企業(yè)的成長離不開嚴格的行政管理制度。以下是一個企業(yè)行政管理系統(tǒng)的模型。如果想更清晰的管理企業(yè)，可以參考下面的模型。

第1條總則

1.為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，規(guī)范和制度化各項管理，提高工作效率，特制定本規(guī)定。

2.本規(guī)定所稱行政事務包括檔案管理、印章管理、公文印刷管理、辦公及勞保用品管理、倉庫管理、報刊及郵政管理等。

第二條檔案管理

1.備案范圍:

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計數據、科技、財務審計、勞動工資、經營狀況、人事檔案、會議紀要、決議、決定、聘書、協議、合同、項目計劃、通知、通知等具有參考價值的文件。

2.檔案管理部門應指定專人負責，明確職責，確保原始資料和文件的完整和完整，確保涉密檔案的安全。

3.借閱和獲取文件:

(1)總經理、副總經理、總經理辦公室主任可通過檔案管理員借閱非涉密檔案，直接歸檔；

(2)公司其他人員需要借閱檔案時，應經主管副總經理批準，并辦理借閱手續(xù)。

借閱檔案必須愛護、保持整潔、涂改、安全和保密，不得擅自重印、復制、轉借或丟失。如需摘抄復制工作，所有涉密文件必須經總經理批準后方可摘抄復制；一般的內部檔案，要經過總經理室主任批準后才能提取復制。

4.銷毀檔案:

(1)任何組織和個人無權私自銷毀公司檔案；

(2)按規(guī)定需要銷毀的，所有涉密文件必須經總經理批準后方可銷毀；一般內部檔案要經過公司辦公室主任批準后才能銷毀。

(3)已批準銷毀的公司檔案。檔案人員應認真填寫和準備銷毀清單，并有專人監(jiān)督銷毀。

第三條印章管理

1.公司印章由總經理辦公室主任保管。

2.公司印章的使用必須經主管副總經理簽字批準后，印章經理方可蓋章，違反本規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。

3.公司對外發(fā)布的所有介紹信、指示及任何官方文件，凡需加蓋印章的，均應統(tǒng)一編號，并登記備查和存檔。

4.一般不允許公司出具空白色介紹信和證明。因工作需要或其他特殊情況確需開啟工具的，必須經主管副總經理簽字批準。當你帶著空的白色介紹信下班回來，一定要向公司匯報介紹信的用途，并把沒用過的信退回。

5.批準人應對蓋章后的任何意外情況負責。

第四條公文印刷管理

1.總經理辦公室負責打印公司的正式文件。

2.各部門、辦公室打印的公文或其他材料，必須由部門負責人簽字，并提交計算機部門打印。

3.所有打印的正式文件和公司各部門辦公室的文件必須一式三份，并提交總經理辦公室備案。

第五條辦公及勞保用品管理

1.購買和分發(fā)辦公用品:

(1)每月月底前，各部門負責人將制定本部門所需的辦公用品計劃，提交總經理辦公室；

(2)總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃和預算，經主管副總經理批準后負責采購辦公用品，并根據實際工作需要有計劃地分配到各部門、辦公室，由部門、辦公室主任簽字認領。

(3)除正常發(fā)放的辦公用品外，如需其他用品，須經總經理辦公室主任批準后方可領??；

(4)辦公室負責根據部室負責人提供的清單和用品清單，為新聘人員配備辦公用品，保證新聘人員正常工作；

(5)負責采購和發(fā)放辦公用品的人員應保證辦公用品齊全、品種正確、數量多、儲存合理、費用適當、保管好；

(6)負責采購和發(fā)放辦公用品的人員應建立賬簿，辦理入庫和出庫手續(xù)。出站必須由收件人簽名；

(7)辦公用品的管理必須文明、整潔，注意安全、防火、防盜，嚴格遵守規(guī)章制度，非工作人員不準進入倉庫。

2.勞保用品采購與配送:

勞保用品的發(fā)放由總經理辦公室根據各部門、辦公室的實際工作需要統(tǒng)一采購發(fā)放。

第六條倉庫管理

1.倉庫物資的儲存必須根據分類、品種、規(guī)格和型號分別建立臺帳卡。

2.采購人員采購的貨物必須附有證明和收據。收貨時，應面對面清點數量，并檢查包裝的完整性。如果發(fā)現短缺或損壞，應立即打開包裝并清點數量。如發(fā)現實物與倉單數量規(guī)格不符，保管員應向發(fā)貨人提出，并通知相關責任人。

3.材料入庫后，應每日填寫帳卡。

4.嚴格執(zhí)行入庫手續(xù)，出庫材料必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后才能發(fā)貨。

5.倉庫材料一般不允許出庫。特殊情況下，必須經總經理或副總經理批準。

6.嚴格管理計費數據。所有賬冊、票據填寫應整齊、清晰、準確，不得隨意涂改。

7.倉庫內嚴禁吸煙，無關人員禁止進入。倉庫必須配備消防設施，防止火災、盜竊和受潮。

第七條的報紙和郵政管理

1.報社管理人員應根據公司要求，每半年制定訂閱報刊的計劃和預算，并負責辦理相關訂閱手續(xù)。

2.報刊管理人員負責每天對報刊進行檢索處理、分類登記，并分別發(fā)送給相關部門。經相關部門處理后，一周內退回辦公室，由報社管理人員統(tǒng)一保管歸檔。

3.任何人不得隨意將報紙用于其他目的。如需辦理，須經總經理室主任批準。

第八條補充規(guī)定

1.公司辦公室負責向所有部門和辦公室發(fā)送信件和郵件。

(1)私人信件應自費送到辦公室或送到郵局；

(2)所有公函、郵件不得加封，由調度員登記，統(tǒng)一加封后發(fā)送；

(3)控制各種掛號信。凡因公需要登記的，必須經各部門辦公室主任批準，總經理辦公室登記后方可上崗。

2.隨著公司的發(fā)展，如有本規(guī)定未盡事宜或部分條款不適應工作需要，各部門可向總經理辦公室提出修改意見，經研究后報總經理批準。

3.本規(guī)定解釋權屬于總經理辦公室。

4.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

行政辦公室提示:

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