現(xiàn)在的辦公工作都離不開Office的三套。Word、PPT和Excel幾乎都是文員的標(biāo)準(zhǔn)。但是即使你每天都在和他們打交道，你對(duì)它們的功能熟悉嗎？你知道這樣他們能更快地完成工作嗎？如果不清楚，請(qǐng)查看這個(gè)圖形教程，全面了解你的這個(gè)工作伙伴。

一、單詞實(shí)用技巧

我們每天都用Word，主要做文檔編輯處理，這種操作看起來很簡(jiǎn)單，但有很多東西要學(xué)。它們不僅能幫助我們更好地使用Word，還能使辦公室學(xué)習(xí)的效率提高幾倍。

1、自動(dòng)編號(hào)

(1)單擊“文件-選項(xiàng)”，在窗口中選擇“校對(duì)”，然后單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕。

(2)選擇“輸入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用格式”選項(xiàng)卡，然后選擇“自動(dòng)標(biāo)簽列表”。

(3)在文檔頁面上輸入第一個(gè)序列號(hào)后，如果替換行，新行“繼續(xù)編號(hào)”將自動(dòng)編號(hào)。如果不想對(duì)該行進(jìn)行編號(hào)，請(qǐng)按“Ctrl Z”取消。

2、基本排版。

(1)在工具欄的“樣式”選項(xiàng)卡上，單擊小三角形，然后選擇“創(chuàng)建樣式”。

(2)在彈出式窗口中，單擊“修改”進(jìn)入新樣式的編輯窗口。

(3)單擊“格式”設(shè)置與排版相關(guān)的項(xiàng)目，如新樣式的字體、段落、編號(hào)等。

(4)按“Ctrl A”以選擇所有文檔內(nèi)容并應(yīng)用樣式。

3、取消紅線。

(1)單擊“文件”-“選項(xiàng)”轉(zhuǎn)到“Word”選項(xiàng)卡。

(2)單擊“校對(duì)”取消選擇“在Word中修改拼寫和語法時(shí)”下面的所有選項(xiàng)。

4、字體嵌入。

(1)單擊“文件-選項(xiàng)”，然后選擇“保存”。

(2)同時(shí)選擇“文件中包含字體”(為了防止文件過大，最好選擇“僅包含文檔中使用的字符”)。)確認(rèn)。

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5、壓縮文檔

（1）下載“迅捷PDF轉(zhuǎn)換器”，點(diǎn)擊“PDF的其他操作”-“PDF壓縮”；

（2）點(diǎn)擊“添加文件”選擇文檔，“開始轉(zhuǎn)換”。

6、打印技巧

（1）點(diǎn)擊“文件”-“選項(xiàng)”，在“顯示”中的“打印選項(xiàng)”選擇勾選（如設(shè)置了文檔背景色，要將“打印背景色和圖像”勾選）；

（2）按下“Ctrl+P”進(jìn)入打印，在右方預(yù)覽窗口查看文檔內(nèi)容排版等；

（3）點(diǎn)擊“頁面設(shè)置”，在“頁邊距”“紙張”“版式”“文檔網(wǎng)格”等選項(xiàng)卡下對(duì)文檔的打印參數(shù)進(jìn)行調(diào)整。

7、文檔查看修改痕跡

（1）打開文檔，點(diǎn)擊“審閱”-“修訂”；

（2）在文檔中進(jìn)行編輯，頁面中會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)修訂痕跡；

（3）選擇“接受”菜單中的選項(xiàng)，選擇對(duì)文檔中修訂的操作。

二、Word快捷鍵

使用快捷鍵是提高Word辦公效率的有效手段，接下來按Word快捷鍵的使用情景，介紹下那些常用的快鍵鍵。

1、基本操作

2、編輯操作

3、排版操作

三、PPT實(shí)用技巧

1、自動(dòng)編號(hào)

查看PPT的時(shí)候，我們可能會(huì)想要知道，PPT已經(jīng)展示到了哪個(gè)地方，那可以通過編號(hào)來查看。

（1）打開你的PPT文檔，然后點(diǎn)擊“插入”選項(xiàng)卡，在其中找到“文本”選項(xiàng)組，然后點(diǎn)擊“幻燈片編號(hào)”。

（2）在彈出的“頁眉和頁腳”窗口中，勾選“幻燈片編號(hào)”。

（3）完成設(shè)置后，點(diǎn)擊“應(yīng)用”按鈕，就可以在幻燈片中顯示對(duì)應(yīng)的編號(hào)了。

（4）完成編碼后，可以對(duì)字號(hào)、字體顏色等進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)還可以對(duì)編碼的位置進(jìn)行調(diào)整。只要雙擊右下角的編碼，就可以在“格式”選項(xiàng)中，選擇對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行設(shè)置了。

2、默認(rèn)字體

在PPT中編寫內(nèi)容時(shí)，要是想要每個(gè)頁面的字體都是一樣的，可以怎么設(shè)置？

（1）可以打開PPT，然后在文本框中輸入內(nèi)容，再選擇自己喜歡的字體。

（2）然后選中文本框，右鍵點(diǎn)擊它，在選項(xiàng)卡中，選中“設(shè)置為默認(rèn)文本框”。

（3）這樣在文本框中輸入的內(nèi)容，就都是剛剛設(shè)置的字體了。

3、母版設(shè)置

不知道有多少人知道母版是什么東西，其實(shí)就比如說，有多少個(gè)幻燈片中，都需要用到同樣的元素，那我們只需要設(shè)置一次，然后通過母版，就可以在所有的幻燈片中都顯示一樣的內(nèi)容。

（1）可以新建一個(gè)空白的PPT，然后在一個(gè)空白頁中，添加需要重復(fù)出現(xiàn)在每一頁P(yáng)PT的內(nèi)容。

（2）然后選擇菜單欄中的“視圖”選項(xiàng)，找到其中的幻燈片母版視圖選項(xiàng)。

（3）將元素復(fù)制到母版的第一頁中，就可以創(chuàng)建母版了。

（4）要是想要自由添加空白頁版式的話，可以插入母版，新建一個(gè)沒有元素的母版，然后選擇“關(guān)閉母版視圖”。

（5）在制作PPT的過程中，也可以將添加元素的默認(rèn)創(chuàng)建頁，變成空白頁。只要選中頁面，然后在“開始”選項(xiàng)中，找到“版式”按鈕，就可以選中所需的頁面版式了。

4、字體嵌入

我們有沒有試過，就是將制作好的PPT，保存到另一個(gè)地方時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)，原先弄得好好的字體，居然變了。那是因?yàn)殡娔X中，沒有安裝有原先編輯的字體，導(dǎo)致字體丟失，那我們可以將字體也保存下來。

（1）點(diǎn)擊PPT左上角的“文件——選項(xiàng)”。

（2）在彈出的PowerPoint窗口中，選擇左側(cè)的“保存”選項(xiàng)。

（3）然后往下拉，勾選“將字體嵌入文件”，完成后點(diǎn)擊“確定”就行。

要是在編輯PPT后，內(nèi)容需要展示給其他人觀看，但是不希望其他人更改內(nèi)容的話，可以對(duì)PPT的格式進(jìn)行更改，比如講PPT轉(zhuǎn)換為PDF。

文檔格式的轉(zhuǎn)換，借助迅捷PDF轉(zhuǎn)換器就可以實(shí)現(xiàn)。

5、屏幕截圖

有時(shí)候在編輯PPT文件的時(shí)候，再要返回去界面上截圖無疑還是有點(diǎn)麻煩的，那我們可以直接借助PPT上的屏幕截圖功能來操作。

（1）點(diǎn)擊PPT菜單欄上的“插入”，然后在圖像中，可以看到“屏幕截圖”功能。

（2）點(diǎn)擊“屏幕截圖”后，會(huì)看到一個(gè)“可用視窗”，我們打開的一些軟件界面圖，點(diǎn)擊選擇就可以將圖片直接添加到PPT上。

（3）要是想要自己再進(jìn)行截圖的話，可以點(diǎn)擊下方的“屏幕剪輯”，然后裁剪自己需要的圖片。

6、演講者視圖

要是需要通過PPT來進(jìn)行演講的話，那開啟“演講者視圖”，可以方便講解人員查看一些備注信息。

（1）在PPT的菜單欄中，點(diǎn)擊“幻燈片放映”，然后會(huì)看到一個(gè)“使用演示者視圖”的功能。

（2）一般情況下，要有第二個(gè)監(jiān)視器，也就是投影儀，才能開啟演示者視圖功能，但是通過按下“Alt+F5”，也可以體驗(yàn)下。

（3）比如在查看到左側(cè)的幻燈片，可以使用計(jì)時(shí)，以及一些播放幻燈片時(shí)的按鈕。

（4）在右側(cè)，我們可以查看到下一張幻燈片，而且在下方的備注中，可以添加一些重要信息，這些信息只有我們能夠看到的，觀眾是看不到的。

四、PPT快捷鍵

很多人在使用PPT的時(shí)候，是會(huì)用到快捷鍵的，用快捷鍵來操作，會(huì)更6。

1、常用快捷鍵

在編輯PPT的時(shí)候，有一些常見的快捷鍵要了解下，比如說復(fù)制啊、粘貼啊、剪切啊等等。

2、Ctrl快捷鍵

Ctrl組合鍵也是我們經(jīng)常使用到的快捷鍵。

3、Alt快捷鍵

4、F功能快捷鍵

F功能快捷鍵也有很多，并且功能也是挺強(qiáng)大的，比如另存為之類的。

5、放映設(shè)置

6、繪制調(diào)用

7、屏幕轉(zhuǎn)換

五、Excel實(shí)用技巧

在我們?nèi)粘５墓ぷ髯觯灰菭可娴綌?shù)據(jù)方面的問題，逃不開的肯定就是做一個(gè)Excel表格表示，因?yàn)镋xcel表格是我們?nèi)粘９ぷ髦?，最能直觀體現(xiàn)數(shù)據(jù)的一個(gè)辦公軟件，所以，幾乎每個(gè)職場(chǎng)新人，都要接受一次Excel的洗禮。那么小編再和大家分享一些Excel的技巧。

1、窗格凍結(jié)

當(dāng)我們想凍結(jié)一整個(gè)單元格，讓這個(gè)表格可以固定顯示在屏幕上，不會(huì)受到表格滾動(dòng)影響的時(shí)候，我們可以這么做。

比如在下圖，我們想讓1~9行的表格固定在屏幕上，我們首先選中第10行；

然后我們選擇“視圖→凍結(jié)窗格→凍結(jié)拆分窗格”

這個(gè)時(shí)候，第9行下面多了一根灰色的線，滾動(dòng)滾輪我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，表格雖然在移動(dòng)，但是1~9行，是一直存在在界面上的。

2、打印技巧

如果我們想要打印一份數(shù)據(jù)，想讓它每一頁都有表頭出現(xiàn)，我們可以這么操作：

“頁面布局→頁面設(shè)置→工作表→選擇頂端標(biāo)題行→確定”

3、條件突出

如果我們，想要讓Excel表格中的數(shù)字，在某個(gè)范圍內(nèi)或者特定的幾個(gè)數(shù)字特別的明顯的話，我們可以這么操作：

選中我們的數(shù)據(jù)，右鍵單擊后依次選擇“設(shè)置單元格→自定義→[紅色][>500];[藍(lán)色][<500]→確定”

這樣，我們就可以讓我們想要的表格數(shù)據(jù)，非常明顯的突出來。

4、快速填充

快速填充可以讓一些不太復(fù)雜的字符串處理工作變得更簡(jiǎn)單。使用單元格填充可以進(jìn)行復(fù)制、可以按照一定的序列規(guī)律自動(dòng)擴(kuò)展、日期拆分、字符串分列和合并等等以前需要借助公式或【分列】功能才能實(shí)現(xiàn)的功能。

比如說，我們現(xiàn)在有這么一個(gè)表格~

然后我們想要把“省份”一欄填上，我們可以這么操作：

首先在第一行輸入省份“廣東”，然后選中剩下的空格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→快速填充”，就會(huì)變成這樣子↓

這個(gè)就是Excel快速填充的技巧之一了。

5、數(shù)據(jù)文本化

有的時(shí)候，我們經(jīng)常都會(huì)在Excel中輸入身份證的時(shí)候，一大串的數(shù)字通通變成科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示，就算我們拉長(zhǎng)單元格，依舊是這樣子顯示，那我們應(yīng)該怎么辦？

我們首先選中這些數(shù)字，然后按照順序“單擊右鍵→設(shè)置單元格格式→文本→確定”。

點(diǎn)擊確定后，如果發(fā)現(xiàn)沒有變化，雙擊單元格就可以了~

6、常用函數(shù)公式

（1）求和函數(shù)

Excel表格求和可以說是非常常用的一個(gè)函數(shù)公式了，我們?cè)谟?jì)算成績(jī)或者價(jià)目總和的時(shí)候就會(huì)經(jīng)常用到。

我們?cè)谟?jì)算的時(shí)候，有幾種方法可以使用：

點(diǎn)擊總分旁的空白單元格，然后“開始→自動(dòng)求和”，就可以了

在函數(shù)框中輸入=SUM（單元格數(shù)字區(qū)間）然后回車鍵就可以了。

（2）日期函數(shù)

我們平時(shí)在Excel表格中，如果需要輸入日期的話，我們可以用函數(shù)技巧輸入：

①、顯示當(dāng)前年份函數(shù)：【=YEAR(NOW())】

②、顯示當(dāng)前月份函數(shù)：【=MONTH(NOW())】

③、顯示當(dāng)前日期函數(shù)：【=DAY((NOW()))】

④、顯示當(dāng)前星期函數(shù)：【=TEXT(NOW(),"aaaa")】

⑤、顯示當(dāng)前準(zhǔn)確時(shí)間：【=TEXT(NOW(),"hh:mm:ss")】

⑥、顯示當(dāng)前年月日：【=TODAY()】

⑦、顯示當(dāng)前年月日和時(shí)間：【=NOW()】

（3）條件函數(shù)

條件函數(shù)也稱為IF函數(shù)，它的作用就是，讓我們快捷的篩選條件，比如說，我們想看成績(jī)是否合格，我們可以這么操作↓

選中空白單元格，在函數(shù)輸入處輸入“=IF(A3>60,"及格","不及格")”然后回車，就可以看到篩選好的條件。

然后我們只需要選中已經(jīng)出現(xiàn)結(jié)果的這個(gè)單元格，按住右下角的方框，往下拉，就可以將IF函數(shù)套用到所有單元格中。

（4）字符查找函數(shù)

用Excel的search函數(shù)，可以讓我們精確的查找到一個(gè)單元格中，指定關(guān)鍵詞的位置。

六、Excel快捷鍵

在Excel中，為了提高工作效率，我們除了熟悉常用的工作技巧以外，還要熟悉我們這些技巧的眾多快捷鍵操作。

1、快速求和

我們剛剛說到的快速求和，我們可以把光標(biāo)選中空白單元格后，使用快捷鍵“Alt+=”，然后回車。

2、快速填充

快速填充的快捷使用方式則是，輸入第一行后，選中包含第一行內(nèi)容的單元格，然后按“Ctrl+E”。

3、快速編輯

不知道各位在編輯Excel表格中內(nèi)容的時(shí)候，都是用鼠標(biāo)雙擊表格的嗎？其實(shí)有一個(gè)快捷方式，就是選中單元格后，按一下“F2”。

4、快速對(duì)比

我們想要快速對(duì)比兩組數(shù)據(jù)的相同與否，我們可以直接如圖上一樣輸入數(shù)據(jù)，如果兩個(gè)數(shù)據(jù)不同，空白單元格會(huì)顯示“FALSE”，反之則顯示“TRUE”。

5、改變數(shù)字格式

比如你想快速改變數(shù)字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數(shù)字加上金額符號(hào)，因?yàn)榉?hào)￥和數(shù)字4共用了同一個(gè)鍵。

6、在不同的工作表之間快速切換

①、打開excel文檔

②、從sheet1切換到sheet2按：Ctrl+PageDown

③、從sheet2切換到sheet1按：Ctrl+PageUp

7、特殊字符快捷鍵

Excel中，特殊字符的輸入，可以依靠快捷鍵來實(shí)現(xiàn)~給大家看看，我們常用的特殊符號(hào)快捷鍵圖：