第一，沃德不是記事本

很多人認(rèn)為word是一臺(tái)更精致的筆記本電腦，如果用word作為筆記本電腦，那么你的word能力僅限于打字和調(diào)整簡單的形式。(阿爾伯特愛因斯坦，Northern Exposure(美國電視劇)，“藝術(shù)”)但是，在調(diào)整標(biāo)題格式、使用數(shù)字、插入目錄的結(jié)構(gòu)時(shí)，只能用速度。更可怕的是，很多人都在進(jìn)行許多毫無意義的反復(fù)小操作。(托馬斯a愛迪生)。

使用Word作為筆記本，可以習(xí)慣性地使用“笨方法”進(jìn)行排版。對(duì)齊文本要拼命敲空格，換頁要再敲幾個(gè)回車，目錄要拼命敲圓點(diǎn)前后看頁碼。事實(shí)上，word有很多排版技術(shù)值得學(xué)習(xí)。

1.分離格式和內(nèi)容

在Word中，“開始”選項(xiàng)卡下方是名為“樣式”的工具欄，您可以在其中將標(biāo)題樣式、段落樣式、目錄樣式等存儲(chǔ)在樣式中?？梢噪S時(shí)應(yīng)用。寫文章的時(shí)候不用再調(diào)整了。只要按一下按鈕。替換樣式將同時(shí)替換應(yīng)用了該樣式的所有文本。

2.自動(dòng)化功能

很多人寫論文的時(shí)候會(huì)手動(dòng)輸入章節(jié)號(hào)，例如“第一章”、“1.1”等，一旦章節(jié)增減，所有的號(hào)碼都要重新更改。您可以使用多級(jí)列表技術(shù)自動(dòng)生成和自動(dòng)更改所有這些編號(hào)。

除了多級(jí)列表技術(shù)外，word還具有其他自動(dòng)化技術(shù)，如自動(dòng)目錄生成、自動(dòng)批量修改、通過郵件合并功能自動(dòng)生成證書等。

第二，學(xué)習(xí)word

在Word中，每個(gè)動(dòng)作都有提示，如果出現(xiàn)問題，可以通過觀察word中的提示來準(zhǔn)確判斷。

1.將鼠標(biāo)懸停在按鈕上一秒鐘，將出現(xiàn)提示框

2.單擊文本顯示格式

如果想查看文字的格式，請(qǐng)單擊此文字，其格式將顯示在上面的功能區(qū)中。

3.查看單詞隱藏符號(hào)

Word通常包含無法打印的特殊字符，以幫助編輯、排版和校正。例如回車和軟回車、拼寫和語法錯(cuò)誤的紅色、藍(lán)色波浪線、全角空格和半角空格、分頁符、除法等。只有知道這些符號(hào)，排版時(shí)才能自由使用。

可以通過“選項(xiàng)”“顯示”“始終在屏幕上顯示這些格式”控制這些符號(hào)的顯示，如果需要在編輯時(shí)顯示，則可以選擇“顯示所有格式顯示”，并在讀取時(shí)取消選擇以不顯示這些符號(hào)。

語法校對(duì)的波浪線可以通過“選項(xiàng)”“校對(duì)”“在Word中修改拼寫和語法時(shí)”控制是否顯示。

4.如果有問題，請(qǐng)找沃德幫忙。

Word有很好的幫助系統(tǒng)。如果不知道特定功能，可以打開“幫助”面板或搜索搜索框。

三、超級(jí)好用的word小工具

1.標(biāo)尺來查看和控制縮進(jìn)
很多人在控制縮進(jìn)的時(shí)候還在使用空格，敲敲敲。使用空格來居中對(duì)齊、右對(duì)齊、首行縮進(jìn)都是不正確的。對(duì)齊需要用專門的對(duì)齊按鈕來控制：左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊、分散對(duì)齊。首行縮進(jìn)需要設(shè)置段落的縮進(jìn)格式。

空格的作用僅限于將英文單詞分開、為選擇題、填空題等需要填寫的地方留出位置。

用標(biāo)尺可以來顯示和控制縮進(jìn)。每個(gè)標(biāo)尺包含了四種縮進(jìn)方式。

在使用中，大范圍的段落縮進(jìn)，我們常常會(huì)使用段落格式來實(shí)現(xiàn)，而標(biāo)尺適用于對(duì)其中一些特殊文本，比如落款中的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行右對(duì)齊。我們也可以利用標(biāo)尺來查看圖片是否居中顯示，因?yàn)閳D片常常會(huì)因?yàn)橛卸温涞氖仔锌s進(jìn)而導(dǎo)致圖片并未居中對(duì)齊

2.用制表位來對(duì)齊文字
相信很多人都會(huì)對(duì)word中的制表位感到很困惑。制表位的作用是用來對(duì)齊的。制表位是指對(duì)象在水平標(biāo)尺中的位置，使用制表位可以使文字縮進(jìn)一定的距離。
先弄清三個(gè)概念：制表鍵【tab】，制表符和制表位

在標(biāo)尺的左上角有制表符按鈕，我們選擇一個(gè)制表符，在標(biāo)尺上單擊一下，在標(biāo)尺的單擊位置就出現(xiàn)了一個(gè)制表符。上圖中，添加了一個(gè)居中式制表符和一個(gè)右對(duì)齊式制表符。當(dāng)?shù)谝淮伟聪聇ab鍵，制表符后文字就在居中式制表符的位置進(jìn)行居中對(duì)齊，再按下一次tab鍵，制表位就會(huì)在右對(duì)齊式制表符停止，制表符后的文字就會(huì)在右對(duì)齊式制表符的位置進(jìn)行右對(duì)齊。

當(dāng)需要?jiǎng)h除制表符時(shí)，可以雙擊標(biāo)尺的制表符，選擇【清除】
tab鍵就是把光標(biāo)后面的文字推到下一個(gè)制表位處，可以用來進(jìn)行目錄的頁碼對(duì)齊，和試卷的選項(xiàng)對(duì)齊。

3.軟硬回車
硬回車就是我們敲擊回車鍵，讓文字分段。硬回車分割兩個(gè)不同的段落，而軟回車只是讓文字分行顯示，軟回車之間的文字還是一個(gè)段落。

在論文中，我們常是使用軟回車來強(qiáng)制將一個(gè)較長的標(biāo)題分割成兩行，以便于閱讀。

很多人會(huì)采用多敲幾個(gè)回車來分頁，但是如果前文增加文本，那么下一頁的內(nèi)容會(huì)被擠下去，頁首出現(xiàn)大量回車。為了避免這樣的情況，需要使用分頁符來進(jìn)行分頁。

4.word樣式庫
在長文排版中，我們需要反輻設(shè)置文檔的文字格式，如字體、大小、顏色、首行縮進(jìn)、大綱級(jí)別等，反復(fù)這樣的操作效率是很低的。為了克服這一系列的繁瑣操作，樣式庫應(yīng)運(yùn)而生。我們可以先創(chuàng)建一個(gè)新樣式，然后在需要的地方套用，就不用了一遍一遍進(jìn)行設(shè)置了。
使用word樣式，可以實(shí)現(xiàn)一次修改，全文更新，即修改樣式，所有應(yīng)用該樣式的文本都能更新成新的樣式。樣式也是使用自動(dòng)目錄的基礎(chǔ)，標(biāo)題類的樣式會(huì)連接到大綱的級(jí)別，只有使用了標(biāo)題類樣式，word才會(huì)識(shí)別到標(biāo)題，并為之創(chuàng)建目錄。

5.自動(dòng)編號(hào)
word中當(dāng)你輸入的段落以序號(hào)如“1. ”開頭時(shí)，一敲回車，word就自作主張?zhí)婺憔幪?hào)了。這種編號(hào)很不美觀，還會(huì)影響輸入。可以通過【選項(xiàng)】>【校對(duì)】>【自動(dòng)更正選項(xiàng)】>【鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用】，去掉【自動(dòng)項(xiàng)目符號(hào)列表】和【自動(dòng)編號(hào)列表】前面的對(duì)勾。

如果你想繼續(xù)使用自動(dòng)編號(hào)功能，在不需要的時(shí)候只需要連續(xù)敲擊兩次會(huì)車就可以取消自動(dòng)編號(hào)了。
word中有一種更加智能化的編號(hào)功能，可以先輸入內(nèi)容，然后選中內(nèi)容，應(yīng)用編號(hào)。

6.word快捷方式
在word使用一些快捷方式，可以事半功倍。
最常用的快捷鍵：
ctrl+x剪切,ctrl+c復(fù)制,ctrl+v粘貼,
ctrl+a全選,ctrl+b加粗,ctrl+i斜體,
ctrl+f查找,ctrl+o打開,ctrl+n新建,
ctrl+l左對(duì)齊,ctrl+E居中對(duì)齊,ctrl+r右對(duì)齊,
ctrl+p打印
F4大俠：使用F4的核心技能是重復(fù)上一步操作。當(dāng)你需要對(duì)多個(gè)文本進(jìn)行重復(fù)性操作，只需要先對(duì)一個(gè)文本進(jìn)行設(shè)置，然后依次選擇其他文本，使用F4就可以重復(fù)設(shè)置了。