“公文”是國(guó)企單位的信息傳輸紐帶，泛微OA通過(guò)電子公文管理系統(tǒng)為不同規(guī)模的國(guó)企單位統(tǒng)一信息工作臺(tái)，在不改變傳統(tǒng)公文處理習(xí)慣的同時(shí)，全面提升國(guó)企單位的整體辦公效率…

一、電子化公文管理系統(tǒng)實(shí)施亮點(diǎn)

泛微電子文檔管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)完全契合日常文檔管理流程，“接收、交換、發(fā)布文檔”三大功能模塊將組織的業(yè)務(wù)信息串聯(lián)起來(lái)。

在泛微電子化流程的靈活設(shè)置下，各種規(guī)模的國(guó)有企業(yè)可以通過(guò)同一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)一書(shū)寫(xiě)格式和流通路徑，實(shí)現(xiàn)各司其職、各負(fù)其責(zé)、協(xié)同配合的公文流通狀態(tài)。

1、制定收發(fā)流程，文件流通標(biāo)準(zhǔn)化

國(guó)有企業(yè)各部門(mén)和分子組織對(duì)文件流通有著密切的需求。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的第一步是固化流程，形成電子流通體系。

現(xiàn)在，泛微OA文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋了發(fā)送、接收、備忘錄、通知等15種日常常用文檔。從發(fā)送格式到發(fā)送路徑，一個(gè)流程可以快速實(shí)現(xiàn)起草和會(huì)簽。

1)一鍵發(fā)帖方便安全

一個(gè)完善的公文系統(tǒng)不僅允許每一種公文都有相應(yīng)的流程，還可以通過(guò)電子表格將嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)送格式一一統(tǒng)一。

文件標(biāo)題、辦理部門(mén)、密級(jí)填寫(xiě)迅速，一鍵生成標(biāo)準(zhǔn)文件，實(shí)現(xiàn)快速規(guī)范傳遞。

正式文件重新印發(fā)，流通更加靈活

為了提高國(guó)有企業(yè)信息簽核和審計(jì)的靈活性，在審計(jì)過(guò)程中，如果想增加或刪除審計(jì)對(duì)象，可以隨時(shí)操作公文上報(bào)的每一條信息，而不必到后臺(tái)逐個(gè)調(diào)整，快捷方便。

標(biāo)準(zhǔn)化格式，更容易設(shè)置紅色

在傳統(tǒng)的文檔環(huán)境中，一個(gè)怕審核慢，一個(gè)怕格式不規(guī)范。借助泛微文檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中所有文檔都有書(shū)寫(xiě)模板，可以隨時(shí)應(yīng)用，不用擔(dān)心格式問(wèn)題。

另外，對(duì)于所有下發(fā)的公文，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)選擇一套紅色模板，快速生成樣式規(guī)范、使用方便的標(biāo)準(zhǔn)紅頭文件。

2)智能收單，信息清晰，目標(biāo)執(zhí)行快

在企業(yè)接收文件的過(guò)程中，審批的效率直接關(guān)系到指令下達(dá)的質(zhì)量。為了簡(jiǎn)化接收工作，潘微通過(guò)信息門(mén)戶幫助整理匯總接收信息，無(wú)論在哪里都可以通過(guò)手機(jī)查看信息。

OA用了一個(gè)表格幫你匯總所有收到的文件，文件內(nèi)容、各領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)、緊急程度等信息一目了然，為企業(yè)創(chuàng)造了極快的接收體驗(yàn)。

嵌入信息二維碼，快速接收和注冊(cè)

為了方便流通，每個(gè)公文都有自己的信息二維碼標(biāo)簽，收到的公文可以立即登記，姓名、編號(hào)、發(fā)文單位等信息可以智能錄入，不需要依靠掃描存檔。

一鍵傳送重要指令，提高執(zhí)行效率

上級(jí)下達(dá)的重要指令和任務(wù)，可以在閱讀文本的同時(shí)快速轉(zhuǎn)發(fā)給責(zé)任部門(mén)，提高任務(wù)執(zhí)行效率。

總結(jié):圍繞組織內(nèi)部公文管理中的收發(fā)需求，靈活設(shè)置辦公場(chǎng)景，拓展應(yīng)用，提高使用靈活性。

2.特色應(yīng)用組合，告別紙質(zhì)公文

在實(shí)現(xiàn)公文電子化管理的過(guò)程中，泛微將公文處理的全過(guò)程進(jìn)行了深度結(jié)合，從安全、易操作的角度對(duì)電子公文環(huán)境進(jìn)行了全面的護(hù)航。

電子簽名有助于高效審批

電子簽名系統(tǒng)的接入是實(shí)現(xiàn)公文電子化的重要工具。分散在各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的所有簽名將在安全認(rèn)證的幫助下電子化，它們的使用和存儲(chǔ)將完全統(tǒng)一。

在發(fā)文和打印過(guò)程中，可以直接從系統(tǒng)調(diào)用簽名，也可以發(fā)起電子簽名，以保證電子公文的嚴(yán)肅性和安全性。

PDF智能轉(zhuǎn)換，文件安全和防篡改

為了保證文件的安全性，系統(tǒng)會(huì)對(duì)系統(tǒng)中發(fā)布的每一份公文自動(dòng)將word轉(zhuǎn)換成PDF格式，整個(gè)蓋章和流通的過(guò)程都會(huì)以PDF格式傳遞，核對(duì)后就知道修改痕跡。

修改標(biāo)記以確保信息的準(zhǔn)確性

組織規(guī)模越大，信息流通過(guò)程越復(fù)雜。在整個(gè)流通過(guò)程中，誰(shuí)修改了信息，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)該如何追究責(zé)任？

電子公文環(huán)境下，潘微會(huì)記錄公文的每一次修改操作，找出修改人和修改地點(diǎn)，完善問(wèn)責(zé)制度，提高信息傳遞的準(zhǔn)確性。

總結(jié):解決電子文檔的安全問(wèn)題，從印章到內(nèi)容，打通電子文檔的最后一公里。

3.全程監(jiān)控，透明操作，高效無(wú)憂

監(jiān)控整個(gè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程是電子文件給國(guó)有企業(yè)管理帶來(lái)的巨大變化。

發(fā)送和接收過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，了解進(jìn)度和良好的干預(yù)

全程都有監(jiān)控記錄，在發(fā)文過(guò)程中可以清晰顯示哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，誰(shuí)沒(méi)操作過(guò)。另外，如果出現(xiàn)信息有誤需要恢復(fù)或者擴(kuò)散中止的情況，管理層可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)強(qiáng)制恢復(fù)，快速將信息控制到最小。

智能統(tǒng)計(jì)運(yùn)行文檔的效率，減少信息滯留

利用智能報(bào)表監(jiān)控一個(gè)組織的辦公效率，記錄誰(shuí)負(fù)責(zé)審批，處理起來(lái)有多有效，高層可以及時(shí)監(jiān)控，掌握整個(gè)組織的信息流通效率。

總結(jié):保證運(yùn)營(yíng)記錄，使業(yè)務(wù)在電子環(huán)境下透明化，降低信息流通風(fēng)險(xiǎn)。

4.在移動(dòng)終端上靈活應(yīng)用，方便隨時(shí)審批

移動(dòng)辦公的實(shí)現(xiàn)有助于組織突破空辦公時(shí)間和時(shí)間的限制。無(wú)論在哪里，手機(jī)就是公文包，隨時(shí)可以發(fā)帖咨詢，隨時(shí)隨地分享信息。

目前，組織可以直接使用手機(jī)手工標(biāo)注文檔，符合傳統(tǒng)的公文管理習(xí)慣，時(shí)間和工具的限制更少，更加智能化。

總結(jié):移動(dòng)辦公全面普及，信息共享更加自由。

二、電子化公文管理平臺(tái)在國(guó)企的實(shí)施價(jià)值

信息無(wú)紙化傳遞:解決國(guó)有企業(yè)公共文化辦公室繁瑣的手續(xù)，以統(tǒng)一的管理模式推進(jìn)集團(tuán)上下信息的規(guī)范傳遞；提高大型國(guó)有企業(yè)的信息流通質(zhì)量。

管理模式快速?gòu)?fù)制:線下管理靠人工意識(shí)，企業(yè)規(guī)模大的各種機(jī)構(gòu)很難保證執(zhí)行。電子化管理模式可以快速普及到集團(tuán)各個(gè)角落，加快系統(tǒng)實(shí)施，提高管控。