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此次內(nèi)容來自于在“全景應(yīng)用管理——共享交流會”上交流的事例。

問題

團(tuán)隊(duì)員工開會經(jīng)常遲到怎么辦？

群友互動(dòng) 1

@亮亮

開會總遲到，我們公司團(tuán)隊(duì)也存在這種問題。

可以會前定一下規(guī)則，比如遲到了在會議室門口，罰站幾分鐘。我會在開會之前把規(guī)則立好，以后的會議按照這套規(guī)則來。這是我目前想到的，不會罰錢什么的了。

補(bǔ)充一下其他方面，你可以去發(fā)現(xiàn)遲到背后的障礙是什么。

• 是不是我會議時(shí)間不合理？比如都要快要吃午飯了。
• 是不是通知不及時(shí)？就臨時(shí)通知了一個(gè)會議。
• 還有我邀請的人，他確實(shí)可來可不來。我沒有把這事情的利益相干者梳理清楚，把不相干的人都拉進(jìn)來了。
• 是不是說可能我作為領(lǐng)導(dǎo)來說，與下屬關(guān)系不好，他故意的。

背后可能很多的原因。

群友互動(dòng) 2

@四喜

我說一下我們團(tuán)隊(duì)里面一個(gè)真實(shí)的案例。他是我團(tuán)隊(duì)的一位同學(xué)，每次開會他都是最后一個(gè)到，其他人都等著他。這個(gè)事情后面我就會和他單獨(dú)去聊一下，然后引導(dǎo)換位思考的方式。

首先問他為什么總是遲到？接著讓他換位思考一下：如果說你是一個(gè)管理者，你每次都看到所有人都在等你，你會什么樣的一種感受之類的。就是通過這種方式去引導(dǎo)他去認(rèn)識到自己的問題。

群友互動(dòng) 3

@晏鵬

我談一下我的看法，首先員工經(jīng)常遲到，這是一個(gè)問題的表象，然后我們要分析他為什么會遲到。

亮亮也有提到的：我們是否提前沒有約定好，還是我們沒有傳達(dá)清楚這個(gè)事情是與他有關(guān)的？我們可以去跟他溝通，了解他為什么遲到的原因。或者通過其他方式調(diào)查。如果沒約定好，那么就定規(guī)則約定好。

也可能存在其他的原因，比如說會議本身是冗長的，或者我們開了太多的會議，大家其實(shí)包括我自己本身也不愿意參加。那么是不是我們要改善會議的質(zhì)量。

還有這個(gè)會議我雖然通知了他，但是這個(gè)事情他覺得與自己沒有什么關(guān)系，我參不參加都無所謂。那我們在組織會議的時(shí)候，要明確這個(gè)事情是否與他有關(guān)，告知他為什么必須要來？

還有可能是他自己的一些情況，比如說他最近想離職了，他本身自己不愿意。他對自己包括哪怕是會議或者工作，本身就不上心了。這樣的原因，它也會導(dǎo)致出現(xiàn)遲到的情況。

所以遲到一個(gè)表象而已，需要?dú)w納一下。我們要知道為什么遲到，然后針對不同原因，然后具體的去應(yīng)對。

我突然想到或者有時(shí)候，這個(gè)問題本身是領(lǐng)導(dǎo)者覺得是個(gè)事才是個(gè)事。

我通知了個(gè)會，你們不準(zhǔn)點(diǎn)來。我都到了，你們還稀稀拉拉、拖拖拉拉的過來。那么他認(rèn)為這種情況是個(gè)問題。

群友互動(dòng) 4

@露丹

我可能想的不太一樣，針對開會經(jīng)常遲到，我會把重點(diǎn)放在開會的目的上。我覺得開會肯定是有目的的，員工他遲不遲到，我不會特別關(guān)心。只要能解決掉我開會原本的目的就行，因?yàn)槲谊P(guān)心的是目的。

另外，要是說經(jīng)常遲到，我也會思考，開會的時(shí)間是不是不合理。如果不合理的話，可以調(diào)整時(shí)間。

總之，我就關(guān)心目的，能解決了就好了。

群友互動(dòng) 5

@李帥

我們是早晚例會，要求必須參加。要是不參加的話，項(xiàng)目經(jīng)理立馬就會去拽。

另一個(gè)方面，在開會之前，它定義的人員的列表，都是和這個(gè)事情的主題相關(guān)的。

一些不重要的會，你參不參加問題不是很大。但是早會和晚會，是必須全員參加。

群友互動(dòng) 6

@海華

我想聊的視角是：我個(gè)人開會老是遲到。比如 10 點(diǎn)開會，經(jīng)常會 10 點(diǎn)多幾分過去。我反思作為管理者，還沒有解決好精力分配的問題。經(jīng)常跟一個(gè)人聊，就聊時(shí)間長了。突然發(fā)現(xiàn)開會了，然后趕緊過去。另外有時(shí)候心理可能還存在一些惰性。

我這個(gè)角度，是想要強(qiáng)調(diào)：負(fù)責(zé)人以身作則非常重要。平日我好的堅(jiān)持的東西，會傳染到團(tuán)隊(duì)，不好的東西同樣也會。所以當(dāng)在團(tuán)隊(duì)里，我發(fā)現(xiàn)一些遲到的現(xiàn)象時(shí)，我自己也需要檢討一下。

此外，如果是一個(gè)有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，可以在周會上強(qiáng)調(diào)一些事情，效果還是蠻好的。我個(gè)人沒有經(jīng)歷過太極端的 case，通過周會強(qiáng)調(diào)，遲到的情況越來越少。同時(shí)我個(gè)人也有自我檢討，減少自己遲到的情況發(fā)生。

群友互動(dòng) 7

@沈俊

我也提供一個(gè)我自己的視角。我在碰到這種問題的時(shí)候，最先想到的是：遲到可能是會議的組織者沒有做好，并不是這個(gè)遲到人的問題。

因?yàn)槲医?jīng)常組織很多會議，發(fā)現(xiàn)會議準(zhǔn)備比較充分的情況下，跟準(zhǔn)備不充分的情況下，大家對于這個(gè)會議的態(tài)度以及他們表現(xiàn)出來一些行為都會非常不一樣。

我會從這個(gè)方向去考慮：你在會議前有沒有做好充足的準(zhǔn)備，有沒有通知好大家，有沒有準(zhǔn)備好對應(yīng)的材料提前發(fā)給大家，然后以及澄清會議的目的。

群友互動(dòng) 8

@鋒松

我會好奇多長時(shí)間算遲到？它的影響多大？

我覺得我們開會，比如說一個(gè)小時(shí)的會，總有人遲到個(gè)兩三分鐘之內(nèi)的，這是非常常見的現(xiàn)象。你只要是稍微人數(shù)多一點(diǎn)的話（大于三人），幾乎是百分百必出現(xiàn)的事情。

但在很多時(shí)候，少掉那么一兩個(gè)人，或者說他遲到個(gè)幾分鐘，我認(rèn)為是不影響整個(gè)會議的質(zhì)量的，對整個(gè)大局沒有太大的影響。

我們這邊很少碰到有遲到很長時(shí)間，或者說影響比較惡劣的情況。

全景圖分析

以下為建國老師口述

我把上面大家的意見進(jìn)行了歸納總結(jié)，大家有沒有發(fā)現(xiàn)有一個(gè)整體的流程和框架。

首先，我們需要思考「現(xiàn)象」是不是一個(gè)問題。

如我們的露丹同學(xué)所言，對于她來說，開會是一個(gè)手段，用于達(dá)成她的目標(biāo)。所以遲到不遲到這個(gè)事，她就不關(guān)心，不認(rèn)為是一個(gè)問題。當(dāng)管理者認(rèn)為不存在問題時(shí)，自然就不需要解決。我們把心思投入到更重要的事情上，這是第一層。

第二層，我們認(rèn)為「現(xiàn)象」確實(shí)存在問題。

開會遲到甭管耽誤不耽誤事，總之我們安排了個(gè)會，經(jīng)常有人遲到，我們認(rèn)為這是一個(gè)問題。那么它是一個(gè)什么問題？

對于不同的管理者，我們可以發(fā)現(xiàn)會有不一樣的回答。有的管理者是「我們開會這個(gè)事情沒有安排好，如果我們建立一個(gè)機(jī)制就好了」。

參考我們李帥同學(xué)所言，我們建立早會晚會的這樣的一個(gè)機(jī)制，而且明確好監(jiān)督人。比如發(fā)現(xiàn)有人沒來，項(xiàng)目經(jīng)理要去拽人。這其實(shí)就是建了一個(gè)開會的機(jī)制，并且還確保了機(jī)制的有效執(zhí)行。

總結(jié)就是，我們把遲到現(xiàn)象作為一個(gè)機(jī)制問題，怎么樣來解決？這是一個(gè)管理問題。聚焦到機(jī)制后，我們就想針對機(jī)制建設(shè)的解決方案。去建設(shè)相關(guān)的機(jī)制流程，并且為了有效執(zhí)行，還設(shè)立了負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行。

還有一些管理者說「我其實(shí)不通過開會，也有其他方式來達(dá)到目的」。比方說我發(fā)郵件、打電話，視頻也可以，我可以換一種溝通方式。這是把遲到轉(zhuǎn)換為溝通管理問題來解決。

我們來看第三層，先總結(jié)下前兩層。

第一層是不是問題；

第二層是問題，且是一個(gè)管理問題，那么它是一個(gè)什么管理問題？

流程機(jī)制的問題，溝通的問題，員工激勵(lì)的問題，還是目標(biāo)管理的問題。我把它界定成一個(gè)管理問題去解決，我不會針對某個(gè)人，我是針對一個(gè)管理問題解決。

第三層，如果說就是這個(gè)人，我想針對這個(gè)人做工作。

你看老是你遲到，老是你們這兩三個(gè)人，每次都是你們遲到，對不對？那么我們要做什么？我們經(jīng)過反復(fù)思考，最后決定針對某些個(gè)體來做工作。

當(dāng)我們針對個(gè)人做工作的時(shí)候，需要了解他到底是因?yàn)槭裁催t到，也就是上面大家說的找原因。

一般原因會卡在三個(gè)層面，第一個(gè)層面是我不知道什么叫遲到。到底遲到多久算遲到，5 分鐘之內(nèi)是不是都不算遲到。我在認(rèn)知上就不知道這叫遲到。而且我也不認(rèn)為我遲到是個(gè)事兒，這都是認(rèn)知問題。

卡在認(rèn)知上是會影響人的行為的，但是有些人不是卡在認(rèn)知上，而是意愿出了問題。我也知道不應(yīng)該遲到，但是你們開的會這么多，好像跟我關(guān)系不大，我就沒想著好好參加。或者說我就不認(rèn)同你安排的會，非常低效，我就不愿意參加。又或者是你看大家都遲到，有什么大不了的？

我知道不能遲到，我應(yīng)該及時(shí)到，但是我沒有意愿。我就不愿開，抵觸開會，這就卡在了意愿上。如果卡在意愿上是可以激發(fā)的，但是卡在了認(rèn)知上，激發(fā)是沒用的。

比方前面亮亮同學(xué)提到獎(jiǎng)懲機(jī)制。懲罰它解決的問題都是偏意愿的。這個(gè)人他沒有意愿來參會，我們可以用激發(fā)的方式。

當(dāng)然除了認(rèn)知和意愿，還可能卡在了我知道什么叫準(zhǔn)時(shí)，而且我有意愿準(zhǔn)時(shí)到，但是我做不到。

我們想想有沒有這種可能，我提前一個(gè)小時(shí)出來還是出意外了?；蛘咦蛱焱砩蠋Ш⒆涌床∪チ?，現(xiàn)在精力透支導(dǎo)致恍惚遲到。這就是前面海華同學(xué)提到說精力不允許，條件不允許。我們要知道這是卡在了能力上。

所以當(dāng)一個(gè)員工遲到的時(shí)候，我們要針對他做工作，需要分一下這三種情況。是認(rèn)知問題，意愿問題還是能力的問題。如果要是認(rèn)知問題，懲罰他、教導(dǎo)他都沒用。因?yàn)樗筒恢肋@事很重要，要擴(kuò)展認(rèn)知。如果是意愿問題，你可以獎(jiǎng)勵(lì)他，懲罰他，給他講道理，激發(fā)他等等。

比方四喜同學(xué)單獨(dú)跟他的成員聊，讓成員體諒管理者，讓成員知道遲到這個(gè)事兒上級眼里，是多么重要的事情。這樣既解決了認(rèn)知問題，也解決了意愿問題。

之前成員沒有意識到「我準(zhǔn)時(shí)到，對我的上級來說這么重要」。通過溝通，他意識到了「原來我準(zhǔn)時(shí)到，對上級是一種體諒和支持」。當(dāng)他認(rèn)識到了這點(diǎn)，才會準(zhǔn)時(shí)到。

所以我們需要厘清成員遲到，是卡在了認(rèn)知上、意愿上還是能力上，然后分別用擴(kuò)展認(rèn)知，激發(fā)意愿和培養(yǎng)能力來解決這個(gè)問題。

最后我們總結(jié)收尾下。對于一個(gè)我們不滿意的現(xiàn)象，我們需要思考：

第一層，是不是一個(gè)問題？

第二層，它是一個(gè)什么問題？

是一個(gè)流程機(jī)制的問題，是一個(gè)溝通的問題，是一個(gè)目標(biāo)管理的問題，是一個(gè)有效執(zhí)行的問題。

第三層，我就是要解決個(gè)人問題。

我們要擺正這個(gè)人的行為，需要看他的行為卡在了哪里，是認(rèn)知、意愿，還是能力？分辨清楚了之后，可以通過擴(kuò)展認(rèn)知、激發(fā)意愿（包括獎(jiǎng)懲也是激發(fā)意愿）、培養(yǎng)能力來解決。

所以各位，我組織了一個(gè)會，發(fā)現(xiàn)大家遲到我很不爽。那么我需要看一下，這個(gè)不爽到底要通過什么手段去解決。

可以從大家今天分享的內(nèi)容中，去尋找是不是有我可以入手的點(diǎn)。找到最有效的入手點(diǎn)，這個(gè)問題才容易解決。不能泛泛的說員工總是遲到，我就批評他，或者我就懲罰他。其實(shí)未必能解決我們的問題，甚至可能引發(fā)一些沖突。

所以怎么解決我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降摹竼栴}」，全景圖給了咱們定義、拆分、轉(zhuǎn)換「問題」的一種思路。大家可以開始嘗試碰到不滿的現(xiàn)象后，定義這個(gè)「問題」該怎么解決。

感謝大家的參與。

更多內(nèi)容可查閱圖書《知行：技術(shù)人的管理之路》。

期待你的案例分享！