在Excel中過濾數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)計算之前的關(guān)鍵一步，因為現(xiàn)代企業(yè)中有成千上萬的數(shù)據(jù)，如何從海量的數(shù)據(jù)中過濾出我們想要的數(shù)據(jù)是一項非常重要的工作。

數(shù)據(jù)篩選在企業(yè)財務(wù)實踐中很常見。比如在計算個人所得稅時，我們需要篩選出應(yīng)稅收入超過一定金額的人員的信息，通知他們單獨報稅；在開業(yè)務(wù)分析會的時候，我們會統(tǒng)計各地區(qū)的銷售情況，并與上一年和預(yù)算目標(biāo)進行對比，看看各地區(qū)的實際業(yè)績是否與預(yù)期一致；在做成本分析的時候，我們會過濾掉一些成本費用數(shù)據(jù)的異常變化，檢查異常變化的原因等。很多財務(wù)人員可能每天都會面臨以上類似的場景。所以，除了本章第一節(jié)，還要快速查數(shù)據(jù)，減少加班時間。我們在做數(shù)據(jù)篩選的時候，其實有很多技巧，需要我們深入掌握，才能大大提高工作效率。

Excel中常用的數(shù)據(jù)過濾功能有兩種:自動過濾和高級過濾。我們將在下面單獨解釋它們。

銷售部發(fā)了一份《銷售情況統(tǒng)計表》，公司很快會召開業(yè)務(wù)分析會。我們應(yīng)該對其進行深入分析，找出企業(yè)管理過程中需要改進的內(nèi)容。讓我們使用[自動過濾器]和[高級過濾器]來提取和分析準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

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自動篩選的八項實用技術(shù)

[自動過濾】可以快速定位要查找的信息，過濾掉不必要的數(shù)據(jù)隱藏起來。篩選僅顯示您想要的數(shù)據(jù)，不會更改當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

若要使用它，請單擊單元格或在標(biāo)題行中選擇整行，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”。此時，我們可以看到三角形選項按鈕將出現(xiàn)在標(biāo)題行的每個單元格中。點擊它們將顯示升序-排序順序-按顏色排序-文本過濾器-搜索框等。

銷售情況統(tǒng)計

在[數(shù)據(jù)]菜單中選擇[過濾]功能

[自動篩選]對話框

普通分類

如果我們想對任何標(biāo)題字段進行排序，以使數(shù)據(jù)看起來更規(guī)則，我們可以使用過濾器中的排序功能。

具體操作:

在這里，我們讓“銷售統(tǒng)計表”按照銷售額由大到小進行排序。您可以點按標(biāo)題欄“金額”中的三角形選項按鈕，然后選擇[降序]。這時你會發(fā)現(xiàn)銷售數(shù)據(jù)已經(jīng)按照銷售額排序了。

單擊標(biāo)題字段“金額”中的三角形選項按鈕，然后選擇[降序]

銷售數(shù)據(jù)已經(jīng)按照金額從小到大排列好了

按顏色過濾

我們在看數(shù)據(jù)的時候，有時候會用填充色標(biāo)注一些應(yīng)該注意的數(shù)據(jù)。但是由于這些數(shù)據(jù)是交錯的，我們無法總結(jié)計算。我們能否一次過濾掉所有填充一種顏色的數(shù)據(jù)，然后再進行計算？【自動過濾功能】可以！

具體操作:

在這里，我們要過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中已經(jīng)填充了顏色的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

單擊任意標(biāo)題字段的三角形選項按鈕。在彈出的對話框中，點擊“按顏色過濾”，選擇我們剛才設(shè)置的填充顏色。這時候我們想要的數(shù)據(jù)已經(jīng)篩選出來了。

需要注意的是，如果需要清除過濾結(jié)果，可以點擊【過濾】旁邊的【清除】按鈕，數(shù)據(jù)可以恢復(fù)到未過濾時的狀態(tài)。

用顏色填充標(biāo)記需要注意的數(shù)據(jù)

選擇我們剛剛設(shè)置的填充顏色

數(shù)據(jù)已經(jīng)被篩選掉了

要清除過濾結(jié)果，請單擊[過濾器旁邊的[清除]按鈕]

過濾包含特定值的數(shù)據(jù)

具體操作:

如果只想過濾出銷售統(tǒng)計表中所有“張”銷售人員的銷售業(yè)績，只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“姓名”，點擊三角形選項按鈕，在彈出的對話框中輸入“張”。此時，所有名為“張”的業(yè)務(wù)員的業(yè)績明細(xì)都被篩選出來了。

在彈出的對話框中，輸入"張"

過濾以某個值開始的數(shù)據(jù)

具體操作:

如果我們只想過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中“以5開頭”的所有商品單價的銷售數(shù)據(jù)，只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“單價”，點擊三角形選項按鈕，在彈出的對話框中輸入“5*”。這時候“從5開始”的所有商品單價的銷售數(shù)據(jù)都被篩選出來了。

請注意，在Excel中，“*”代表任意數(shù)量的任意字符，“？”代表任何字符。這里的“5*”是一個模糊的搜索形式，意思是任何以5開頭的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

篩選以值結(jié)尾的數(shù)據(jù)

如果我們只想過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中“以5結(jié)尾”的銷售數(shù)據(jù)，那么我們只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“單價”，點擊三角形選項按鈕，在彈出的對話框中輸入“*5”。此時所有商品單價中“以5結(jié)尾”的銷售數(shù)據(jù)被篩選出來。

在彈出的對話框中，輸入“5*”

在彈出的對話框中，輸入" *5 "

過濾“幾個數(shù)字”的數(shù)據(jù)

如果我們只想過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中所有“3位數(shù)”的銷售數(shù)據(jù)，那么我們只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“數(shù)量”，點擊三角形選項按鈕，輸入“？？?"。這時，所有“三位數(shù)”商品的銷售數(shù)據(jù)都被篩選出來了。

請注意，輸入“？”此處確保是英文輸入法的問號，但中文輸入的問號不可接受。

在彈出的對話框中，輸入"？？?"

準(zhǔn)確查找包含某個值的數(shù)據(jù)

如果我們只想過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中產(chǎn)品數(shù)量剛好為“65”的所有銷售數(shù)據(jù)，那么我們只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“數(shù)量”，點擊三角形選項按鈕，在彈出的對話框中輸入“65”。此時，所有數(shù)量為“65”的商品的銷售數(shù)據(jù)都被篩選出來了。

注意，要想找準(zhǔn)，英文加雙引號搜索就行了。圖3-77在彈出的對話框中輸入“65”。

“在一定范圍內(nèi)”查找數(shù)據(jù)

如果我們只想過濾掉“銷售統(tǒng)計表”中范圍為“100-150”的銷售數(shù)據(jù)，那么我們只需要找到對應(yīng)的標(biāo)題字段“數(shù)量”，點擊三角形選項按鈕，在彈出的對話框中選擇【數(shù)字過濾】、【介于】，在【大于等于】、【小于等于】中輸入“100”，此時，范圍為“100-150”的銷售數(shù)據(jù)全部被過濾掉。

請注意，這里的商品編號屬于編號類型字段。如果選擇商品名稱等文本類型字段，過濾時會出現(xiàn)“文本過濾器”對話框。原理是一樣的，可以按照上面的方法做相應(yīng)的操作。

選擇[數(shù)字過濾器]和[介于]

輸入過濾器值

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