì)變成一個(gè)奇怪的形狀，而且當(dāng)你移動(dòng)時(shí)光標(biāo)位置不變。

將這個(gè)變異的光標(biāo)移動(dòng)到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會(huì)自動(dòng)彈出“自定義鍵盤(pán)”對(duì)話框，進(jìn)入“請(qǐng)按新快捷鍵”選項(xiàng)。

按下新的快捷鍵以后，文本框中會(huì)顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤(pán)上的任意鍵)的組合，因?yàn)檫@樣的組合在Word中最少被用到，以免重復(fù)。此外輸入組合鍵時(shí)要同時(shí)按下，否則Word不予承認(rèn)。在“當(dāng)前快捷方式”文本框里選中要?jiǎng)h除的快捷方式，然后單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

46、快速排列圖形 -

圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個(gè)圖形排列得非常整齊，可能需要費(fèi)一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項(xiàng)工作。

首先通過(guò)按Shift鍵并依次單擊想對(duì)齊的每一個(gè)圖形來(lái)選中它們。然后單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對(duì)齊或分布”選項(xiàng)，并選擇一種對(duì)齊或分布的方法。

47、快速返回到前次的編輯位置

Word2000不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過(guò)程中的剛才的文檔編輯位置。

當(dāng)在文檔的某個(gè)位置進(jìn)行編輯時(shí)，可能會(huì)需要查看文檔的另一位置的信息，這時(shí)文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來(lái)的編輯處則需要使用文檔移動(dòng)功能鍵進(jìn)行查找。Word2000提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個(gè)操作非常簡(jiǎn)單。若要回到前次的編輯位置，只需按Shift＋F5組合鍵即可，它使光標(biāo)在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)。

另外，當(dāng)文檔關(guān)閉的時(shí)候，Word2000也會(huì)記錄此時(shí)文檔的編輯位置，當(dāng)再次打開(kāi)此文檔的時(shí)候，按下Shift＋F5組合鍵就回到了關(guān)閉文檔時(shí)的編輯位置，這種功能尤其給編輯文檔的連續(xù)性帶來(lái)了很大方便。

48、快速改變英文字的大小寫(xiě) -

在文章中輸入英文的過(guò)程中，你一定會(huì)因?yàn)橛⑽淖值拇笮《ㄞD(zhuǎn)換而煩惱，利用Shift+F3快捷鍵，可以方便地將英文改寫(xiě)為“全部大寫(xiě)”、“全部小寫(xiě)”或“首字母為大寫(xiě)其余為小寫(xiě)”，操作方法為：首先將光標(biāo)移到英語(yǔ)單詞之中，表示選中了該單詞；然后按下Shift+F3，字母的大小寫(xiě)就在三種方式中變換，反復(fù)按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小寫(xiě)樣式即可。

49、用目錄快速定位

目錄通常是長(zhǎng)文檔不可缺少的部分，有了目錄，閱讀者就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找這些內(nèi)容。下面介紹使用內(nèi)部標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄的方法：

1、單擊要建立目錄的地方，通常是文檔的最前面；

2、選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框；

3、在對(duì)話框中選擇“目錄”選項(xiàng)卡；

4、選中“顯示頁(yè)碼”和“頁(yè)碼右對(duì)齊”復(fù)選框；

5、在“格式”框中選擇一種目錄格式，在“顯示級(jí)別”框中鍵入或者選擇一種顯示級(jí)別。顯示級(jí)別是指在目錄中從最高級(jí)開(kāi)始顯示的級(jí)別數(shù)；

6、若要對(duì)其它選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，單擊“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)行。在選定了各選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。

這樣，Word2000就會(huì)在指定的地方建立目錄，目錄中的頁(yè)碼是由Word自動(dòng)確定的。編制好目錄后，Word將搜索帶有指定樣式的標(biāo)題，按照標(biāo)題級(jí)別排序，引用頁(yè)碼，并且在文檔中顯示目錄，還可以利用它在聯(lián)機(jī)文檔中快速漫游。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目錄的頁(yè)碼上，你會(huì)看到鼠標(biāo)指針變成了手形，單擊左鍵即可跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的標(biāo)題下。

50、在長(zhǎng)文檔中快速漫游 -

在文檔中漫游。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“打開(kāi)”按鈕的那個(gè)工具欄，靠近右邊，唉，沒(méi)辦法學(xué)問(wèn)多了，蓋都蓋不?。┑摹拔臋n結(jié)構(gòu)圖”按鈕，然后再單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題即可至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖將在一個(gè)單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題，你可通過(guò)文檔結(jié)構(gòu)圖在整個(gè)文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，可選擇顯示的內(nèi)容級(jí)別，調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)圖的大小。若標(biāo)題太長(zhǎng)，超出文檔結(jié)構(gòu)圖寬度，不必調(diào)整窗口大小，只需將鼠標(biāo)指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個(gè)標(biāo)題。

51、快速選定文本

在使用Word的過(guò)程中，最經(jīng)常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過(guò)多種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。其中鼠標(biāo)拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

選定一個(gè)段落：將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊?；蛘咴谠摱温渲械娜我馕恢萌龘?；

選定多個(gè)段落：將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到一段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊，并向上或向下拖動(dòng)鼠標(biāo)；

選定一大塊文本：?jiǎn)螕粢x定內(nèi)容的起始處，然后滾動(dòng)要選定內(nèi)容的結(jié)尾處，在按住 Shift 鍵同時(shí)單擊。

選定整篇文檔：將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到文檔中任意正文的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后三擊；

52、快速選擇超長(zhǎng)文字 -

不知你有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你想選擇一段超過(guò)屏幕長(zhǎng)度的文本時(shí)，文字處理器滾動(dòng)得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效的選擇大段文本的方法；這個(gè)技巧可用于所有的文字處理器，因?yàn)樗且粋€(gè)基本的Windows功能。點(diǎn)擊你想選擇的開(kāi)始處。用滾動(dòng)條代替光標(biāo)鍵向下移動(dòng)文檔，直到你看到想要選擇的結(jié)束部分。按下Shift鍵，然后點(diǎn)擊想要亮顯文本的結(jié)束處。

53、快速選擇多頁(yè) -

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當(dāng)前的狀態(tài)，在其右邊有一個(gè)“擴(kuò)展”功能，平時(shí)它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標(biāo)雙擊即可激活。用鼠標(biāo)拖動(dòng)來(lái)選取文字部分時(shí)，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選定范圍，特別是當(dāng)范圍超過(guò)了一屏幕時(shí)，這時(shí)“擴(kuò)展”功能就有用了，可用以下方法操作：

(1)先將鼠標(biāo)的光標(biāo)置于選取范圍的起始處；

(2)雙擊狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”按鈕，打開(kāi)“擴(kuò)展”功能；

(3)單擊邊框的滾動(dòng)條的移動(dòng)按鈕，如翻頁(yè)、前后調(diào)整等操作；

(4)將光標(biāo)移到范圍的結(jié)束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

選定垂直文本：按住 Alt 鍵，然后將鼠標(biāo)拖過(guò)要選定的文本。

54、快速選定多個(gè)對(duì)象 -

當(dāng)選定比較少，并且對(duì)象容易被鼠標(biāo)捕捉時(shí)。我們可以將鼠標(biāo)箭頭移動(dòng)到對(duì)象的上面，當(dāng)鼠標(biāo)出現(xiàn)十字箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵即可選定此對(duì)象，當(dāng)選定? 對(duì)象時(shí)，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個(gè)對(duì)象即可選中多個(gè)對(duì)象。

當(dāng)選定對(duì)象比較多，并且比較集中時(shí)。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對(duì)象”工具按鈕，在對(duì)象區(qū)域外側(cè)的適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)出現(xiàn)一個(gè)矩形的虛線框，待欲選定的對(duì)象或全部對(duì)象位于矩形虛線框內(nèi)時(shí)釋放鼠標(biāo)左鍵，便可選中多個(gè)或者全部對(duì)象。

當(dāng)要選定的對(duì)象比較分散，并且對(duì)象不易被鼠標(biāo)捕捉時(shí)。首先用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項(xiàng)，在“自定義”對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項(xiàng)，用鼠標(biāo)將“命令”列表框中的“選中多個(gè)對(duì)象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關(guān)閉”按鈕。當(dāng)在Word 2000工作區(qū)內(nèi)繪制了多個(gè)對(duì)象時(shí)，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個(gè)對(duì)象”工具按鈕，在彈出的“選中多個(gè)對(duì)象”對(duì)話框中列出了所有對(duì)象，在“對(duì)象”列表框中用鼠標(biāo)單擊欲選定的各個(gè)對(duì)象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個(gè)對(duì)象。

55、選擇的特定操作 -

在所選的內(nèi)容較多或進(jìn)行一些特殊的選定操作時(shí)，用下列的選定方法會(huì)更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端，使插字符移動(dòng)該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動(dòng)方式滾動(dòng)到待選文本的末尾，單擊鼠標(biāo)即可選定所要的文本。請(qǐng)注意采用這種方式選定文本以后，在對(duì)選定的文本進(jìn)行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動(dòng)作。 -

2、按住Ctrl鍵后，在文本區(qū)內(nèi)單擊可選中一個(gè)句子，在文本左側(cè)位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

56、用“日積月累”提示 -

首先單擊 Office 助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，再選中“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“啟動(dòng)時(shí)顯示‘日積月累’”復(fù)選框即可。

57、用工具欄的屏幕提示 -

當(dāng)您將鼠標(biāo)指針停留在工具欄按鈕上時(shí)，Microsoft Word 會(huì)在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選中“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

注意：當(dāng)選中或清除“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框時(shí)，此設(shè)置將會(huì)影響所有的 Microsoft Office 程序。 -

58、用批注和修訂的屏幕提示。 -

首先單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“屏幕提示”復(fù)選框即可。

59、用“記憶式鍵入”的屏幕提示 -

首先單擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”命令，然后單擊“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)卡，然后選中“顯示有關(guān)‘自動(dòng)圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復(fù)選框即可。 -

使用 Word2000 時(shí)，可暫時(shí)顯示 Office 助手。也可以在整個(gè) Word 時(shí)段關(guān)閉 Office 助手，而僅使用幫助窗口。 -

(1)暫時(shí)顯示 Office 助手。單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令即可。 -

(2)在整個(gè) Word 時(shí)段打開(kāi) Office 助手。首先單擊助手氣球中的“選項(xiàng)”按鈕，若如果看不到助手氣球，單擊助手，然后選中“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“使用 Office 助手”復(fù)選框即可。 -

(3)打開(kāi) Office 助手自動(dòng)顯示幫助主題的功能。首先單擊 Office 助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令，單擊“選項(xiàng)”按鈕，然后在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上選中“推測(cè)幫助主題”復(fù)選框即可。 -

(4)顯示屏幕提示中的快捷鍵?？梢詫?duì) Word 進(jìn)行設(shè)置，使其在顯示工具欄屏幕提示的同時(shí)顯示該工具欄按鈕的快捷鍵組合。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選中“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復(fù)選框即可。

Excel高級(jí)使用技巧

1、編輯技巧

（1） 分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。

（2） 序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號(hào)），然后輸入“001”。

（3） 日期的輸入

如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

（4） 填充條紋

如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號(hào)，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。

圖１

（5） 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來(lái)直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤(pán)上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。

（6） 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)

選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

（7） 在單元格中顯示公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項(xiàng)”命令，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來(lái)了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。

圖２

（8） 利用Ctrl＋*選取文本

如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)，可以通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl＋*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。

（9） 快速清除單元格的內(nèi)容

如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來(lái)面目。

2、單元格內(nèi)容的合并

根據(jù)需要，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作，但如果有幾萬(wàn)行，就不能這樣辦了。

解決辦法是：在C行后插入一個(gè)空列（如果D列沒(méi)有內(nèi)容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。

下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí)，有人喜歡在EXCEL中存儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn)，在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格，完成對(duì)A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）。

合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚(yú)”，B7包含總數(shù)45，那么： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）” 計(jì)算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚(yú)物種為45條/公里。

圖３ 圖４

3、條件顯示

我們知道，利用If函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)成績(jī)?cè)贏2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”，“及格”） 同時(shí)，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。

例如，如果輸入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀"）） 就把成績(jī)分成了三個(gè)等級(jí)。

如果輸入 =if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優(yōu)”））） 就把成績(jī)分為了四個(gè)等級(jí)。

再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值，如果小于0，那么就返回0。 還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號(hào)均為半角，而且IF與括號(hào)之間也不能有空格。

4、自定義格式

Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對(duì)一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來(lái)完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過(guò)使用條件測(cè)試，添加描述文本和使用顏色來(lái)擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。

（1）使用顏色 要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號(hào)括住的顏色名或顏色編號(hào)。Excel識(shí)別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識(shí)別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色(如圖5）。

圖５

（2）添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂。@符號(hào)的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。

（3）創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號(hào)來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺(jué)得這些符號(hào)不好記，就干脆使用“>”或“>=”號(hào)來(lái)表示。

由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測(cè)試，滿足某個(gè)測(cè)試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測(cè)試，則要根據(jù)不同的情況來(lái)具體分析。

自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>；0]正數(shù)格式；[<；0]負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。

下面給出一個(gè)例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”，就會(huì)在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會(huì)在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會(huì)在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會(huì)在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）。

圖６

再舉一個(gè)例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過(guò)$50，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號(hào)中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍(lán)色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時(shí)，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時(shí)可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。

另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來(lái)達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說(shuō)不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能，將會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)很大的方便。

5、繪制函數(shù)圖象

做教學(xué)工作的朋友們一定會(huì)遇到畫(huà)函數(shù)曲線的問(wèn)題吧！如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫(huà)的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會(huì)問(wèn)，是不是很難學(xué)呀？其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難，可以說(shuō)非常簡(jiǎn)便，不信你就跟我試一試。

以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線為例，其方法如下： 在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長(zhǎng)，然后選中A2和A3兩個(gè)單元格，使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?/p>

輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書(shū)面表達(dá)形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。

圖７

繪制曲線：點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“X，Y散點(diǎn)圖”（如圖7），然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng)，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時(shí)曲線就在我們面前了（如圖8）。

圖８

需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長(zhǎng)是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點(diǎn)來(lái)判斷，這也是對(duì)使用者能力的檢驗(yàn)。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢(shì)，給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。

從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對(duì)數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用EXCEL畫(huà)出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來(lái)完成行列式、矩陣的各種計(jì)算，進(jìn)行簡(jiǎn)單的積分運(yùn)算，利用迭代求函數(shù)值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計(jì)算方面的事，找EXCEL來(lái)幫忙，它一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答案。

6、自定義函數(shù)

雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無(wú)函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購(gòu)買者的折扣，如果有一個(gè)函數(shù)來(lái)計(jì)算豈不更方便？下面就說(shuō)一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。

自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們?cè)赩isual Basic模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。 在下面的例子中，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù)，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折；如果是加班時(shí)的工作餐，就打五折；如果是休息日來(lái)就餐，就打九折。首先打開(kāi)“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程－VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。

圖９

這時(shí)關(guān)閉編輯器，只要我們?cè)谙鄳?yīng)的列中輸入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金額就算出來(lái)了（如圖10）。

圖10

7、矩陣計(jì)算

Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算，也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣的計(jì)算。

（1）數(shù)組和矩陣的定義

矩陣不是一個(gè)數(shù)，而是一個(gè)數(shù)組。在Excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號(hào)表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵，大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)。

一個(gè)單元格就是一個(gè)變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便，一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡(jiǎn)單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。

矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊。用“插入”－“函數(shù)”命令打開(kāi)“粘貼函數(shù)”對(duì)話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式； MINVERSE——計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣； MMULT——計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積； SUMPRODUCT——計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元素乘積之和。

圖11

（2）矩陣的基本計(jì)算

數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比如下面這個(gè)例子中，A和B都是定義好的數(shù)組，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計(jì)算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式輸入后，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。 對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算，可以采用分步計(jì)算。

8、自動(dòng)切換輸入法

在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來(lái)回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語(yǔ)解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是：

（1）選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。

圖12

（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“打開(kāi)”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)，可以輸入英文，在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。

9、批量刪除空行

有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁(yè)面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）。

圖13

在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。

10、如何避免錯(cuò)誤信息

在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。

１）錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。

２）錯(cuò)誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。

３）錯(cuò)誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!。

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!。

４）錯(cuò)誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。

５）錯(cuò)誤值：＃N/A

含義：無(wú)信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。

６）錯(cuò)誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫(xiě)錯(cuò)誤應(yīng)就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。

７）錯(cuò)誤值：＃NUM! 含義：提供了無(wú)效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無(wú)法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。

８）錯(cuò)誤值：＃NULL！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

11、宏的應(yīng)用

宏是一個(gè)指令集，用來(lái)告訴EXCEL來(lái)完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來(lái)完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。 宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來(lái)在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對(duì)齊日期，然后對(duì)此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。

由于宏病毒的影響和對(duì)編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來(lái)幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒(méi)有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來(lái)，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會(huì)把那操作再執(zhí)行一遍。

下面給出了宏的應(yīng)用場(chǎng)合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對(duì)所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識(shí)了。

* 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭；

* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；

* 每次打印都固定的頁(yè)面設(shè)置；

* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等；

* 創(chuàng)建格式化表格；

* 插入工作表或工作薄等。

需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對(duì)于錄制的操作，它會(huì)記住單元格的坐標(biāo)（即所有的引用都是絕對(duì)的），所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)，要格外注意。如果相用相對(duì)引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語(yǔ)句： Ac(1,0). range("A1").select 宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來(lái)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。

12、圖表的應(yīng)用技巧

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺(jué)效果和美觀性。 下面給出了一些常見(jiàn)的規(guī)則。

面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對(duì)那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見(jiàn)單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。

條形圖：由一系列水平條組成。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過(guò)來(lái)了，所以有時(shí)可以互換使用。

柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來(lái)比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門(mén)的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開(kāi)始的。

折線圖：被用來(lái)顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長(zhǎng)趨勢(shì)的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢(shì)，我們可以通過(guò)折線圖，對(duì)將來(lái)作出預(yù)測(cè)。例如：速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來(lái)表示，一般在工程上應(yīng)用較多，若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運(yùn)動(dòng)員在萬(wàn)米過(guò)程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對(duì)比，也可以對(duì)添加趨勢(shì)線對(duì)速度進(jìn)行預(yù)測(cè)。

股價(jià)圖：是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖，被用來(lái)顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤(pán)價(jià)。通過(guò)在最高、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫(huà)線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤(pán)價(jià)。股價(jià)圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來(lái)描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測(cè)量等，當(dāng)然對(duì)股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。

餅形圖：在用于對(duì)比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。整個(gè)餅代表總和，每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書(shū)中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況，但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了，又易學(xué)好用，所以在實(shí)際工作中用得比較多。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí)，可以用環(huán)形圖。

雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射。來(lái)源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達(dá)圖來(lái)繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對(duì)比。比如：你有三臺(tái)具有五個(gè)相同部件的機(jī)器，在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺(tái)機(jī)器上每一部件的磨損量。

XY散點(diǎn)圖：展示成對(duì)的數(shù)和它們所代表的趨勢(shì)之間的關(guān)系。對(duì)于每一數(shù)對(duì)，一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上，而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過(guò)兩點(diǎn)作軸垂線，相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記。當(dāng)大量的這種數(shù)對(duì)被繪制后，出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來(lái)繪制函數(shù)曲線，從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對(duì)數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù)，都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線，所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會(huì)經(jīng)常用到。

還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來(lái)的，沒(méi)有突出的特點(diǎn)，而且用得相對(duì)較少，這里就不一一贅述。這里要說(shuō)明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況，有時(shí)一組數(shù)據(jù)，可以用多種圖表來(lái)表現(xiàn)，那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇。 對(duì)有些圖表，如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形，而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會(huì)更好些。

在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統(tǒng)就會(huì)顯示錯(cuò)誤信息。怎么建立混合圖表呢？單擊“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式。如果你對(duì)這些內(nèi)部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。