在工作中，有些問(wèn)題總是很突然，也很難解決，有時(shí)多掌握一項(xiàng)技能不僅能當(dāng)務(wù)之急，還能大大節(jié)省時(shí)間，更容易提高工作效率。(莎士比亞)。

郵件合并就是這種緊急的技術(shù)！你真的掌握了嗎？一看就知道了~

豆子的汗珠從額頭滲出?？照{(diào)溫度已經(jīng)降到24，但剛來(lái)實(shí)習(xí)的子君還是覺(jué)得熱。

著！急！??！

老大可是把話撂下了：培訓(xùn)物料絕對(duì)不能出錯(cuò)。

可是，眼看馬上要開(kāi)課了，子君才發(fā)現(xiàn)，50 多號(hào)參訓(xùn)人員的參訓(xùn)證還沒(méi)做?。?！

把名字一個(gè)一個(gè)填進(jìn)文檔、調(diào)好格式、再打印出來(lái)雖然操作難度不大，但是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)！怎么辦？

慢著——好像在某個(gè)課程里看到過(guò)：批量打印，就用郵件合并！

對(duì)對(duì)對(duì)！只要 1 個(gè)模板，一份名單就可以一次性全部打印出來(lái)！

子君馬上打開(kāi)《和秋葉一起學(xué)Word課程》，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用。只用 4 步，花了幾分鐘時(shí)間就搞定了！詳細(xì)步驟如下。

第一步：準(zhǔn)備名單

要打印出來(lái)，首先，要整理一份名單表格。你希望在名牌上出現(xiàn)哪些信息，就需要準(zhǔn)備哪些。這次子君要做的這塊，只需要名字就夠了，于是準(zhǔn)備了下面的表格：

第二步：劃分版面

接下來(lái)，需要在 Word 中制作一個(gè)模板，劃分好版面的尺寸。

首先，打開(kāi)右鍵合并向?qū)?，啟用【?biāo)簽】合并類型。

具體步驟為，打開(kāi) Word 軟件后依次單擊一下按鈕和選項(xiàng)：

? 郵件

? 開(kāi)始郵件合并

? 郵件合并分布向?qū)?/p>

? 標(biāo)簽

? 下一步

接著要在標(biāo)簽選項(xiàng)中，設(shè)置具體的參數(shù)，配置這個(gè)標(biāo)簽的高度和寬度等尺寸。Word會(huì)自動(dòng)按照這個(gè)尺寸參數(shù)，自動(dòng)將頁(yè)面劃分成若干個(gè)相同的版面，從而實(shí)現(xiàn)一個(gè)頁(yè)面內(nèi)打印多個(gè)標(biāo)簽的效果。操作效果如下面的動(dòng)圖所示：

動(dòng)態(tài)圖有點(diǎn)快，你可以按下面的步驟操作，

? 單擊【標(biāo)簽】選項(xiàng)；

? 選擇紙張為 A4（縱向）；

? 新建標(biāo)簽，彈出標(biāo)簽屬性設(shè)置窗；

? 填入標(biāo)簽名稱及各項(xiàng)參數(shù)后， 確定；

其中，本案例填寫的詳細(xì)參數(shù)如下圖所示，點(diǎn)擊確定以后，就能自動(dòng)在 A4 紙的頁(yè)面上用隱形的表格框架劃出 4 個(gè)等大的區(qū)域，用于填入標(biāo)簽內(nèi)容。

確定以后你可以直接去看下一步。但是，這些每項(xiàng)參數(shù)具體都是什么意思呢？為什么要這樣設(shè)置？如果不搞明白，就會(huì)稀里糊涂反復(fù)調(diào)試。

所以，還是有必要搞清楚每一項(xiàng)參數(shù)到底對(duì)頁(yè)面中的標(biāo)簽尺寸、位置和打印數(shù)量有什么影響，才能融匯貫通！

這些參數(shù)，表面看起來(lái)很復(fù)雜，結(jié)合圖示和字面意思去看，其實(shí)也很簡(jiǎn)單。

是不是有點(diǎn)暈？沒(méi)關(guān)系，看一個(gè)具體的例子，假設(shè)我們需要一個(gè)寬 6 cm、高 9.6 cm的參訓(xùn)證，如下圖所示：

那么我們?cè)谶@欄就需要如上圖設(shè)置。為了方便裁切，每個(gè)參訓(xùn)證之間、參訓(xùn)證和頁(yè)面邊緣都需要留一定的空隙。所以有邊距選項(xiàng)，而紙張的規(guī)格和標(biāo)簽尺寸定下來(lái)后，一頁(yè)紙能夠容納標(biāo)簽的數(shù)量是有限制的。

在參數(shù)選項(xiàng)中需要特別留意兩點(diǎn)：

? 默認(rèn)的橫標(biāo)簽數(shù)、縱標(biāo)簽數(shù)可能為 0，如果不先修改，可能彈出警告窗口無(wú)法進(jìn)行下一步。至少設(shè)為 1，本案例中的標(biāo)簽尺寸在 A2 中可以容下 2 個(gè)，所以設(shè)為 2。

? 仔細(xì)留意縱向跨度和橫向跨度，默認(rèn)情況下會(huì)和紙張尺寸一致，修改標(biāo)簽高度和寬度后，標(biāo)簽和標(biāo)簽的間距會(huì)很大。

所以標(biāo)簽參數(shù)的設(shè)置順序通常是：

? 調(diào)節(jié)橫標(biāo)簽數(shù)、縱標(biāo)簽數(shù)；

? 上邊距，側(cè)邊距（=上邊距）；

? 標(biāo)簽高度，標(biāo)簽寬度；

? 縱向跨度（= 高度 + 上邊距），橫向跨度（= 寬度 + 側(cè)邊距）。

回到前面的案例，預(yù)留上邊距和側(cè)邊距為 1 厘米。高度和寬度設(shè)為 9.6 和 6 后?？v向?qū)挾仍O(shè)為 9.6+1，也就是 10.6，橫向?qū)挾?6+1，也就是 7。這樣能確保頁(yè)面上能夠排得下橫向 2 個(gè)、縱向 2 個(gè)標(biāo)簽。

啰嗦了一堆原理，下面該動(dòng)手導(dǎo)入名單和打印輸出了。

第三步：導(dǎo)入名單

上一步僅僅是利用標(biāo)簽參數(shù)配置，將頁(yè)面劃分了板塊，看起來(lái)好像什么都沒(méi)有發(fā)生。實(shí)際上已經(jīng)生成了一個(gè)隱形的表格框架。不信？工具欄里是不是多出來(lái)一個(gè)表格工具？

切換到布局，點(diǎn)擊查看網(wǎng)格線，就可以看到這個(gè)隱形的表格：

但是，隱形的表格可不行！因?yàn)榇蛴〕鰜?lái)以后，看不到這些線，那就沒(méi)辦法對(duì)照著裁切啦！怎么辦？加上表格邊框就可以了。

我的做法是，點(diǎn)擊一個(gè)單元格，設(shè)置外框線。然后再逐個(gè)點(diǎn)擊其他需要加框線的單元格，按【F4】。

框架已經(jīng)現(xiàn)形，就等著填入內(nèi)容啦！接下來(lái)是非常關(guān)鍵的導(dǎo)入數(shù)據(jù)源操作。

? 在右鍵合并向?qū)е欣^續(xù)點(diǎn)【下一步】；

? 點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕；

? 選擇第一步準(zhǔn)備好的人員名單 Excel 表；

? 選擇存放名單的工作表，確認(rèn)，這樣就將所有名單導(dǎo)入這份 Word 模板中來(lái)；

? 繼續(xù)填入需要的內(nèi)容，比如公司 logo。

第四步：合并，全部打印

接下來(lái)，就是將導(dǎo)入的名單數(shù)據(jù)源，插入到模板中，設(shè)置好格式以后，將第一個(gè)標(biāo)簽的內(nèi)容，復(fù)制粘貼到其他格子里。

完成以上設(shè)置后，【郵件】-【完成并合并】-【編輯單個(gè)文檔】-【標(biāo)簽文檔完成】，打印然后裁切即可。

按下預(yù)覽結(jié)果，就可以看到最終的打印效果：

完成合并打印文檔，可以直接將整份名單的數(shù)據(jù)合并到 Word 中并輸送給打印機(jī)，一次性打印出來(lái)。你也可以選擇【編輯單個(gè)文檔】生成一份包含所有標(biāo)簽的 Word 合成文檔，再打印，效果也是一樣。

步驟看起來(lái)很多，但實(shí)際上，熟練操作下來(lái)一氣呵成。更重要的，打印 1000 份，要做的步驟也是這么多，以后要重新打印另外一份名單，直接換掉 Excel 表里的數(shù)據(jù)就可以了。真的是一勞永逸的事情。

總而言之，想要批量打??？首選郵件合并！