為什么對企業(yè)如此重要？

核心郵件評論員&何忠邊肖首先糾正了大家對傳統(tǒng)郵件歸檔理念的誤解，于是他做了一個圖片來比較郵件歸檔和傳統(tǒng)郵件備份的區(qū)別:

從五個角度闡述了郵件歸檔對企業(yè)的重要性:

1.企業(yè)應(yīng)該有合規(guī)性要求(如SOX法規(guī))；

向每個人添加一些知識，SOX法規(guī):

塞班島法案:

l要求上市公司保存所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和電子郵件，保存時間不少于5年。

l上市公司和注冊會計師必須保留構(gòu)成審計或評估基礎(chǔ)的電子郵件至少7年。

第17 A節(jié)(3，4):

l經(jīng)紀人或經(jīng)銷商必須保存文件或記錄3至6年，前兩年必須將這些文件放在可以立即訪問的地方。

中國國內(nèi)法規(guī):

l企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范、正式電子郵件的歸檔和管理規(guī)則

所以建議一定要借鑒國內(nèi)外的相關(guān)法律法規(guī)，尤其是上市公司，只有好處沒有壞處。

另外告訴大家，小秘密是嚴格按照塞班法案的要求設(shè)計的。

2.企業(yè)可以檢查和防止電子郵件機密泄露

如果公司某員工發(fā)現(xiàn)最近部門內(nèi)部很多數(shù)據(jù)被莫名其妙泄露，可以通過郵件審核員查看數(shù)據(jù)，快速找出罪魁禍首，如流程圖所示:

3.Coremail郵件存檔可以搜索法律支持證據(jù)

不要忽視企業(yè)的本事，可以作為法律訴訟的證據(jù)。

在法律訴訟中可以作為證據(jù)。

4.促進工作和業(yè)務(wù)的交接

場景一:之前經(jīng)營南美業(yè)務(wù)的徐已經(jīng)離職，但是還有一個很重要的客戶信息沒有移交。我們了解到客戶已經(jīng)和公司確認了訂單，所以請從11月底到12月從郵件歸檔系統(tǒng)調(diào)出他和公司之間的郵件！

場景二:自從制作部設(shè)計師小王離職后，接手的小胡對很多項目都不清楚。請將小王這半年的工作郵件發(fā)給小胡跟進。

在上述情況下，郵件審核員可以控制郵件的分發(fā)；

5.恢復(fù)被錯誤刪除的郵件

以下恢復(fù)誤刪郵件的流程圖顯示:

恢復(fù)誤刪郵件的流程圖

很多企業(yè)不太重視郵件歸檔系統(tǒng)。在你了解了郵件歸檔之后，相信你會馬上換一個維度去思考如何讓企業(yè)集成快速應(yīng)用，讓企業(yè)得到最好的保障，方便企業(yè)的運營。詳情請撥打熱線:4006833068或訪問Coremail評論員& amp；何忠官方網(wǎng)站