如果使用Word制作大量標(biāo)簽、信封、工資單、成績單、邀請函或個人文件，該怎么辦？

那么，還有更簡單、更有效的方法嗎？當(dāng)然，那是Word的“郵件合并”功能。

什么是郵件合并？

簡而言之，如果需要創(chuàng)建很多格式相同但內(nèi)容不同的文檔，則可以使用此功能。(大衛(wèi)亞設(shè))。

具體是如何工作的？以下是制作人文件的示例。

首先，必須按如下方式準(zhǔn)備Word模板和數(shù)據(jù)源：

Word模板直接決定結(jié)果文檔的格式和樣式。

在這種情況下，請使用Excel文件作為數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源文件確定生成的新文檔的內(nèi)容，工作表中的每行數(shù)據(jù)通過郵件合并映射到每個新文檔。

使用案例office2010進(jìn)行演示。要完成整個郵件合并過程，可能需要執(zhí)行以下步驟：

選擇數(shù)據(jù)源在Word模板中插入字段關(guān)于處理一些字段的格式調(diào)整圖片生成新文檔(以信件*命名)根據(jù)需要拆分新文檔的步驟很多，并不難?？禳c一起學(xué)習(xí)吧~

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選擇數(shù)據(jù)源

郵件-選擇收件人-單擊“使用現(xiàn)有列表”，然后按如下方式匯總個人信息(數(shù)據(jù)源):選擇xlsx作為數(shù)據(jù)源文件。

恁寁杅擂埭綴“斐膘睿唇郖”“啎擬賦別”?！皞U傖”蔚植埻宎祥褫恁袨怓載蜊峈恁寁﹝。

-02-

在Word模板中插入域

單擊“插入合并的域”后，您可以在下拉菜單中查看與數(shù)據(jù)源工作表列名相對應(yīng)的域名。

將光標(biāo)移動到適當(dāng)?shù)奈恢茫缓髥螕粲蛎圆迦胗颉?

按[Shift F9]可顯示或隱藏指定的字段代碼，按[Alt F9]可顯示或隱藏文檔中的所有字段代碼。

字段代碼的格式通常為{MERGEFIELD FieldName [開關(guān)]}

width="638" height="298"/>

- 03 -

調(diào)整部分域的格式

在完成第二步操作后，點擊「預(yù)覽結(jié)果」可以預(yù)覽合并后的效果，如下。

此時我們發(fā)現(xiàn)人員信息表中的時間、數(shù)字和貨幣顯示的格式和數(shù)據(jù)源工作表中的格式不一致，而且也不是我們想要的格式，必須作出如下修改。

1. ｛ MERGEFIELD 出生日期 ｝修改為｛ MERGEFIELD 出生日期 \@ yyyy-MM-dd ｝
2. ｛ MERGEFIELD 考評成績 ｝修改為｛ MERGEFIELD 考評成績 \# 0.00 ｝
3. ｛ MERGEFIELD 應(yīng)繳款項 ｝修改為｛ MERGEFIELD 應(yīng)繳款項 \# ￥0.00 ｝

修改完成以后的域代碼，如下，跟Excel單元格格式非常接近。

按「Alt+F9」隱藏域代碼，再點擊「預(yù)覽結(jié)果」，格式已經(jīng)符合要求。

- 04 -

圖片方面的處理

依次點擊「插入」-「文檔部件」-「域」-「插入域」。

在彈出的對話框中找到「INCLUDEPICTURE」并設(shè)置好圖片所在的路徑。

完成這一步后，按「Shift+F9」顯示照片位置的域代碼為{ INCLUDEPICTURE "D:\\郵件合并\\照片" \*MERGEFORMAT }。

但域代碼中的URL路徑只是指向了圖片所在文件夾的路徑。將鼠標(biāo)光標(biāo)移動到「照片」兩字后面，輸入「\\」。

然后依次點擊「郵件」-「插入合并域」-「照片路徑」。

完成操作后的域代碼變成{ INCLUDEPICTURE "D:\\郵件合并\\照片\\{ MERGEFIELD 照片名稱 }" \*MERGEFORMAT }。

完成以上所有步驟以后的域代碼為：

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完成合并新文檔

依次點擊「郵件」-「完成并合并」-「編輯單個文檔」-「全部記錄」。

即可生成一個以信函 * 命名的新文檔，在新文檔中按「Ctrl+A」全選，再按「F9」即可更新顯示全部圖片。

至此，一個「郵件合并」比較完整的步驟都已經(jīng)做完了，各位小伙伴學(xué)會了么？下次分享如何拆分「郵件合并」后的文檔。

好了，那么關(guān)于「郵件合并」的技巧就分享到這里了，如果你還有其他關(guān)于 高效辦公 的技巧，可以在文章下進(jìn)行留言哦~

以上就是今天想給大家分享的內(nèi)容，希望對大家有所幫助。