1、設(shè)置列表

要在Excel中創(chuàng)建下拉列表，必須先使用數(shù)據(jù)列表。因?yàn)榭梢栽谝粋€(gè)Excel工作簿中創(chuàng)建多個(gè)工作表，所以大多數(shù)人用單獨(dú)的工作表填充數(shù)據(jù)列表。然后，您可以在Excel表單中配置特定單元格，使其指向此數(shù)據(jù)列表。然后，如果將單元格設(shè)置為列表，Excel將執(zhí)行其馀任務(wù)。

無(wú)需使用單獨(dú)的工作表即可填寫數(shù)據(jù)列表。您可以使用相同的工作表，也可以使用單獨(dú)的工作簿。您可以使用單獨(dú)的工作簿，但對(duì)此工作簿所做的更改可能會(huì)影響數(shù)據(jù)列表。此外，如果將工作簿移動(dòng)到其他目錄或保存位置，則列表將不再起作用。

為了簡(jiǎn)單起見，本文檔中的示例使用相同的工作簿和工作表，但我只知道可以使用引用將工作簿與可以分離自己數(shù)據(jù)列表的工作表分開。

您可以在當(dāng)前打開的工作簿中創(chuàng)建空白工作表，也可以創(chuàng)建新的工作簿來(lái)保存新的數(shù)據(jù)列表。在以下情況下，狀態(tài)列表用于數(shù)據(jù)列表：我想在新工作表的第一列(a)中添加5個(gè)狀態(tài)。

(為下拉菜單設(shè)置的狀態(tài)列表)

在上圖中，5個(gè)狀態(tài)添加到自己的單元格中。使用頂部的狀態(tài)顯示列列表。此功能對(duì)要前進(jìn)的下拉列表很有用，并有助于標(biāo)記數(shù)據(jù)，以便其他用戶了解列表的用途。這個(gè)列表可能會(huì)因需要而異，但為了簡(jiǎn)單起見，我們只添加了5個(gè)狀態(tài)。

現(xiàn)在需要一個(gè)位置來(lái)顯示包含這些值的下拉菜單。為了簡(jiǎn)單起見，在同一個(gè)工作表中設(shè)置下拉列表。為了使用戶知道下拉列表的用途，還必須標(biāo)記下拉列表。

(狀態(tài)下拉位置及其標(biāo)簽)

在上圖中，單元格E4被選擇為包含下拉列表的單元格。在D4中，狀態(tài)：將顯示標(biāo)簽，通知用戶下拉列表中將顯示狀態(tài)列表。這也有助于理解用戶在填寫表單時(shí)必須選擇狀態(tài)。儲(chǔ)存格標(biāo)簽是建立有效試算表以儲(chǔ)存正確資料的重要部分。尤其是在添加數(shù)據(jù)和定期修改數(shù)據(jù)的多個(gè)用戶中。

2、基于外部數(shù)據(jù)創(chuàng)建下拉列表。

狀態(tài)：選取標(biāo)示旁邊的儲(chǔ)存格后，按一下「資料」頁(yè)簽。“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡包含多個(gè)可用于使用列表的數(shù)據(jù)工具。在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”部分，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕。

(“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕的位置)

單擊此按鈕將顯示另一個(gè)下拉選擇。單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”選項(xiàng)將打開一個(gè)新窗口，您可以在其中配置包含用戶可選擇的選項(xiàng)的數(shù)據(jù)列表和單元格。

(“數(shù)據(jù)驗(yàn)證配置”窗口)

上面的窗格提供了幾個(gè)使用數(shù)據(jù)列表設(shè)置下拉菜單的選項(xiàng)。對(duì)于下拉式功能表，您必須選取「清單」選項(xiàng)。在“允許”下拉框中找到“列表”選項(xiàng)。

(選擇“列表”作為驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)。）

在上圖中，您可以看到在“允許”下拉列表中選擇了“列表”選項(xiàng)。此選項(xiàng)指示Excel 2019使用數(shù)據(jù)列表。如果外部工作簿或當(dāng)前工作簿中的工作表沒有生成數(shù)據(jù)列表，則必須取消此窗口并生成列表。因此，在設(shè)置此配置選項(xiàng)之前，建議您創(chuàng)建要在下拉列表中顯示的數(shù)據(jù)列表。

從下拉列表中選擇“列表”，新的選擇列表將顯示在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”窗口中.可以在“源”文本框中輸入單元格范圍。只列出五個(gè)狀態(tài)，因此可以輕松查看包含狀態(tài)的單元格，并在此文本框中輸入。但是，如果有跨多行的單元格范圍，則必須向下滾動(dòng)電子表格以找到列表中的最后一個(gè)單元格。向下滾動(dòng)列表時(shí)，可能沒有空單元格。您可以單擊“源：”文本框旁邊的向上箭頭按鈕，而不是手動(dòng)輸入單元格范圍。這將打開以下電子表格視圖

其中使用鼠標(biāo)選擇包含數(shù)據(jù)列表的單元格。

單擊“源”文本框旁邊的箭頭按鈕以觸發(fā)數(shù)據(jù)選擇功能?！皵?shù)據(jù)驗(yàn)證”窗口折疊，然后僅顯示“源”文本框。使用鼠標(biāo)突出顯示每個(gè)狀態(tài)。您不需要單獨(dú)單擊狀態(tài)。而是單擊第一個(gè)狀態(tài)，然后將鼠標(biāo)拖到列表中的最后一個(gè)狀態(tài)。數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具將在帶有正確文本標(biāo)簽的文本框中自動(dòng)創(chuàng)建范圍，該文本標(biāo)簽引用包含要在下拉列表中顯示的信息的單元格。

（數(shù)據(jù)列表已選擇并顯示在“源”文本框中）

單擊“輸入消息”選項(xiàng)卡以查看選項(xiàng)列表，以在選擇輸入單元格時(shí)提示用戶信息。在某些情況下，僅具有“狀態(tài)”之類的標(biāo)簽不足以解釋用戶應(yīng)輸入的內(nèi)容。您可能需要其他信息來(lái)解釋使用提示的必要條件。您可以設(shè)置一個(gè)注釋，但是這些注釋用于修訂，而不是設(shè)置說(shuō)明信息的最佳選擇。通過(guò)輸入消息，您可以提示用戶并在選擇單元格時(shí)顯示其他信息。

（輸入消息配置窗口）

輸入配置窗口包含標(biāo)題和輸入消息。在“標(biāo)題”文本框中，您可以設(shè)置用戶單擊單元格時(shí)將看到的主要標(biāo)題。“輸入消息”可以說(shuō)是更重要的輸入文本框。此文本框描述了用戶選擇輸入的目的。它提供了其他信息，可幫助用戶在填寫Excel 2019表單時(shí)理解正確的數(shù)據(jù)選擇。

如果您認(rèn)為在填寫表單時(shí)用戶需要更多信息，請(qǐng)?zhí)顚戇@兩個(gè)輸入字段。單擊“錯(cuò)誤警報(bào)”選項(xiàng)卡以設(shè)置一條錯(cuò)誤消息或警告，警告用戶。

（數(shù)據(jù)下拉菜單的錯(cuò)誤警報(bào)選項(xiàng)）

在上面的配置窗口中，標(biāo)有“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后顯示錯(cuò)誤警報(bào)”的復(fù)選框告訴Excel停止用戶，并在用戶輸入無(wú)效輸入時(shí)顯示配置的錯(cuò)誤。例如，我們有五個(gè)狀態(tài)供用戶從下拉菜單中選擇。如果用戶決定輸入不在列表中的狀態(tài)，則Excel將顯示錯(cuò)誤并提示用戶將信息重新輸入到有效輸入中。您可以刪除此選擇以跳過(guò)此選項(xiàng)，但是僅當(dāng)您不想將數(shù)據(jù)輸入限制為僅在下拉列表中可用時(shí)，才應(yīng)跳過(guò)此選項(xiàng)。

在“樣式”下拉列表中，可以選擇是否要停止用戶（默認(rèn)），還是希望消息顯示為信息性注釋或警告。這使您可以對(duì)無(wú)效數(shù)據(jù)錯(cuò)誤進(jìn)行細(xì)粒度的控制，以便您可以選擇是否允許用戶即使錯(cuò)誤輸入數(shù)據(jù)也可以繼續(xù)填寫表單。

“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤消息”輸入框是顯示給用戶的文本。就像“輸入消息”選項(xiàng)一樣，“錯(cuò)誤消息”文本框是最重要的，因?yàn)樗鼮橛脩籼峁┝擞嘘P(guān)輸入無(wú)效原因的詳細(xì)信息。

在所有三個(gè)選項(xiàng)卡中進(jìn)行選擇后，單擊“確定”按鈕，Excel 2019將在所選單元格中設(shè)置下拉列表。

（使用數(shù)據(jù)列表進(jìn)行下拉）

您可以通過(guò)選擇數(shù)據(jù)來(lái)測(cè)試新的下拉數(shù)據(jù)列表。您還可以通過(guò)將單元格設(shè)置為與設(shè)置列表中的一個(gè)單元格不匹配的狀態(tài)來(lái)測(cè)試錯(cuò)誤消息。

例如，首先單擊下拉菜單中的箭頭，然后選擇“佛羅里達(dá)”。請(qǐng)注意，未顯示任何錯(cuò)誤消息。接下來(lái)，單擊下拉單元格，在此示例中為E4。在輸入單元格中輸入單詞“文本”。通過(guò)單擊單元格F1單擊遠(yuǎn)離輸入單元格。請(qǐng)注意，將顯示一條錯(cuò)誤消息，指示檢測(cè)到錯(cuò)誤的輸入。

（錯(cuò)誤輸入顯示錯(cuò)誤消息）

通過(guò)此錯(cuò)誤和驗(yàn)證控件，您可以停止無(wú)效輸入，從而可以保留遵循嚴(yán)格規(guī)則集的數(shù)據(jù)電子表格。通過(guò)阻止無(wú)效輸入，可以確保僅將一組特定的數(shù)據(jù)添加到輸入表單。

下拉列表是表單的常見部分，無(wú)論列表包含2個(gè)單元格還是2000個(gè)單元格，Excel都可以輕松創(chuàng)建它們。當(dāng)您有一組希望用戶選擇的項(xiàng)目列表時(shí)，下拉列表非常有用，因此下拉列表不能僅在單元格中鍵入任何值。使用數(shù)據(jù)列表可以更快地創(chuàng)建帶有多個(gè)下拉列表的長(zhǎng)格式，并且請(qǐng)記住，您不僅限于當(dāng)前工作表。您只需在數(shù)據(jù)驗(yàn)證選項(xiàng)中添加適當(dāng)?shù)匾谜Z(yǔ)法，即可引用包含數(shù)據(jù)的任何工作表或工作簿。

3、管理數(shù)據(jù)

輸入和管理大量數(shù)據(jù)可能是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。很容易讓所有這些行和列的信息不知所措。解決的辦法是使用表格。表單只是一個(gè)對(duì)話框，可讓您一次顯示或輸入一條記錄（或一行）的信息。它還可以使信息在視覺上更具吸引力并更易于理解。

大多數(shù)熟悉MS Office套件的人都將復(fù)雜表格與Excel的姐妹程序Access關(guān)聯(lián)，但是您也可以在Excel中使用它們。實(shí)際上，您甚至可以在兩個(gè)程序之間共享數(shù)據(jù)。

MS Excel中提供兩種形式的表單：數(shù)據(jù)表單和工作表表單。

4、將表單按鈕添加到快速訪問工具欄

功能區(qū)中不包含“表單”按鈕，但是您可以將其添加到快速訪問工具欄，如果您還記得，它位于應(yīng)用程序窗口的左上角。

要添加“表單”按鈕，請(qǐng)單擊“快速啟動(dòng)”工具欄右側(cè)的箭頭，然后選擇“更多命令”。這將啟動(dòng)Excel“選項(xiàng)”窗口，也可以通過(guò)單擊“文件”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”來(lái)訪問該窗口。

在“選擇命令來(lái)源”框中，選擇“不在功能區(qū)中的命令”，然后向下滾動(dòng)列表，直到找到“表單”。選擇它，然后單擊添加。完成后，單擊“確定”。

這是表單按鈕看起來(lái)像：

使用數(shù)據(jù)表單添加記錄

首次單擊“表單”按鈕時(shí)，Excel將分析第一條記錄的字段名稱和條目行。它使用該信息來(lái)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表單。

現(xiàn)在單擊“表單”按鈕。

第一條記錄顯示在對(duì)話框中：

單擊查找下一個(gè)以查找下一條記錄。

如果要使用數(shù)據(jù)表單添加新記錄，請(qǐng)單擊“新建”。

如您在上面的快照中所見，記錄的編號(hào)顯示在“新建”按鈕上方。

但是，當(dāng)您單擊“新建”按鈕時(shí)，它將使您知道它是新記錄。

讓我們添加一條新記錄。

輸入信息，然后按Enter。

新記錄將出現(xiàn)在您的列表中：

完成添加記錄后，可以單擊ESC。

在數(shù)據(jù)表單中編輯記錄

除了添加記錄，您還可以編輯它們。您可以使用數(shù)據(jù)表單查找需要更新或從列表中刪除的記錄。

為此，請(qǐng)單擊快速訪問工具欄上的“表單”按鈕。

查找您想要更新或刪除的記錄。

現(xiàn)在，單擊任何字段以更新數(shù)據(jù)。您也可以在字段中刪除數(shù)據(jù)。

按下Enter鍵。

5、瀏覽數(shù)據(jù)表單中的記錄

如果您有很多記錄，那么瀏覽它們可能是一個(gè)挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)表單使其變得更容易。

如果要移至數(shù)據(jù)表單中的下一條記錄，請(qǐng)按Enter或向下箭頭鍵。

要移至上一個(gè)記錄，請(qǐng)按向上箭頭或按Shift + Enter。

要移至數(shù)據(jù)列表中的第一條記錄，請(qǐng)按CTRL +↑（向上箭頭）或按CTRL + PgUp。

要轉(zhuǎn)到最后一條記錄之后的新數(shù)據(jù)格式，請(qǐng)按CTRL +↓（向下箭頭）或CTRL + PgDn。

6、在數(shù)據(jù)表單中查找記錄

如果要查找特定記錄，可以使用數(shù)據(jù)表單中的“條件”按鈕。如下圖。

單擊條件按鈕時(shí)，Excel 2019會(huì)清除數(shù)據(jù)表單中的字段條目。而是顯示條件一詞。

讓我們按“標(biāo)準(zhǔn)”按鈕向您展示我們的意思。

現(xiàn)在，我們看到一個(gè)空白數(shù)據(jù)表格。

請(qǐng)注意，“條件”一詞在新按鈕上方，并且由于我們正在搜索記錄，因此新按鈕處于不活動(dòng)狀態(tài)。

現(xiàn)在，假設(shè)您要尋找一位名叫Mary Webb的女士，但您的名單中有5000名名叫Mary的女士。

輸入條件：Mary Webb。

現(xiàn)在，單擊“查找下一個(gè)”按鈕。

如您所見，它帶來(lái)了記錄。

您還可以在搜索條件中包括以下運(yùn)算符，以幫助您找到所需的記錄：

資料驗(yàn)證

數(shù)據(jù)驗(yàn)證可讓您選擇可接受的信息以輸入到單元格中。例如，您的產(chǎn)品代碼可能包含四個(gè)數(shù)字。您可以設(shè)置一個(gè)單元，以便除4位數(shù)字之外的任何其他內(nèi)容都將顯示錯(cuò)誤消息。

要設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證，請(qǐng)選擇一個(gè)或多個(gè)單元，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡。轉(zhuǎn)到“數(shù)據(jù)工具”組中的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證” 。

從下拉菜單中選擇數(shù)據(jù)驗(yàn)證。

您會(huì)看到以下窗口：

由于我們將要設(shè)置一個(gè)僅接受4位數(shù)字的單元格，因此我們將從下拉菜單中選擇“ 文本長(zhǎng)度 ”，并在其上顯示“允許”。在數(shù)據(jù)下拉菜單中，我們將選擇“等于”，然后在長(zhǎng)度文本字段中鍵入“ 4”。這告訴Excel我們想要一個(gè)包含四個(gè)字符的條目。

在這里，我們可以單擊確定并讓Excel 2019提供如下通用警告：

或者，我們可以通過(guò)選擇“錯(cuò)誤警報(bào)”選項(xiàng)卡來(lái)創(chuàng)建自定義警告?？雌饋?lái)像這樣：

在這里，我們選擇了警告樣式，并為我們的錯(cuò)誤警報(bào)輸入了文本。

當(dāng)用戶輸入少于或大于四位數(shù)的代碼時(shí)，該消息將如下所示：

Excel中提供三種錯(cuò)誤消息：信息消息，警告消息和停止消息。信息消息和警告消息不會(huì)阻止將無(wú)效信息輸入到單元中。它們只是通知用戶已進(jìn)行了這樣的輸入。用戶可以選擇忽略警告。另一方面，停止消息將不允許無(wú)效輸入。它有兩個(gè)按鈕，Cancel和Retry。取消將單元格恢復(fù)為其原始值，然后重試將其返回到單元格以進(jìn)行進(jìn)一步編輯。

您還可以設(shè)置一條消息來(lái)提醒用戶限制或期望是什么。使用輸入消息選項(xiàng)卡創(chuàng)建自定義提醒。

每次選擇單元格或單元格范圍時(shí)，它都會(huì)顯示，如下例所示。

7、稽核

MS Excel為您提供了多種工具來(lái)審核工作表中的信息。就像數(shù)據(jù)表單一樣，公式審核可以消除處理許多不同公式所帶來(lái)的一些困惑和挫敗感。您還可以查看其中包含無(wú)效信息的單元格。

要使用這些工具，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“公式”選項(xiàng)卡，然后進(jìn)入“公式審核”組。

選擇錯(cuò)誤檢查，然后從下拉菜單中選擇錯(cuò)誤檢查。

就是說(shuō)，哪些單元格中有公式并不總是很明顯。因此，評(píng)估公式的第一步是找到它們。單擊顯示公式按鈕，如下突出顯示。

如您在下面的示例中看到的那樣，整數(shù)將更改為公式，并且將選擇公式單元格。

為了使當(dāng)不再選擇單元格時(shí)更容易看到它們，可以單擊“填充”

按鈕。這將以非常明顯的黃色填充所選單元格。

讓我們仔細(xì)看看“ 公式審核”組中的其他功能。

這兩個(gè)按鈕使您可以跟蹤（并關(guān)閉跟蹤）公式中的先例。先前的單元格是另一個(gè)單元格中的公式所引用的單元格。

B2至B13是先例，因?yàn)樗鼈冊(cè)趩卧馚15中的公式中被引用。如您所見，“跟蹤先例”按鈕向您顯示了單元之間的關(guān)系。

下一個(gè)按鈕將刪除所有箭頭。

當(dāng)您不確定更改單元格中的值是否會(huì)影響公式時(shí)，“監(jiān)視窗口”（如下圖所示）很有用。您可以通過(guò)將其添加到監(jiān)視窗口來(lái)輕松地提醒自己該公式。

“評(píng)估公式”功能將以慢動(dòng)作執(zhí)行公式的計(jì)算，因此您可以看到每個(gè)步驟。要使用它，請(qǐng)選擇一個(gè)公式，然后單擊

工具欄中的“評(píng)估公式”按鈕 。您將看到一個(gè)如下所示的框：

單擊``評(píng)估''按鈕以查看Excel 2019以慢動(dòng)作執(zhí)行計(jì)算。使用“ 跳入”和“ 跳出”按鈕可瀏覽公式中的每個(gè)步驟。

8、使用3D地圖進(jìn)行數(shù)據(jù)繪圖的簡(jiǎn)介

Excel使您可以通過(guò)在地圖上繪制數(shù)據(jù)來(lái)瀏覽工作表中的數(shù)據(jù)。例如，您可能要?jiǎng)?chuàng)建3D地圖以顯示客戶居住的城市。您將需要.jpg，.png或.bmp格式的地圖圖像。如果您希望在地圖上繪制的數(shù)據(jù)與城市無(wú)關(guān)，而與倉(cāng)庫(kù)中的位置無(wú)關(guān)，那么您將要上傳與數(shù)據(jù)相關(guān)的圖像。也就是說(shuō)，您還需要與圖片相關(guān)的數(shù)據(jù)，以便可以使用XY坐標(biāo)系繪制數(shù)據(jù)。

要?jiǎng)?chuàng)建3D地圖，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“ 3D地圖”按鈕。

加載可能需要一點(diǎn)時(shí)間，但是您將看到3D地圖屏幕。

要?jiǎng)?chuàng)建為您的數(shù)據(jù)定制的地圖，請(qǐng)單擊“新游覽”。

在3D地圖屏幕中轉(zhuǎn)到首頁(yè)>新場(chǎng)景。

從下拉菜單中，選擇新建自定義地圖。

然后，您將看到以下對(duì)話框：

找到您要使用的背景圖片。

單擊打開。

現(xiàn)在，您可以在3D地圖窗口中看到打開的圖片。如果需要，使用對(duì)話框調(diào)整XY坐標(biāo)。

單擊應(yīng)用，然后單擊完成。