1范圍

1.1本標(biāo)準(zhǔn)適用于辦公用品(以下簡稱“股份公司”)員工的日常辦公文具(以采購部《辦公用品價目表》為準(zhǔn))、辦公自動化所需耗材(包括磁盤、蝴蝶結(jié)、墨盒等)和其他特殊物品(文件柜、桌子、椅子等)

　　1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參照執(zhí)行。

　　2職責(zé)

　　2.1秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費用定額，實施定額管理。

　　2.2采購部負(fù)責(zé)外購辦公用品的采購。

　　2.3股份公司設(shè)立文具倉，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。

　　2.4人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門（廠）應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù)，報送秘書室和相關(guān)部門（廠）。

　　3規(guī)定

　　3.1辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門（廠）管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元；其他特殊用品費用另計（用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張，不列入辦公用品定額內(nèi)）。一次性領(lǐng)用總額超過800元或單價在400元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.2辦公用品費用（其他特殊物品除外）可月度間調(diào)劑使用，年底結(jié)算、考核。

　　3.3特殊物品需專題報告，經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可購買，不受定額限制。

　　3.4打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨做計劃，由秘書室審核，紙張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支，報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　3.5辦公自動化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按設(shè)備工程部《非生產(chǎn)設(shè)備的管理》等有關(guān)規(guī)定辦理。

　　4程序

　　4.1辦公用品的計劃審批

　　4.1.1采購部負(fù)責(zé)填報《辦公用品價目表》，公布現(xiàn)采購的辦公用品價格，如有變動，應(yīng)及時發(fā)布。

　　4.1.2辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計劃每季度制訂一次，于每季度最后月份20日前，各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式三份，經(jīng)部門（廠）領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交秘書室；超過上述標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)過股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領(lǐng)用計劃》進行審核（核定是否超定額，品種是否適宜）,并將審核的各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》匯總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份（包括公共使用的辦公用品計劃），附一份各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.1.4秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式一份，交文具倉；一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》退回各部門（廠）作領(lǐng)用文具的依據(jù)；另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》由秘書室留存。

　　4.1.5文具倉根據(jù)股份公司各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》，核對庫存，匯總并整理成《股份公司辦公用品采購計劃》一式兩份，經(jīng)文具倉的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交一份給采購部采購，文具倉留存一份。

　　4.2辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核

　　4.2.1采購部根據(jù)文具倉制定的《股份公司辦公用品采購計劃》實施采購，并及時辦理入庫手續(xù)。

　　4.2.2采購部應(yīng)將辦公用品采購的供方詳細(xì)列出，分別報公司和文具倉，如有變動應(yīng)及時更改。

　　4.2.3文具倉負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放、保管，并按財務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺帳。

　　4.2.4每季度第一個月的8日后，各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單，到文具倉領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。倉管員對《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng)料臺帳。

　　4.2.5文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費用總額，列表報秘書室，供考核用。

　　4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核，對超標(biāo)單位進行減發(fā)。

　　5其它

　　5.1文具倉應(yīng)每月盤點，盤虧盤盈應(yīng)查找原因，并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報。

　　5.2秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領(lǐng)用進行全方位監(jiān)督管理，對文具倉辦公用品進行監(jiān)督抽查，對辦公用品使用情況進行月度通報。

　　6文件與記錄

　　6.1《辦公用品價目表》表9401-1

　　6.2《辦公用品領(lǐng)用計劃》表9401-2

　　6.3《辦公用品計劃費用匯總表》表9401-3

　　6.4《辦公用品采購計劃》表9401-4

　　還有另外一個簡單的版本：

　　辦公用品管理辦法

　　一、辦公用品的分類

　　1. 消耗性辦公用品：便箋、信紙、復(fù)寫紙、信封、公文袋、復(fù)印機碳粉、打印機墨盒、打印紙、復(fù)印紙、印章、印油、訂書釘、大頭針、回形針、小夾子、膠水、膠紙、雙面膠、標(biāo)簽紙、涂改液、單頁夾、抽桿夾、記事貼、筆記本、自動鉛筆芯、簽字筆、圓珠筆芯等，根據(jù)使用情況適當(dāng)領(lǐng)?。?/p>

　　2. 個人使用的耐用品：剪刀、裁紙刀、計算器、直尺、訂書機、筆刨、筆筒、自動鉛筆、圓珠筆、磁盤、文件盒、各式文件夾、辦公桌、辦公椅、電腦、電話、衣架等根據(jù)情況一次性領(lǐng)用，使用至報廢，以舊換新；

　　3. 非個人使用的耐用品：打孔機、檔案盒、印盒等根據(jù)使用情況適當(dāng)領(lǐng)取，使用至報廢，以舊換新；

　　4. 部門負(fù)責(zé)領(lǐng)用和保管的物品：復(fù)印機、傳真機、打印機、碎紙機、文件柜、文件架、報刊架等，公司根據(jù)使用情況添置；

　　5. 注：未列入的用品可比照列入。

　　二、辦公用品的采購、領(lǐng)用

　　1. 采購流程

　　辦公用品采購申請單 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 總經(jīng)理審批 辦公室購買

　　辦公用品入庫、登記

　　2. 辦公用品采購詳解及領(lǐng)用

　　1) 辦公用品的采購及管理由辦公室統(tǒng)一管理及分配；

　　2) 公司及部門需要添置辦公用品時，應(yīng)先填寫《辦公用品采購申請單》，見附表-1，分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后辦公室方可購買；

　　3) 辦公用品采購?fù)瓿珊?，辦公室要將此辦公用品登記并入庫，應(yīng)先填寫《辦公用品采購登記表》，見附表-2，采購人簽名后入庫；

　　4) 辦公用品領(lǐng)用，應(yīng)先填寫《辦公用品領(lǐng)取登記表》，見附表-3，領(lǐng)取人簽名后方可領(lǐng)取。

　　三、辦公用品的保管

　　辦公用品類別及對應(yīng)品種一覽表

　　類別 辦公用品的品種

　　A類 低值易耗品 便箋、信紙、復(fù)寫紙、信封、公文袋、復(fù)印機碳粉、打印機墨盒、打印紙、復(fù)印紙、印章、印油、訂書釘、大頭針、曲別針、圖釘、小夾子、膠水、膠紙、雙面膠、標(biāo)簽紙、涂改液、單頁夾、抽桿夾、記事貼、筆記本、自動鉛筆芯、簽字筆、圓珠筆芯等；

　　B類 限額使用消耗品類 簽字筆、白板筆、修正液、票夾、電池、信封、信紙、稿紙、復(fù)印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等

　　C類 非消耗品類 剪刀、直尺、文件夾、訂書機、U盤、計算器、印臺等

　　? 低值易耗品（A類）由辦公室根據(jù)實際需要采購，以不影響正常工作、適量儲備為原則；

　　? 限額使用消耗品類（B類）、非消耗品類（C類）由各部門填寫《辦公用品采購申請單》見附表-1，分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后辦公司方可購買；

　　? 所有辦公用品統(tǒng)一由辦公室保管；

　　? 各部門應(yīng)在每月25日前將下一月的辦公用品報辦公室，以便指定計劃統(tǒng)一采購，預(yù)期不報視為無需求，屆時辦公用品管理人員有權(quán)據(jù)發(fā)；

　　? 禮品的購買、管理與贈送（或發(fā)放）類同低值易耗品，辦公室統(tǒng)一辦理。

　　XXXX有限責(zé)任公司

　　2011年2月25日

　　附表-1：

　　辦公用品采購申請單

　　名稱 數(shù)量 申請日期 申請人 備 注 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 總經(jīng)理審批 完成日期

　　附表-2：

　　辦公用品采購登記表

　　采購日期 產(chǎn)品名稱 數(shù) 量 采購地點 單價（元） 采購人簽名 備 注

　　附表-3：

　　辦公用品領(lǐng)取登記表

　　領(lǐng)取日期 品 名 數(shù) 量 領(lǐng)取人簽名 部 門 備