欄位是一組程式碼，可引導(dǎo)Word自動(dòng)將文字、圖形、頁(yè)碼或其他資訊插入文件中。在修改Word文檔的合成過(guò)程中，某些內(nèi)容(如頁(yè)碼、打印日期、目錄和總行數(shù))需要不斷更改，Word為這些自動(dòng)化功能設(shè)置了域。

域和Excel公式差不多，我們平時(shí)看到的都是公式的運(yùn)算結(jié)果，也就是字段代碼的運(yùn)算結(jié)果。功能變數(shù)碼可以使用快速鍵切換顯示。識(shí)別字段的一種簡(jiǎn)單方法是：字段具有陰影，單擊時(shí)會(huì)顯示默認(rèn)陰影，單擊內(nèi)容時(shí)會(huì)顯示灰度，則該內(nèi)容是域。

頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)計(jì)工具中的按鈕具有插入頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)、日期、時(shí)間等功能。實(shí)際上，這些功能會(huì)通過(guò)插入字段自動(dòng)更改。插入頁(yè)碼時(shí)，頁(yè)碼字段{ page }，插入頁(yè)碼對(duì)應(yīng)的頁(yè)面字段{ number }，插入日期為日期字段{日期}，插入時(shí)間為時(shí)間字段{時(shí)間}。

1什么是域

有些不知道字段是什么的用戶似乎直接或間接使用字段，例如，在文檔中插入日期、頁(yè)碼、目錄和索引期間，無(wú)法識(shí)別字段是否自動(dòng)插入到文檔中，或者進(jìn)程中包含字段。例如，如果在文檔中插入“日期和時(shí)間”，請(qǐng)選擇格式，然后單擊“確定”，系統(tǒng)的當(dāng)前日期和時(shí)間文本將以選定格式插入，但不會(huì)插入字段。如果在“日期和時(shí)間”對(duì)話框中選擇了“自動(dòng)更新”，請(qǐng)按下圖所示的“確定”.

將以選定的格式插入日期和時(shí)間字段。兩個(gè)操作后顯示的結(jié)果相同，但文本不再更改，字段可以更新，插入的日期和時(shí)間將根據(jù)系統(tǒng)的日期時(shí)間自動(dòng)更新。單擊“日期時(shí)間”字段時(shí)，字段將以灰色陰影高亮顯示。

那么什么是字段，域在文檔中起什么作用？

Word描述的字段是文檔中可以更改的數(shù)據(jù)，或者是將信封和標(biāo)簽應(yīng)用于郵件合并文檔的占位符?？梢愿牡臄?shù)據(jù)包括目錄、索引、頁(yè)碼、打印日期、存儲(chǔ)日期、編輯時(shí)間、作者、文件命名、文件大小、字符總數(shù)、總行數(shù)和總頁(yè)數(shù)。在郵件合并文檔中，收件人單位、姓名、職稱等(通過(guò)數(shù)據(jù)源連接)。

事實(shí)上，可以這樣理解字段。字段與程序代碼相同，文檔中顯示的內(nèi)容是字段代碼執(zhí)行的結(jié)果。例如，如果在文檔的頁(yè)腳位置插入頁(yè)碼，則文檔將自動(dòng)顯示每個(gè)頁(yè)面的頁(yè)碼。假設(shè)當(dāng)前位置在文檔的第一頁(yè)上，頁(yè)碼顯示為“1”，頁(yè)碼被選中，頁(yè)碼以灰色陰影顯示，按“shift”“F9”，頁(yè)碼顯示為“{{PAGE}}”，然后按“shift”。我們看到的每個(gè)頁(yè)碼實(shí)際上是字段代碼“{ page }”的執(zhí)行結(jié)果?！皊hift”“F9”是顯示字段代碼和字段結(jié)果的切換開關(guān)。上面插入的日期可以用{DATE \@ 'M/d/yyyy'}表示

大多數(shù)域都可以更新。如果域的信息來(lái)源發(fā)生了變化，則可以更新域以顯示最新信息。這將成為動(dòng)態(tài)信息容器，而不是內(nèi)容不變的靜態(tài)文檔。您可以格式化欄位，并將字型、段落和其他格式設(shè)定套用至欄位結(jié)果，以合并到文件中。您還可以鎖定域、斷開與信息源的鏈接、轉(zhuǎn)換為不變的永久內(nèi)容，當(dāng)然還可以解鎖域。

字段使您可以自動(dòng)執(zhí)行任務(wù)，而無(wú)需手動(dòng)干預(yù)，例如文檔頁(yè)碼和總頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)。請(qǐng)以其他格式插入和更新日期和時(shí)間。通過(guò)鏈接和引用將其他文檔插入到活動(dòng)文檔中。目錄、關(guān)鍵詞索引、圖表目錄的自動(dòng)編制；自動(dòng)合并和打印郵件，制作標(biāo)準(zhǔn)格式分?jǐn)?shù)，在漢字中添加拼音等。

2域配置

域代碼通常由三部分組成：域名、域參數(shù)和域交換機(jī)。字段代碼包含在一對(duì)花括號(hào)“{}”中，“{}”稱為域特性字符。特別是，不能直接輸入字段特性文字，必須按快捷鍵“ctrl”“F9”。

例如，如果在文檔中插入日期和時(shí)間(如上圖所示)，則時(shí)間字段將自動(dòng)插入到文檔中，單擊文檔中顯示的日期，然后按“shift”“F9”鍵查看字段代碼，日期內(nèi)容將顯示為{ TIME \ @”yyyy/M/d M/

字段代碼的一般格式為{域名[域交換機(jī)] [域參數(shù)]}。其中方括號(hào)內(nèi)的部分是可選的。字段代碼不區(qū)分大小寫。

2.1域名

域名是域代碼的關(guān)鍵字，是必需的。域名表示域代碼的執(zhí)行內(nèi)容。Word提供70多個(gè)域名，其他域名不能被Word識(shí)別，Word嘗試將域名解釋為書簽。

例如，字段代碼“{AUTHOR}”和AUTHOR是域名，字段結(jié)果是文檔作者的姓名。

2.2域參數(shù)

域參數(shù)是域名的附加說(shuō)明。

例如，域代碼“{ DOCPROPERTY company \ * merge format }”、域名DOCPROPERTY和doc property域用于插入指定的26個(gè)文檔屬性之一，必須通過(guò)參數(shù)指定。代碼中的“Company”是DOCPROPERTY字段的參數(shù)，用于在文檔屬性中指定作者單位。假設(shè)文檔的屬性如下圖所示，相應(yīng)字段代碼的域結(jié)果將顯示為“地球未名村組”。(offi)

ce按鈕→準(zhǔn)備→屬性→高級(jí)屬性→摘要）

2.3 域開關(guān)

域開關(guān)是特殊的指令，在域中可引發(fā)特定的操作。域開關(guān)通?？梢宰屚粋€(gè)域出現(xiàn)不同的域結(jié)果。域通常有一個(gè)或多個(gè)可選的開關(guān)，開關(guān)與開關(guān)之間使用空格進(jìn)行分隔。

域開關(guān)和域參數(shù)的順序有時(shí)是有關(guān)系的，但并不總是這樣。一般開關(guān)對(duì)整個(gè)域的影響會(huì)優(yōu)先于任何參數(shù)。影響具體參數(shù)的開關(guān)通常會(huì)立即出現(xiàn)在它們影響的參數(shù)后面。

三種類型的普通開關(guān)可用于許多不同的域并影響域的顯示結(jié)果，它們分別是文本格式開關(guān)、數(shù)字格式開關(guān)和日期格式開關(guān)，這三種類型域開關(guān)使用的語(yǔ)法分別由“\*”、“\?！焙汀癨@”開頭。

一些開關(guān)還可以組合起來(lái)使用，開關(guān)和開關(guān)之間用空格進(jìn)行分隔。例如，域代碼“｛AUTHOR\*Upper｝”，“\*Upper”是域開關(guān)，表示將域結(jié)果以大寫字母格式顯示。該域結(jié)果是用大寫字母顯示的文檔作者姓名，以上圖所示的文檔屬性而言，域結(jié)果為“LISA”。

2.4 域的分類

Word 2010提供了9大類共73個(gè)域。

2.4.1 編號(hào)

編號(hào)域用于在文檔中插入不同類型的編號(hào)：

2.4.2.等式和公式

等式和公式域用于執(zhí)行計(jì)算、操作字符、構(gòu)建等式和顯示符號(hào)，共有4個(gè)域：

word中插入的表格的簡(jiǎn)單計(jì)算就是使用等式和公式域來(lái)完成的。

2.4.3.鏈接和引用

鏈接和引用域用于將外部文件與當(dāng)前文檔鏈接起來(lái)，或?qū)?dāng)前文檔的一部分與另一部分鏈接起來(lái)，共有11個(gè)域：

2.4.4.日期和時(shí)間

在“日期和時(shí)間”類別下有6個(gè)域：

2.4.5.索引和目錄

索引和目錄域用于創(chuàng)建和維護(hù)目錄、索引和引文目錄，共有7個(gè)域：

2.4.6.文檔信息

文檔信息域?qū)?yīng)于文件屬性的“摘要”選項(xiàng)卡上的內(nèi)容，共有14個(gè)域：

2.4.7.文檔自動(dòng)化

大多數(shù)文檔自動(dòng)化域用于構(gòu)建自動(dòng)化的格式，該域可以執(zhí)行一些邏輯操作并允許用戶運(yùn)行宏、為打印機(jī)發(fā)送特殊指令轉(zhuǎn)到書簽。它提供6種域：

2.4.8.用戶信息

用戶信息域?qū)?yīng)于“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“用戶信息”選項(xiàng)卡，有3個(gè)域：

2.4.9.郵件合并

郵件合并域用于在合并“郵件”對(duì)話框中選擇“開始郵件合并”后出現(xiàn)的文檔類型以構(gòu)建郵件。郵件合并”類別下包含14個(gè)域：

3 域的操作

域操作包括域的插入、編輯、刪除、更新、鎖定等。

3.1　插入域

有時(shí)，域會(huì)作為其他操作的一部分自動(dòng)插入文檔，如前面談到的插入“頁(yè)碼”和插入“日期和時(shí)間”操作都能自動(dòng)在文檔中插入Page域和Time域。如果明確要在文檔中插入一個(gè)域，可以通過(guò)“插入”選項(xiàng)卡，在“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框中選擇需要插入的域。如果你對(duì)域代碼十分熟悉，也可以通過(guò)快捷鍵“Ctrl”＋“F9”產(chǎn)生域特征符后輸入域代碼。

3.1.1 菜單操作

光標(biāo)移到文檔尾部，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框請(qǐng)選擇域：“類別”下拉框中選擇“日期和時(shí)間”、域名選擇“Time”，選擇日期格式。我們觀察到日期格式中沒(méi)有年月日和時(shí)分秒同時(shí)顯示的格式，因此還必須重復(fù)一次上述操作，再插入一次以時(shí)分秒格式顯示的時(shí)間。

提示：在“域”對(duì)話框中單擊“域代碼”，會(huì)在對(duì)話框中右上角顯示域代碼和域代碼格式?？梢栽谟虼a編輯框更改域代碼，我們可以借助域代碼顯示來(lái)熟悉域代碼中域參數(shù)、域開關(guān)的用法。

3.1.2.鍵盤操作

光標(biāo)移到文檔尾部，按下“Ctrl”＋“F9”，在域特征符大括號(hào)中輸入TIME \@ "yyyy '年' M '月' d '日' h '時(shí)' m '分' s '秒'"，再按下“F9”鍵，可以看到域代碼顯示的結(jié)果。我們發(fā)現(xiàn)，如果對(duì)域代碼十分熟悉，運(yùn)用鍵盤操作更加靈活有效。

提示：鍵盤操作輸入域代碼后不直接顯示為域結(jié)果，必須更新域后才能顯示域結(jié)果。

3.2　編輯域

在文檔中插入域后，可以進(jìn)一步修改域代碼，也可以對(duì)域格式進(jìn)行設(shè)置。

3.2.1.顯示或隱藏域代碼

單擊“文件”→“選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框下“高級(jí)”選項(xiàng)卡?？梢钥吹絎ord默認(rèn)將“域底紋”設(shè)置為“選取時(shí)顯示”。這意味著當(dāng)文檔中包含域時(shí)，沒(méi)必要知道它，除非選取它并試圖修改時(shí)，底紋才顯示?！斑x取時(shí)顯示”選項(xiàng)在文檔美觀和獲取信息之間達(dá)到平衡，當(dāng)然也可以設(shè)置為“不顯示”或“始終顯示”域底紋。

“高級(jí)”選項(xiàng)卡還可以對(duì)“域代碼”是否顯示進(jìn)行設(shè)置。如果沒(méi)有選擇顯示域代碼，那么對(duì)域進(jìn)行更新后會(huì)立即顯示域結(jié)果。如果選擇顯示域代碼，會(huì)使所有的域都顯示為域代碼。

如果只想查看當(dāng)前域的域代碼，可以選擇域，通過(guò)快捷菜單“切換域代碼”或快捷鍵“Shift”＋“F9”，切換域的顯示為域代碼。

3.2.2.修改域代碼

修改域的設(shè)置或域代碼，可以在“域”對(duì)話框中操作，也可以直接在文檔的域代碼中進(jìn)行編輯。

（1）右擊域，單擊“編輯域”，打開“域”對(duì)話框，重新設(shè)置域。

（2）選擇域，切換域結(jié)果為域代碼，直接對(duì)域代碼進(jìn)行編輯。

3.2.3.設(shè)置域格式

域可以被格式化。可以將字體、段落和其他格式應(yīng)用于域，使它融合在文檔中。

在使用“域”對(duì)話框插入域時(shí)，許多域都有“更新時(shí)保留原有格式”選項(xiàng)，一旦選中，那么域代碼中自動(dòng)加上“\*MERGEFORMAT”域開關(guān)。這個(gè)開關(guān)會(huì)讓W(xué)ord保留任何已應(yīng)用于域的格式，以便在以后更新域時(shí)保持域的原有格式。

例：有一段文本“Inside every story ， there is abeautiful journey.”需要在文檔其他地方多次引用，怎樣操作使得引用的內(nèi)容永遠(yuǎn)保持與該文本內(nèi)容一致？

步驟1：將被引用的文本定義為書簽。選中文本“Inside everystory，there is a beautiful journey.”，在“插入”選項(xiàng)卡的“鏈接”組中單擊“書簽”，打開“書簽”對(duì)話框，設(shè)置書簽名為“adv”，單擊“添加”。

步驟2：在需要引用文本的地方，插入Ref域引用書簽的文字。在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框請(qǐng)選擇域：“類別”下拉框中選擇“鏈接和引用”、域名選擇“Ref”、“adv”書簽名稱，選擇“更新時(shí)保留原有格式”。

域結(jié)果為： “Inside every story ， there is a beautiful journey.”

對(duì)應(yīng)的域代碼為：“｛REFadv\*MERGEFORMAT｝”。

如果把域格式設(shè)置為斜體格式，而把書簽標(biāo)記的文本更改為粗體格式，那么，更新域后域結(jié)果為：“Inside every story，there isa beautiful journey.”，也就是說(shuō)在更新時(shí)保留了域自己的格式。如果在插入Ref域時(shí)沒(méi)有選擇“更新時(shí)保留原有格式”，對(duì)應(yīng)的域代碼為“｛REF adv｝”，即少了“\*MERGEFORMAT”域開關(guān)，那么，更新域后域結(jié)果為：“Inside every story，there is abeautiful journey.”，更新時(shí)域的格式?jīng)]有保留，與書簽的保持一致。

提示：域格式設(shè)置后，域代碼會(huì)自動(dòng)加上“\*MERGEFORMAT”域開關(guān)，如果不想更新時(shí)保留域自己的格式而與書簽格式保持一致，必須手動(dòng)修改域代碼，刪除“\* MERGEFORMAT”域開關(guān)。

3.2.4.刪除域

與刪除其他對(duì)象一樣刪除域。先選取要?jiǎng)h除的域，按“Delete”鍵或“Backspace”鍵。

3.3　更新域

顯示域結(jié)果。在域的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化后也需要手動(dòng)更新域后才能顯示最新的域結(jié)果。

3.3.1.打印時(shí)更新域

單擊“文件”→“選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框下“顯示”選項(xiàng)卡，選中“打印前更新域”復(fù)選框。這樣在文檔輸出時(shí)會(huì)自動(dòng)更新文檔中所有的域結(jié)果。

3.3.2.手動(dòng)更新域

選擇要更新的域或包含所有要更新域的文本塊，通過(guò)快捷菜單“更新域”或快捷鍵“F9”手動(dòng)更新域。

提示：有時(shí)更新域后，域顯示為域代碼，必須切換域代碼后才可以看到更新后的域結(jié)果。

4　域的快捷鍵操作

域的快捷鍵操作都是含有“F9”或“F11”的組合鍵，運(yùn)用快捷鍵使域的操作更簡(jiǎn)單、更快捷。域鍵盤快捷鍵和作用總覽見表3-10。

5 表格與公式

Word 2010的表格通過(guò)內(nèi)置的函數(shù)功能，并參照Excel的表格模式提供了強(qiáng)大的計(jì)算功能，可以幫助用戶完成常用的數(shù)學(xué)計(jì)算，包括加、減、乘、除以及求和、求平均值等常見運(yùn)算。

如果需運(yùn)算的內(nèi)容恰好位于最右側(cè)或是最底部，可以通過(guò)簡(jiǎn)單函數(shù)完成運(yùn)算。

Word是以域的形式將結(jié)果插入選定單元格進(jìn)行計(jì)算的。

例：求總分和平均分。

操作步驟如下。

步驟1：將光標(biāo)置于要放置求和結(jié)果的單元格中。

步驟2：?jiǎn)螕簟安季帧边x項(xiàng)卡下的“數(shù)據(jù)”組中的“公式”按鈕，打開“公式”對(duì)話框。

步驟3：選定的單元格位于一列數(shù)值的最右邊，直接采用公式＝SUM（LEFT）即可。公式中括號(hào)內(nèi)的參數(shù)包括4個(gè)，分別是左側(cè)（LEFT）、右側(cè)（RIGHT）、上面（ABOVE）和下面（BELOW），可以根據(jù)不同情況進(jìn)行選擇。在“編號(hào)格式”框中選擇數(shù)字的格式，如要以兩位小數(shù)顯示數(shù)據(jù)，請(qǐng)選擇“0.00”。

注意： 如果單元格中顯示的是大括號(hào)和代碼（ 例如｛ ＝SUM（LEFT）｝）而不是實(shí)際的求和結(jié)果，則表明Word正在顯示域代碼。要顯示域代碼的計(jì)算結(jié)果，請(qǐng)按“Shift”＋“F9”組合鍵切換。

如果該行或列中含有空單元格，則Word將不對(duì)這一整行或整列進(jìn)行累加。要對(duì)整行或整列求和，請(qǐng)?jiān)诿總€(gè)空單元格中輸入零值。在很多情況下要參加計(jì)算的數(shù)據(jù)并不都是連續(xù)排列在某一行（或列）中，這時(shí)進(jìn)行運(yùn)算就需要進(jìn)行單元格的引用。在表格中執(zhí)行計(jì)算時(shí)，可用A1、A2、B1、B2的形式引用表格單元格，其中字母表示“列”，數(shù)字表示“行”，方式與Excel相同。

需注意的是，Word是以域的形式將結(jié)果插入選定單元格的。如果更改了引用單元格中的值，請(qǐng)選定該域，然后按“F9”鍵，即可更新計(jì)算結(jié)果。

Word表格的計(jì)算只是一些簡(jiǎn)單的計(jì)算，可以考慮使用Excel來(lái)執(zhí)行復(fù)雜的計(jì)算。

6 常用域與應(yīng)用

Word 2010支持的域多達(dá)73個(gè)，以下結(jié)合一些應(yīng)用實(shí)例介紹部分常用域的應(yīng)用。

【例1】　

在論文的最后一段自動(dòng)提取文檔相關(guān)信息并進(jìn)行描述。內(nèi)容如下：

本文由***撰寫，文件名為***，共計(jì)***字***頁(yè)。

提示： 在這個(gè)例子中， 4 處文檔信息依次可以通過(guò)Author 、Filename、Num Words和Num Pages域結(jié)果實(shí)現(xiàn)。

操作方法：先在文檔中輸入“本文由｛Author｝撰寫，文件名為｛Filename｝，共計(jì)｛Num Words｝字｛Num Pages｝頁(yè)?！?，再選中這段文字，按“F9”。

提示：通過(guò)“域”對(duì)話框可以選擇這些文檔信息域的顯示格式。

【例2】　

為某文檔正文中的所有實(shí)例編制目錄。

文檔任何位置可以插入可被Word收集為目錄的文字，輔助制作目錄內(nèi)容。

操作方法。

步驟1：將光標(biāo)定位于要列入目錄第一個(gè)應(yīng)用實(shí)例內(nèi)容前，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框請(qǐng)選擇域：“類別”下拉框中選擇“索引和目錄”、域名選擇“TC”、文字項(xiàng)輸入“應(yīng)用實(shí)例1”；再依此操作將光標(biāo)分別定位于要列入目錄的第二個(gè)、第三個(gè)……和最后一個(gè)應(yīng)用實(shí)例內(nèi)容前，通過(guò)插入TC域逐個(gè)標(biāo)記目錄項(xiàng)。

步驟2：將光標(biāo)定位在要建立實(shí)例目錄的位置，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框請(qǐng)選擇域：“類別”下拉框中選擇“索引和目錄”、域名選擇“TOC”域名，單擊“目錄”按鈕。在打開的“目錄”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，對(duì)目錄選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置只選中“目錄項(xiàng)域”，單擊“確定”按鈕。插入TOC域完成后，域結(jié)果顯示為以標(biāo)記目錄項(xiàng)編制的目錄。即可建立目錄。

提示：TC域會(huì)被格式化為隱藏文字，而且不會(huì)在文檔中顯示域結(jié)果。如果要查看TC域，單擊“開始”選項(xiàng)卡“段落”組中的“顯示/隱藏”按鈕。

【例3】

設(shè)置文檔的奇偶頁(yè)眉，奇數(shù)頁(yè)眉內(nèi)容為文檔所在的章標(biāo)題內(nèi)容、偶數(shù)頁(yè)眉設(shè)置為節(jié)標(biāo)題內(nèi)容（假設(shè)已將章標(biāo)題樣式設(shè)置為“標(biāo)題1”、節(jié)標(biāo)題樣式設(shè)置為“標(biāo)題2”）。

提示：本例中將用到Style Ref域，用于插入具有指定樣式的文本。將Style Ref域插入頁(yè)眉或頁(yè)腳，則每頁(yè)都顯示出當(dāng)前頁(yè)上具有指定樣式的第一處或最后一處文本。

操作方法。

步驟1：光標(biāo)定位到奇數(shù)頁(yè)眉。在“插入”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”組中單擊“頁(yè)眉”→“編輯頁(yè)眉”。

步驟2：插入Style Ref域。在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對(duì)話框請(qǐng)選擇域：“類別”下拉框中選擇“鏈接和引用”、域名選擇“Style Ref”、樣式名選擇“標(biāo)題1”。頁(yè)眉中域結(jié)果為本頁(yè)中第一個(gè)具有“標(biāo)題1”樣式的文本，這樣所有奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉都自動(dòng)提取顯示當(dāng)前章標(biāo)題內(nèi)容。

步驟3：將光標(biāo)移到偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉上，重復(fù)一次步驟2的操作，樣式名選擇“標(biāo)題2”。

步驟4：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉和頁(yè)腳工具”選項(xiàng)卡下的“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳”，退出頁(yè)眉編輯。

提示：Style Ref域僅提取指定樣式的文字，如果章或節(jié)的編號(hào)是自動(dòng)編號(hào)，那么章或的編號(hào)不會(huì)被提取出來(lái)。這種情況下，可以插入兩個(gè)Style Ref域?qū)崿F(xiàn)，一個(gè)提取該樣式節(jié)段落編號(hào)，插入Style Ref域時(shí)域選中“插入段落編號(hào)”復(fù)選框，再操作一次，插入Style Ref域提取該樣式的文字。

【例4】　

根據(jù)數(shù)據(jù)源完成“活動(dòng)通知”文檔。

本例運(yùn)用MERGEFIELD域。MERGEFIELD域是特殊的Word域，與數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)域?qū)?yīng)。先要?jiǎng)?chuàng)建主文檔并使之與數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)，然后在主文檔中插入MERGEFIELD域與數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)域?qū)?yīng)。在郵件合并主文檔中將數(shù)據(jù)域名顯示在“枟枠”形的合并字符之中。當(dāng)主文檔與所選數(shù)據(jù)源合并后，MERGEFIELD域結(jié)果為指定數(shù)據(jù)域的信息。

操作方法如下。

步驟1：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以是Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Excel文件、Word 文檔等多種格式。以下以Excel文件為例， “ 課題組活動(dòng)安排.xlsx”記錄了課題組相關(guān)信息，將作為活動(dòng)通知主文檔的數(shù)據(jù)源。

姓名	稱謂	安排
周伯通	教授	主掛會(huì)議
黃鶯	老師	擔(dān)任會(huì)議記錄
郭靖	副教授	做項(xiàng)目需求分析報(bào)告
楊過(guò)	工程師	做數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)報(bào)告
張三	同學(xué)	參與項(xiàng)目討論
李三	同學(xué)	參與項(xiàng)目討論

步驟2：創(chuàng)建主文檔。設(shè)計(jì)活動(dòng)通知的內(nèi)容的樣式，并預(yù)留與被通知人有關(guān)信息的占位符。

【姓名】【稱謂】：

茲定于2021年2月10日下午在實(shí)驗(yàn)樓3-N317舉行“農(nóng)產(chǎn)品安全認(rèn)證與追溯系統(tǒng)”項(xiàng)目研討會(huì)。請(qǐng)您準(zhǔn)時(shí)出席并【安排】。

NAZ課題組

2012年2月6日

步驟3：主文檔與數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“開始郵件合并”組單擊“選擇收件人”→“使用現(xiàn)有列表”，在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇“課題組活動(dòng)安排.xlsx”文件。接著在“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表。（注意一個(gè)word文檔一個(gè)excel工作簿只能是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系）

步驟4：在主文檔中依次插入MERGEFIELD域。先選擇主文檔中的“【姓名】”，打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組中單擊郵件合并工具欄的“插入合并域”→“姓名”，將“姓名”數(shù)據(jù)域插入并替代主文檔中的【姓名】占位符。

重復(fù)以上操作，依次將“稱謂”和“安排”數(shù)據(jù)域分別插入并替代主文檔中的【稱謂】和【安排】占位符。

步驟5：預(yù)覽結(jié)果。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“預(yù)覽結(jié)果”組中先單擊“預(yù)覽結(jié)果”，再單擊查看記錄按鈕，MERGEFIELD域?qū)@示各記錄對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)域的數(shù)據(jù)。

步驟6：合并到Word文檔。主文檔并不是最終的通知書文檔，對(duì)預(yù)覽結(jié)果滿意后，可以合并生成通知書文檔。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“完成”組中單擊“完成并合并”→“編輯單個(gè)文檔”，在“合并到新文檔”對(duì)話框中選擇要合并的記錄范圍后單擊“確定”，合并后的文檔包含對(duì)所有合并記錄所建立通知。將合并后的文檔保存為活動(dòng)通知文檔。

【例5】

畢業(yè)論文進(jìn)行了預(yù)答辯，根據(jù)答辯成績(jī)，班主任要為每個(gè)學(xué)生發(fā)送一封電子郵件反饋預(yù)答辯結(jié)果。對(duì)于預(yù)答辯成績(jī)?cè)?0分以下的將判定為不合格，要求學(xué)生必須根據(jù)答辯時(shí)提出的意見進(jìn)行整改；其他學(xué)生則要求盡快完善論文格式，按指定時(shí)間進(jìn)行正式答辯。學(xué)生的答辯成績(jī)已記錄在“預(yù)答辯成績(jī).xlsx”文件的Sheet1工作表中。

姓名	預(yù)答辯成績(jī)	email
張三	80	za@163.com
李四	70	ls@164.com
王五	50	ww@165.com
趙六	85	zl@166.com
錢七	40	qq@167.com
孫八	90	sb@168.com

本例除了要運(yùn)用MERGEFIELD域外，還要用到If域進(jìn)行文件合并。If域會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)比較結(jié)果在郵件合并時(shí)填入不同的內(nèi)容。操作方法如下。

步驟1：準(zhǔn)備郵件的主文檔。

【姓名】，你好！

本次畢業(yè)設(shè)計(jì)預(yù)答辯你的成績(jī)?yōu)椤驹u(píng)定結(jié)果】，【反饋意見】

班主任 周到

2021年10月12日

步驟2：參照【例4】步驟3將主文檔與數(shù)據(jù)源“預(yù)答辯成績(jī).xlsx”文件的Sheet1工作表關(guān)聯(lián)。

步驟3：參照【例4】步驟4在主文檔中插入MERGEFIELD域，將“姓名”和“預(yù)答辯成績(jī)”數(shù)據(jù)域分別插入并替代主文檔中的【姓名】和【評(píng)定結(jié)果】占位符。

在主文檔中【反饋意見】占位符處插入If域，選擇主文檔中的“【反饋意見】”，打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組中單擊郵件合并工具欄的“規(guī)則”→“如果…那么…否則”，打開“插入Word域：IF”對(duì)話框，根據(jù)預(yù)答辯成績(jī)填寫答辯意見。

按“Ctrl”＋“A”全選，再按“Shift”＋“F9”切換域代碼，可以看到插入MERGEFIELD域和IF域后的主文檔。

步驟4：預(yù)覽結(jié)果。參照【例4】步驟5。

步驟5：合并到電子郵件。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“完成”組中單擊“完成并合并”→“發(fā)送電子郵件”，在“合并到電子郵件”對(duì)話框的郵件選項(xiàng)下：“收件人”選擇“email”MERGEFIEL域，在“主題行”文本框中輸入郵件主題，在發(fā)送記錄下：選擇要合并的記錄范圍，單擊“確定”按鈕。如果計(jì)算機(jī)上安裝了郵件收發(fā)軟件如Outlook，單擊“確定”后將自動(dòng)為往每個(gè)組員的郵箱上發(fā)送各自的預(yù)答辯反饋意見。

ref

吳郷《辦公軟件高級(jí)應(yīng)用(Office 2010)》

－End－