在日常工作和生活中，我們經(jīng)常保存一些公司的機密文件、重要資料、賬戶密碼、隱私信息等個人文件。

如何保護這些文檔？如何更好地加密以防止文檔泄露？請查看WPS提供的解決方案。

01

本地文件安全性

使用“加密文檔”鎖定

貴重物品放在保險箱里。重要的合同、報告等文件也可以用WPS“文件加密”功能“鎖定”。

密碼加密

在文件上設(shè)置“打開”和“編輯”密碼，即使文件被復(fù)制，其他人也無法打開，從而保護重要文件不受自由訪問和篡改。

但是，一旦忘記密碼，就無法恢復(fù)，所以必須妥善保管密碼。如果擔心記不住密碼，可以將文檔設(shè)置為隱私保護。

打開隱私保護

使用WPS文檔加密功能，您可以通過文檔權(quán)限打開對文檔的個人文檔保護。

打開后，必須登錄到自己的帳戶才能查看或編輯此文檔。方便安全。

如果需要將加密的文件傳遞給同事，則可以選擇“添加分配”，并設(shè)置其他用戶對文件的工作權(quán)限。此后，如果對方離職，可以隨時取消批準。

要打開文檔加密：

文本/表單/PPT文件：左上角[文件]-[加密文檔]-[加密文檔權(quán)限/密碼]

PDF文件：選擇上述選項卡“保護”-“加密文檔”-“加密文檔”

02

登錄丟失脫機

可以隨時遠程查看和管理

如果用賬戶打開個人保護，即使我們的文件泄露，也不能隨意打開。但是，如果登錄公共計算機后忘記退出賬號，賬號的文檔安全性如何保護？

臨時登錄

登錄前，您可以設(shè)置當前設(shè)備是否為受信任設(shè)備。

如果在公共場所或借用別人的計算機時選擇了“臨時登錄設(shè)備”，則關(guān)閉WPS或計算機后，緩存文件將自動關(guān)閉和整理，而不會留下登錄數(shù)據(jù)和信息。

遠程離線

辦公室里的電腦忘了注銷賬號。下班回家后，也可以使用手機輕松管理。

通過“設(shè)備管理”，您可以查看在帳戶中注冊的所有設(shè)備。你會發(fā)現(xiàn)退出賬戶的臨時設(shè)備、不再使用的舊設(shè)備、可疑的陌生感。

設(shè)備...隨時都能遠程操作管理下線。

「管理設(shè)置」進入方式：

手機版 WPS ：點擊首頁左上角，進入【管理設(shè)備】。

電腦版 WPS ：右上角【查看在線設(shè)備】-進入【管理設(shè)備】

03

分享文檔的安全

誰有權(quán)編輯 由你說了算

傳輸文件不想反復(fù)傳送和下載，可以用 WPS 云服務(wù)的「分享」功能，用鏈接輕松完成分享并實時同步更新內(nèi)容。

但分享后的文檔如何不被無關(guān)的人隨意訪問和修改呢？我們可以設(shè)置「訪問權(quán)限」。

比如僅供大家公開傳閱而不能進行修改的規(guī)章手冊，可以選擇【任何人可查看】；再比如發(fā)給工作伙伴的資料，可以選擇【僅指定人可查看/編輯】指定范圍分享。

我們還可以自定義分享鏈接的【有效期】以及下載、另存、打印等權(quán)限，避免文件后續(xù)外傳以及被復(fù)制等風險。

當然，已分享的文檔也可以隨時修改訪問/編輯權(quán)限。打開文檔點擊右上角「分享」，重新選擇【僅查看/可編輯】選項即可。

「權(quán)限設(shè)置」開啟方式：

點擊文檔右上角【分享】-選擇權(quán)限。

04

想隨時隨地打開？

有安全又便捷的「私密文件夾」

本地的文件可以加密上鎖，但現(xiàn)在我們習(xí)慣切換不同的設(shè)備快速處理工作。怎么能既保障文檔的安全，又隨時打開所需文件呢？

推薦你試試 WPS「私密文件夾」功能。

① 獨立的文件夾密碼

每次進入文件夾都要輸入密碼驗證登錄。哪怕別人進入你的賬號，也不能輕易打開查看內(nèi)容。

并且「私密文件夾」還能自動上鎖，忘記關(guān)閉電腦，文件夾也會自動鎖定，省心又安心。

② 無痕使用

在私密文件夾里打開文件，不會在首頁【最近使用】中留下打開過的記錄，也不會被本地緩存。即便把設(shè)備臨時借給他人，也不怕在首頁無意泄露信息。

③ 數(shù)據(jù)獨立存儲

與常用數(shù)據(jù)隔離，單獨保存隱私數(shù)據(jù)。

「私密文件夾」開啟方式：

WPS 首頁【文檔】-【我的云文檔】，即可找到【私密文件夾】

以上，就是 WPS 保護文檔安全的一些解決方案，希望大家既能輕松愉快地享用便捷的服務(wù)，也能好好保護重要的文檔資料。