任何一個業(yè)務員在做生意的過程中都會遇到各種各樣的問題，比如服務態(tài)度，工廠調度，產品質量，比如售后服務等等。但問題出現(xiàn)后，我們需要做的是妥善處理問題，盡力向客戶道歉，并告知客戶具體的解決方案。

很多業(yè)務員不敢給客戶寫道歉信，因為怕被客戶或者老板罵，事情會變得更糟。然而，道歉并不是世界末日。如果表達得當，道歉可以成為加強與客戶合作的一種手段，客戶會覺得你負責任，值得信賴。那么，道歉也可能是更好合作的開始。

以下是邁克列舉的幾封道歉信的例子，希望對你的工作有所幫助。

案例1:為損壞或有缺陷的產品道歉

親愛的XX，

感謝您就缺陷產品聯(lián)系我們。

感謝您就缺陷產品與我們溝通。

我們真的很抱歉，你收到的物品沒有按照承諾的那樣發(fā)揮作用。

我們很抱歉您收到了這樣的產品。

我們理解您的憤怒和失望，并對由此給您帶來的任何不便深表歉意。

我們可以完全理解您的憤怒和失望，并為給您帶來的不便再次道歉。

在我們裝運任何產品之前，都要經過幾個階段的質量檢查。我們的意圖是只向客戶提供最高質量的產品，很遺憾你方收到的產品超出了我們的質量標準。

在任何產品裝運之前，我們將進行幾輪質量檢查。因為我們想要的只是給客戶最好的產品，但是還是有一小部分不合格的產品被送到了我們這里，我們深感抱歉。

我們已經提前給你發(fā)了一些新的XX，應該在XX個工作日內到達你指定的地址。當您收到它時，請將有缺陷的項目退回進行例行檢查，這樣我們就知道它是如何發(fā)生的，以避免在未來的訂單中出現(xiàn)此類問題。

目前，我們已經向您發(fā)送了一批新產品，應在XX個工作日內到達您的指定地點。當您收到貨物時，請將有缺陷的貨物退回，以便我們再次檢查。這樣就能找出原因，避免以后生產中出現(xiàn)類似情況。

我們知道銷售是一個時間敏感的問題，我們將在您下次購買時為您提供1.2美元的折扣，希望能補償給您帶來的不便。

我們知道時間對銷售非常重要，所以為了補償你，我們愿意在你下次購買時給你1.2美元的折扣。

再次感謝您提請我們注意此問題，如有任何進一步的問題，請隨時聯(lián)系我們。

再次感謝您通知我們這個問題——如果您需要什么，請隨時聯(lián)系我。

真誠地

xx

提示:

解釋缺陷/損壞發(fā)生的原因。

積極為客戶提供必要的替代品。

必要的話，給客戶打折。

它表明將采取措施確保類似情況不再發(fā)生。

為客戶提供幫助。

案例二:為交貨延誤道歉

親愛的XX，

我們很抱歉地通知您，您從我們這里購買的XX可能無法按時交付。

我們很遺憾地通知您，您在我們公司購買的XX產品可能無法按時交付。

對這些特殊產品的需求。受歡迎的商品超出了我們的預期，我們的庫存已經耗盡。然而，新的一批這些物品將在下周五準備好，我們已經與生產部門確認了您的裝運日期。

對這些特別受歡迎的產品的需求遠遠超出了我們的預期，我們的庫存目前已經耗盡。然而，最新一批產品將于下周五準備好，我們已經與生產部門確認了您的裝運。

我們理解，作為一個專業(yè)客戶，在您購買后，您肯定希望及時收到您的產品。我們知道我們讓你失望了，為此，我們想表達我們的嚴肅和。向你真誠道歉。

我們知道作為一個專業(yè)客戶，我們當然希望在您下訂單后及時收到產品。很抱歉我們讓你失望了，所以我們想向你表示真誠的歉意。

請告知我們您是想取消訂單，還是在貨物有貨后讓我們發(fā)貨。

請告訴我們你的想法，是取消訂單還是等待訂單到達，我們會把貨物交給你。

生產和運輸過程中，我們會及時通知您。再次對由此造成的所有不便表示歉意。如果你需要任何進一步的幫助，請來找我們。

我們將及時向您報告最新的生產和裝運信息。再次給您帶來不便，深表歉意。如果您需要什么，請聯(lián)系我們。

真誠地

xx

提示:

解釋為什么裝運延期。

讓客戶知道你會盡快為他們準備好貨物。

說明你很在意造成的不便。

表示將通知客戶生產和裝運情況。

為客戶提供幫助。

案例3:為樣品錯誤道歉

親愛的XX，

我目前在澳大利亞出差。這就是為什么你參觀我們工廠時沒有看到我。

我目前在澳大利亞出差，所以你今天來工廠的時候不能見你。

雖然在我離開之前，我把我們談過3次以上的所有細節(jié)都告訴了我的同事，但問題還是出現(xiàn)了。

雖然我在走之前已經和同事溝通了三次相關細節(jié)，但沒想到還是有問題。

我立即與他們聯(lián)系。根據他們的說法，你今天在我們工廠檢查的項目是上個月為其他客戶留下的訂單。

我馬上聯(lián)系了同事，根據他們說的，你今天在工廠看到的商品是上個月其他客戶遺留下來的產品。

規(guī)格實際上與我們談論的完全不同。因為你問的是代工項目，不是這些常見的。

那些產品的規(guī)格和我們之前討論的完全不同。你要的是OEM產品，不是你看到的那些。

我為此感到抱歉。為了向您展示合適的產品，我已經申請了合適的樣品，并計劃明天通過DHL發(fā)送給您，供您參考。一般3~5個工作日到你的地址。

對此我感到抱歉，并計劃明天通過DHL給您發(fā)送正確的產品樣本。通常你會在3-5個工作日后收到樣品。

與此同時，我們已經按照您的要求將全部款項退還給您的賬戶。也請允許3-5個工作日的金額出現(xiàn)在您的卡上。

同時，我們已經根據您的要求將押金退還給您的賬戶。請在3-5個工作日后檢查。

我們希望這將足以糾正錯誤并解決可能給您帶來的任何不便。

我們希望及時糾正錯誤，解決給您帶來的不便。

我們非常抱歉，非常感謝您的信任和商業(yè)機會。如果你想和我分享你的想法，請回電。

我們非常抱歉，非常感謝您的信任和合作機會。如果你有什么想告訴我的，請打電話給我。

真誠地

xx

提示:

解釋問題的原因。

讓客戶知道你會提供解決方案。

說明你很在意造成的不便。

退還押金。

讓客戶反饋。

案例四:產品召回道歉

親愛的XX，

在中航有限公司，我們的使命是為我們的客戶提供最優(yōu)質的產品和最好的服務。我很遺憾地說，我們最近的XX系列沒有達到這個承諾。

我們的使命是為客戶提供最優(yōu)質的產品和服務。很抱歉，這次出現(xiàn)的XX系列產品不符合這個要求。

不幸的是，盡管我們在向公眾提供產品之前進行了廣泛的測試，但由于機器問題，這一系列產品被發(fā)現(xiàn)有缺陷。

雖然我們在裝運前已經對產品進行了測試，但我們真的很抱歉，由于機器問題，我們在這一系列產品中發(fā)現(xiàn)了一些缺陷。

但是，我們很高興與您進行公開和積極的溝通，以確保您的業(yè)務不受此問題的影響。

但請放心，我們愿意公開與您溝通，以確保您的業(yè)務不會受到此問題的影響。

同時，您可以將所有有缺陷的產品免費退回到以下地址進行維護或更換:

同時，您可以將有缺陷的貨物退回到以下地址(費用由我們承擔)，我們將為您更換合格的產品:

中航有限公司

地址:XX

我們確實為受其影響的尊貴客戶感到難過。我們將繼續(xù)開發(fā)產品，使我們的客戶更加滿意，并加強檢測過程。

我們對受此影響的重要客戶深感抱歉。之后，我們將繼續(xù)提高產品質量，加強測試過程，讓客戶更加滿意。

真誠地

xx

提示:

解釋問題的原因。

積極解決問題。

讓你的客戶感到被重視。

詳細描述召回情況。

給出具體操作說明。

案例五:服務態(tài)度差

親愛的***，

杰克，我謹代表美國廣播公司對你使用我們產品的不愉快經歷表示最誠摯的歉意。

我謹代表中航有限公司，對杰克的糟糕經歷表示誠摯的歉意。

我們理解你在與他的溝通中沒有得到適當?shù)姆斩械骄趩?，以及你因長時間等待而感到更大的沮喪。

我們理解你在和他溝通的時候沒有得到專業(yè)的服務，等了他很久的回復，你覺得更加壓抑。

我們全力以赴，確保客戶100%滿意。我知道我們讓你失望了，對此我們非常抱歉。

在中航有限公司，我們要求所有員工采取專業(yè)的態(tài)度，以確保100%的客戶滿意度。我知道我們讓你失望了，我們非常抱歉。

我們盡最大努力培訓我們的每一個員工如何更好地為客戶服務，包括如何升級他們無法幫助的問題。您的需求沒有得到適當?shù)臐M足，我們將采取措施確保這種情況在未來幾天不會再次發(fā)生。

我們將盡最大努力培訓員工，以更好地服務客戶，提高他們的專業(yè)能力。您的需求無法得到滿足，我們將采取措施確保這種情況今后不再發(fā)生。

我們要感謝你讓我們注意到這個問題。我們一直在尋找改進服務的方法，您的反饋是其中非常寶貴的一部分。

我們要感謝你提出這個問題。我們一直在尋找改善服務的方法，您的反饋是其中不可或缺的一部分。

如果你需要任何幫助，直接告訴我們，我們很樂意幫助你。

如果您需要任何幫助，請直接告訴我們，我們將非常樂意幫助您。

真誠地

***

提示:

真誠地向客戶道歉

說明發(fā)生了什么。

照顧顧客的感受

表示公司將采取措施確保類似情況不再發(fā)生

向客戶表明，如果有任何問題，我們愿意提供幫助。

成功的道歉可以把消極的經歷變成積極的經歷。但如果你保持沉默，置之不理，客戶就再也不會和你合作了。

作者:邁克說外貿

原文來源:邦悅知識服務平臺

原文鏈接:https://yue.52wmb.com/article/18602