電子郵件對很多上班族來說是重要的溝通工具，通過屏幕的兩端，可以通過郵件傳達尊重，也可以筑起屏障?？梢赃_成目的，也可以毀掉事業(yè)。

按我多年工作觀察，發(fā)現(xiàn)有很多人不會寫和用郵件，不清楚電子郵件的寫作技巧。以下分享，希望能幫助到需要的朋友。

Ａ－電子郵件的作用

• 從容充分的表達意圖和需求，達成溝通目的
• 郵件存儲在服務器上，可以作為事實依據(jù)和證據(jù)
• 郵件討論的論題、事實依據(jù)、達成的共識，可以很清晰，及持續(xù)跟進
• 工作記錄的歷史檔案

Ｂ-郵件書寫的９個基本規(guī)則

規(guī)則１－郵件主題（標題）要清晰

• 主題（標題）不能為空白
• 主題（標題）簡明扼要，不要用標題來寫郵件正文
• 字數(shù)不要態(tài)度，一般15個字以內(nèi)為宜。有些通用表達，比如?。兀兀貢h紀要、 ＸＸＸ 跟進事宜、ＸＸＸ會議通知；也可以根據(jù)具體事宜提煉，比如某產(chǎn)品返工事項安排。
• 標題不要出現(xiàn)機密、敏感、侮辱攻擊等信息

規(guī)則２－郵件要有開頭稱呼、結(jié)尾、問候

• 開頭一定要有稱呼，因為你不是對著空氣在說話
• 稱乎對方年齡、級別、關系來靈活使用，比如Ｄear 某總/Ｈi,小王/你好，張工之類的。避免直乎對方姓名。
• 適當問候，禮多人不怪。多用：你好！謝謝！請!Ｂest Regards!
• 結(jié)尾簽名，要有問候、姓名、公司、職位、聯(lián)系方式，可以編輯成標準模板自動帶出。良好規(guī)范的郵件簽名既能體現(xiàn)你的職業(yè)化，更能讓你的工作事半功倍

錯誤樣板

　 規(guī)則３－郵件正文要精心構思，認真撰寫

５大準則

• 正文第一段簡述目的
• 正文第二段羅列事項或探討內(nèi)容　
• 按重要到次要一次排序
• 避免長篇大論（不是小說誰有耐心看？），缺少邏輯，多使用１/２/３/４等列
• 重點可永符號、加粗、涂色(慎用紅色)等標示，但避免濫用，導致整個郵件花花綠綠.

　規(guī)則４－專業(yè)性

• 注意語氣語調(diào)，避免使用情緒化表達；避免語法錯誤、錯別字等。
• 正面積極
• 少用專業(yè)術語或縮寫：網(wǎng)絡術語、行話、公司內(nèi)部縮寫、專有名詞等。特別是發(fā)給非專業(yè)人士或外部人員時，他們會看不懂。

我就曾收到一個ＩＥ（工業(yè)工程師）發(fā)的郵件咨詢水蜘蛛的工時是否可以報價給客人，關于水蜘蛛是什么，還要電話跟其溝通才明白意思。

規(guī)則５－不要用公司郵件討論私事

• 公司郵件可能被永久存在服務器上
• 私事郵件有時看到得不止發(fā)、收人。有的公司會將郵件設置成所有郵件都會同時暗抄送到某個部門的領導，比如行政部或ＩＴ部。
• 就曾有男同事用公司郵件發(fā)郵件給女同事相約吃飯，被行政部和其部門領導看見，最后八卦傳的滿天飛。
• 占用公司網(wǎng)絡資源，對于一些較嚴格的公司會留下不好的音像。
• 規(guī)則６－區(qū)分發(fā)送人（ＴＯ）、抄送人（ＣＣ）、秘送人（ＢＣＣ）及發(fā)送順序

區(qū)分

在發(fā)郵件的過程中收件人的排列是有一定規(guī)則和順序的，這個很多人不知道或會忽略的。經(jīng)常可以看到有些同事沒有任何邏輯的想起誰就敲上名字。 一般可以按有這樣幾種順序：

• 按姓名拼音排序、按照部門人員排序、按照職位級別順序/按照級別高低來確定
• 但對于有多個收件人的時候，按照這封郵件對這個人的重要性及責任排序，越重要越往前，并列時就按職位高低。如果是抄送人，按職位高低來排基本不會出錯。

錯誤樣板

　規(guī)則７－關于附件

• 附件不宜過多，超過四個最好壓縮打包發(fā)送，或分郵件發(fā)送
• 附件不要太大，太大可能收不到；
• 要考慮格式對方是否能打開，比如發(fā)ＣＡＤ檔給一個不會用ＣＡＤ的，不如轉(zhuǎn)換成圖片或ＰＤＦ檔更好
• 附件起個簡潔明了的名字，便于快速識別附件重要性　
• 郵件中最好能簡介下附件

規(guī)則８－郵件要及時回復，有始有終

有時有些郵件發(fā)出去入泥牛入海一般，常要一追仔追才有回復甚至追到最后不了了之，讓人無奈又苦惱，還浪費很多時間。故要養(yǎng)成良好的閉環(huán)思維及做事習慣，對于收到的郵件：

1. 對于郵件要及時處理回復，最好設定處理時間，及處理的優(yōu)先級別。也可以選定時間批量處理
2. 對于無法及時處理的郵件，最好能先回復：事件處理中，預計什么時候能回復結(jié)果，以便發(fā)件人心中有數(shù)。
3. 出差或者休假時要將郵件設置成自動回復，告知離崗時間、手機聯(lián)系方式及緊急事務的替代人。
4. 郵件回復要有針對性，不能驢頭不對馬嘴。

　規(guī)則９－郵件不是萬能的

郵件在工作中起到很大作用，但郵件不是萬能鑰匙，有很多人工作中會過于依賴郵件的溝通，常以為發(fā)出郵件即萬事大吉，其實不然。郵件有時不是最好的處理方法，必要時需根據(jù)工作中實際情況，采用電話、面談、甚至組織會議的方式去達成目的，提高工作效率。

郵件管理循環(huán)

最后，技多不壓身，功夫不負有心人，養(yǎng)成良好的郵件管理和收發(fā)，呈現(xiàn)出的職業(yè)化和專業(yè)性可能有一天被某個貴人發(fā)現(xiàn)你帶來意想不到的機遇。就算沒有人重視，也是自我的一個提升和完善。