2012年6月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-2012)。本標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日正式實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)是國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-1999)的修訂，規(guī)定了公文的紙張、印刷和裝訂、格式要素和樣式。特別是黨政機(jī)關(guān)公文的紙張統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則，使黨政機(jī)關(guān)公文的表達(dá)形式更加規(guī)范。

序

本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)GB/T 1中給出的規(guī)則起草。1—2009.

本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)GB/T 9704-1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行了修訂。與GB/T 9704—1999相比，本標(biāo)準(zhǔn)主要修改如下:

a)標(biāo)準(zhǔn)名稱改為《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，標(biāo)準(zhǔn)英文名稱也相應(yīng)修改；

b)適用范圍延伸至各級(jí)黨政機(jī)關(guān)發(fā)文；

c)適當(dāng)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)；

d)適當(dāng)調(diào)整公文的裝訂要求；

e)增加發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名和頁碼，刪除關(guān)鍵詞格式要素，對(duì)文件格式各要素的排列進(jìn)行較大調(diào)整；

f)進(jìn)一步細(xì)化特定格式正式文件的版式要求；

g)添加公文首頁的格式，信函格式的首頁，命令(順序)格式的首頁。

文件形式

1.范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公文格式的一般紙張要求、排版印刷裝訂要求、各要素的排列規(guī)則，并給出了公文的樣式。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)發(fā)布的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行。

少數(shù)民族文字印刷的公文，紙張、寬度、大小、版式、印刷等要求按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其余可參照本標(biāo)準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.記錄紙張尺寸和布局要求

2.1格式大小

文件用紙采用GB/T 148規(guī)定的A4型紙，成品寬度為210 mm×297 mm

2.2布局

邊緣和中心尺寸

公文紙頂部(上白邊)37mm±1mm，公文紙裝訂(左白邊)28mm±1mm，版心尺寸156 mm×225 mm

2.2.2字體和大小

除非另有規(guī)定，公文格式的所有要素一般都使用3號(hào)仿宋體。具體情況可以適當(dāng)調(diào)整。

2.2.3行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每邊22行，每行28個(gè)字，版心滿。具體情況可以適當(dāng)調(diào)整。

2.2.4文本顏色

除非另有規(guī)定，公文中的字符都是黑色的。

3.印刷和裝訂要求

3.1制版要求

版面干凈無底灰，字跡清晰無折線，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版面中心不傾斜，誤差不大于1 mm。

3.2印刷要求

雙面打??；頁碼設(shè)置正確，兩邊誤差不超過2mm。黑色墨水應(yīng)達(dá)到BL100%，紅色墨水應(yīng)達(dá)到Y(jié)80%和M80%。印刷牢固、均勻；字面上沒有花，沒有白，沒有斷筆畫。

3.3綁定要求

公文應(yīng)裝訂在左側(cè)，不得漏頁，兩頁之間的誤差不得超過4毫米，切割后成品尺寸的允許誤差為2毫米，邊角應(yīng)在90度，不得有胡茬或缺陷。

騎馬或預(yù)訂平面文件應(yīng):

(a)預(yù)留量為兩釘外眼至版面上下邊緣70mm，允許誤差4mm；

(b)無壞釘、漏釘或重釘，釘腳平整牢固；

(c)騎馬訂書釘鋸全部固定在折線上，平訂書釘鋸與書脊的距離為3 mm-5 mm。

裝訂的公文封面(封面、書脊、封底)應(yīng)與書芯一致，包裹嚴(yán)密、平整、不脫落。

4.公文格式各要素的排列規(guī)則

4.1公文格式要素的劃分

本標(biāo)準(zhǔn)將版本核心中的公文格式要素分為三部分:版頭、正文和版本記錄。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為表頭；公文首頁紅色分隔線以下(不含)和最后一頁第一分隔線以上(不含)的部分稱為主體；公文最后一頁第一分隔線以下，最后分隔線以上的部分稱為版次。頁碼在版本中心之外。

4.2.1副本號(hào)

如果需要標(biāo)注份數(shù)，一般用6個(gè)3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角第一行。

4.2.2分類和保密期限

如果需要標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角第二行；保密期內(nèi)的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

4.2.3緊急程度

如果需要標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角；如果需要同時(shí)標(biāo)注零件號(hào)、安全等級(jí)、保密期限、緊急程度，則按照零件號(hào)、安全等級(jí)、保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。

4.2.4發(fā)證機(jī)關(guān)的標(biāo)志

由發(fā)證機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化縮寫加“文件”二字組成，也可以使用。

發(fā)行機(jī)構(gòu)標(biāo)志排列在中心，從版心上緣到上緣的距離為35毫米。建議使用小型宋體文字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)先排列主辦機(jī)關(guān)名稱；如有“文件”字樣，應(yīng)置于發(fā)證機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)證機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)。

4.2.5文件編號(hào)

在發(fā)證機(jī)關(guān)空標(biāo)志下排成兩行，居中排列。文件的年份和序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份要標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括起來；帖子序號(hào)不加“否”，不加虛位(即1不編號(hào)為01)，阿拉伯?dāng)?shù)字后加“否”字。

向上文本的帖子號(hào)排列在左邊空，與最后一個(gè)發(fā)卡行的名字在一行。

4.2.6發(fā)行人

由“發(fā)卡行”字、冒號(hào)和發(fā)卡行名稱組成，占據(jù)右邊的空字，排列在空兩行的位置，在發(fā)卡行的標(biāo)志下?！鞍l(fā)行人”一詞用3號(hào)字體，發(fā)行人名稱用3號(hào)斜體..

如果有多個(gè)發(fā)行人，發(fā)行人的名稱按照發(fā)行機(jī)構(gòu)的順序從左到右、從上到下統(tǒng)一排列。一般每行兩個(gè)名字，回去的時(shí)候和前一行第一個(gè)發(fā)卡行的名字對(duì)齊。

4.2.7版本標(biāo)題中的分割線

在出版物編號(hào)下方4毫米的中心位置，打印一條與版本中心寬度相同的紅色分隔線。

4.3.1標(biāo)題

一般在紅色分隔線空以下排成兩行，中間有一行或多行?；厝サ臅r(shí)候要有完整的意思，對(duì)稱排列，長短合適，間距合適，標(biāo)題要用梯形或菱形排列。

4.3.2主要交付權(quán)限

排列在標(biāo)題下空行的位置，在左上角，回去的時(shí)候還在左上角。最后一個(gè)組織名稱用全角冒號(hào)標(biāo)記。如主送機(jī)關(guān)名稱過多，致使正文無法在公文首頁顯示，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版次。標(biāo)記方法見7.4.2。

4.3.3主體

公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)字體寫，排在主送機(jī)構(gòu)名稱的下一行，每個(gè)自然段寫“l(fā)eft 空”，后面是頂格。在本文中，結(jié)構(gòu)的層次序數(shù)可以用“一”、“一”、“1”來標(biāo)記和(1)“依次；一般第一層用粗體標(biāo)出，第二層用斜體標(biāo)出，第三、四層用斜體標(biāo)出。

4.3.4附件描述

如果有附件，將單詞“attachment”排列在文本下的左空行，后跟全角冒號(hào)和附件名稱。如果有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件的序號(hào)(如“附件:1。XXXXX ")；附件名稱后不添加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果附件名稱較長，需要返回，則應(yīng)與上一行附件名稱的首字母對(duì)齊。

4.3.5發(fā)證機(jī)構(gòu)的簽名、書面日期和印章

由4.3.5.1蓋章的官方文件

書寫日期一般用right 空字樣排列，印章為紅色，不允許空白色印章。

單個(gè)機(jī)關(guān)書寫時(shí)，發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名應(yīng)排列在書寫日期上方的中心，印章應(yīng)正確，發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期應(yīng)壓在中心，使發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期位于印章中心的下部，印章頂部與正文(或附件說明)相距一行以內(nèi)。

在聯(lián)合行文中，發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名一般按照發(fā)文機(jī)關(guān)的順序排列在相應(yīng)的位置，印章一一對(duì)應(yīng)，正確居中，最后一個(gè)印章正確居中，寫上發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期。印章排列整齊，不相交或相切，每排印章兩端不得超過版心。第一排封條的頂部應(yīng)與正文(或附件說明)相距一行以內(nèi)。

4.3.5.2無章公文

單個(gè)機(jī)構(gòu)書寫時(shí)，應(yīng)在正文(或附件說明)右空行安排發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名，在發(fā)證機(jī)關(guān)簽名下一行安排書寫日期。第一個(gè)單詞應(yīng)比簽發(fā)機(jī)構(gòu)簽署的第一個(gè)單詞向右移動(dòng)。如果書面日期比發(fā)證機(jī)關(guān)簽署的日期長，則應(yīng)將書面日期安排在右空行，并相應(yīng)增加簽發(fā)日期

聯(lián)合行文，應(yīng)當(dāng)先排列主辦機(jī)關(guān)的簽名，其他發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名依次向下排列。

加蓋4.3.5.3發(fā)行人簽名的正式文件

單個(gè)機(jī)構(gòu)出具的正式文件加蓋簽名人簽名章時(shí)，簽名人簽名章在正文(或附錄說明)下第二行的右空處，簽名人位置標(biāo)在簽名的左空處，排列在上下中心。在簽名人簽名章下，空一行右側(cè)寫有空字樣。

聯(lián)名書寫時(shí)，應(yīng)先排列主辦機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章，其他機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章依次向下排列，并與主辦機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章對(duì)齊；每行只排列發(fā)行人的位置和一家機(jī)構(gòu)的簽章；發(fā)行人的郵政編碼應(yīng)當(dāng)標(biāo)明全稱。簽名章通常是紅色的。

4.3.5.4書寫日期中的數(shù)字

年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年用全稱標(biāo)注，月、日不用虛位填充(即1不用01填充)。

4.3.5.5特例描述

當(dāng)文件排版后留下的空空白不能容納印章或簽名人的簽名章和書寫日期時(shí)，可采取措施調(diào)整行距和字距。

4.3.6注釋

如果有筆記的話，“Left”空這幾個(gè)字排在寫日期的下一行括號(hào)里。

4.3.7附件

附件應(yīng)排列在另一側(cè)，在編輯前與公文正文裝訂在一起。“附件”二字和附件序號(hào)排列在版心左上角第一行，頂格3號(hào)黑體。

附件的標(biāo)題在版本的第三行居中排列。附件的序號(hào)和標(biāo)題應(yīng)與附件中的描述一致。附件格式要求與正文相同。

如果附件和正文不能裝訂在一起，文件編號(hào)應(yīng)排列在附件左上角第一行的頂部，然后標(biāo)記“附件”一詞和附件序號(hào)。

版本4.4

4.4.1版注釋中的分隔線

版內(nèi)分模線與版心一樣寬，線條粗(推薦高度為0。35 mm ),以及細(xì)線(建議高度為0。25 mm)用于中間分模線。第一分隔線位于版本中第一個(gè)元素的上方，最后一條分隔線與正式文件最后一面的版本中心下邊緣重合。

4.4.2向管理局提交副本

如有授權(quán)副本，一般以4號(hào)字體排列，在發(fā)證機(jī)關(guān)和發(fā)證日期上方一行，左右各有空字樣。在“抄送”一詞后，加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，返回時(shí)與冒號(hào)后的前綴對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)記句號(hào)。

如果需要將主發(fā)送權(quán)限移動(dòng)到版本，除了將“cc”字改為“主發(fā)送”外，排列方式與cc權(quán)限相同。當(dāng)同時(shí)存在主發(fā)送機(jī)構(gòu)和抄送機(jī)構(gòu)時(shí)，主發(fā)送機(jī)構(gòu)應(yīng)位于抄送機(jī)構(gòu)上方的一條線上，兩者之間沒有分隔線。

4.4.3發(fā)證機(jī)關(guān)和發(fā)證日期

一般發(fā)行機(jī)關(guān)和發(fā)行日期用4號(hào)字體，排列在最后一條分隔線上方。發(fā)證機(jī)關(guān)為左空，發(fā)證日期為右空。年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。年要標(biāo)注全稱，月、日不要空填(即1不編號(hào)為01)，后面跟著“發(fā)出”

如果版本注釋中有其他內(nèi)容，應(yīng)使用細(xì)分隔線將其與發(fā)行機(jī)關(guān)和發(fā)行日期分開。

4.5頁碼

一般情況下，4號(hào)半幅阿拉伯?dāng)?shù)字排列在公文版下緣下方，數(shù)字的左右兩邊各放一條字線；直線距離版心下緣7mm。單頁碼為右空，雙頁碼為左空。公文前面有空白頁，無論空白頁還是頁碼都沒有編號(hào)。公文附件與正文裝訂在一起時(shí)，頁碼應(yīng)連續(xù)排列。

5.公文中的橫排形式

A4紙表格橫放時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼一致，單頁碼頁眉在縫邊，雙頁碼頁眉在切口邊。

6.官方文件中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的使用

公文中計(jì)量單位的使用應(yīng)符合GB 3100、GB 3101、GB 3102(所有部分)的規(guī)定，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用應(yīng)符合GB/T 15834的規(guī)定，數(shù)字的使用應(yīng)符合GB/T 15835的規(guī)定。

7.正式文件的具體格式

7.1信函格式

發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用發(fā)證機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱，排列在中間，上沿至上沿30mm。建議使用紅色小標(biāo)宋體。聯(lián)合寫作時(shí)，使用主辦單位的logo。

在發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)志下方4 mm處打印一條紅色雙線(上粗下細(xì))，在距下頁20 mm處打印一條紅色雙線(上細(xì)下粗)，線長170 mm，居中排列。

如需標(biāo)注份數(shù)、分類、保密期限、緊急程度，則應(yīng)排列在中心上方第一條紅色雙線下，按份數(shù)、分類、保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。第一個(gè)元素到這一行的距離是3號(hào)漢字高度的7/8。

帖號(hào)的頂格排列在版心右邊緣第一條紅色雙線的下方，與此線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

標(biāo)題排列在中間，離最后一個(gè)元素有兩行。

如果第二條紅色雙線上有一個(gè)字符，則與該行的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。第一頁不顯示頁碼。

版本記錄位于公文最后一版的底部，沒有發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期和分隔線。

7.2命令(命令)格式

發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)證機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“命令”兩個(gè)字組成，排列在中間，上邊緣到版心上邊緣的距離為20 mm，建議使用紅色小標(biāo)準(zhǔn)宋體。

在發(fā)證機(jī)關(guān)的標(biāo)志下，空訂單號(hào)排列在中間，在訂單號(hào)下，空文本排列成兩行。參見7。3.5.3 .為安排發(fā)行人的郵寄、簽名蓋章和書面日期。

7.3摘要格式

分鐘標(biāo)記由“XXXXX分鐘”組成，排列在中心，從編輯中心的上邊緣到上邊緣的距離為35 mm。建議使用紅色小標(biāo)宋體。

標(biāo)記與會(huì)者名單，通常用3號(hào)粗體字?！俺鱿币辉~在正文或附件說明中以空一詞排在左邊空，后跟一個(gè)全角冒號(hào)。在冒號(hào)后，公司和與會(huì)者姓名用3號(hào)斜體標(biāo)記。返回時(shí)，它們與冒號(hào)后的首字母對(duì)齊。

標(biāo)注請(qǐng)假和考勤人員列表，排列方式與考勤人員列表相同，只是“考勤”二字改為“請(qǐng)假”或“考勤”。

會(huì)議記錄的格式可根據(jù)實(shí)際情況制定。

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附件:

黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)原版最新版本

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2012年6月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-2012)。本標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日正式實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)是國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-1999)的修訂，規(guī)定了公文的紙張、印刷和裝訂、格式要素和樣式。特別是黨政機(jī)關(guān)公文的紙張統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則，使黨政機(jī)關(guān)公文的表達(dá)形式更加規(guī)范。

序

本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)GB/T 1中給出的規(guī)則起草。1—2009.

本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)GB/T 9704-1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)行了修訂。與GB/T 9704—1999相比，本標(biāo)準(zhǔn)主要修改如下:

a)標(biāo)準(zhǔn)名稱改為《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，標(biāo)準(zhǔn)英文名稱也相應(yīng)修改；

b)適用范圍延伸至各級(jí)黨政機(jī)關(guān)發(fā)文；

c)適當(dāng)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)；

d)適當(dāng)調(diào)整公文的裝訂要求；

e)增加發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名和頁碼，刪除關(guān)鍵詞格式要素，對(duì)文件格式各要素的排列進(jìn)行較大調(diào)整；

f)進(jìn)一步細(xì)化特定格式正式文件的版式要求；

g)添加公文首頁的格式，信函格式的首頁，命令(順序)格式的首頁。

文件形式

1.范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公文格式的一般紙張要求、排版印刷裝訂要求、各要素的排列規(guī)則，并給出了公文的樣式。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)發(fā)布的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行。

少數(shù)民族文字印刷的公文，紙張、寬度、大小、版式、印刷等要求按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其余可參照本標(biāo)準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.記錄紙張尺寸和布局要求

2.1格式大小

文件用紙采用GB/T 148規(guī)定的A4型紙，成品寬度為210 mm×297 mm

2.2布局

邊緣和中心尺寸

公文紙頂部(上白邊)37mm±1mm，公文紙裝訂(左白邊)28mm±1mm，版心尺寸156 mm×225 mm

2.2.2字體和大小

除非另有規(guī)定，公文格式的所有要素一般都使用3號(hào)仿宋體。具體情況可以適當(dāng)調(diào)整。

2.2.3行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每邊22行，每行28個(gè)字，版心滿。具體情況可以適當(dāng)調(diào)整。

2.2.4文本顏色

除非另有規(guī)定，公文中的字符都是黑色的。

3.印刷和裝訂要求

3.1制版要求

版面干凈無底灰，字跡清晰無折線，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版面中心不傾斜，誤差不大于1 mm。

3.2印刷要求

雙面打印；頁碼設(shè)置正確，兩邊誤差不超過2mm。黑色墨水應(yīng)達(dá)到BL100%，紅色墨水應(yīng)達(dá)到Y(jié)80%和M80%。印刷牢固、均勻；字面上沒有花，沒有白，沒有斷筆畫。

3.3綁定要求

公文應(yīng)裝訂在左側(cè)，不得漏頁，兩頁之間的誤差不得超過4毫米，切割后成品尺寸的允許誤差為2毫米，邊角應(yīng)在90度，不得有胡茬或缺陷。

騎馬或預(yù)訂平面文件應(yīng):

(a)預(yù)留量為兩釘外眼至版面上下邊緣70mm，允許誤差4mm；

(b)無壞釘、漏釘或重釘，釘腳平整牢固；

(c)騎馬訂書釘鋸全部固定在折線上，平訂書釘鋸與書脊的距離為3 mm-5 mm。

裝訂的公文封面(封面、書脊、封底)應(yīng)與書芯一致，包裹嚴(yán)密、平整、不脫落。

4.公文格式各要素的排列規(guī)則

4.1公文格式要素的劃分

本標(biāo)準(zhǔn)將版本核心中的公文格式要素分為三部分:版頭、正文和版本記錄。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為表頭；公文首頁紅色分隔線以下(不含)和最后一頁第一分隔線以上(不含)的部分稱為主體；公文最后一頁第一分隔線以下，最后分隔線以上的部分稱為版次。頁碼在版本中心之外。

4.2.1副本號(hào)

如果需要標(biāo)注份數(shù)，一般用6個(gè)3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角第一行。

4.2.2分類和保密期限

如果需要標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角第二行；保密期內(nèi)的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

4.2.3緊急程度

如果需要標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體，頂部網(wǎng)格排列在版心左上角；如果需要同時(shí)標(biāo)注零件號(hào)、安全等級(jí)、保密期限、緊急程度，則按照零件號(hào)、安全等級(jí)、保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。

4.2.4發(fā)證機(jī)關(guān)的標(biāo)志

由發(fā)證機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化縮寫加“文件”二字組成，也可以使用。

發(fā)行機(jī)構(gòu)標(biāo)志排列在中心，從版心上緣到上緣的距離為35毫米。建議使用小型宋體文字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)先排列主辦機(jī)關(guān)名稱；如有“文件”字樣，應(yīng)置于發(fā)證機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)證機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)。

4.2.5文件編號(hào)

在發(fā)證機(jī)關(guān)空標(biāo)志下排成兩行，居中排列。文件的年份和序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份要標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括起來；帖子序號(hào)不加“否”，不加虛位(即1不編號(hào)為01)，阿拉伯?dāng)?shù)字后加“否”字。

向上文本的帖子號(hào)排列在左邊空，與最后一個(gè)發(fā)卡行的名字在一行。

4.2.6發(fā)行人

由“發(fā)卡行”字、冒號(hào)和發(fā)卡行名稱組成，占據(jù)右邊的空字，排列在空兩行的位置，在發(fā)卡行的標(biāo)志下?！鞍l(fā)行人”一詞用3號(hào)字體，發(fā)行人名稱用3號(hào)斜體..

如果有多個(gè)發(fā)行人，發(fā)行人的名稱按照發(fā)行機(jī)構(gòu)的順序從左到右、從上到下統(tǒng)一排列。一般每行兩個(gè)名字，回去的時(shí)候和前一行第一個(gè)發(fā)卡行的名字對(duì)齊。

4.2.7版本標(biāo)題中的分割線

在出版物編號(hào)下方4毫米的中心位置，打印一條與版本中心寬度相同的紅色分隔線。

4.3.1標(biāo)題

一般在紅色分隔線空以下排成兩行，中間有一行或多行?；厝サ臅r(shí)候要有完整的意思，對(duì)稱排列，長短合適，間距合適，標(biāo)題要用梯形或菱形排列。

4.3.2主要交付權(quán)限

排列在標(biāo)題下空行的位置，在左上角，回去的時(shí)候還在左上角。最后一個(gè)組織名稱用全角冒號(hào)標(biāo)記。如主送機(jī)關(guān)名稱過多，致使正文無法在公文首頁顯示，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版次。標(biāo)記方法見7.4.2。

4.3.3主體

公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)字體寫，排在主送機(jī)構(gòu)名稱的下一行，每個(gè)自然段寫“l(fā)eft 空”，后面是頂格。在本文中，結(jié)構(gòu)的層次序數(shù)可以用“一”、“一”、“1”來標(biāo)記和(1)“依次；一般第一層用粗體標(biāo)出，第二層用斜體標(biāo)出，第三、四層用斜體標(biāo)出。

4.3.4附件描述

如果有附件，將單詞“attachment”排列在文本下的左空行，后跟全角冒號(hào)和附件名稱。如果有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件的序號(hào)(如“附件:1。XXXXX ")；附件名稱后不添加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果附件名稱較長，需要返回，則應(yīng)與上一行附件名稱的首字母對(duì)齊。

4.3.5發(fā)證機(jī)構(gòu)的簽名、書面日期和印章

由4.3.5.1蓋章的官方文件

書寫日期一般用right 空字樣排列，印章為紅色，不允許空白色印章。

單個(gè)機(jī)關(guān)書寫時(shí)，發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名應(yīng)排列在書寫日期上方的中心，印章應(yīng)正確，發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期應(yīng)壓在中心，使發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期位于印章中心的下部，印章頂部與正文(或附件說明)相距一行以內(nèi)。

在聯(lián)合行文中，發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名一般按照發(fā)文機(jī)關(guān)的順序排列在相應(yīng)的位置，印章一一對(duì)應(yīng)，正確居中，最后一個(gè)印章正確居中，寫上發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名和書寫日期。印章排列整齊，不相交或相切，每排印章兩端不得超過版心。第一排封條的頂部應(yīng)與正文(或附件說明)相距一行以內(nèi)。

4.3.5.2無章公文

單個(gè)機(jī)構(gòu)書寫時(shí)，應(yīng)在正文(或附件說明)右空行安排發(fā)證機(jī)關(guān)的簽名，在發(fā)證機(jī)關(guān)簽名下一行安排書寫日期。第一個(gè)單詞應(yīng)比簽發(fā)機(jī)構(gòu)簽署的第一個(gè)單詞向右移動(dòng)。如果書面日期比發(fā)證機(jī)關(guān)簽署的日期長，則應(yīng)將書面日期安排在右空行，并相應(yīng)增加簽發(fā)日期

聯(lián)合行文，應(yīng)當(dāng)先排列主辦機(jī)關(guān)的簽名，其他發(fā)文機(jī)關(guān)的簽名依次向下排列。

加蓋4.3.5.3發(fā)行人簽名的正式文件

單個(gè)機(jī)構(gòu)出具的正式文件加蓋簽名人簽名章時(shí)，簽名人簽名章在正文(或附錄說明)下第二行的右空處，簽名人位置標(biāo)在簽名的左空處，排列在上下中心。在簽名人簽名章下，空一行右側(cè)寫有空字樣。

聯(lián)名書寫時(shí)，應(yīng)先排列主辦機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章，其他機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章依次向下排列，并與主辦機(jī)關(guān)發(fā)行人的郵政、簽章對(duì)齊；每行只排列發(fā)行人的位置和一家機(jī)構(gòu)的簽章；發(fā)行人的郵政編碼應(yīng)當(dāng)標(biāo)明全稱。簽名章通常是紅色的。

4.3.5.4書寫日期中的數(shù)字

年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年用全稱標(biāo)注，月、日不用虛位填充(即1不用01填充)。

4.3.5.5特例描述

當(dāng)文件排版后留下的空空白不能容納印章或簽名人的簽名章和書寫日期時(shí)，可采取措施調(diào)整行距和字距。

4.3.6注釋

如果有筆記的話，“Left”空這幾個(gè)字排在寫日期的下一行括號(hào)里。

4.3.7附件

附件應(yīng)排列在另一側(cè)，在編輯前與公文正文裝訂在一起?！案郊倍趾透郊蛱?hào)排列在版心左上角第一行，頂格3號(hào)黑體。

附件的標(biāo)題在版本的第三行居中排列。附件的序號(hào)和標(biāo)題應(yīng)與附件中的描述一致。附件格式要求與正文相同。

如果附件和正文不能裝訂在一起，文件編號(hào)應(yīng)排列在附件左上角第一行的頂部，然后標(biāo)記“附件”一詞和附件序號(hào)。

版本4.4

4.4.1版注釋中的分隔線

版內(nèi)分模線與版心一樣寬，線條粗(推薦高度為0。35 mm ),以及細(xì)線(建議高度為0。25 mm)用于中間分模線。第一分隔線位于版本中第一個(gè)元素的上方，最后一條分隔線與正式文件最后一面的版本中心下邊緣重合。

4.4.2向管理局提交副本

如有授權(quán)副本，一般以4號(hào)字體排列，在發(fā)證機(jī)關(guān)和發(fā)證日期上方一行，左右各有空字樣。在“抄送”一詞后，加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，返回時(shí)與冒號(hào)后的前綴對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)記句號(hào)。

如果需要將主發(fā)送權(quán)限移動(dòng)到版本，除了將“cc”字改為“主發(fā)送”外，排列方式與cc權(quán)限相同。當(dāng)同時(shí)存在主發(fā)送機(jī)構(gòu)和抄送機(jī)構(gòu)時(shí)，主發(fā)送機(jī)構(gòu)應(yīng)位于抄送機(jī)構(gòu)上方的一條線上，兩者之間沒有分隔線。

4.4.3發(fā)證機(jī)關(guān)和發(fā)證日期

一般發(fā)行機(jī)關(guān)和發(fā)行日期用4號(hào)字體，排列在最后一條分隔線上方。發(fā)證機(jī)關(guān)為左空，發(fā)證日期為右空。年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。年要標(biāo)注全稱，月、日不要空填(即1不編號(hào)為01)，后面跟著“發(fā)出”

如果版本注釋中有其他內(nèi)容，應(yīng)使用細(xì)分隔線將其與發(fā)行機(jī)關(guān)和發(fā)行日期分開。

4.5頁碼

一般情況下，4號(hào)半幅阿拉伯?dāng)?shù)字排列在公文版下緣下方，數(shù)字的左右兩邊各放一條字線；直線距離版心下緣7mm。單頁碼為右空，雙頁碼為左空。公文前面有空白頁，無論空白頁還是頁碼都沒有編號(hào)。公文附件與正文裝訂在一起時(shí)，頁碼應(yīng)連續(xù)排列。

5.公文中的橫排形式

A4紙表格橫放時(shí)，頁碼位置與公文其他頁碼一致，單頁碼頁眉在縫邊，雙頁碼頁眉在切口邊。

6.官方文件中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字的使用

公文中計(jì)量單位的使用應(yīng)符合GB 3100、GB 3101、GB 3102(所有部分)的規(guī)定，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用應(yīng)符合GB/T 15834的規(guī)定，數(shù)字的使用應(yīng)符合GB/T 15835的規(guī)定。

7.正式文件的具體格式

7.1信函格式

發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用發(fā)證機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱，排列在中間，上沿至上沿30mm。建議使用紅色小標(biāo)宋體。聯(lián)合寫作時(shí)，使用主辦單位的logo。

在發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)志下方4 mm處打印一條紅色雙線(上粗下細(xì))，在距下頁20 mm處打印一條紅色雙線(上細(xì)下粗)，線長170 mm，居中排列。

如需標(biāo)注份數(shù)、分類、保密期限、緊急程度，則應(yīng)排列在中心上方第一條紅色雙線下，按份數(shù)、分類、保密期限、緊急程度的順序自上而下排列。第一個(gè)元素到這一行的距離是3號(hào)漢字高度的7/8。

帖號(hào)的頂格排列在版心右邊緣第一條紅色雙線的下方，與此線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

標(biāo)題排列在中間，離最后一個(gè)元素有兩行。

如果第二條紅色雙線上有一個(gè)字符，則與該行的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。第一頁不顯示頁碼。

版本記錄位于公文最后一版的底部，沒有發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期和分隔線。

7.2命令(命令)格式

發(fā)證機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)證機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“命令”兩個(gè)字組成，排列在中間，上邊緣到版心上邊緣的距離為20 mm，建議使用紅色小標(biāo)準(zhǔn)宋體。

在發(fā)證機(jī)關(guān)的標(biāo)志下，空訂單號(hào)排列在中間，在訂單號(hào)下，空文本排列成兩行。參見7。3.5.3 .為安排發(fā)行人的郵寄、簽名蓋章和書面日期。

7.3摘要格式

分鐘標(biāo)記由“XXXXX分鐘”組成，排列在中心，從編輯中心的上邊緣到上邊緣的距離為35 mm。建議使用紅色小標(biāo)宋體。

標(biāo)記與會(huì)者名單，通常用3號(hào)粗體字?！俺鱿币辉~在正文或附件說明中以空一詞排在左邊空，后跟一個(gè)全角冒號(hào)。在冒號(hào)后，公司和與會(huì)者姓名用3號(hào)斜體標(biāo)記。返回時(shí)，它們與冒號(hào)后的首字母對(duì)齊。

標(biāo)注請(qǐng)假和考勤人員列表，排列方式與考勤人員列表相同，只是“考勤”二字改為“請(qǐng)假”或“考勤”。

會(huì)議記錄的格式可根據(jù)實(shí)際情況制定。

擴(kuò)展

伸展

附件:

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