一、頁面

(a)設(shè)置頁面參數(shù)

1.邊距

為了滿足不同文檔類型的格式要求，可以同時設(shè)置三種邊距：常規(guī)文檔、信函格式、其他格式(如便箋等)、邊距數(shù)字(厘米)和小數(shù)點(word軟件精度通常為0 . 01厘米，小數(shù)位數(shù)不再起作用)。

2.對稱邊距

對于需要雙面打印的文檔，您可以選擇“對稱邊距”，使紙張正面和背面的內(nèi)部和外部大小相同，裝訂后看起來更加整潔和美觀。

3.嵌入文檔不常用的字體

選擇此選項可在將文檔發(fā)送給其他人時嵌入文檔中使用的字體，以避免因為其他人的計算機(jī)上未安裝該字體而被其他字體替換。

4.精確控制

正確控制每頁的行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)。文件標(biāo)準(zhǔn)要求每頁22行，每行22個字符。

(注意：打開此選項會自動將文檔的默認(rèn)字體大小設(shè)置為3位。）

5.設(shè)定固定線間距

選中此選項后，將文檔的默認(rèn)行距設(shè)置為設(shè)置的固定行距；未選中此選項時，將文檔的默認(rèn)行距設(shè)置為單行間距。

6.“確定”按鈕

單擊后，設(shè)置的參數(shù)將自動存儲在用戶數(shù)據(jù)中，以便下次直接使用時應(yīng)用于當(dāng)前文檔。

(二)一般正式文件、信函格式、其他格式

單擊后，將根據(jù)上面設(shè)置的頁面參數(shù)自動調(diào)整相應(yīng)的頁面格式。

(c)分頁

在光標(biāo)位置插入分頁符。

(d)分隔符

在光標(biāo)處插入下一個分頁符。

(e)當(dāng)前頁面寬度

將光標(biāo)所在的頁面設(shè)置為水平(前面和后面)，并確保頁面的原始內(nèi)容位于水平頁面上。

(7)刪除標(biāo)題水平線

刪除光標(biāo)所在頁面的標(biāo)題水平線。例如，如果設(shè)置了不同的奇偶頁面，則必須將奇偶頁面分別放置在奇數(shù)頁面和偶數(shù)頁面上，然后單擊。(注意：單擊右下角顯示，將出現(xiàn)word特定的“頁面設(shè)置”對話框。）

二、字體

(a) [單詞]按鈕

這個按鈕分為上下兩部分，點擊上半部分時，可以將選擇的字體預(yù)設(shè)為3號仿宋(一般為正文，具體字體名稱為“仿宋”或“仿宋GB_2312”)。請參閱下面的“字體預(yù)設(shè)”。單擊下半部分將彈出常用字體下拉列表。其中：

2號小標(biāo)題一般用于公文標(biāo)題。

3號黑體一般用于一級標(biāo)題、公文復(fù)印件編號、密級、緊急程度、“附件”標(biāo)記。

3號楷書一般用于二級題目、公文副標(biāo)題、發(fā)行人等。

4號仿宋一般用于版機(jī)。

4號宋體一般用于頁碼。(注：上述字體設(shè)置僅更改字體名稱和字體大小，不更改縮進(jìn)、顏色等其他格式，只需更改字體即可使用。）

(b)正文格式

以文檔正文格式設(shè)置所選內(nèi)容，包括字體3號仿松、彩色黑色、粗體、下劃線和上標(biāo)等特殊格式取消設(shè)置、恢復(fù)默認(rèn)字符間距和寬度、首行縮進(jìn)2個字符、取消左右縮進(jìn)、段落前后間距和orphan控件。自動調(diào)整漢語和數(shù)字、西語之間的距離

(c)第1級標(biāo)題

將選擇內(nèi)容設(shè)置為文檔主要標(biāo)題格式(字體加粗3次，其他設(shè)置與正文格式相同)。

(d)次要標(biāo)題

將所選內(nèi)容設(shè)置為文檔次標(biāo)題格式(字體為3號楷體，其他設(shè)置與正文格式相同)。

(e)其他標(biāo)題

1.文檔標(biāo)題(中間)

將所選內(nèi)容設(shè)置為文檔標(biāo)題格式(取消兩行空格、居中對齊、字體2號正方形的小曲，其他設(shè)置與“文檔正文”相同)。

2.副標(biāo)題(中)

以副標(biāo)題格式設(shè)置所選內(nèi)容(取消兩行空格、居中對齊、字體3號斜體、其他設(shè)置與“文檔正文”相同)。

3.浮標(biāo)/密級/緊急/附件格式

將選項設(shè)置為浮標(biāo)/密級/緊急/附件標(biāo)記格式(例如頂部)

格左對齊，字體為三號黑體，其他設(shè)置同“公文正文”）。

4.單一附件格式

設(shè)置單個附件格式，即三號仿宋字體，首行縮進(jìn)2字符，名稱較長需要回行時，懸掛縮進(jìn)3字符。運用此功能需首先設(shè)置頁面格式，確保文檔默認(rèn)字體為三號字，否則可能不能對齊。

5.多附件序號1

設(shè)置第1個附件標(biāo)注（即“附件：1.XXX”），三號仿宋字體，首行縮進(jìn)2字符，名稱較長需回行時，懸掛縮進(jìn)5字符。運用此功能需首先設(shè)置頁面格式，確保文檔默認(rèn)字體為三號字，否則可能不能對齊。

6.多附件序號2+

設(shè)置第2及以上附件標(biāo)注（即“2.XXX”），三號仿宋字體，首行縮進(jìn)5字符，名稱較長需回行時，懸掛縮進(jìn)1字符。運用此功能需首先設(shè)置頁面格式，確保文檔默認(rèn)字體為三號字，否則可能不能對齊。

（六）字體更改

從其他地方拷貝來的文檔字體不符合公文要求時，可用此功能對選中范圍相應(yīng)字體進(jìn)行更改，默認(rèn)提供7種常見的字體更改

1.指定字體更改

點擊“指定字體替換”，對其他字體進(jìn)行替換（全文替換）。

2.字體預(yù)設(shè)

（1）中文字體

根據(jù)不同習(xí)慣或要求，對仿宋等5種公文常用字體類型設(shè)置具體的字體名稱（從下拉列表中選擇本機(jī)系統(tǒng)字體）。

（2）西文和數(shù)字字體

針對西文和數(shù)字字體的特殊要求，可設(shè)置3種不同的方式：
①與上下文相同：即西文和數(shù)字與前后上下文字體一致。例如，正文的中文字體為仿宋GB_2312，則正文中的英文字母和數(shù)字字體也為仿宋GB_2312。
②全部單獨指定。選中此項后，在下拉列表中選擇西文和數(shù)字字體，無論上下文為何種字體，西文和數(shù)字字體將均設(shè)置為此處指定的字體。
③僅正文單獨指定。即僅正文仿宋字體中的西文和數(shù)字設(shè)置為此處指定的字體，其他內(nèi)容如文件標(biāo)題、一級標(biāo)題、二級標(biāo)題等，均與上下文字體一致。
點擊[確定]后保存到用戶默認(rèn)數(shù)據(jù)，下次使用時勿需再設(shè)置。

（注：本機(jī)不存在的字體可以手工輸入字體名稱）

（七）文字工具

1.刪除空格

刪除選中范圍內(nèi)的空格，包括全角空格。

2.刪除制表符

刪除選中范圍內(nèi)的制表符。

3.英文標(biāo)點轉(zhuǎn)中文

將選中范圍內(nèi)的英文標(biāo)點符號轉(zhuǎn)為中文標(biāo)點，如“.”轉(zhuǎn)“。”，但數(shù)字后面的小數(shù)點除外。

4.中文標(biāo)點轉(zhuǎn)英文

將選中范圍內(nèi)的中文標(biāo)點轉(zhuǎn)為英文標(biāo)點，如“。”轉(zhuǎn)“.”。

5.數(shù)字中間的句號轉(zhuǎn)小數(shù)點

將選中范圍內(nèi)數(shù)字中間的句號轉(zhuǎn)為小數(shù)點，如“1。5”轉(zhuǎn)為“1.5”。

6.清除格式

清除選中范圍的字體格式，只保留無格式文本。

（八）字符間距和字寬設(shè)置

1.增大字間距

將選中內(nèi)容字符間距增大0.3磅，用于處理獨字成行的問題，即一個段落最后一行只有一個字時，可以選中上一行后，點擊此按鈕增加上一行的字符間距，讓最后一行至少有兩個字。

2.恢復(fù)字間距

恢復(fù)選中內(nèi)容字符間距為標(biāo)準(zhǔn)間距。

3.減小字間距

選中內(nèi)容字符間距減小0.3磅，用于處理獨字成行的問題，即一個段落最后一行只有一個字時，可以選中上一行后，點擊此按鈕減小上一行的字符間距，讓最后一個字回到上一行。

4.增大字寬

選中內(nèi)容的字體寬度按比例放大2%。

5.恢復(fù)字寬

恢復(fù)選中內(nèi)容的字體寬度為100%。

6.縮小字寬

選中內(nèi)容的字體寬度按比例縮小2%。用于字?jǐn)?shù)較多，且必須處于同一行的情況，如發(fā)文機(jī)關(guān)紅頭、版記等。此功能可與“縮小字間距”功能搭配使用，以達(dá)到美觀效果。

（九）加粗、下劃線、著重號

選中時，分別為選中內(nèi)容字體加粗、添加下劃線、添加著重號。
（注：點擊右下角角標(biāo)后將彈出word自帶的“字體”對話框）。

三、段落

（一）對齊方式

左對齊
居中對齊
右對齊
兩端對齊
分散對齊

（二）縮進(jìn)

1.首行縮進(jìn)

首行空2格
取消首行空2格

2.其他常用縮進(jìn)

（1）取消縮進(jìn)

取消段落左右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)。

（2）左右各空1字

段落左右各空一個漢字字符，用于版記以及紅頭文件簽發(fā)人所在行。

（3）左空1字

段落左側(cè)空一個漢字字符，用于外側(cè)頁碼之偶數(shù)頁頁碼。

（4）右空1字

段落右側(cè)空一個漢字字符，用于外側(cè)頁碼之奇數(shù)頁頁碼。

（5）右空2字

段落右側(cè)空兩個漢字字符，用于不蓋章公文的落款署名。

（6）右空4字

段落右側(cè)空4個漢字字符，用于蓋章公文的落款日期。

（三）增加、減小行距

一般用于特殊情況下對段落行間距進(jìn)行微調(diào)，如首頁末行文字距離面邊距較寬時，或文末不能容納落款和版記時。

1.增加行距

在當(dāng)前行間距的基礎(chǔ)上增加段落行間距。

2.減小行距

在當(dāng)前行間距的基礎(chǔ)上減小段落行間距。

（四）大綱級別

設(shè)置當(dāng)前段落的大綱級別。設(shè)置了大綱級別后，在“視圖”—“導(dǎo)航窗格”可顯示不同級別標(biāo)題結(jié)構(gòu)，方便瀏覽，也可用于自動生成目錄。
設(shè)置1、2級時，將按一級標(biāo)題和二級標(biāo)題格式進(jìn)行設(shè)置（即三號黑體和三號楷體，首行縮進(jìn)2字符）。

（五）固定行距

點擊后，彈出固定行距設(shè)置對話框。

在對話框右上角編輯框中輸入常用的固定行間距磅值，點擊[加入]后添加到左側(cè)列表。點擊上下剪頭可對列表中的數(shù)值進(jìn)行上下移動。
點擊列表中的數(shù)值后，將自動顯示在下方編輯框中，也可在編輯框中手動輸入其他數(shù)值。點擊[確定]后，自動應(yīng)用于當(dāng)前段落的固定行距，同時取消段前段后的間距。

（六）單倍行距

設(shè)置當(dāng)前段落為單倍行距，同時取消段前段后間距。

（七）段落工具

1.自動編號轉(zhuǎn)文本

將選中范圍內(nèi)的自動編號轉(zhuǎn)換為普通文本，同時，刪除制表符，英文括號自動轉(zhuǎn)為中文括號。

2.取消段前段后間距

取消當(dāng)前段落段前段后的間距（如段前0.5行或12磅）。

3.刪除空段

刪除選中范圍內(nèi)的空段落。

4.刪除手動換行符

刪除選中范圍內(nèi)的手動換行符（又稱軟回車，即 ）。

5.手動換行符轉(zhuǎn)回車

將選中范圍內(nèi)的手動換行符轉(zhuǎn)為回車符，即 轉(zhuǎn)為 。

6.合并段落

將選中范圍內(nèi)的多個段落合并為一個段落。

7.刪除分頁符

刪除選中范圍內(nèi)的手動分頁符。

8.刪除分節(jié)符

刪除選中范圍內(nèi)的下一頁分節(jié)符。

9.清除圖片

刪除選中范圍內(nèi)的所有圖片。
（注：點擊右下角角標(biāo)后將彈出Word自帶的“段落”對話框）

四、插入

（一）紅頭

點擊按鈕上側(cè)打開插入紅頭對話框，點擊按鈕下側(cè)彈出下拉列表，可插入不同類型分隔線。

1.插入紅頭

即在現(xiàn)有文檔開頭插入紅頭。支持插入普通公文、信函或便箋、會議紀(jì)要三種紅頭格式。首次使用時，根據(jù)本單位紅頭格式進(jìn)行相應(yīng)參數(shù)設(shè)置，點擊確定保存后下次即可直接使用。
點擊彈出插入紅頭對話框，如上圖所示，其中，灰色背景部分可根據(jù)各單位紅頭格式進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置后將保存到用戶數(shù)據(jù)，下次打開直接使用。
“紅頭機(jī)關(guān)字體”：即紅頭發(fā)文機(jī)關(guān)的字體。
“參數(shù)僅應(yīng)用于本次”：設(shè)置的參數(shù)不保存于用戶數(shù)據(jù)，僅本次有效。
“發(fā)文機(jī)關(guān)”：紅頭中發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。其中，“普通公文”支持多個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一個機(jī)關(guān)占一行；“信函或便箋”只支持一個發(fā)文機(jī)關(guān)，但支持同一機(jī)關(guān)多行編排；“會議紀(jì)要”僅支持一個發(fā)文機(jī)關(guān),默認(rèn)顯示2行，第一行為發(fā)文機(jī)關(guān)，第二行為會議專題+“會議紀(jì)要”。點擊[選擇]按鈕后即可從用戶數(shù)據(jù)列表中選擇要使用的發(fā)文機(jī)關(guān)，也可手動輸入。
“發(fā)文字號”：點擊[預(yù)設(shè)]按鈕可預(yù)設(shè)發(fā)文代字、簽發(fā)人、會議專題等。
軟件參數(shù)和生成的紅頭對應(yīng)關(guān)系如下所示：

• 普通公文（信函或便箋與普通公文類似）：
• 
  
• 會議紀(jì)要：

（注：發(fā)文機(jī)關(guān)字?jǐn)?shù)較多時，會自動壓縮字符間距，讓單個發(fā)文機(jī)關(guān)處于同一行）

2.插入分隔線

點擊后插入相應(yīng)分隔線，支持插入4種分隔線：

1.普通公文分隔線

在文檔光標(biāo)處插入一條紅色實線，線長與版心同寬（一般為15.6cm）。

2.帶五角星分隔線

兩條單實線之間有五角星，一般黨的機(jī)關(guān)用此格式。

3.文武線

用于信函格式，上方線條上粗下細(xì)，下方線條下粗上細(xì)，線長均為17cm，相對版心居中對齊，下方線條距離頁面下邊緣2cm。

4.單橫線

線條位置與信函格式的文武線相同，線型為單實線。一般用于便箋等其他格式，各地情況不同。

（二）頁碼

點擊按鈕上側(cè)默認(rèn)插入外側(cè)頁碼，點擊按鈕下側(cè)彈出下拉列表，可插入其他格式頁碼。插入的頁碼自動按公文格式要求，在兩條一字線（不是短橫線）中間加頁碼，字體四號字，左右各空一字。

（三）符號

1.插入符號

點擊相應(yīng)符號后，在光標(biāo)位置插入相應(yīng)符號，如發(fā)文字號常用的“〔〕”。

2.[ ]轉(zhuǎn)〔 〕

將帶年份的方括號轉(zhuǎn)為六角括號，如[2021]轉(zhuǎn)為〔2021〕，[2]轉(zhuǎn)為〔2〕。只支持括號內(nèi)4位及以下數(shù)字。

3.【 】轉(zhuǎn)〔 〕

將帶年份的黑括號轉(zhuǎn)為六角括號，如【2021】轉(zhuǎn)為〔2021〕，【2】轉(zhuǎn)為〔2〕。只支持括號內(nèi)4位及以下數(shù)字。

4.﹝﹞轉(zhuǎn)〔〕

將部分輸入法打出的不標(biāo)準(zhǔn)的六角括號“﹝﹞”轉(zhuǎn)為標(biāo)準(zhǔn)的六角括號“〔〕”。

5.〔XXXX〕

鍵入帶六角括號的當(dāng)年年份，如〔2021〕

（四）落款

點擊后彈出落款設(shè)置對話框。
常用發(fā)文機(jī)關(guān)同上文的“紅頭”。本次發(fā)文機(jī)關(guān)列表默認(rèn)顯示常用發(fā)文機(jī)關(guān)列表的第一個機(jī)關(guān)名稱。選擇好本次使用的發(fā)機(jī)關(guān)，設(shè)置好日期，點擊[確定]后在光標(biāo)行插入設(shè)置好的落款，常用發(fā)文機(jī)關(guān)自動保存到用戶數(shù)據(jù)。
落款功能支持5種格式：

• 1.單一發(fā)文機(jī)關(guān)，加蓋印章，有署名和日期：日期右空4字，署名相對日期居中對齊。
• 2.單一發(fā)文機(jī)關(guān)，加蓋印章，只有日期無署名：日期右空4字。
• 3.單一發(fā)文機(jī)關(guān)，不蓋章：署名右空2字，日期首字相對署名首字右移2字。
• 4.多個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，加蓋印章：署名分兩列排布，最后一個發(fā)文機(jī)關(guān)位于右下方，日期位于其下方。
• 5.多個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，不蓋章：署名右空兩字依次排列于正文右下方，其中，以最長的署名兩端為基準(zhǔn)分散對齊，日期位于最末一個署名下方，相對署名首字右移2字。

（五）版記

點擊后彈出插入版記對話框。
常用發(fā)文機(jī)關(guān)同上文的“紅頭”和“落款”。從常用發(fā)文機(jī)關(guān)列表中選擇用于標(biāo)注在版記上的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可手動輸入。如有抄送單位，選中“抄送單位”復(fù)選框后，在編輯框中輸入抄送單位名稱，支持多行。
點擊確定后，將在文檔中插入版記，并按照公文格式要求，版記文字左右各空1字，抄送單位回行時自動縮進(jìn)對齊。
版記功能提供2種格式：

1.表格形式

將抄送單位、發(fā)文單位置于表格中，表格只顯示橫向線條，表格下邊線與頁面版心下邊緣重合，表格不會隨正文的變化而移動。

2.線條形式

版記的分隔線為圖形線條，并為嵌入型，其位置會跟隨正文行數(shù)的變化而變化。默認(rèn)在光標(biāo)位置插入，需手動調(diào)整至頁面最下端。
（注：推薦使用表格形式，以確保版記位于頁面最下方，且不跟隨正文移動）

（六）印章

首次打開需設(shè)置密碼，再次打開彈出登錄對話框，密碼正確方可進(jìn)入插入印章對話框。點擊“修改密碼”，可修改密碼。

在插入印章對話框點擊[打開]按鈕選擇印章，可選擇記住或取消記住印章路徑。選中“限制編輯”復(fù)選框并輸入密碼，可對蓋章的公文加密，以限制其他用戶編輯。
插入印章后，可通過鼠標(biāo)拖動或方向鍵移動印章到合適位置，鼠標(biāo)點擊其他位置后，彈出確認(rèn)對話框，選擇“移動到光標(biāo)位置”或“確認(rèn)當(dāng)前位置”。

（注：印章位置參考點為印章下邊緣中部，插入前，用鼠標(biāo)點擊日期的月份，可確保印章一次性插在合適位置）

（七）裝訂線

在頁面左側(cè)插入裝訂位置的參考輔助線，上下各一條，長度1厘米，距離頁面左邊緣0.5cm（公文格式規(guī)定為0.3-0.5cm之間），兩段線條分別距離頁面上下邊緣7cm。

（八）當(dāng)前日期

在光標(biāo)位置插入當(dāng)前日期，如“2021年1月30日”。

（九）常用內(nèi)容

點擊后，彈出常用內(nèi)容設(shè)置對話框。
日常辦公常用的其他內(nèi)容可以在這里設(shè)置，如常用的主送機(jī)關(guān)、聯(lián)系人、發(fā)文代字等。
此功能除了提供常用的公文公開屬性、密級外，還支持自定義。點擊[增加]按鈕輸入常用內(nèi)容后將其添加到列表，在列表中選擇要插入文檔的內(nèi)容（也可在上方編輯框中直接輸入），點擊[確定]按鈕后即可將選中的內(nèi)容插入到光標(biāo)位置，同時，常用內(nèi)容列表將保存到用戶數(shù)據(jù)，以便下次使用。

五、保存和打印

（一）保存

點擊按鈕上半部分，直接保存當(dāng)前文檔；點擊按鈕下半部分，彈出其他選項列表，可另存為word文檔副本，另存為PDF文件，或另存為其他格式副本。

（二）打印

點擊按鈕上半部分，彈出打印對話框；點擊按鈕下半部分，有打印預(yù)覽選項，點擊后進(jìn)入打印預(yù)覽模式。

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