電子郵件(Email)比信件更短。因?yàn)樽鳛榫唧w問(wèn)題的回答，在很短的時(shí)間內(nèi)寫(xiě)出來(lái)，所以寫(xiě)電子郵件的時(shí)候可以省略不是書(shū)面語(yǔ)的話、省略詞，甚至偶爾會(huì)省略問(wèn)候語(yǔ)。

Email組成部分

電子郵件包含以下內(nèi)容：

? 標(biāo)題Subject line：標(biāo)題欄寫(xiě)明該郵件所討論的主要事項(xiàng)。

? 招呼語(yǔ)Salutation：可有可無(wú)。你可以用一個(gè)簡(jiǎn)單的“Hi”開(kāi)頭，也可以直呼對(duì)方的名字，比如“Clare”，還有人干脆就不加稱謂，直入主題。

? 寫(xiě)郵件的理由Reason for writing

? 要點(diǎn)Main point

? 結(jié)尾Closing：郵件結(jié)尾多種多樣，比如“Best”或者“thanks”都可以用來(lái)結(jié)尾，結(jié)尾部分也是可有可無(wú)的。

電子郵件Tips

1

標(biāo)題要詳細(xì)

用簡(jiǎn)短一句話陳述清楚具體事項(xiàng)，比如“Meeting at 10am about pay rise”（10點(diǎn)見(jiàn)商議漲薪事宜），而不是簡(jiǎn)單的一個(gè)"Urgent"（緊急）。

即便是回復(fù)他人的郵件，最好也能寫(xiě)清郵件主題，而不是直接在標(biāo)題欄寫(xiě) Re:或者R:R。為了避免他人將郵件誤認(rèn)為垃圾郵件（spam），避免使用“hi”“hello”這樣概括性的標(biāo)題。

2

內(nèi)容要簡(jiǎn)短

一封郵件，最好只寫(xiě)一件事。如果有需要的話，你可以為不同的事項(xiàng)發(fā)多封郵件，同時(shí)為每封郵件寫(xiě)清不同的標(biāo)題，這可以幫助對(duì)方理解郵件的內(nèi)容。

你不需要在郵件內(nèi)引用此前郵件的所有內(nèi)容，你可以使用尖角括號(hào)來(lái)選擇性地引用部分內(nèi)容，<< 引文 >>。

3

語(yǔ)言簡(jiǎn)明直接

在郵件中，語(yǔ)言盡量直截了當(dāng)。以下是使用簡(jiǎn)明英語(yǔ)的要點(diǎn)：

• 多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

• 使用短句，避免長(zhǎng)句

• 不要使用成語(yǔ)（idiom）

• 如果收件人和你并不是一個(gè)領(lǐng)域的人，則盡量避免使用技術(shù)用語(yǔ)和行業(yè)術(shù)語(yǔ)（ technical or jargon words）

  
  

4

明確告知收件人要做的事情

在郵件中為收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某些信息，可以寫(xiě)：

?Please can you find me the sales figures for 2015?

你是否可以為我找一下2015年的銷售額？

而避免寫(xiě)成模糊不清的：

?I'm going to need the sales figures for 2015.

我想我需要2015年的銷售額。

5

斟酌郵件內(nèi)容

郵件要言之有物，同時(shí)保持禮貌的態(tài)度、中立的語(yǔ)氣。

牢記收件人隨時(shí)可以將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給他人（could forward your email to other people），所以要確保郵件內(nèi)容可以為他人知悉，所以不要在郵件內(nèi)八卦，評(píng)論，郵件內(nèi)容也不能包括保密性內(nèi)容。

6

發(fā)送之前檢查一遍

發(fā)送之前，使用拼寫(xiě)檢查軟件，避免出現(xiàn)拼寫(xiě)錯(cuò)誤，自己大聲讀一遍，確保沒(méi)有語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤。

郵件范例

招呼語(yǔ)

郵件的開(kāi)頭方式多種多樣，通常你可以復(fù)制發(fā)件人的招呼語(yǔ)，但如果你是郵件發(fā)起者的話，以下這些招呼語(yǔ)都可以做參考。

▌朋友或者同事

Hi是非正式的詞，可以對(duì)朋友或者同事使用。當(dāng)然，如果你和收件人比較熟，也可以用Hello或者“Hello+姓名”來(lái)打招呼。

▌非熟人

如果你知道收件人的名字的話，使用"Dear Mr/MsJones" ，和在信件中一樣，使用Ms而不用Miss和Mrs。

▌?wù)洁]件

如果你不知道收件人的名字，直接用"Dear Sir", "Dear Madam" 或者"Dear Sir / Madam"來(lái)開(kāi)頭。

▌群發(fā)郵件

如果你要給一群人群發(fā)郵件的話，你可以使用集體名詞來(lái)進(jìn)行稱謂，如：

"Dear customers" 致顧客

"Dear partners" 致合作方

如果你是給同公司的一群人群發(fā)郵件的話，你可以用：

"Dear All" 大家好

"Dear colleagues" 同事們好

"Hello everyone" 大家好

如果你是給公司的上司們發(fā)郵件，可以用：

"Dear Managers" 經(jīng)理好

"Dear Directors" 領(lǐng)導(dǎo)好

"Dear Board members" 各位董事

▌不用招呼語(yǔ)

通常在公司，你可能只是給同事發(fā)個(gè)快速的信息，就像打電話一樣，在這種情況下，你不需要進(jìn)行寒暄，直接開(kāi)始說(shuō)事情就可以了。

正文

正文第一句話要告訴收件人郵件的主要內(nèi)容。以下為常用的表達(dá)：

▌回復(fù)之前的郵件

?Thanks for the information.

謝謝你提供的信息。

?Thanks for your phone call.

謝謝你的電話。

?Thanks for getting me the figures.

感謝你為我收集了數(shù)據(jù)。

▌介紹事項(xiàng)進(jìn)展

?Just a quick note to tell you…

一封快信，跟你說(shuō)一下……

?Just a quick note to let you know…

簡(jiǎn)單跟你說(shuō)一下……

?Just to update you on…

告知你一下最新進(jìn)展

▌告知有附件

?Take a look at the attached file.

請(qǐng)查看一下郵件附件。

?Have a quick look at the file I've attached about…

請(qǐng)看一下我郵件的附件內(nèi)容，這是關(guān)于……

?Thought you might find the attached interesting.

你也許會(huì)對(duì)附件內(nèi)容感興趣。

▌改變?cè)ㄓ?jì)劃

?Sorry, but I can't make the meeting tomorrow.

不好意思，但是我明天可能不能開(kāi)會(huì)了。

?Sorry, but I won't be able to meet you next week.

不好意思，但我下周不能和你會(huì)面了。

?Sorry, but something has come up and I can't meet you for lunch.

不好意思，但臨時(shí)有點(diǎn)事，我不能在午飯時(shí)和你見(jiàn)面了。

正文的第一句話最好只包含一個(gè)主題。比如你也許是想尋求幫助、分享信息或者提出問(wèn)題，這種情況下，你的第一句應(yīng)該如下表述：

?"Have you got a few minutes to help me with…?"

不知你是否有時(shí)間幫助我……

?"Just wanted to let you know…"

只想讓你知道……

?"Regarding X, can you tell me if…?"

關(guān)于某事，你是否能夠告訴我……

如果你有多個(gè)事項(xiàng)想要說(shuō)明，那么一個(gè)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)自然段。就算一個(gè)自然段只有一行，也沒(méi)有關(guān)系。段與段之間的空行可以幫助收件人理解你有不止一項(xiàng)事項(xiàng)需要說(shuō)明。

結(jié)尾

信尾客套話通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

署名的時(shí)候，不要把Mr., Ms., Mrs.之類頭銜一起簽。簽名也看信件的語(yǔ)氣，給朋友或熟人，簽一個(gè)Bill就可以。給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。

范例

Hi John

你好，John

Just wanted to let you know we got the project! They're signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.

想告知你我們拿到那個(gè)項(xiàng)目了，明天將簽約，下周我們要開(kāi)始計(jì)劃。

Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?

關(guān)于你去年給他們做的展示，你是否還留存著ppt文件呢？

Thanks

謝謝

Tom

（編輯：左卓 趙璠<實(shí)習(xí)>）

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