第一，沃德不是記事本

很多人認(rèn)為word是一臺(tái)更精致的筆記本電腦，如果用word作為筆記本電腦，那么你的word能力僅限于打字和調(diào)整簡(jiǎn)單的形式。(阿爾伯特愛因斯坦，美國(guó)作家)。

但是當(dāng)你要調(diào)整標(biāo)題格式，使用編號(hào)，插入目錄的結(jié)構(gòu)時(shí)，就只能拼手速嘍。更可怕的是，很多人做著大量沒有意義的、重復(fù)瑣碎的操作而不自知。

把word當(dāng)筆記本，就會(huì)習(xí)慣性使用一些“笨方法”來做排版。對(duì)齊文本就拼命敲空格，想換頁(yè)就多敲幾個(gè)回車，目錄還要拼命敲點(diǎn)點(diǎn)和來回看頁(yè)碼。事實(shí)上，word有很多排版技術(shù)值得去學(xué)習(xí)。

1.格式與內(nèi)容分離
word中，開始選項(xiàng)卡下有一個(gè)工具欄叫做【樣式】，你可以把標(biāo)題樣式、段落樣式、目錄樣式等存到樣式里，隨時(shí)可以套用，寫作時(shí)不需要再調(diào)整，一鍵應(yīng)用即可。更換樣式時(shí)，所有應(yīng)用此樣式的文本都會(huì)同步更換。

2.自動(dòng)化功能
很多人在寫論文的時(shí)候，手動(dòng)輸入章節(jié)編號(hào)，比如”第1章“、”1.1“等，一旦章節(jié)有增減，所有編號(hào)都需要重新更改。你可以使用多級(jí)列表技術(shù)，將這些編號(hào)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化生成、自動(dòng)更改。

除了多級(jí)列表技術(shù)，word中還有其他自動(dòng)化技術(shù)，如自動(dòng)生成目錄、自動(dòng)大批量修改、利用郵件合并功能自動(dòng)生成證書等。

二、學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)Word

在word中，任何操作都會(huì)有提示，當(dāng)你碰到問題時(shí)，可通過觀察word中的提示，正確做出判斷。

1.在按鈕上懸停一秒，出現(xiàn)提示框

2.單擊文字顯示格式
如果你想看某段文字的格式，可以單擊這段文字，它的相應(yīng)格式就會(huì)在上方功能區(qū)顯示出來。

3.看見word隱藏的符號(hào)
在word中常常會(huì)有一些特殊的字符，不會(huì)打印出來，用來幫助編輯、排版和校對(duì)。比如有回車和軟回車，檢查拼寫和語(yǔ)法錯(cuò)誤的紅色、藍(lán)色波浪線，全角空格和半角空格，分頁(yè)符和分節(jié)符等。只有看懂這些符號(hào)，排版的時(shí)候才能運(yùn)用自如。

這些符號(hào)顯示與否可以通過【選項(xiàng)】>【顯示】>【始終在屏幕上顯示這些格式標(biāo)記】來控制，如果在編輯時(shí)需要顯示，就可以勾選【顯示所有格式標(biāo)記】，在閱讀時(shí)，可以取消勾選，不顯示這些格式標(biāo)記。

語(yǔ)法校對(duì)的波浪線可以通過【選項(xiàng)】>【校對(duì)】>【在Word中更正拼寫和語(yǔ)法時(shí)】來控制是否顯示。

4.遇到問題找word來幫助
word具有良好的幫助系統(tǒng)，如果對(duì)某一個(gè)功能不了解，可以打開幫助面板或者在搜索框搜索。

三、超級(jí)好用的word小工具

1.標(biāo)尺來查看和控制縮進(jìn)
很多人在控制縮進(jìn)的時(shí)候還在使用空格，敲敲敲。使用空格來居中對(duì)齊、右對(duì)齊、首行縮進(jìn)都是不正確的。對(duì)齊需要用專門的對(duì)齊按鈕來控制：左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊、分散對(duì)齊。首行縮進(jìn)需要設(shè)置段落的縮進(jìn)格式。

空格的作用僅限于將英文單詞分開、為選擇題、填空題等需要填寫的地方留出位置。

用標(biāo)尺可以來顯示和控制縮進(jìn)。每個(gè)標(biāo)尺包含了四種縮進(jìn)方式。

在使用中，大范圍的段落縮進(jìn)，我們常常會(huì)使用段落格式來實(shí)現(xiàn)，而標(biāo)尺適用于對(duì)其中一些特殊文本，比如落款中的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行右對(duì)齊。我們也可以利用標(biāo)尺來查看圖片是否居中顯示，因?yàn)閳D片常常會(huì)因?yàn)橛卸温涞氖仔锌s進(jìn)而導(dǎo)致圖片并未居中對(duì)齊

2.用制表位來對(duì)齊文字
相信很多人都會(huì)對(duì)word中的制表位感到很困惑。制表位的作用是用來對(duì)齊的。制表位是指對(duì)象在水平標(biāo)尺中的位置，使用制表位可以使文字縮進(jìn)一定的距離。
先弄清三個(gè)概念：制表鍵【tab】，制表符和制表位

在標(biāo)尺的左上角有制表符按鈕，我們選擇一個(gè)制表符，在標(biāo)尺上單擊一下，在標(biāo)尺的單擊位置就出現(xiàn)了一個(gè)制表符。上圖中，添加了一個(gè)居中式制表符和一個(gè)右對(duì)齊式制表符。當(dāng)?shù)谝淮伟聪聇ab鍵，制表符后文字就在居中式制表符的位置進(jìn)行居中對(duì)齊，再按下一次tab鍵，制表位就會(huì)在右對(duì)齊式制表符停止，制表符后的文字就會(huì)在右對(duì)齊式制表符的位置進(jìn)行右對(duì)齊。

當(dāng)需要?jiǎng)h除制表符時(shí)，可以雙擊標(biāo)尺的制表符，選擇【清除】
tab鍵就是把光標(biāo)后面的文字推到下一個(gè)制表位處，可以用來進(jìn)行目錄的頁(yè)碼對(duì)齊，和試卷的選項(xiàng)對(duì)齊。

3.軟硬回車
硬回車就是我們敲擊回車鍵，讓文字分段。硬回車分割兩個(gè)不同的段落，而軟回車只是讓文字分行顯示，軟回車之間的文字還是一個(gè)段落。

在論文中，我們常是使用軟回車來強(qiáng)制將一個(gè)較長(zhǎng)的標(biāo)題分割成兩行，以便于閱讀。

很多人會(huì)采用多敲幾個(gè)回車來分頁(yè)，但是如果前文增加文本，那么下一頁(yè)的內(nèi)容會(huì)被擠下去，頁(yè)首出現(xiàn)大量回車。為了避免這樣的情況，需要使用分頁(yè)符來進(jìn)行分頁(yè)。

4.word樣式庫(kù)
在長(zhǎng)文排版中，我們需要反輻設(shè)置文檔的文字格式，如字體、大小、顏色、首行縮進(jìn)、大綱級(jí)別等，反復(fù)這樣的操作效率是很低的。為了克服這一系列的繁瑣操作，樣式庫(kù)應(yīng)運(yùn)而生。我們可以先創(chuàng)建一個(gè)新樣式，然后在需要的地方套用，就不用了一遍一遍進(jìn)行設(shè)置了。
使用word樣式，可以實(shí)現(xiàn)一次修改，全文更新，即修改樣式，所有應(yīng)用該樣式的文本都能更新成新的樣式。樣式也是使用自動(dòng)目錄的基礎(chǔ)，標(biāo)題類的樣式會(huì)連接到大綱的級(jí)別，只有使用了標(biāo)題類樣式，word才會(huì)識(shí)別到標(biāo)題，并為之創(chuàng)建目錄。

5.自動(dòng)編號(hào)
word中當(dāng)你輸入的段落以序號(hào)如“1. ”開頭時(shí)，一敲回車，word就自作主張?zhí)婺憔幪?hào)了。這種編號(hào)很不美觀，還會(huì)影響輸入?？梢酝ㄟ^【選項(xiàng)】>【校對(duì)】>【自動(dòng)更正選項(xiàng)】>【鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用】，去掉【自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表】和【自動(dòng)編號(hào)列表】前面的對(duì)勾。

如果你想繼續(xù)使用自動(dòng)編號(hào)功能，在不需要的時(shí)候只需要連續(xù)敲擊兩次會(huì)車就可以取消自動(dòng)編號(hào)了。
word中有一種更加智能化的編號(hào)功能，可以先輸入內(nèi)容，然后選中內(nèi)容，應(yīng)用編號(hào)。

6.word快捷方式
在word使用一些快捷方式，可以事半功倍。
最常用的快捷鍵：
ctrl+x剪切,ctrl+c復(fù)制,ctrl+v粘貼,
ctrl+a全選,ctrl+b加粗,ctrl+i斜體,
ctrl+f查找,ctrl+o打開,ctrl+n新建,
ctrl+l左對(duì)齊,ctrl+E居中對(duì)齊,ctrl+r右對(duì)齊,
ctrl+p打印
F4大俠：使用F4的核心技能是重復(fù)上一步操作。當(dāng)你需要對(duì)多個(gè)文本進(jìn)行重復(fù)性操作，只需要先對(duì)一個(gè)文本進(jìn)行設(shè)置，然后依次選擇其他文本，使用F4就可以重復(fù)設(shè)置了。