在公文寫(xiě)作中，有時(shí)無(wú)法避免在附件中使用表格，但很多部門(mén)發(fā)現(xiàn)，對(duì)與公文一起排版的附件表格的處理不規(guī)則，尤其是橫向表格更是一個(gè)問(wèn)題。

今天，我們用WORD以橫排表格的方法和大家一起交流，不妥之處，敬請(qǐng)批評(píng)指正。

一般情況下，公文中的表格應(yīng)盡量以附件的形式編排在公文主體之后版記之前，跟正文一起裝訂和編排頁(yè)碼。這樣可以方便文件管理，避免正文和附件分家的情況。

但文字排版和表格排版不大相同，對(duì)于橫排表格，版心位置不同，頁(yè)碼位置也不同。

首先，我們先看一看圖1所示的橫排表格的問(wèn)題。

注：圖示中的內(nèi)容為網(wǎng)頁(yè)隨機(jī)生成內(nèi)容，僅作為本文示例。

圖1

從圖中至少可以看出四個(gè)問(wèn)題：一是單元格無(wú)間距；二是表格第二頁(yè)及后面的內(nèi)容無(wú)表頭；三是同一段項(xiàng)目?jī)?nèi)容跨頁(yè)處理不當(dāng)；四是備注列多余。

針對(duì)上述問(wèn)題，我個(gè)人一般處理橫排表格的方法如下：

一、處理表格間距和內(nèi)容行間距

（一）調(diào)整表格間距。選擇整個(gè)表格，在“表格工具”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊左側(cè)“表格屬性”，打開(kāi)“表格屬性”對(duì)話(huà)框，在“行”選項(xiàng)下取消勾選“指定高度”。

圖2

然后在“單元格”選項(xiàng)下點(diǎn)擊“選項(xiàng)”（如圖3），打開(kāi)“單元格選項(xiàng)”，取消勾選“與整張表格相同”，按圖4紅框所示設(shè)置上下邊距為0.1厘米，左右邊距為0.15厘米（可根據(jù)需要設(shè)置不同數(shù)值）。

圖3

圖4

（二）調(diào)整內(nèi)容行間距。保持表格選中狀態(tài)，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊┘打開(kāi)“段落”，如圖5中?所示位置，打開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框。

圖5

在“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)下，“間距”功能組下的“行距”選擇“固定值”，“設(shè)置值”為15磅（可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整為其他磅值）。如圖6。

圖6

二、刪除備注列

因此表中的所有備注均無(wú)內(nèi)容，所以作刪除處理。

選中備注列，在“表格工具”選項(xiàng)卡下，選擇“刪除”—“列”即可。

刪除備注列后，該列位置將空出，全選表格，在“表格工具”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“自動(dòng)調(diào)整”—“適應(yīng)窗口大小”，表格將自動(dòng)鋪滿(mǎn)版心。

圖7

三、多頁(yè)表格設(shè)置每一頁(yè)表格都有表頭

選擇標(biāo)題行，在“表格工具”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“標(biāo)題行重復(fù)”，這樣，在不拆分表格的情況下，往后的每一頁(yè)該表格均有相同的表頭，如果要改變表頭字體格式，只需要在第一張表設(shè)置即可。

圖8

設(shè)置標(biāo)題行后的效果圖如下：

圖9

四、合理處理同一段表格內(nèi)容跨頁(yè)的問(wèn)題

通過(guò)上圖我們發(fā)現(xiàn)，單位和項(xiàng)目?jī)?nèi)容均跨頁(yè)了，如果同一段上一頁(yè)內(nèi)容不多，我們可以調(diào)整上一頁(yè)表格內(nèi)容的行間距。

如果內(nèi)容過(guò)多，我們?cè)趬嚎s行間距都不能完全顯示的時(shí)候，我一般的做法是拆分表格，在新的表格中第一行插入一行，復(fù)制表頭到新插入行中。

還有一種情況，拆分后，同一段內(nèi)容不得不安排在兩張表中，做法是把上一頁(yè)鋪滿(mǎn)版心后面的內(nèi)容剪切放到新拆分的表格，使內(nèi)容有效銜接上一頁(yè)內(nèi)容。同時(shí)要把上表中的序號(hào)和單位復(fù)制一份到新表中。

五、橫表中的頁(yè)碼設(shè)置

在公文中，對(duì)橫排表格頁(yè)碼編排其實(shí)不難，但《黨政機(jī)關(guān)公文格式》并未給出具體的表格編排方法，只是簡(jiǎn)單的闡述了原則上用3號(hào)仿宋體字，但附件也屬于公文的一部分，在編排時(shí)要結(jié)合實(shí)際。此例，我們介紹一種處理橫排表格頁(yè)碼的方法。

在橫排表格的上一頁(yè)定位光標(biāo)，在“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡下，依次選擇“分隔符”—“下一頁(yè)分節(jié)符”，插入一個(gè)分節(jié)符，然后在分節(jié)符后面再插入一個(gè)“下一頁(yè)分節(jié)符”。

這樣做的目的是把需要排版橫排表格的頁(yè)和版記分開(kāi)，單獨(dú)設(shè)置橫排表格頁(yè)為橫向。

圖10

第一，判斷橫排表格的第一頁(yè)所在頁(yè)碼是單還是雙，可以把光標(biāo)定位在橫排表格頁(yè)的任意位置，鼠標(biāo)左鍵按住右邊滾動(dòng)條即可查看頁(yè)碼。

如果是單頁(yè)碼，則要在表格左下角設(shè)置頁(yè)碼，如果是雙頁(yè)碼，則要在表格左上角設(shè)置頁(yè)碼。

鑒于閱讀習(xí)慣，公文一般是豎著看，編排橫排表格時(shí)如果把頁(yè)碼放在表格下方且和表格同向，不方便看頁(yè)碼。

第二，勾選“頁(yè)面設(shè)置”中“版式”項(xiàng)下“頁(yè)眉和頁(yè)腳”功能組的“奇偶頁(yè)不同”，雙擊橫排表格的上邊距或下邊距，在“頁(yè)眉頁(yè)腳”下方取消“同前節(jié)”。

圖11

第三，以表格第一頁(yè)為單數(shù)頁(yè)為例，保持光標(biāo)定位在頁(yè)腳，在“頁(yè)眉頁(yè)腳”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“頁(yè)碼”，選擇“頁(yè)腳左側(cè)”，頁(yè)碼設(shè)置樣式選擇頁(yè)碼樣式“1,2,3”，應(yīng)用范圍“本頁(yè)及之后”。點(diǎn)擊“重新編號(hào)”，選擇“頁(yè)碼編號(hào)續(xù)前節(jié)”。

圖12

圖13

圖14

選擇文本框里的頁(yè)碼數(shù)字，在其前后各加一個(gè)一字線和空格，將字體大小設(shè)置為四號(hào)字體。

圖15

第四，點(diǎn)擊頁(yè)碼文本框，在“繪圖工具”選項(xiàng)卡下，選擇“旋轉(zhuǎn)”—“向右旋轉(zhuǎn)90°”，然后把頁(yè)碼文本框拖動(dòng)到合適位置，這樣即可把頁(yè)碼設(shè)置為縱向查看時(shí)的同一個(gè)方向。

圖16

圖17

按上述方法設(shè)置偶數(shù)頁(yè)，只是偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼要設(shè)置在頁(yè)眉，就是表格的上方。

以上就是公文中用到橫排表格的排版方法和頁(yè)碼的設(shè)置方法，若有更好的方法，歡迎大家一起交流。