在編寫或排版比較正規(guī)和嚴(yán)格的文件時，經(jīng)常需要使用指定的字體和段落格式等。例如，公文，如果沒有特別的說明，其形式一般需要3號仿宋體字。約翰f肯尼迪，《Northern Exposure》(美國電視劇)當(dāng)然，由于企業(yè)和單位對文檔的要求不同，作為文員，如果需要經(jīng)常排版有格式要求的文檔，可以將一般格式設(shè)置為文檔基本格式，以提高工作效率。

在Word中，除了設(shè)置文檔的默認(rèn)字體格式外，還可以設(shè)置文檔的默認(rèn)段落格式。方法說明如下。

首先，設(shè)置文檔的默認(rèn)字體格式

在Word中，默認(rèn)字體為“等值線(中文正文)”，字體大小為“5號”。這是每次創(chuàng)建新文檔時默認(rèn)使用的字體格式，可在“開始”-“字體”組中查看，如下圖所示。

但是，如果這些默認(rèn)格式不是所需的格式，例如，大多數(shù)情況下，所需的字體格式為仿宋、3號字體。如果每次新建和創(chuàng)建文檔都要反復(fù)格式化字體，那就麻煩了。為了避免這種問題，您可以按如下方式自定義文檔的默認(rèn)字體格式：

(1)創(chuàng)建新文檔后，在“開始”-“字體”組右下角的擴(kuò)展按鈕打開的“字體”對話框中設(shè)置常用字體、大小和其他所需格式。

(2)完成所有設(shè)置后，單擊“設(shè)置為默認(rèn)值”按鈕，在彈出式提示框中選擇“基于Normal.dotm模板的文檔”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕。

(3)在“開始”-“字體”組中，您可以看到默認(rèn)字體格式已更改。以后每次創(chuàng)建新字體時，默認(rèn)字體格式也將成為自定義格式。

二、設(shè)定文件的基本段落格式

同樣，可以設(shè)置默認(rèn)字體格式，因此也可以自定義默認(rèn)段落格式，并使用類似的方法。例如，Word基本段落格式?jīng)]有縮進(jìn)，段落對齊方式和行距分別為兩端對齊、單行距，如下圖所示。

如果每次創(chuàng)建新文檔時都需要首行縮進(jìn)，段落前0.5行段落格式。然后，您可以首先按如下方式自定義文檔的默認(rèn)段落格式：

(1)創(chuàng)建新文檔后，單擊“開始”-“段落”組右下角的展開按鈕以打開“段落”對話框，然后選擇“縮進(jìn)和間距”選項卡以設(shè)置要設(shè)置的格式。

(2)然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)值”按鈕，在彈出提示框中選擇“基于Normal.dotm模板的文檔”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕。

如上所述進(jìn)行設(shè)置后，在Word文檔中輸入文本，如下圖所示。

以上是今天分享的內(nèi)容。很簡單，但很實用的小費。如有疑問，歡迎大家一起討論交流！(大衛(wèi)亞設(shè))。

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