在上周的《薪資技巧》中，肖薪告訴你兩種制作工資條的方法。

當(dāng)天收到了很多用戶的留言。我從沒想到嬰兒會尖叫

“小工資，我學(xué)會了你的技能！但是我還是想學(xué)習(xí)發(fā)郵件群發(fā)工資條的技巧！那個(gè)技能看起來很神奇！”

發(fā)工資條是每個(gè)薪資HR每個(gè)月必須做的工作。一些企業(yè)向員工支付紙質(zhì)工資條，而另一些企業(yè)更喜歡支付電子工資條。

無論何種形式的工資條，員工收到的工資條只能顯示員工自己的工資信息?；诖?，很多薪資hr在制作工資表的時(shí)候都是大頭，制作工資表的工作量可能比制作工資表的工作量大。

但是在一個(gè)企業(yè)里，每個(gè)人的薪資項(xiàng)目都是一樣的，只是里面的數(shù)據(jù)不一樣。有沒有一個(gè)簡單的方法可以讓「大事變小」？

答案是肯定的?，F(xiàn)在我教你一個(gè)簡單的分組發(fā)工資表的方法，分組發(fā)工資表。當(dāng)然，需要批量打印工資條的也可以在本教程中找到方法。

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你需要三個(gè)工具

Excel、Word和Outlook(如果打印在紙上，Outlook不需要)。

Excel做工資表，Word做工資表模板，Outlook做群發(fā)。

教程的基本原理

A.Excel和Word“配合”在Word中顯示Excel表格的數(shù)據(jù)

B.Word和Outlook“合作”，讓Outlook通過郵件把Word的內(nèi)容發(fā)出去。

準(zhǔn)備工作

OUTLOOK配置

第一步，啟動outlook。首次啟動Outlook時(shí)，系統(tǒng)會提示您配置帳戶。我們將直接點(diǎn)擊[下一步]，如下所示:

第二步:選擇[是]-[下一步]，如下圖:

第三步，選擇電子郵件服務(wù)。這里我們選擇第一個(gè)，然后點(diǎn)擊【下一步】，就這樣:

我們通常使用企業(yè)郵箱。在這里，我們希望玩家手動配置，然后[下一步]，就像下面這樣:

然后進(jìn)入郵件設(shè)置頁面。

1.用戶信息

填寫您的姓名和電子郵件地址。

2.服務(wù)器信息

[賬戶類型]選擇默認(rèn)pop3

【收發(fā)郵件的服務(wù)器】根據(jù)我們使用的公司郵箱不同，填寫不同的收發(fā)服務(wù)器地址。我們公司使用網(wǎng)易的企業(yè)郵箱(如果不知道你的企業(yè)郵箱是誰，可以咨詢網(wǎng)管)

3.登錄信息

用戶名和密碼只需填寫我們郵箱的完整地址和密碼。

所以我在這里寫的是:

填寫完左邊的信息后，切換到[發(fā)送服務(wù)器]選項(xiàng)組，勾選“我的發(fā)送服務(wù)器需要認(rèn)證”，然后點(diǎn)擊[確定]，如下圖:

之后，我們將返回到之前的設(shè)置頁面，我們將單擊頁面右下角的[下一步]開始測試我們填寫的信息是否正確。

然后系統(tǒng)會彈出一個(gè)測試賬戶設(shè)置的對話框，顯示測試任務(wù)，如下圖:

如果填寫的信息沒有問題，測試完成后的頁面是這樣的:

如果測試失敗并提示錯(cuò)誤，請返回上一頁檢查錯(cuò)誤所在，然后再次填寫。

測試完成后，我們點(diǎn)擊上圖中的【[關(guān)閉】按鈕，完成outlook的配置。

第一步

讓W(xué)ord文檔顯示Excel表格的數(shù)據(jù)

1.制作Excel工資表，更方便導(dǎo)入word文檔

打開我們的工資單，我們用它來計(jì)算每個(gè)月的工資。有很多子項(xiàng)和各種公式，就像這樣:

但是，當(dāng)我們制作工資單時(shí)，我們不想顯示工資單中的所有項(xiàng)目。

另外，為了方便計(jì)算，原工資表中的數(shù)據(jù)是“數(shù)字”格式，數(shù)字格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入word時(shí)容易出錯(cuò)。

所以我們原來的工資表不適合作為我們word工資表的數(shù)據(jù)源。

這時(shí)候我們需要另一個(gè)表，里面包含了員工的郵件信息(發(fā)紙質(zhì)版工資表的不能用郵件信息)。標(biāo)題中的所有字段都是要在工資單中顯示的薪資項(xiàng)目，如下所示:

我把這張桌子命名為工資單。建議使用vlookup功能將原工資條的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工資條。此處不描述該功能的用法。

這里提醒大家:

將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入word時(shí)，Excel中的數(shù)字必須是[Text]格式，否則在word中顯示容易出錯(cuò)。

因此，通過vlookup功能將原工資表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工資條表后，不要忘記全選，然后將單元格格式設(shè)置為Text格式。

完成所有這些操作后，將[工資單]表保存到每個(gè)人都能輕松找到的地址。

2.編輯工資單模板的word版本

Word版的工資表模板可以自己設(shè)計(jì)，要求排版美觀，易讀。

此模板中的項(xiàng)目應(yīng)在上一步的[工資單]表中找到(word中的每個(gè)項(xiàng)目不要求與Excel中的字段完全相同)，如下所示:

3.將Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入Word模板

Excel版工資條和word版工資條模板完成后，可以開始導(dǎo)入下面的數(shù)據(jù)。這里使用郵件合并功能。

具體操作

[郵件]-[開始郵件合并]小箭頭-[郵件合并分發(fā)向?qū)。

就像這樣:

之后，郵件合并界面會出現(xiàn)在文檔的右側(cè)。我們首先選擇文件類型，信件或電子郵件。這里我們以[信]為例。

選中后，直接點(diǎn)擊下面的【下一步:開始文檔】，如下圖:

然后在操作界面會提示你設(shè)置一個(gè)字母。只需在此選擇[使用當(dāng)前文檔]，然后單擊下面的[下一步:選擇收件人]，如下所示:

然后在選擇收件人的界面中，我們選擇【使用已有列表】(因?yàn)槲覀儎傋隽恕竟べY條】表)，然后點(diǎn)擊【瀏覽】:

這時(shí)，word文檔中會彈出一個(gè)對話框，提示我們選擇數(shù)據(jù)源。我們找到剛剛保存的工資單表格，然后單擊打開:

然后，系統(tǒng)會提示我們在剛才的【工資條】表格中選擇一個(gè)插頁。在我剛剛制作的[工資單]表格中只有一個(gè)插頁，所以只需選擇[工作表1]，如下所示:

點(diǎn)擊確定后，會再次彈出對話框。這時(shí)，你會發(fā)現(xiàn)剛才工資條表中的所有數(shù)據(jù)都顯示在這個(gè)對話框中。

而且，我們可以通過【姓名】前面的勾號選擇要支付工資表的人。例如，如果某人不需要向他支付工資，我們可以刪除他姓名前面的復(fù)選標(biāo)記。

確認(rèn)所有發(fā)放工資條的人員無誤后，點(diǎn)擊【確定】。像這樣:

看我們的工資表模板文檔，還沒有變化，但是上面有一個(gè)菜單【插入合并字段】，從導(dǎo)入Excel表單前的灰色狀態(tài)變?yōu)榭牲c(diǎn)擊狀態(tài)(對比前面的截圖):

此時(shí)，我們需要將Excel版工資條表中的每個(gè)字段與word版工資條模板中的每個(gè)子項(xiàng)一一對應(yīng)。

我們把光標(biāo)移動到一個(gè)特定的位置，然后點(diǎn)擊【插入合并字段】，那么【工資條】表中的所有字段都會出來。我們可以用一個(gè)鼠標(biāo)選擇它們，就像這樣:

這時(shí)，再看看我們的文檔，開頭的冒號變成這樣:

重復(fù)前面的步驟，將光標(biāo)移到下表中“名稱”的后面，然后再次點(diǎn)擊[插入合并字段]-[名稱]；然后將光標(biāo)移到表格中“月”的后面，然后點(diǎn)擊[插入合并字段]-選擇[月]...重復(fù)此步驟，直到表格中的所有子項(xiàng)目都填滿，如下所示:

完成以上合并步驟后，點(diǎn)擊菜單欄中的預(yù)覽結(jié)果，我們會發(fā)現(xiàn)工資條表中的數(shù)據(jù)奇跡般地進(jìn)入了word，這是員工看到的最終工資條效果。

而且我們可以通過點(diǎn)擊左右箭頭預(yù)覽每個(gè)人的工資明細(xì):

第二步

生成工資單

1.批量生成工資單以供打印

在我們預(yù)覽并確認(rèn)上一步?jīng)]有問題后，單擊“完成并合并”小箭頭，選擇“編輯單個(gè)文檔”，并在彈出的對話框中選擇“全部”:

點(diǎn)擊【確定】，系統(tǒng)會自動生成并打開一個(gè)新的文檔——“信函1”。這樣就生成了Excel工資條表中每個(gè)人的Word工資條。

默認(rèn)情況下，系統(tǒng)為每個(gè)人顯示一個(gè)頁面。我們也可以調(diào)整這個(gè)文檔中的一頁來顯示兩個(gè)或更多人的信息。調(diào)整后可以打印分發(fā)！

2.發(fā)送帶有Outlook一鍵組的單一電子版工資單

如果預(yù)覽后的工資條不用于打印，而應(yīng)發(fā)送到每個(gè)員工的郵箱，則在單擊“完成并合并”時(shí)，選擇“發(fā)送電子郵件:

然后，在彈出的對話框中，[收件人]顯示Excel工資條中的所有字段，我們從下拉菜單中選擇[郵箱]。

【主題行】是我們發(fā)郵件時(shí)通常填寫的“郵件主題”。在這里，我們只是根據(jù)實(shí)際情況來填寫。對于以下發(fā)送記錄，選擇[全部]:

確認(rèn)后，點(diǎn)擊[確定]。這時(shí)，我們勤勞的Outlook開始默默為我們發(fā)郵件。打開Outlook，查看發(fā)送的列表。同事們收到了自己的工資單:

最后，保存我們的Word工資單模板，以備下次發(fā)工資時(shí)使用。

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有的同學(xué)可能會說這么多步驟這么復(fù)雜！不過這些步驟只是第一次操作稍微復(fù)雜一點(diǎn)，下個(gè)月發(fā)工資條的時(shí)候就不需要那么復(fù)雜了。

以下是如何支付第二張工資單:

1.在之前保存的Excel中查找并打開工資條，將本月原始工資條的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到工資條中。別忘了這個(gè)月的人員增減，最后數(shù)字格式要設(shè)置為[Text]。

注意:不建議為新的月份創(chuàng)建Excel版本的工資單。就用上個(gè)月的表格，更新里面的數(shù)據(jù)。因?yàn)榇吮碇挥糜诎l(fā)放工資表，所以我們有月薪數(shù)據(jù)的原始工資表。

2.打開我們上個(gè)月保存的Word工資單模板。

打開后會彈出如下對話框，我們直接選擇是:

在這一點(diǎn)上，我們發(fā)現(xiàn)一旦模板被打開，工資數(shù)據(jù)已經(jīng)被導(dǎo)入到文檔中。

因?yàn)槲覀冊谏弦徊竭x擇【是】的時(shí)候，word自己調(diào)用了我們更新的Excel版本的【工資條】，所以我們不需要像第一次那樣完成合并，這也是為什么在上一步，我們建議你直接使用第一次保存的Excel版本的【工資條】，而不是新建一個(gè)。因?yàn)閯?chuàng)建新的Excel意味著我們必須再次執(zhí)行合并步驟:

當(dāng)我們打開word文檔的時(shí)候，已經(jīng)完成了合并和數(shù)據(jù)從Excel到Word的過程。

接下來，我們需要做的是批量生成并打印Word工資表，或者Outlook發(fā)送電子工資表:

我們直接點(diǎn)擊[電子郵件]-[完成并合并]，選擇[編輯單個(gè)文檔]或[發(fā)送電子郵件]。其余步驟與上述步驟相同:

……怎樣？是不是容易很多？你學(xué)會了嗎？

-結(jié)束-

"

是空

記得逗我

"

人們漂浮在河流和湖泊中

不掌握幾個(gè)“絕活”

只有天天加班的惡業(yè)

嬰兒

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