1.基本功能

(1)制作演示文稿。用戶可以在計(jì)算機(jī)或投影儀上演示使用PPT(PowerPoint-presentation presentation)創(chuàng)建的演示文稿，也可以打印演示文稿并將其制作成膠片。使用PowerPoint，您還可以在internet上進(jìn)行遠(yuǎn)程會議或在線向觀眾演示。

(2)制作生動(dòng)精美的幻燈片。演示文稿由一組可插入文本、表、圖形、圖片、音頻、視頻、動(dòng)畫、超鏈接等多種元素的幻燈片組成，PowerPoint使您能夠制作生動(dòng)感人的幻燈片。PowerPoint廣泛應(yīng)用于商業(yè)報(bào)告、投標(biāo)文案、多媒體培訓(xùn)、會議演講等領(lǐng)域，成為我們工作不可或缺的工具。

(3)協(xié)作和共享PPT。PowerPoint引入了優(yōu)秀的工具，使用戶能夠有效地創(chuàng)建、管理和協(xié)作PPT。您可以輕松攜帶PPT進(jìn)行共享，將PPT轉(zhuǎn)換為照片、視頻、flash動(dòng)畫、廣播幻燈片等，還可以在Office組件之間共享和協(xié)作，以便與Word和Excel共享和調(diào)用信息。

(4)PowerPoint 2016中的新功能。導(dǎo)航幫助功能是PowerPoint 2016以前版本中新增的“請告訴我想做什么.”是與智能搜索框(Alt Q)相比最大的亮點(diǎn)。此外，還添加了100多個(gè)幻燈片模板，并在插入選項(xiàng)中添加了屏幕錄制功能?；脽羝袚Q和動(dòng)畫比以往更加平滑和豐富，功能區(qū)上有自己的選項(xiàng)卡。新的SmartArt圖形布局可能會帶來意想不到的驚喜。PowerPoint 2016還提供了多種方法，使用戶能夠更輕松地發(fā)布和共享演示文稿。

2.編輯環(huán)境

(1)啟動(dòng)PowerPoint 2016。在任務(wù)欄中，單擊“開始PowerPoint 2016”啟動(dòng)PowerPoint 2016。通過單擊打開的界面中的“空白演示文稿”，可以創(chuàng)建新的空白演示文稿。

或者，您也可以雙擊桌面上的PowerPoint 2016快捷方式圖標(biāo)啟動(dòng)PowerPoint 2016。

(2)PowerPoint 2016的作業(yè)界面。PowerPoint 2016的工作界面是用戶輸入文本、插入圖片、創(chuàng)建表單、設(shè)置顏色和動(dòng)畫、插入音頻視頻等工作區(qū)，提供了許多創(chuàng)建和操作PPT的重要功能和工具。典型的工作介面包括「編輯幻燈片」窗格、「幻燈片顯示」窗格、「注解」窗格、功能區(qū)、快速存取工具列、狀態(tài)列和檢視列，如圖6.1所示。

圖6.1 PowerPoint 2016的工作界面

幻燈片編輯窗口：位于任務(wù)界面中間的幻燈片編輯窗口是顯示和編輯當(dāng)前幻燈片的大區(qū)域。您可以在虛線邊框的占位符中輸入文本，也可以插入圖片、圖表或其他幻燈片元素。

幻燈片顯示窗口：任務(wù)界面左側(cè)的幻燈片顯示窗口顯示當(dāng)前PPT中每張幻燈片的縮略圖。單擊幻燈片縮略圖后，該幻燈片將顯示在“編輯幻燈片”窗口中。按住滑鼠左鍵并拖曳幻燈片縮圖，即可重新排序幻燈片，以及新增、復(fù)制或刪除幻燈片。

“注釋”窗口：在“注釋”窗口中輸入當(dāng)前幻燈片的注釋，可以提出演示者容易忘記的內(nèi)容。說明可以作為備忘錄頁面打印，當(dāng)PPT另存為網(wǎng)頁時(shí)，將自動(dòng)顯示。

功能區(qū)：功能區(qū)位于任務(wù)界面上方，幫助用戶快速找到完成任務(wù)所需的命令。功能區(qū)由多個(gè)選項(xiàng)卡組成，包括“文件啟動(dòng)”“插入”“設(shè)計(jì)動(dòng)畫”。(例如，插入文件啟動(dòng)動(dòng)畫等)。為了提高生產(chǎn)率，某些選項(xiàng)卡僅在需要時(shí)顯示。選項(xiàng)卡由多個(gè)組組成，每個(gè)組中有多個(gè)命令按鈕。

PowerPoint 2016功能區(qū)選項(xiàng)卡上常用的組或命令可以在右鍵單擊功能區(qū)或“文件”“選項(xiàng)”“PowerPoint選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“自定義功能區(qū)”中添加或刪除，如表6.1所示。

表6.1 PowerPoint 2016功能區(qū)選項(xiàng)卡中常用的組或命令

選項(xiàng)卡

組或命令

文件信息、新建、打開、保存、另存為、歷史記錄、打印、共享、導(dǎo)出、關(guān)閉、帳戶、反饋、選項(xiàng)、插件

剪貼板、幻燈片、字體、段落、繪制、開始編輯

插入幻燈片、表格、圖像、圖片、插件、鏈接、注釋、文本、符號和媒體

設(shè)計(jì)主題、變換、自定義

切換預(yù)覽，切換到此幻燈片，計(jì)時(shí)

動(dòng)畫

預(yù)覽、動(dòng)畫、高級動(dòng)畫、計(jì)時(shí)

開始放映幻燈片、設(shè)置、監(jiān)視器

演示文稿視圖、母版視圖、顯示、顯示比例、顏色/灰度、窗口、宏

幫助、操作說明搜索框

⑤ 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位于工作界面的左上角，由最常用的命令工具按鈕組成，如圖6.1所示的"保存""撤消""恢復(fù)""播放"等。單擊快速訪問工具欄最右側(cè)的下拉按鈕""，在彈出的"自定義快速訪問工具欄"下拉菜單中勾選或取消，可以添加或刪除快速訪問工具欄中的命令工具按鈕。
⑥ 狀態(tài)欄和視圖欄：狀態(tài)欄和視圖欄位于工作界面的最下方，顯示PPT的當(dāng)前頁碼、總頁數(shù)、輸入法、視圖按鈕組、調(diào)節(jié)頁面顯示比例的控制桿、顯示比例等信息。右擊狀態(tài)欄，在彈出的"自定義狀態(tài)欄"快捷菜單中可以設(shè)置狀態(tài)欄中要顯示的內(nèi)容。
PowerPoint在運(yùn)行時(shí)可以同時(shí)打開多個(gè)PPT，每個(gè)窗口都是一個(gè)獨(dú)立的任務(wù)，這樣有利于在不同的PPT之間切換。
（3）退出PowerPoint 2016。
● 關(guān)閉文件但不退出PowerPoint 2016：單擊【文件】→〖關(guān)閉〗或使用快捷鍵Ctrl+F4，確認(rèn)是否保存當(dāng)前文件后關(guān)閉PPT。
● 關(guān)閉文件并退出PowerPoint 2016：單擊工作界面右上角的"關(guān)閉"按鈕或使用快捷鍵Alt+F4，確認(rèn)是否保存當(dāng)前文件后關(guān)閉文件并且退出PowerPoint 2016。

6.1.2 演示文稿的視圖

1.普通視圖

普通視圖就是剛剛創(chuàng)建或者打開一個(gè)PPT文件時(shí)出現(xiàn)的視圖，也是最常用的視圖，用于撰寫和設(shè)計(jì)演示文稿。
普通視圖包含左側(cè)的幻燈片顯示窗格、右側(cè)的幻燈片編輯窗格和下方的備注窗格。當(dāng)鼠標(biāo)指針在窗格邊框變?yōu)?#34;"時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，可以調(diào)整各窗格的大小。

2.大綱視圖

大綱視圖是以大綱的形式顯示幻燈片文本，適合用來構(gòu)思整個(gè)演示文稿的框架、把握總體思路、編排幻燈片的演示順序等。在大綱視圖下，文本可以在大綱中進(jìn)行編輯，但在該視圖下不能顯示各種圖形和圖像。

3.幻燈片瀏覽視圖

在幻燈片瀏覽視圖下，可以查看全部幻燈片的縮略圖，從而方便對PPT的順序、前后搭配效果等進(jìn)行排列和組織。單擊"幻燈片視圖"按鈕，即可切換至幻燈片瀏覽視圖。

4.備注頁視圖

單擊"備注頁視圖"按鈕，可切換至備注頁視圖。備注可以在"普通視圖"的"備注窗格"中輸入，或者直接在"備注頁視圖"中輸入。備注頁可以打印出來，供演示PPT時(shí)進(jìn)行參考。

5.閱讀視圖

單擊"閱讀視圖"按鈕，就進(jìn)入了閱讀視圖。在該視圖下可以通過全屏的方式查看幻燈片。按Esc鍵，可退出閱讀視圖，返回普通視圖。

6.1.3 幻燈片的基本操作

幻燈片的基本操作包括新建、選擇、復(fù)制、移動(dòng)、刪除和隱藏，以及幻燈片順序的調(diào)整。

1.新建幻燈片

（1）使用功能區(qū)的"開始"選項(xiàng)卡。單擊【開始】→〖幻燈片〗→"新建幻燈片"，創(chuàng)建一個(gè)空白演示文稿。這時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)在當(dāng)前幻燈片的后面新建了一個(gè)幻燈片，其縮略圖出現(xiàn)在"幻燈片顯示"窗格中。
（2）使用鼠標(biāo)和快捷鍵。在"幻燈片顯示"窗格的任意位置右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"新建幻燈片"。或者使用快捷鍵Ctrl+M，或者按下Enter鍵則新建一個(gè)幻燈片。

2.選擇幻燈片

（1）選擇單個(gè)幻燈片。單擊幻燈片縮略圖，此時(shí)選中的幻燈片將顯示一個(gè)外框。
（2）選擇連續(xù)多個(gè)幻燈片。按住Shift鍵的同時(shí)，分別單擊要選擇的第一張幻燈片和最后一張幻燈片，選中的這些幻燈片都顯示一個(gè)外框。
（3）選擇不連續(xù)的多個(gè)幻燈片。按住Ctrl鍵的同時(shí)，依次單擊需要選擇的幻燈片即可。若需要取消某個(gè)選中的幻燈片，則再次單擊取消即可。
（4）選擇所有幻燈片。選中任意一張幻燈片，然后使用快捷鍵Ctrl+A即可選中所有幻燈片。

3.復(fù)制幻燈片

（1）通過"剪貼板"復(fù)制幻燈片。選中要復(fù)制的幻燈片，單擊【開始】→〖剪貼板〗→"復(fù)制"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+C。然后再選中一個(gè)幻燈片，單擊"粘貼"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+V，即可在所選幻燈片下復(fù)制出一張新幻燈片。
（2）復(fù)制相鄰幻燈片。選中要復(fù)制的幻燈片，在其縮略圖上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"復(fù)制幻燈片"選項(xiàng)。此時(shí)將在選中幻燈片的下方復(fù)制出一個(gè)完全一樣的幻燈片。PowerPoint可以復(fù)制整張幻燈片及其上面的內(nèi)容，也可以復(fù)制同時(shí)選中的多張幻燈片。

4.移動(dòng)幻燈片

移動(dòng)幻燈片可以實(shí)現(xiàn)對幻燈片順序的重新調(diào)整，其方法是選中要移動(dòng)的幻燈片縮略圖，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖至目標(biāo)位置釋放即可。此外，在普通視圖下，選中幻燈片縮略圖后，按住Ctrl鍵的同時(shí)，使用上、下方向鍵也可以移動(dòng)幻燈片。還可以選擇多張幻燈片，實(shí)現(xiàn)批量移動(dòng)操作。

5.刪除幻燈片

通過刪除操作可以快速清理PPT中多余的幻燈片。首先選中要?jiǎng)h除幻燈片的縮略圖，直接按鍵盤上的Delete鍵即可；或者右擊需要?jiǎng)h除的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除幻燈片"選項(xiàng)。同樣可以選擇多張幻燈片，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一刪除。

6.隱藏幻燈片

被隱藏的幻燈片在放映時(shí)不會播放，但該幻燈片并沒有被刪除。在幻燈片視圖中被隱藏幻燈片的編號出現(xiàn)"\"標(biāo)記。
選中要隱藏的幻燈片縮略圖，然后鼠標(biāo)右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"隱藏幻燈片"選項(xiàng)。若要取消隱藏，則只需選中相應(yīng)的幻燈片，再進(jìn)行一次上述操作。

6.1.4 演示文稿的保存和發(fā)送

1.保存演示文稿

單擊【文件】→〖保存〗選項(xiàng)，或者使用快捷鍵Ctrl+S?？梢园碏12鍵快速打開"另存為"對話框。首次保存時(shí)，會打開"另存為"對話框。單擊"瀏覽"選擇PPT保存的路徑、文件名及保存類型，然后單擊"保存"按鈕。

2.發(fā)送演示文稿

保存好的演示文稿還可以通過Internet遠(yuǎn)程發(fā)送，使用這個(gè)功能需要有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。單擊【文件】→〖共享〗，可以選擇"與人共享""電子郵件""聯(lián)機(jī)演示"等方式共享演示文稿。