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來源|百度文庫

一、工程信函

(a)在若干情況下需要發(fā)函

1.督促對方履行義務(wù)。

如催甲方支付工程款，確定材料品牌和價格，盡快審核結(jié)算書，并督促監(jiān)理人或甲方進(jìn)行驗(yàn)收。

2.向?qū)Ψ教岢鲆庖?、異議和建議。

如果不同意甲方的指示，不同意甲方的信件，或者對監(jiān)理工作、監(jiān)理崗位有意見等。

3.向?qū)Ψ教岢鲆蠛鸵蟆?/p>

如需甲方支持，可提前支付工程款，并請監(jiān)理人進(jìn)行工作指導(dǎo)等。

4.向上級或主管部門報(bào)告。

比如向上級公司匯報(bào)最近的工作安排，向主管部門匯報(bào)工作。

(二)幾個主要字母的書寫

1.催款信。

催款函是用于督促甲方支付工程款的信函，在建筑工程中較為常見。

首先需要注意的是，信函名稱要一目了然，準(zhǔn)確反映信函內(nèi)容，如“請盡快支付2007年5月進(jìn)度款”、“請盡快支付工程款”；

其次，信的內(nèi)容要簡潔明了，要寫明付款的時間、金額和依據(jù)。比如“根據(jù)合同規(guī)定，貴公司應(yīng)在當(dāng)月日期前支付最后一個月的進(jìn)度款，但貴公司至今未支付”；

第三，信的內(nèi)容要反映相關(guān)事實(shí)。如果只寫提醒，信的內(nèi)容會比較單薄。建議提醒流程可以酌情書寫，如“我司于(月)、(月)日給貴司發(fā)函”，如項(xiàng)目因欠款已停工等情況。；

最后，要注意信的語氣。在雙方關(guān)系比較好的時候，要注意提醒信的語氣不要太過嚴(yán)厲，要真誠認(rèn)真，避免矛盾激化。

2.結(jié)算提醒函。

結(jié)算提醒函是用于督促甲方審核結(jié)算的信函，在建筑工程中也很常見。撰寫結(jié)算提醒時應(yīng)注意:

首先，信要及時寄出。當(dāng)發(fā)現(xiàn)甲方未在約定的結(jié)算期限內(nèi)完成結(jié)算時，應(yīng)立即發(fā)送提醒結(jié)算函；

其次，內(nèi)容要全面，提交的時間和價格要在信中描述清楚。

如“我公司將于年月日向貴公司發(fā)送結(jié)算書，日期為年月日(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)

最后，觀點(diǎn)要明確，寫明價格評估的期限和依據(jù)，指出對方違約。如果合同中約定提交評審的價格是超出評標(biāo)時間的標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)在信中寫明要求對方按照提交評審的價格支付工程款，這種情況下不應(yīng)給予對方寬限期，否則會錯失提交評審的價格是標(biāo)準(zhǔn)的最佳時機(jī)。

3.終止合同通知書。

請求解除合同的信函是一方當(dāng)事人在合同約定的解除原因或者法律規(guī)定的解除原因出現(xiàn)時，向另一方當(dāng)事人發(fā)出的通知解除合同的信函。施工方在向?qū)Ψ桨l(fā)出終止合同的信函時應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

首先，寄信的時候要小心。發(fā)信前最好先征求律師意見，并仔細(xì)考慮發(fā)信依據(jù)和發(fā)信可能產(chǎn)生的后果；

其次，內(nèi)容要有理有據(jù)，通知解除合同的信函要注明解除合同的合同依據(jù)或法律依據(jù)，還應(yīng)注明解除合同的理由，說明因發(fā)生這種情況而滿足解除合同的條件；

最后，根據(jù)法定或約定的程序，注意根據(jù)合同法第94條給予對方寬限期。因此，如果建設(shè)單位因甲方欠款而要求解除合同，應(yīng)提前催促給予對方合理的寬限期。

此外，施工單位在發(fā)出的所有信件中要注意，不要為了眼前利益而承認(rèn)違約或其他不利，這將成為今后向?qū)Ψ剿髻r的隱患。如果有施工單位希望甲方提前支付工程款，愿意按照對方的要求在信件或報(bào)告中承認(rèn)工期和質(zhì)量上的錯誤；更何況信是甲方寫的，施工單位直接蓋章，但不知道這是甲方的圈套，會不會成為以后糾紛中最直接的違約證據(jù)。

(3)信件的接收、確認(rèn)和保留

信函的收到應(yīng)以以后可以作為證據(jù)為原則，注意保證其證明力。

首先，要注意通信的形式。

如果信中有多頁，要注意騎縫的封口，避免換頁。

第二，要注意收文的形式。

收到信要直接在信上簽名，寫上人和日期，而不是只為這封信簽名。由于收條書中只記錄了字母名稱，有時記錄的字母名稱與字母的真實(shí)名稱不同，或者字母名稱不能反映內(nèi)容，所以有些施工單位根本不寫字母名稱，只寫一個“字母”字，無法證明對方簽收了什么。

第三，要注意簽名人的身份。

信件簽名人應(yīng)注意合同中約定的簽名人，或?qū)Ψ酱?，或指定的收件人的最佳簽名，以便日后證明自己的身份。在某些情況下，雙方經(jīng)常否認(rèn)簽名者是他們的雇員，并且不承認(rèn)簽名者的身份。所以，為了保證簽名信的有效性，最好由上述人員簽收。如果上述人員無法簽收，需要注意需要其他相應(yīng)的文件來確認(rèn)簽收人的身份。

四、對方拒簽的，可以在工商登記時送達(dá)對方地址，由法定代表人接收。

這時，你要注意快遞單上文件的內(nèi)容和頁碼；如果是更重要的文件，比如結(jié)算

書籍等。，建議使用公證快遞。

第五，要注意保持原創(chuàng)。

信的一個重要作用是在發(fā)生糾紛時作為證據(jù)使用，證據(jù)必須有原件。如果沒有原作，就無法辨別真?zhèn)?。因此，施工單位?yīng)保留經(jīng)信函簽字的原件，并作為工程檔案長期保存。

(4)收到信件的處理

1.簽字確認(rèn)。

應(yīng)保留簽署記錄，包括簽署時間。應(yīng)充分注意已簽名的信件，所有信件都應(yīng)存檔以備查詢。

2.如有異議，應(yīng)及時回復(fù)。

如對信中所述內(nèi)容有異議，應(yīng)及時回復(fù)澄清并發(fā)表意見。

3.如果對方回復(fù)表示新的不同意見，應(yīng)再次回復(fù)澄清。

如果沒有新的評論，就不用回復(fù)了。

二.會議記錄

會議紀(jì)要是參加會議各方的記錄。例會紀(jì)要是施工中常見的，即施工過程中每周召開一次的例會紀(jì)要，由監(jiān)理、施工單位和甲方參加，一般由監(jiān)理公司會后分發(fā)給參加單位。施工單位在會議紀(jì)要中應(yīng)注意以下事項(xiàng):

1.例會中要提出建設(shè)中遇到的資金、勞動力、氣候、甲方配合等困難。收到例會紀(jì)要后，應(yīng)認(rèn)真檢查紀(jì)要是否真實(shí)、全面，尤其是甲方已當(dāng)場發(fā)表意見和認(rèn)可的事項(xiàng)。如果發(fā)現(xiàn)紀(jì)要有誤，應(yīng)及時致函監(jiān)理公司和甲方，要求糾正。

2.應(yīng)注意保留例會的原始會議記錄，通常由主管用藍(lán)色印章密封。

3.如果其他會議紀(jì)要涉及會議各方就某一內(nèi)容達(dá)成一致，則會議紀(jì)要是合同不可分割的一部分，應(yīng)注意會議紀(jì)要應(yīng)由多方蓋章簽字。

三、通知、信函服務(wù)合同

建設(shè)工程合同標(biāo)準(zhǔn)文本規(guī)定，通知送達(dá)的要求是派人或者派人到專用條款規(guī)定的地址。如果一方拒絕在另一方的通知上簽字，另一方將按照專用條款中約定的方式將通知發(fā)送到專用條款中指定的地址，如特快專遞，即視為送達(dá)。

合同約定的地址一般為注冊地址，實(shí)際上通知一般在建設(shè)工程現(xiàn)場送達(dá)。如果合同中指定的人或建設(shè)單位的現(xiàn)場監(jiān)理和現(xiàn)場工程師在現(xiàn)場簽字，也符合合同和法律的要求。但拒絕簽字的，應(yīng)按合同約定的方式和地址交付。

如果是工程變更，一定要牢記這7個原則，7個細(xì)節(jié)，2個程序！

剛剛住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布了施工合同范本！2017年10月1日起生效！

20年建筑工程糾紛吐血經(jīng)驗(yàn)總結(jié)(從錨固到工程款支付各種問題)