就數(shù)據(jù)計(jì)算而言,很多人首先想到Excel,如果Word文檔中的表格需要計(jì)算,該怎么辦?為了計(jì)算,需要移動(dòng)到Excel,計(jì)算完成后復(fù)制到Word嗎?

事實(shí)上,不用那么麻煩。Word也有計(jì)算功能,可以執(zhí)行求和、平均值、最大值、最小值、乘積等常見(jiàn)運(yùn)算,因此可以快速計(jì)算Word表單數(shù)據(jù)。

那么,在Word表單中如何計(jì)算數(shù)據(jù)呢?今天和大家分享。

1.儲(chǔ)存格命名慣例

在對(duì)表數(shù)據(jù)執(zhí)行運(yùn)算之前,必須了解單元格的Word命名約定,以便在構(gòu)建計(jì)算公式時(shí)能夠準(zhǔn)確引用單元格。在Word表格中,單元格名稱(chēng)與Excel中的單元格命名相同,并以列號(hào)行號(hào)格式指定單元格名稱(chēng),如下圖所示。

如果表格中有合并的儲(chǔ)存格,則在合并之前,這些儲(chǔ)存格會(huì)以所有包含儲(chǔ)存格左上角的儲(chǔ)存格位址命名,表格中其他儲(chǔ)存格的名稱(chēng)不受合并儲(chǔ)存格的影響,如下圖所示。

2.計(jì)算數(shù)據(jù)

了解單元格命名約定后,可以按如下方式處理單元格數(shù)據(jù):

單擊步驟01 [公式]按鈕。銷(xiāo)售業(yè)績(jī)表。打開(kāi)docx文件,將光標(biāo)插入點(diǎn)放置在要顯示計(jì)算結(jié)果的單元格中。單擊“表工具/布局”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)”組中的“公式”按鈕,如下圖所示。

設(shè)置Step 02公式和編號(hào)格式。打開(kāi)“公式”對(duì)話(huà)框,然后在“公式”文本框中輸入計(jì)算公式。當(dāng)前單元格的公式必須為[=SUM(LEFT)]。其中[SUM]用于和函數(shù)?;蛘撸梢詮摹熬幪?hào)格式”下拉列表框中選擇計(jì)算結(jié)果的數(shù)字格式,或在“編號(hào)格式”文本框中輸入自定義編號(hào)格式。在這種情況下,請(qǐng)輸入[0]。設(shè)置完成后,單擊“確定”按鈕,如下圖所示。

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在公式中,(LEFT)表示左側(cè)的單元格區(qū)域,即顯示運(yùn)算結(jié)果單元格(單元格E2)左側(cè)的單元格區(qū)域,即單元格A2:D2的區(qū)域。公式[=SUM(LEFT)]表示單元格E2中的值等于左側(cè)單元格中數(shù)字值的總和。

由于表格中需要參與計(jì)算的單元區(qū)域是數(shù)值,因此直接使用(LEFT)而不是單元區(qū)域不會(huì)導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果錯(cuò)誤。

但是,如果表中的“銷(xiāo)售人員”列數(shù)據(jù)被數(shù)字替換,則直接使用(LEFT)而不是單元格區(qū)域可能會(huì)導(dǎo)致計(jì)算出的總銷(xiāo)售結(jié)果不正確。此時(shí),公式中要參與計(jì)算的單元格區(qū)域不能用(LEFT)替換,必須用特定的單元格地址(如B2:D2)替換。

查看Step 03計(jì)算結(jié)果。返回文檔后,可以查看當(dāng)前單元格的計(jì)算結(jié)果,如下圖所示。

Step 04計(jì)算其他銷(xiāo)售總額。使用相同的方法,使用[SUM]函數(shù)計(jì)算其他銷(xiāo)售人員的總銷(xiāo)售額,如下圖所示。

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Step 05 單擊【公式】按鈕。將光標(biāo)插入點(diǎn)定位在需要顯示運(yùn)算結(jié)果的單元格中;單擊【數(shù)據(jù)】組中的【公式】按鈕,如下圖所示。


Step 06 設(shè)置公式和編號(hào)格式。打開(kāi)【公式】對(duì)話(huà)框,在【公式】文本框內(nèi)輸入運(yùn)算公式,當(dāng)前單元格的公式應(yīng)為“=AVERAGE(LEFT)”(其中,“AVERAGE”為求平均值函數(shù));在【編號(hào)格式】文本框中為計(jì)算結(jié)果設(shè)置數(shù)字格式,如輸入“¥0.00”;完成設(shè)置后單擊【確定】按鈕,如下圖所示。


Step 07 查看計(jì)算結(jié)果。返回文檔,即可查看當(dāng)前單元格的運(yùn)算結(jié)果,如下圖所示。


Step 08 計(jì)算其他人員的平均銷(xiāo)量。用同樣的方法,使用【AVERAGE】函數(shù)計(jì)算出其他銷(xiāo)售人員的平均銷(xiāo)量,如下圖所示。


Step 09 單擊【公式】按鈕。將光標(biāo)插入點(diǎn)定位在需要顯示運(yùn)算結(jié)果的單元格中;單擊【數(shù)據(jù)】組中的【公式】按鈕,如下圖所示。


Step 10 設(shè)置公式。打開(kāi)【公式】對(duì)話(huà)框,在【公式】文本框內(nèi)輸入運(yùn)算公式,當(dāng)前單元格的公式應(yīng)為“=MAX(ABOVE)”(其中,“MAX”為最大值函數(shù));單擊【確定】按鈕,如下圖所示。


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公式中的 (ABOVE) 表示上面的單元格區(qū)域,也就是顯示運(yùn)算結(jié)果單元格(B10 單元格)上面的單元格區(qū)域,即B1:B9單元格區(qū)域。公式【=MAX(ABOVE)】表示求B1:B9單元格區(qū)域中的最大值。


Step 11 查看計(jì)算結(jié)果。返回文檔,即可查看當(dāng)前單元格的運(yùn)算結(jié)果,如下圖所示。


Step 12 計(jì)算其他月份的最高銷(xiāo)量。用同樣的方法,使用【MAX】函數(shù)計(jì)算出其他月份的最高銷(xiāo)售量,如下圖所示。


Step 13 計(jì)算最低銷(xiāo)量。參照上述操作方法,使用【MIN】函數(shù)計(jì)算出每個(gè)月份的最低銷(xiāo)售量,效果如下圖所示。


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【MIN】函數(shù)用于計(jì)算最小值,使用方法和【MAX】函數(shù)的使用方法相同,如本例中一月份的最低銷(xiāo)售量的計(jì)算公式為【=MIN(ABOVE)】。

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