奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有一句名言，叫做“一切存檔！”這句話揭示了萬物的終極狀態(tài)。經(jīng)過多年的侵蝕和時間的磨損，所有的噪音都會消失。即使是最輝煌最神圣的東西，也會被時間之劍打碎，簡化成最純粹的物質(zhì)形式，重寫成最簡單的存在形式，也就是檔案。

用心、用心、專注、專業(yè)、耐心、細(xì)心，檔案工作可以做到五心一專。

按照一定的科學(xué)方法，區(qū)分好幾個類別的留存檔案，是檔案管理者必備的技能之一。在檔案管理中，對分類的要求日益提高。一般每份文件作為一件，正本和最終文件作為一件，正文和附件作為一件，組成部分和副本作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件和轉(zhuǎn)發(fā)文件一般按性質(zhì)、問題、年份和機(jī)構(gòu)分類。

財產(chǎn)鑒別法

根據(jù)檔案內(nèi)容和信息表達(dá)的不同性質(zhì)，將整個宗族的檔案分為幾類，即文件檔案、科技檔案、會計檔案、視聽檔案、圖紙檔案等，是一種常見的傳統(tǒng)方法。

特點(diǎn):通用性強(qiáng)，類別固定，含義明確，易于掌握，能夠保持文檔之間的歷史聯(lián)系，易于保存和使用。

問題區(qū)分法

根據(jù)檔案涉及的內(nèi)容和說明的問題，即根據(jù)公司的工作職能，整個家族的檔案分為黨群類、行政類和基建類。

優(yōu)點(diǎn):相同內(nèi)容的文件相對集中，便于根據(jù)專題查找使用。

缺點(diǎn):范疇問題的大小難以確定，容易對問題的含義產(chǎn)生分歧。具體分類很難掌握。相對適合以科技繁忙為主體的企事業(yè)單位。

年度鑒別法

根據(jù)文件形成和處理的年份，全宗內(nèi)的所有文件和檔案按時間標(biāo)準(zhǔn)逐步區(qū)分，并通過形成年份逐一排列。要求根據(jù)文件的確切日期對文件和檔案進(jìn)行總結(jié)，并注明其形成的做法，這是保證分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。由于某些原因，有些文檔沒有標(biāo)記或找不到日期。因此，應(yīng)根據(jù)文件的具體情況，采取適當(dāng)?shù)姆椒▉砗藢?shí)和確定文件的確切或大致日期，并對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悺?/p>

組織劃分方法

據(jù)檔案組織者說。它以備案單位的內(nèi)部組織為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置類別。一般由備案單位中的一級機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，必要時可以分配給二級機(jī)構(gòu)。每個組織總是有一個類別。

應(yīng)滿足某些條件:

第一，每年建立的內(nèi)部組織要基本穩(wěn)定。內(nèi)部機(jī)構(gòu)經(jīng)常對變動的備案單位進(jìn)行調(diào)整，不宜采用這種方式。

第二，各種內(nèi)部組織的建立應(yīng)能體現(xiàn)本單位的職能分工，每個組織都有相對穩(wěn)定的基本任務(wù)或職責(zé)，其工作活動的內(nèi)容和流程應(yīng)與機(jī)構(gòu)承擔(dān)的相關(guān)職能相一致。

第三，文件要有各種組織在形成和承接文件時留下的標(biāo)記，如收文、發(fā)文號等。

無論采用哪一種，總支都要注意包容性、排他性、擴(kuò)展性和穩(wěn)定性。在具體應(yīng)用中，并不是單一的分類。根據(jù)單位的實(shí)際情況和排他性、同一性的要求，選擇一個或多個。

例1:根據(jù)自然分類方法編制的分類方案

例2:根據(jù)問題區(qū)分法編制分類方案

更多內(nèi)容請關(guān)注“企業(yè)行政”，其中行政知識/案例分享/經(jīng)驗(yàn)交流整個模塊(行政規(guī)劃、公文寫作、固定資產(chǎn)、采購管理、成本控制、印鑒許可、會議接待、活動組織、企業(yè)文化、品牌推廣等。)是每日分的。這里只有一個目的，發(fā)掘企業(yè)行政部門的核心價值，提高企業(yè)行政人員的核心競爭力，摒棄行政雜務(wù)。