辦公用品管理系統(tǒng)

為了更好地管理和控制辦公用品和耗材的成本、使用過程和接收過程，使公司從日常消耗中節(jié)能降耗，提倡節(jié)儉高效的作風(fēng)，為公司開源節(jié)流打好基礎(chǔ)，特制定本制度。

第1條辦公用品的分類和管理原則

第一，耐用辦公用品

1.類別:電腦、訂書機(jī)、文件桿、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、尺子、拔釘器等。

2.耐用辦公用品根據(jù)公司部門設(shè)置定量發(fā)放，原則上不予補(bǔ)充。如果損壞或磨損的產(chǎn)品需要更換，必須用舊的更換，并按人為損壞或損失的價(jià)格進(jìn)行賠償。

二、低值易耗品

1.消耗性辦公用品分為兩類:部門需求和個(gè)人需求。

2.部門要求:傳真紙、復(fù)印紙、打印紙、檔案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、CD、墨水、黑板、白板等。；

3.個(gè)人需求:簽字筆及筆芯、圓珠筆及筆芯、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、訂書釘、回形針、圖釘、橡皮擦、修正液、電池、便利紙等。；

4.個(gè)人所需消耗性辦公用品的消耗標(biāo)準(zhǔn)原則上為每人一件，可根據(jù)月平均消耗量和崗位特點(diǎn)合理調(diào)整。

第三，公共辦公設(shè)施

1.類別:復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、掃描儀、照相機(jī)、塑料包裝機(jī)、桌子、椅子、茶幾等。

2.公共辦公用品、設(shè)施、設(shè)備由公司使用部門提出，部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，綜合部根據(jù)年度經(jīng)費(fèi)和實(shí)際情況進(jìn)行審核，經(jīng)公司執(zhí)行副總裁簽字批準(zhǔn)后退回綜合部采購，最后由擬設(shè)部門指定人員簽字登記；

二、辦公用品采購申請(qǐng)及領(lǐng)用和賬戶管理

1、日常低值易耗品領(lǐng)用應(yīng)定期、定點(diǎn)、定量；由部門指定專人于每月25日填寫《辦公用品采購申請(qǐng)表》，報(bào)綜合部估算審批(關(guān)鍵設(shè)施設(shè)備除主管領(lǐng)導(dǎo)外，還需執(zhí)行副總裁簽字批準(zhǔn))。綜合部將在本月底前根據(jù)各部門的申請(qǐng)表采購所需物品，并于下月1日發(fā)放。簽發(fā)時(shí)，應(yīng)由部門指定人員檢查簽字。如遇節(jié)假日，申報(bào)時(shí)間和采購時(shí)間應(yīng)順延。

2.原則上，如果所有不急需的物品因個(gè)人原因被省略或臨時(shí)添加，則不會(huì)被購買或移動(dòng)到下個(gè)月。特殊情況和特殊待遇；

3.根據(jù)歷史記錄(如過去半年的平均使用量)和經(jīng)驗(yàn)法則(預(yù)計(jì)消耗時(shí)間)，可以設(shè)定耗材消耗的量化基準(zhǔn)(如*圓珠筆/每人每月筆芯等)。)，使用量可根據(jù)部門人員工作情況或人員增加情況進(jìn)行調(diào)整。

4.辦公用品應(yīng)實(shí)行以舊換新原則；辦公用品、設(shè)施設(shè)備因個(gè)人原因丟失或損壞的，應(yīng)按價(jià)賠償或自行購買。

5、新員工應(yīng)在部門指定人員的領(lǐng)導(dǎo)下，領(lǐng)用所需的辦公用品，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

6.個(gè)人離職時(shí)，個(gè)人使用的辦公用品交由本部門指定人員簽字保管，由本部門負(fù)責(zé)人分別分配給本部門需要的人員。多余的辦公用品退回綜合部，并填寫《物品回收記錄》。

7.綜合部負(fù)責(zé)建立和管理材料進(jìn)出臺(tái)帳，每月5日前發(fā)放上月辦公用品倉庫盤點(diǎn)表。核算各部門辦公用品的使用情況，形成費(fèi)用報(bào)告。

第3條辦公用品的維護(hù)和報(bào)廢

公司對(duì)重要辦公用品、設(shè)施、設(shè)備的報(bào)廢實(shí)行審批管理。如果任何辦公用品和設(shè)備損壞，不能使用，應(yīng)按以下程序處理:

1.對(duì)于簡單的可以自行維修處理，但保修期內(nèi)無法自行處理的，綜合部聯(lián)系供應(yīng)商維修維護(hù)。

2.辦公家具、電腦、打印機(jī)等物品損壞或維修費(fèi)用過高，無法滿足辦公需要時(shí)，經(jīng)綜合部確認(rèn)后，填寫《物品報(bào)廢審批表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字，綜合部審核，執(zhí)行副總裁簽字，返回綜合部進(jìn)行報(bào)廢處理，并填寫《辦公用品采購申請(qǐng)表》進(jìn)行采購補(bǔ)充。因個(gè)人原因造成損害的，按原規(guī)定賠償。

3.各部門報(bào)廢的產(chǎn)品應(yīng)退回綜合部儲(chǔ)存或銷毀，并填寫《貨物回收記錄》。

本規(guī)定由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后實(shí)施。過去如與本制度有抵觸，以此為準(zhǔn)，本制度最終解釋權(quán)歸綜合部所有。

附件:辦公用品接收登記表

辦公用品采購申請(qǐng)表

商品回收記錄

報(bào)廢物品審批表

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