新手和專家的差距就像下面兩張圖:

在新手還在猶豫“這個(gè)怎么處理”的時(shí)候，專家已經(jīng)想好了拆解步驟和后續(xù)處理方案。

這就是為什么做事質(zhì)量和效率差距巨大的原因。

那么新手應(yīng)該如何像專家一樣拆解問題呢？

答案是你需要遵循兩個(gè)“不”和兩個(gè)“一”的原則。

原則1:分裂時(shí)不要重復(fù)——彼此獨(dú)立

工業(yè)革命帶來的最好的創(chuàng)新其實(shí)是思維。

比如由于成本、技術(shù)等多方面的考慮。，到目前為止，還沒有一家廠商能完全獨(dú)立地制造一只圓珠筆的所有零件，但是工業(yè)化的新思維使這成為可能。

工作任務(wù)是一樣的。

一個(gè)人處理各方面的工作，就像呆在小家庭作坊的舊時(shí)光里。這是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，以低效率和不穩(wěn)定的質(zhì)量完成工作。但拆分任務(wù)可以降低復(fù)雜任務(wù)的難度，更容易從不同方面解決，使任務(wù)不斷向前推進(jìn)。

這種思維就是組塊。

分塊(Chunking)是指通過將可以按照一定規(guī)則獨(dú)立設(shè)計(jì)的子系統(tǒng)聯(lián)系起來，形成一個(gè)更加復(fù)雜的系統(tǒng)的過程。簡單來說就是把原本的東西拆分成可以獨(dú)立設(shè)計(jì)的東西，然后拼接在一起。

例如，圓珠筆也是一個(gè)例子，它由幾個(gè)部分組成。

它涉及到很多學(xué)科和工藝，如注塑、冶金、材料成型、裝配等。

可以說，按照以前的工作模式，是不可能生產(chǎn)出這種圓珠筆的，獨(dú)立設(shè)計(jì)可以讓不同的工廠(甚至不是一個(gè)國家)生產(chǎn)出來，然后運(yùn)到某個(gè)地方組裝拼接。

好處太多了，比如:1)節(jié)約成本；2)出了問題，很容易知道是哪里出現(xiàn)的，可以有針對性的處理；3)互不干擾，一個(gè)出問題隨時(shí)可以更換，不影響生產(chǎn)...

所以用區(qū)塊思維分割你的工作任務(wù)，可以解決各種原因(圓珠筆協(xié)同生產(chǎn))無法解決的問題；讓原本不清晰的問題變得清晰；工作中的一些問題也可以在不影響大局的情況下進(jìn)行更換...

原則二:分手的時(shí)候不要錯(cuò)過——完全筋疲力盡

每個(gè)獨(dú)立塊都可以替換，但缺一不可。

就像沒有彈簧的圓珠筆不能用一樣，沒有一些環(huán)節(jié)的工作也不能向前推進(jìn)。所以，我們在分裂的時(shí)候需要注意——不要錯(cuò)過任何東西。

那么我們該怎么做呢？

首先你可以參考那些知名的思維框架，避免重復(fù)做輪子。比如企業(yè)管理領(lǐng)域的思維工具5W1H和麥肯錫7S模型。

思維工具5W1H

5W1H可以幫助你不斷自問自答，引導(dǎo)自己思考:

什么——我真正想解決的問題是什么？這個(gè)問題有什么影響？

為什么——為什么我需要解決這個(gè)問題？為什么會(huì)有這樣的影響？

這個(gè)問題是什么時(shí)候出現(xiàn)的？我需要什么時(shí)候解決？

哪里——這個(gè)問題從哪里開始？哪里可以找到答案？

我能向誰求助？這個(gè)問題對誰的影響最大？

怎么——有什么切實(shí)可行的解決辦法嗎？怎么解決效率最高的問題？

麥肯錫 7S 模型

7-S模型指出，企業(yè)在發(fā)展過程中必須考慮各個(gè)方面:它包括結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、風(fēng)格、員工、技能、戰(zhàn)略和共同價(jià)值觀。換句話說，一個(gè)企業(yè)只有明確的戰(zhàn)略和周密的行動(dòng)計(jì)劃是不夠的，因?yàn)槠髽I(yè)在戰(zhàn)略實(shí)施的過程中也可能會(huì)出錯(cuò)。所以，戰(zhàn)略只是其中一個(gè)要素。

像這樣的模式有很多，存在于各個(gè)行業(yè)。如果用心去尋找自己的問題，總能找到一些以前的經(jīng)驗(yàn)和想法可以借鑒。

但是如果你做的事情沒有先例，或者真的找不到可供參考的思維框架，還是可以用“結(jié)果落后”的方式去思考。

比如面對“怎么做圓珠筆”的問題，如果不知道怎么拆分，可以用結(jié)果反過來:

誰？什么時(shí)候？在什么場景下？怎么用？

然后你想想這個(gè)場景:

一個(gè)學(xué)生來到考場，從衣服里拿出夾在口袋里的圓珠筆，然后在白紙上寫下。他有時(shí)按下圓珠筆，有時(shí)用牙齒咬筆帽，用手指轉(zhuǎn)動(dòng)鋼筆，然后從手中滑落，摔倒。

根據(jù)這種情況，您可以顛倒以下要求:

“夾在口袋里”——你需要一個(gè)可以夾的設(shè)計(jì)，按手指更舒服；

“按圓珠筆”——四指握筆；用拇指按壓筆帽；彈出所需的彈簧...

“滑出墜落”——需要一定的抗沖擊性能，需要通過解構(gòu)和材料來解決

……

這樣，在沒有現(xiàn)成的思維框架的情況下，用結(jié)果來推回去，也能讓自己的思維盡可能的無縫。

“不重復(fù)”和“不遺漏”的結(jié)合實(shí)際上是MECE原則。

MECE，即互斥的集體窮盡，是麥肯錫第一位女性顧問芭芭拉·明托在《明托金字塔原理》中提出的一個(gè)原理。

“不重復(fù)”是指問題的細(xì)分在同一個(gè)維度，區(qū)分清楚，不能重疊；“不漏”就是全面徹底。不復(fù)讀就不會(huì)做無用的工作，不漏讀就不會(huì)出錯(cuò)。

這樣做的好處是可以看清全局，知道事情的輕重緩急。

但是，這一步并沒有完成——在實(shí)際操作過程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題:這個(gè)好像可以沒完沒了的拆分，什么時(shí)候才能完成拆分？

所以這個(gè)時(shí)候，你需要知道兩個(gè)“一”的原則。

原理三:分裂成大腦可以處理一次

人的認(rèn)知是有范圍的。

例如，這個(gè)經(jīng)典實(shí)驗(yàn)證明了這一點(diǎn):

心理學(xué)家希娜·艾揚(yáng)格和馬克·萊珀在2000年做了一項(xiàng)研究，發(fā)現(xiàn)當(dāng)商品種類從24種減少到6種時(shí)，人們的購買量會(huì)增加10倍。

這個(gè)實(shí)驗(yàn)表明，當(dāng)人們面臨太多的選擇時(shí)，他們無法開始。人腦一次處理不了那么多信息，最后只能癱瘓?jiān)跊Q策上。

那么如何拆分項(xiàng)目最符合我們的認(rèn)知？

答案是4×5原理。

工作記憶是一種暫時(shí)儲(chǔ)存信息的方式。早期研究發(fā)現(xiàn)，工作記憶的最佳區(qū)間是7 ^ 2，這可能就是當(dāng)時(shí)的電話號(hào)碼長7位數(shù)的原因。但是現(xiàn)在，科學(xué)家認(rèn)為，如果不使用記憶技能，比如重復(fù)事件或組合事件來記憶，真正的記憶容量將低于以前的估計(jì)。于是，心理學(xué)家尼爾森·考恩用數(shù)學(xué)模型做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)，他最終發(fā)現(xiàn)，一般人一次只能記住三四件事，低于原來心理學(xué)家的7 ^ 2的思想。

因此，4×5意味著我們可以同時(shí)處理多達(dá)4條消息。

五個(gè)怎么樣？

5表示我們最多可以思考五個(gè)層次。

人類記憶的社會(huì)關(guān)系會(huì)被五個(gè)束縛。進(jìn)化心理學(xué)家、社會(huì)心理學(xué)家羅賓·鄧巴(Robin Dunbar)發(fā)現(xiàn)，人類社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)量是有限的。能和一個(gè)人保持親密人際關(guān)系的人最多150人。這里的人際關(guān)系，是指有人知道別人是誰，了解那些人之間的關(guān)系。這150個(gè)人，各不相同，分為五層。

同樣，在軟件設(shè)計(jì)領(lǐng)域也遵循這個(gè)原則。

在軟件體驗(yàn)的設(shè)計(jì)中，為了保證用戶對產(chǎn)品的所有體驗(yàn)都不會(huì)發(fā)生在你的“清晰而有意識(shí)的意圖”之外，設(shè)計(jì)者要考慮用戶可能采取的每一個(gè)動(dòng)作的每一種可能性，了解用戶在流程的每一步的期望。

為此，杰西·詹姆斯·加勒特在《用戶體驗(yàn)要素》中提出，影響用戶體驗(yàn)的有五個(gè)層面，即:

戰(zhàn)略層面

范圍層

結(jié)構(gòu)層

框架層

表示層

用這五個(gè)層次來設(shè)計(jì)軟件，可以保證人們在使用軟件的時(shí)候能夠清楚的知道自己目前的位置。

比如微信就是基于這個(gè)原理設(shè)計(jì)的軟件。以后用微信的時(shí)候可以想想自己在哪個(gè)層，看看是否超過了魔數(shù)5。

這樣，用4×5的原則來拆分物品，可以保證我們的大腦能夠處理，避免拆分太多不知道怎么處理的事情。

原則4:分成一個(gè)人可以處理

不管怎么分，最后還是要行動(dòng)。要判斷自己能不能行動(dòng)，你要問:這個(gè)能不能一個(gè)人做？

比如上圖，每個(gè)人都可以獨(dú)立行動(dòng)完成一個(gè)組塊，符合一人分的原則。整個(gè)工業(yè)系統(tǒng)就是基于這個(gè)原理設(shè)計(jì)的。

以機(jī)械加工為例，所有的機(jī)械加工過程最終都會(huì)劃分為“工序”。

過程是指一個(gè)人在一個(gè)工作場所(如機(jī)床)為一個(gè)(或幾個(gè))工作對象連續(xù)完成的各種生產(chǎn)活動(dòng)的總和。它是構(gòu)成生產(chǎn)過程的最小單位。

怎么理解這件事？

比如這張圖。

“一個(gè)人在工作場所”——他不會(huì)在裝配線上的某個(gè)地方移動(dòng)

“針對一個(gè)(或多個(gè))人工對象”-針對裝配線上的零件

“連續(xù)生產(chǎn)活動(dòng)”——她的加工步驟

這樣，人就不用移動(dòng)身體，只需要操作身體，就可以最大化效率。

這樣的人在某個(gè)場景下能夠持續(xù)完成的工作，就是“一”所要求的分裂原則。

我們也可以用開智派的卡片制作方法作為例子。

楊志平老師將知識(shí)創(chuàng)造分為三個(gè)層次。如下表所示:

在卡的層面，它只需要你一個(gè)人完成?？ㄆ鳛樽钚〉闹R(shí)單位，是最小的輸入單位。比如你可以提取原文，寫一張金色的句子卡；也是最小的輸出單位，比如你可以輸出自己的讀卡。制作一張卡片通常需要幾分鐘到幾個(gè)小時(shí)。

此時(shí)的卡也是一個(gè)人能完成的最小拆分單位。

結(jié)論:

用這兩個(gè)“不”和兩個(gè)“一”，真的可以把任務(wù)拆開。但拆解永遠(yuǎn)只是拆解。只有真正從最小的點(diǎn)開始，任務(wù)才能最終完成。

參考文獻(xiàn):

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艾揚(yáng)格，S. S .，& ampLepper，M. R. (2000年)。當(dāng)選擇使人失去動(dòng)力時(shí):一個(gè)人會(huì)渴望太多的好東西嗎？人格和社會(huì)心理學(xué)雜志，79(6)，995。

安宅何仁。(2013).麥肯錫教給我的思維武器。(郭琦琦譯。).北京聯(lián)合出版公司后浪出版公司。

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加勒特，J. J. (2011)。用戶體驗(yàn)的要素。(范曉艷譯。).機(jī)械工業(yè)出版社。

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