辦公設(shè)備管理制度

上。

Xxxx公司辦公設(shè)備管理系統(tǒng)》

第一章總則

第一條本制度制定的目的是加強(qiáng)公司內(nèi)部事務(wù)設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。

第二條 本制度所指的"辦公設(shè)備"包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、投影儀等所有辦公設(shè)備。

第三條 公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。

第二章 辦公設(shè)備的采購(gòu)

第四條 辦公設(shè)備采購(gòu)管理職責(zé)

（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃的制訂和實(shí)施。

（2）公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)費(fèi)用。

（3）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同以及采購(gòu)費(fèi)用。

第五條 辦公設(shè)備采購(gòu)審批程序。

（1）根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況，設(shè)備需求部門(mén)填寫(xiě)《辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單》提交行政部。

（2）行政部每季度對(duì)申購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)匯總，根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使用情況制訂采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（3）根據(jù)審批意見(jiàn)，行政部實(shí)施辦公設(shè)備采購(gòu)程序。

第六條 辦公設(shè)備采購(gòu)程序。

（1）行政部必須選擇超過(guò)三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。

（2）采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購(gòu)記錄及當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。

（3）經(jīng)辦人填寫(xiě)《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。

（4）根據(jù)審批意見(jiàn)，經(jīng)辦人實(shí)施采購(gòu)，必要時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》。

第七條 辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)工作程序。

（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗(yàn)，必要時(shí)設(shè)備需求部門(mén)應(yīng)給與協(xié)助支持。

（2）檢驗(yàn)人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上確認(rèn)簽字后，設(shè)備方可登記入庫(kù)。

第八條 設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用付款程序。

（1）采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》，填寫(xiě)《借款單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過(guò)后辦理預(yù)付款手續(xù)。

（2）采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》、《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》及購(gòu)貨發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。

第九條 設(shè)備采購(gòu)管理辦法。

（1）行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開(kāi)的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。

（2）公司主要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)有3-5家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高的備選供應(yīng)商。

（3）所采購(gòu)設(shè)備單價(jià)超過(guò)3萬(wàn)元時(shí)，必須采取公開(kāi)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。

（4）設(shè)備采購(gòu)人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購(gòu)設(shè)備過(guò)程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。

（5）行政部與供貨商簽訂購(gòu)買(mǎi)合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。

（6）供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門(mén)溝通，由需求部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購(gòu)買(mǎi)。

（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。

（8）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)，并積極與其協(xié)商處理。

（9）各生產(chǎn)部門(mén)對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門(mén)經(jīng)理審核的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過(guò)后，由行政部安排單獨(dú)采購(gòu)。

第三章 辦公設(shè)備的使用及維修

第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。

（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。

（2）使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說(shuō)明書(shū)，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。

（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。

（5）需要由廠家進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。

第十一條 辦公設(shè)備的維修。

（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。

（2）行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄，包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。，并建立維修檔案。

（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時(shí)通知各部門(mén)在使用設(shè)備過(guò)程中加以防范。

第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督。

（1）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。

（2）行政部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。

（3）行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。

第十三條 辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及處理。

（1）辦公設(shè)備因故障無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交《辦公用品報(bào)廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。

（2）行政部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬，同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷賬。

第四章 辦公設(shè)備的分類管理

第十四條 電腦的使用管理

（1）本制度中所稱"電腦"包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。

（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理，其有權(quán)對(duì)公司任何一臺(tái)電腦實(shí)時(shí)操作、設(shè)置等管理。

（3）公司電腦使用實(shí)施"專人專管"的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。

（4）未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。

（5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。

（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、軟件等，以防止病毒侵入。

（7）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。

（8）嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂(lè)活動(dòng)。

（9）行政部指派專人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。

（10）電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無(wú)用的文件，確保電腦有足夠的運(yùn)行空間。備份的資料可由部門(mén)統(tǒng)一保管。

（11）電腦使用者離開(kāi)時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。

第十五條 電話的使用管理

（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。

（2）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。

（3）通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，避免長(zhǎng)時(shí)間占線，浪費(fèi)時(shí)間和資源。

（4）因工作原因需要撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，應(yīng)事先征得部門(mén)主管的允許。

第十六條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理。

（1）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。

（2）在不使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。

第十七條 傳真機(jī)的使用管理。

（1）傳真機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。

（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。

（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。

第十八條 其他辦公設(shè)備使用管理

（1）公司全部辦公設(shè)備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。

（2）設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。

（3）由于設(shè)備使用人員操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞時(shí)的，應(yīng)按照設(shè)備的購(gòu)置價(jià)格賠償。

（4）員工進(jìn)行崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將制定的辦公設(shè)備交與行政部審核。行政部經(jīng)理確認(rèn)后，員工方可辦理異動(dòng)或離職手續(xù)。

第五章 附則

第十九條 公司行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。

第二十條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。

第二十一條 本制度自公布之日起實(shí)施。

辦公設(shè)備管理流程及流程圖：

在進(jìn)行辦公設(shè)備管理時(shí)，可參照如下流程：

（1）各部門(mén)向行政部提出購(gòu)買(mǎi)辦公設(shè)備申請(qǐng)。

（2）行政部對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。

（3）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部負(fù)責(zé)詢價(jià)并初步選定供貨商。

（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。

（5）行政部負(fù)責(zé)將更新設(shè)備登記入庫(kù)，并將相關(guān)資料存檔保管。

（6）各職能部門(mén)按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。

（7）設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，職能部門(mén)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。對(duì)于無(wú)法修復(fù)或無(wú)修復(fù)價(jià)值的設(shè)備，行政部提交報(bào)廢申請(qǐng)，由公司總經(jīng)理審批。

（8）審批報(bào)廢的辦公用品按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。

流程圖：

設(shè)備申購(gòu)單審核、匯總篩選供貨商初選供貨商實(shí)施購(gòu)買(mǎi)登記入庫(kù)部門(mén)領(lǐng)用日常養(yǎng)護(hù)維修申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)廢資料存檔保管審批審批審批故障報(bào)修資料歸檔繼續(xù)使用

辦公設(shè)備管理表格：

（1）辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單：

（2）辦公設(shè)備采購(gòu)審批表：

（3）辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表：

（4）辦公設(shè)備驗(yàn)收單：

（5）辦公設(shè)備入庫(kù)登記表：

（6）辦公設(shè)備明細(xì)表：

（7）辦公設(shè)備領(lǐng)用表：

（8）辦公設(shè)備保修單:

（9）辦公設(shè)備報(bào)修記錄表：

（10）辦公設(shè)備報(bào)廢清單：

例表一：

辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單

例表二：

辦公設(shè)備采購(gòu)審批表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表三：

辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表四：

辦公設(shè)備驗(yàn)收單

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表五：

辦公設(shè)備入庫(kù)登記表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表六：

辦公設(shè)備明細(xì)表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表七：

辦公設(shè)備領(lǐng)用表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表八：

辦公設(shè)備保修單

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表九：

辦公設(shè)備報(bào)修就記錄表

填表人： 填報(bào)時(shí)間：

例表十：

辦公設(shè)備報(bào)廢清單

《XXXX公用品管理制度》

第1章 總則

第一條 本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放等日常管理，方便公司員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。

第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和使用管理。

第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。

第二章 辦公用品的采購(gòu)管理

第四條 辦公用品的采購(gòu)程序。

（1）行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購(gòu)計(jì)劃，明確訂購(gòu)數(shù)量，填寫(xiě)《辦公用品申購(gòu)單》。

（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購(gòu)單》，提交公司總經(jīng)理審批。

（3）審批通過(guò)后，根據(jù)審批意見(jiàn)，行政部負(fù)責(zé)采用訂購(gòu)或直接購(gòu)買(mǎi)的方式實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。

（4）所訂購(gòu)辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問(wèn)題。

（5）驗(yàn)收人員在《辦公用品驗(yàn)收單》上填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。

（6）針對(duì)直接購(gòu)買(mǎi)的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購(gòu)單》以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購(gòu)的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購(gòu)單》及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。

第五條 辦公用品采購(gòu)規(guī)定。

（1）經(jīng)辦人員本著"合理節(jié)約"的原則實(shí)施采購(gòu)，避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)造成庫(kù)存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。

（2）各部門(mén)如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書(shū)面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

（3）行政部填寫(xiě)《辦公用品訂購(gòu)進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購(gòu)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。

（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門(mén)可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購(gòu)買(mǎi)所需物品，但事后需時(shí)間補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。

（5）驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供貨商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。

（6）對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。

（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購(gòu)過(guò)成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無(wú)法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。

第三章 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放

第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。

（1）領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以部門(mén)為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交《辦公用品申領(lǐng)表》，寫(xiě)明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門(mén)主管簽字核準(zhǔn)。

（2）公司規(guī)定每月X--X日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時(shí)間，遇節(jié)假日順延，其他時(shí)間均不予受理。

（3）行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品時(shí)，于每月XX日前向各部門(mén)分發(fā)。同時(shí)進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作。寫(xiě)明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。

（4）員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書(shū)器、計(jì)算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。

（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時(shí)申領(lǐng)。

第七條 新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表所示：

辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表

第4章 辦公用品的保管和使用

第八條 辦公用品的保管及使用管理。

（1）行政部應(yīng)建立庫(kù)存辦公用品臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫(kù)存情況。

（2）辦公用品倉(cāng)庫(kù)須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)如有帳物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到帳物相符。

（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門(mén)的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。

（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。

（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請(qǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。

（6）行政部對(duì)已無(wú)使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。

（7）樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，提倡無(wú)紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。

第五章 辦公用品的使用監(jiān)督

第九條 各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門(mén)辦公用品的日常使用情況。

第十條 行政部應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。

第十一條 行政部每月填寫(xiě)《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。一份存檔用于年終各部門(mén)的績(jī)效考核，另一份提交各部門(mén)經(jīng)理，使其了解本部門(mén)辦公用品的消耗情況。

第十二條 實(shí)行"走動(dòng)管理"，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。

第五章 附則

第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。

第十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

辦公用品管理流程：

行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行:

（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買(mǎi)數(shù)量，提交購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)。

（2）行政部經(jīng)理審核購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。

（3）行政部根據(jù)審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。

（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。

（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。

（6）驗(yàn)收合格后，將所購(gòu)物品登記造冊(cè)入庫(kù)保管，以備領(lǐng)用。

（7）各部門(mén)按需領(lǐng)用辦公用品。

流程圖：

申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)實(shí)施購(gòu)買(mǎi)驗(yàn)收貨物登記入庫(kù)按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格

辦公用品管理表格：

（1）辦公用品申購(gòu)單

（2）辦公用品驗(yàn)收單

（3）辦公用品申領(lǐng)單

（4）辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表

（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表

（6）辦公用品使用情況匯總表

（7）辦公用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表

（8）辦公用品報(bào)廢清單

例表一：

辦公用品申購(gòu)單

申請(qǐng)人簽字： 填表日期：

例表二：

辦公用品驗(yàn)收單

例表三：

辦公用品申領(lǐng)單

例表四：

辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表

填表人： 填表日期：

例表五：

辦公用品領(lǐng)用記錄表

填表人： 填表日期：

例表六：

辦公用品使用情況匯總表

填表人： 填表日期：

例表七：

辦公用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表

填表人： 填表日期：

例表八：

辦公用品報(bào)廢清單

填表人： 填表日期：

《XX公司檔案管理制度》

第一章 總則

第一條 本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書(shū)檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

第二條 歸檔范圍。

1、重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等材料。

2、本公司對(duì)外正式發(fā)文以及有關(guān)單位的來(lái)往文書(shū)。

3、反映本公司主要職能的報(bào)告和總結(jié)。

4、公司各種工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

5、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等資料。

6、關(guān)于干部任免、員工獎(jiǎng)懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。

7、公司大事記以及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、音像資料的材料。

第三條 公司行政部負(fù)責(zé)歸檔資料以及日常管理工作。

第二章 檔案資料的搜集

第四條 各業(yè)務(wù)部門(mén)須對(duì)辦理完畢的文件材料進(jìn)行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。

第五條 行政部應(yīng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門(mén)間的聯(lián)系，掌握各部門(mén)的業(yè)務(wù)情況，主動(dòng)及時(shí)的對(duì)有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集。

第六條 檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點(diǎn)收移交文件。

1、檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。

2、文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門(mén)補(bǔ)齊。

3、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)由主管部門(mén)負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽字。

4、與案件無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門(mén)。

5、有價(jià)證劵或其它貴重物品應(yīng)退回有關(guān)部門(mén)，由經(jīng)辦部門(mén)送公司指定的保管部門(mén)簽收后，再將文件進(jìn)行歸檔處理。

第七條 歸檔要求。

1、文書(shū)歸檔后，原告由行政部門(mén)歸檔，相關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因工作需要，經(jīng)辦部門(mén)需要保留原稿時(shí)，必須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，切妥善保管原稿，并將影印本歸檔。原稿使用完畢后，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)送行政部歸檔并換回影本。

2、經(jīng)辦部門(mén)須對(duì)移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。

3、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明，編號(hào)符合公司規(guī)范。

4、立卷文件應(yīng)將正件和附件、請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，避免分散。

5、卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時(shí)間或常規(guī)順序有序排列。

6、文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。

7、檔案管理人員點(diǎn)收完畢后，應(yīng)填寫(xiě)歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字后各留存保管，以備查考。

8、文件的歸檔時(shí)間如下表所示：

不同類型文件的歸檔時(shí)間

第三章 檔案資料的整理和分類

第八條 檔案資料的整理。

1、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔要求裝訂，保持案卷外觀整潔。

2、根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號(hào)，填寫(xiě)案卷目錄。

第九條 檔案的分類。

1、分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)、項(xiàng)目等因素進(jìn)行三類分級(jí)。先按部門(mén)區(qū)分，然后根據(jù)檔案的性質(zhì)分類、最后在同類中依序分為若干小類。

2、檔案分類力求實(shí)用而不拘泥，若三級(jí)分類不夠用，可增設(shè)第四級(jí)"細(xì)類"。

3、每個(gè)檔夾的封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)"目次表"，檔案歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，編號(hào)原則是每案一個(gè)"目次"。

4、同一類或細(xì)類的檔案應(yīng)在一個(gè)檔夾中裝訂。檔案較多，一個(gè)檔夾不夠用時(shí)，可用兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在小類或細(xì)類之后增設(shè)"卷次"編號(hào)，以便查找。

第十條 檔案名稱及編號(hào)。

1、檔案的各級(jí)分類應(yīng)有統(tǒng)一的名稱。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則。

2、檔號(hào)的表示方式為：A1A2-B1B2C1C2D1—E1E2。其中A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。

3、各級(jí)匪類、卷次以及目次的編號(hào)，均已十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長(zhǎng)情況酌情定制。

4、確定檔案分類的各級(jí)名稱后，應(yīng)將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號(hào)》，以便查閱。

5、檔案分類的各級(jí)名稱編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來(lái)組織規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)。

6、檔案分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。若需要修改，應(yīng)事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表》，避免混淆。

第十一條 檔號(hào)的編定。

1、對(duì)于新檔案，應(yīng)從《檔案分類編號(hào)表》中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。

2、檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)，將其以同號(hào)編制。

3、如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。

4、編列檔號(hào)應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的右上角，5裝訂者填寫(xiě)于左上角。

第四章 檔案的保管

第十二條 歸檔文件須依目次號(hào)順序以活頁(yè)的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實(shí)際需要注明目次號(hào)碼，以便查閱。

第十三條 應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查找。

第十四條 定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時(shí)應(yīng)采取防火、放盜、防潮、防蟲(chóng)等措施。

第十五條 將已到達(dá)保存期限的檔案登記造冊(cè)，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。

第十六條 檔案的保存期限如下表所示：

檔案的保存期限

第十七條 檔案銷毀時(shí)，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時(shí)在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止資料外泄。

第五章 調(diào)卷管理

第十八條 員工需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案調(diào)卷申請(qǐng)表》，寫(xiě)明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

第十九條 調(diào)閱涉及公司機(jī)密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十條 調(diào)閱后歸還歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫(xiě)《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫(xiě)明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時(shí)間、歸檔時(shí)間等信息。

第二十一條 檔案調(diào)閱時(shí)間一般不得超過(guò)2天，對(duì)調(diào)閱期限有特殊規(guī)定的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。對(duì)逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。

第二十二條 調(diào)閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。

第六章 附則

第二十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。

第二十四條 本制度自公布之日起實(shí)施。

《XX公司聲像管理辦法》

第一章 總則

第一條 本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。

第二條 收集范圍。

1、反映公司主要職能活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)成果的聲像資料。

2、公司組織并參加的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的聲資料。

3、公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。

4、其他具有保存價(jià)值的聲像資料。

第二章 聲像資料的收集

第三條 聲像檔案的收集方式。

1、產(chǎn)生聲像資料的各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。

2、檔案室要隨時(shí)收集公司具有保存價(jià)值的聲像資料。

第四條 聲像檔案的手機(jī)要求。

1、歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說(shuō)明應(yīng)清楚完整。

2、歸檔的聲像資料應(yīng)為原版，如因特殊情況無(wú)法提供原版時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意可將復(fù)制件歸檔。

第三章 聲像檔案的管理和分類

第五條 聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)給予協(xié)助支持。

第六條 聲像檔案的分類與編號(hào)。

1、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問(wèn)題進(jìn)行分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后再將每盤(pán)帶子按照錄制順序依次編號(hào)。

2、照片應(yīng)按照形成年份、問(wèn)題進(jìn)行分類。同屬一類的照片應(yīng)按照時(shí)間順序編號(hào)，并填寫(xiě)底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為：卷宗號(hào)-流水號(hào)。

3、聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)，格式為：（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。

第七條 聲像檔案的文字說(shuō)明應(yīng)該簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、攝錄者等內(nèi)容。照片的文字說(shuō)明按張編寫(xiě)；錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫(xiě)。

第八條 聲像檔案的編制形式。

1、照片編制采用橫寫(xiě)格式，其格式為：照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

2、錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式為：在套盒上標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)碼，然后根據(jù)要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。

第九條 聲像檔案案卷要求。

1、將主題相同的聲像資料組成案卷，集中編放。

2、照片、底片以自然張為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單位填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。

3、卷內(nèi)備考表，用來(lái)說(shuō)明卷中聲像資料的整理與變動(dòng)情況。

第四章 聲像檔案的保管

第十條 聲像檔案保存的技術(shù)要求。

1、聲像檔案入庫(kù)前必須仔細(xì)檢查，對(duì)于已經(jīng)污損的聲像資料要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

2、底片、膠片庫(kù)溫應(yīng)保持在13℃-15℃，相對(duì)濕度保持在35%-45%；照片庫(kù)溫應(yīng)保持在14℃-24℃，相對(duì)濕度保持在37.5%-67.5%；錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)保持在18℃-24℃，相對(duì)濕度保持在40%-60%。

3、底片冊(cè)、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)磁場(chǎng)強(qiáng)度超過(guò)30奧斯特的磁場(chǎng)，盒與盒的間距應(yīng)超過(guò)3毫米，且盡量不適用鐵皮柜存放磁帶。

第十一條 歸檔保存的聲像資料，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。

第十二條 認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好檔案進(jìn)出、庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存情況等方面的統(tǒng)計(jì)。對(duì)庫(kù)存的聲像檔案，須每年進(jìn)行一次檢查。

第十三條 聲像檔案的借閱。

1、建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格進(jìn)行審批，根據(jù)機(jī)密程度，明確利用范圍。

2、原則上，聲像檔案原版不得借出；必要時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后限期外借。

3、外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由行政部負(fù)責(zé)辦理，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定收費(fèi)。在借用過(guò)程中導(dǎo)致?lián)p壞，由借用單位承擔(dān)賠償責(zé)任。

4、外單位借用具有專利的聲像資料，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)專利法》有關(guān)規(guī)定辦理。

5、在不影響保密的情況下，各部門(mén)可充分利用聲像檔案資源舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用庫(kù)存的聲像檔案。

第十四條 銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔部門(mén)同意并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀的聲像檔案應(yīng)登記造冊(cè)。

第五章 聲像檔案的費(fèi)用管理

第十五條 由形成聲像檔案而產(chǎn)生的費(fèi)用，檔案產(chǎn)生部門(mén)可在檔案資料按照規(guī)定歸檔后，經(jīng)檔案室確認(rèn)簽字，到財(cái)務(wù)部報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。

第六章 附則

第十六條 本辦法的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。

第十七條 本辦法自公布之日起實(shí)施。