隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)正在從驚人的力量推動著時代的轉(zhuǎn)型，它的影響滲透到商業(yè)、企業(yè)、教育、經(jīng)濟等社會的各個方面。對于企業(yè)來說，文件是重要的數(shù)據(jù)存儲形式，企業(yè)的商業(yè)策劃書、客戶檔案、設(shè)計圖紙等都以電子文檔的形式存儲和傳輸，因此文檔安全是不容忽視的。對于如何安全有效的管理企業(yè)資料文檔、數(shù)據(jù)機密，使用文檔管理對企業(yè)來說不僅可以有利于文件集中統(tǒng)一存儲、方便共享，也可以防止文檔泄露。

為了實現(xiàn)高效的協(xié)作辦公，企業(yè)內(nèi)部員工之間可以通過使用文檔共享方式進行協(xié)作辦公，用戶可靈活控制共享文件的協(xié)作對象和操作權(quán)限。同時，系統(tǒng)提供共享消息智能提醒功能，對方可第一時間收到共享消息提醒，當(dāng)對方查閱共享消息后，用戶可接收到共享回執(zhí)記錄，從而明確共享消息已發(fā)送且對方已收到。

任何一份文檔都會有一定的適用范圍和不同用戶的使用權(quán)限。對此，文檔共享系統(tǒng)采用角色管理、用戶角色分配、文件夾權(quán)限設(shè)定配合的方式進行權(quán)限控制。根據(jù)用戶的不同等級、所屬部門進行嚴(yán)格的權(quán)限劃分，分別控制用戶的文件查看、下載、上傳、修改、復(fù)制、移動、刪除等權(quán)限，從而保證文檔安全。通過文檔共享可以對企業(yè)內(nèi)部文檔的統(tǒng)一集中存儲、安全共享、權(quán)限管控、日志審計、移動辦公等進行一站式管理，解決企業(yè)的文檔管理難題。