之前：使用Word 2019將文檔轉(zhuǎn)換為PDF和音頻文件

此內(nèi)容以Word 2019為基礎(chǔ)，讀者可以參考以下內(nèi)容：

快速安裝和激活Office 365/2016/2019

在自己的計算機上快速安裝和激活Office 2019

工作中經(jīng)常需要將Word文檔發(fā)送給同事、上司或其他部門的客戶進行審閱。結(jié)果是，文檔內(nèi)容經(jīng)常被其他人任意修改，并返回到不確定的最終文檔中。大衛(wèi)亞設(shè)，Northern Exposure，《工作》)文件中沒有修改標記的痕跡，也沒有不知道哪些內(nèi)容發(fā)生了變化的相關(guān)說明。

一般來說，如果文檔內(nèi)容較少，請在Word中打開兩個文檔，選擇“視圖”選項卡，單擊“窗口”命令組中的“并排查看”按鈕，然后在打開的“并排比較”對話框中選擇要比較的文檔，并單擊“確定”

在當前屏幕上并排顯示兩份文檔，然后逐字比較原稿和修改稿之間的差異。

但是，這樣做很明顯，在接觸內(nèi)容多或復雜的文檔時，需要花費大量的時間和精力，效率也會下降。

此時，使用Word 2019提供的“文檔比較”功能可以很好地解決此問題。具體操作方法如下：

1打開文檔后，選擇“審閱”選項卡，在“比較命令”組中單擊“比較”下拉按鈕，選擇“比較”選項。在“比較”命令組中，單擊“比較”下拉按鈕，然后從彈出列表中選擇“比較”選項。

2打開“比較文檔”對話框，單擊“原始文檔”選項右側(cè)的文件夾按鈕，在打開的“打開”對話框中，選擇要比較文件的原始文檔，然后單擊“打開”按鈕。單擊“修訂的文檔”選項右側(cè)的文件夾按鈕，在打開的“打開”對話框中修改修改的文檔，然后單擊“打開”按鈕。

3在“比較文檔”對話框中，單擊“更多”按鈕，可以在擴展選項區(qū)域中設(shè)置需要比較兩個文檔的內(nèi)容，包括移動、注釋、格式和更改大小寫。通過選擇“修訂后的顯示位置”選項區(qū)域中的“新建文檔”單選按鈕，可以將兩個文檔的匹配結(jié)果設(shè)置為在新文檔中顯示。

4單擊“比較文檔”對話框中的“確定”按鈕后，Word將創(chuàng)建如下圖所示的比較結(jié)果文檔，該文檔將窗口分為四個窗格：修訂比較、比較文檔、原始文檔和修訂文檔。其中：

“比較版本”(compare revision)窗口用于顯示原始文檔的修訂文檔的修訂數(shù)量和詳細修訂說明。“比較文檔”窗口顯示原始文檔的修訂文檔的修訂標注和修訂結(jié)果?！霸嘉臋n”窗口用于顯示原始文檔的內(nèi)容?！靶抻單臋n”窗口用于顯示修訂文檔的內(nèi)容。

5將鼠標指針放在“比較文檔”或“原始文檔”窗口中時。

用鼠標中建向上或向下滾動，可以同步查看【比較文檔】、【原始文檔】和【修訂文檔】窗格中的內(nèi)容。

<6>在【修訂比較】窗格中單擊具體的修訂項目標題，可以在【比較文檔】、【原始文檔】和【修訂文檔】窗格快速切換到該項目所在的位置。

<7>在【比較結(jié)果】文檔中，我們無法對【原始文檔】和【修訂文檔】窗格中的內(nèi)容進行修改，如果我們需要對修訂文檔的內(nèi)容進行修改，可以在【比較文檔】窗格中進行修改。【比較文檔】窗格中默認顯示的文檔修訂后的內(nèi)容。我們可以通過在【審閱】選項卡中單擊【修訂】命令組中的【顯示以供審閱】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【原始版本】選項，設(shè)置在【修訂文檔】窗格中顯示文檔的原始內(nèi)容。

<8>完成兩個文檔的比對后，如果無需做任何更改，直接關(guān)閉新建的文檔即可。如果需要在修訂文檔（或原始文檔）的基礎(chǔ)上再做修改，在【比較文檔】窗格中完成修改后，按下F12鍵打開【另存為】對話框，將【比較結(jié)果】文檔以新的文檔名稱保存即可。被另存的【比較結(jié)果】文檔，在被重新打開后，將自動顯示下圖所示的修訂標注。

<9>選擇【審閱】選項卡，單擊【修訂】命令組中的【顯示以供審閱】下拉按鈕，從彈出的列表中選擇【無標記】選項，可以取消文檔中修訂標注的顯示。

結(jié)束語

除了上面介紹的方法以外，在比對文檔時我們還可以使用Word 2019的【拆分】功能，對一篇文檔的前后內(nèi)容進行比對。將鼠標指針置入文檔中需要和其他部分比對的段落內(nèi)，選擇【視圖】選項卡，單擊【窗口】命令組中的【拆分】按鈕。

Word將在鼠標置入位置插入一個分屏線，將鼠標放置在分屏線上，按住鼠標左鍵拖動，可以調(diào)整分屏線在頁面中的位置。

將鼠標指針置入分屏線上方（或下方）的區(qū)域中，使用鼠標滾輪向上（或向下）滾動翻頁顯示文檔內(nèi)容，分屏線另外一側(cè)的內(nèi)容將不會發(fā)生變化。

如此，我們便可以方便地對同一篇文檔中不同段落的內(nèi)容進行前后比對。

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擴展閱讀：

「Word短技巧-01」文本的選取與縮放

「Word短技巧-02」利用“自動更正”功能提高文檔內(nèi)容的輸入效率

使用Word 2019將文檔轉(zhuǎn)換為PDF與音頻文件

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祝周一工作順心。

寫在2019年9月23日