01字

從使用電腦開(kāi)始，微軟辦公word是我們最常用的軟件。有了它，我們寫(xiě)論文，寫(xiě)方案，寫(xiě)情書(shū)，寫(xiě)故事。

但是，你真的知道Word嗎？

事實(shí)上，這個(gè)軟件背后有很多不知道的隱藏技術(shù)。掌握他們，你就會(huì)打開(kāi)新世界的大門(mén)。前方有高能，小伙伴們請(qǐng)立正扶住。

1.妙用Alt鍵，鍵盤(pán)之王

Alt是單詞“Alter”的縮寫(xiě)，意思是“更改”。

在Windows操作平臺(tái)上，Alt鍵可以說(shuō)是鍵盤(pán)之王。熟練使用這個(gè)按鈕可以大大提高工作效率。

如果在選擇句子矩形塊文檔時(shí)按住Alt鍵，則可以復(fù)制Ctrl C或直接修改此文字部分。

在Office中，Alt鍵的秘密不止于此。

按住Alt鍵(或同時(shí)按住鼠標(biāo)上的兩個(gè)按鈕)并拖動(dòng)左右(上/下)邊距，可以精確地調(diào)整值(標(biāo)尺上顯示具體值)。

您可以使用Shift Alt向上(或向下)箭頭鍵對(duì)文檔中的段落重新排序，以及對(duì)Word表中的行重新排序。

Alt F8還顯示“宏”對(duì)話(huà)框，您可以在其中運(yùn)行、編輯或刪除宏。

2.F4鍵，沃德的大神機(jī)。

很多人不知道，但事實(shí)上F4鍵是Office的大殺手！Office中的“F4”-重復(fù)上一步。什么意思？

例如，如果輸入ABC后按F4鍵，將自動(dòng)重新輸入ABC。

例如，您剛剛設(shè)置了文本的字體、顏色、縮進(jìn)和格式。如果選擇其他文本并按F4鍵，剛才設(shè)置的動(dòng)作將自動(dòng)重復(fù)，并應(yīng)用于當(dāng)前的新選擇。

還能做什么？創(chuàng)建表時(shí)，所有命令(如“在下面添加新行”)都可以用F4重復(fù)！

最后，F(xiàn)4在PowerPoint中也是一樣，可以做很多事！

3.Ctrl加字符，快捷鍵視而不見(jiàn)

Word是當(dāng)之無(wú)愧的文字編輯神器，通過(guò)幾個(gè)快捷鍵，可以在幾分鐘內(nèi)變身文字達(dá)人。

事實(shí)上，大多數(shù)快捷鍵都與Ctrl鍵相關(guān)。Ctrl C代表Copy，p代表Paste，b代表Bold，s代表Save .

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最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤(pán)從當(dāng)前光標(biāo)位置選擇文本。當(dāng)然可以配合各種其他導(dǎo)航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對(duì)其他應(yīng)用程序也有效！

• 知道了如何用鍵盤(pán)選擇，那接下來(lái)一定要知道F2的妙用！選擇好一片文本之后，按F2，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)變成虛線(xiàn)，讓你可以不用按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，而是用鍵盤(pán)的方式，將文本移動(dòng)到任意位置！

如何快速放大縮小字體呢？Ctrl + Alt + < 就是縮小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直觀吧！如果還想更詳細(xì)的調(diào)整字體，Ctrl + D調(diào)出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤(pán)操作吧：）

Ctrl + L 左對(duì)齊， Ctrl + R 右對(duì)齊， Ctrl + E 居中

Ctrl + F查找， Ctrl + H 替換。然后關(guān)于替換，里面又大有學(xué)問(wèn)！巧用替換，可以幫你節(jié)省大把大把時(shí)間！

• Ctrl + Z是撤銷(xiāo)，那還原呢？就是Ctrl + Y，撤銷(xiāo)上一步撤銷(xiāo)！

• Shift+F3，英文全部大寫(xiě)，英文全部小寫(xiě)，首字母大寫(xiě)切換。

• Ctrl + Shift + C 粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對(duì)應(yīng)的格式粘貼到另一端文字里。
• Ctrl+Shift+Home/End，選中光標(biāo)前后的所有文本
• 當(dāng)插入點(diǎn)位于公式中某個(gè)函數(shù)名稱(chēng)的右邊時(shí)，則會(huì)顯示“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話(huà)框。
• Ctrl+B 應(yīng)用或取消加粗格式設(shè)置，Ctrl+I 應(yīng)用或取消傾斜格式設(shè)置
• Ctrl+V 在插入點(diǎn)處插入剪貼板的內(nèi)容，并替換任何選定內(nèi)容。只有在剪切或復(fù)制了對(duì)象、文本或單元格內(nèi)容后，才能使用此快捷鍵。
• Ctrl+W 關(guān)閉選定的工作簿窗口。
• Ctrl+Y 重復(fù)上一個(gè)命令或操作（如有可能）。
• Ctrl+Z 使用“撤消”命令來(lái)撤消上一個(gè)命令或刪除最后鍵入的條目。
• 顯示了自動(dòng)更正智能標(biāo)記時(shí)，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重復(fù)”命令撤消或恢復(fù)上一次自動(dòng)更正操作。

• WORD中輸入三個(gè)等號(hào)然后回車(chē)，出來(lái)就是雙橫線(xiàn)

• “顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，會(huì)顯示段落標(biāo)記和其他隱藏的格式符號(hào)
• Ctrl+1 設(shè)置當(dāng)前段落行距為1倍，Ctrl+2 設(shè)置當(dāng)前段落行距為2倍，Ctrl+5 設(shè)置當(dāng)前段落行距為1.5倍

• 如何將PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。

4. 巧用“文檔比較”，解放你的雙手

Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過(guò)點(diǎn)擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會(huì)留下痕跡。

如果對(duì)修改的內(nèi)容無(wú)異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。

然而很多時(shí)候?qū)σ环輜ord文檔進(jìn)行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導(dǎo)致文檔被修改過(guò)很多次后想查找對(duì)哪些細(xì)節(jié)進(jìn)行過(guò)修改比較麻煩。

當(dāng)然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。

有一次審閱合同，對(duì)合同的很多處細(xì)節(jié)做了修改，修改的過(guò)程沒(méi)有做任何標(biāo)記，很多天后合同發(fā)給對(duì)方簽署，對(duì)方要求將之前合同（word版）所有有過(guò)變動(dòng)的地方都標(biāo)記出來(lái)，以方便對(duì)方審核。

可是時(shí)間過(guò)去很久了，對(duì)方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過(guò)修改的各個(gè)細(xì)節(jié)，大大提升了工作效率。

這是“比較”功能的位置。

分別選擇原文檔和經(jīng)過(guò)修改過(guò)的文檔：

舉一個(gè)簡(jiǎn)單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區(qū)別：

5. 巧用“通配符”，Wildcard

有時(shí)候Word文檔中有許多多余的空行需要?jiǎng)h除，這個(gè)時(shí)候我們可以完全可以用“查找替換”來(lái)輕松解決。

打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”對(duì)話(huà)框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示“^p^p”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”(一個(gè)“^p”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除。

這個(gè)替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。

類(lèi)似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行（^p）替換為制表符（^t），如此一來(lái)，所有段落將變成一行，并且能直接粘貼進(jìn)Excel的一行內(nèi)，自動(dòng)分為不同的列。

其他的通配符還有很多，可以使用通配符來(lái)搜索多個(gè)單詞。

例如，使用星號(hào) (*) 通配符來(lái)搜索字符串（例如，輸入 s*d 會(huì)得出“sad”、“started”和“some other day”）。

• 如何使用通配符查找文本？

• 在“編輯”菜單上，指向“查找”，再單擊“高級(jí)查找和替換”
• 選中“使用通配符”復(fù)選框
• 在“特殊”彈出菜單上，單擊通配符，然后在“查找內(nèi)容”框中鍵入任何附加文字
• 單擊“查找下一個(gè)”

注意選中上方的“Use wildcard”（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的時(shí)候查看即可：

還有這些…

掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內(nèi)容。

比如，找所有句子與句子之間只有一個(gè)空格的地方（兩個(gè)空格為正常）。

輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

6. 雙擊分屏炫酷小技巧

雙擊Word中右上角的小橫杠，輕松將頁(yè)面分為兩屏！

寫(xiě)文章時(shí)同時(shí)看前面的內(nèi)容，完全無(wú)壓力。

其實(shí)，小編覺(jué)得：Word里你會(huì)準(zhǔn)確地設(shè)置字體段落頁(yè)面，會(huì)用頁(yè)眉頁(yè)腳，會(huì)分節(jié)，打印之前知道預(yù)覽，知道怎么用宏，會(huì)生成目錄，你已經(jīng)打敗了超過(guò)90%的人。

以上這些技巧，能讓你的工作更加高效、錦上添花！

02 Excel

Excel是Office三大神器當(dāng)中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我們中的太多小伙伴，卻一直把它當(dāng)做是個(gè)“電子表格工具”。

今天和小編一起漲姿勢(shì)，學(xué)會(huì)下面這些神技，你的Excel分分鐘超過(guò)90%的同事！

還在把Excel僅僅當(dāng)成一個(gè)畫(huà)表格的工具？

圖樣圖森破。

看看下面這張圖。

它顯示的是美國(guó)紐約曼哈頓的24小時(shí)人口活躍圖。

分析公司DarkHorse Analytics 從美國(guó)勞工統(tǒng)計(jì)處獲得數(shù)據(jù)，并制作了這張二十四小時(shí)會(huì)唿吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。

利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺(jué)化了。每個(gè) GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢?zāi)唤貓D。

什么？你說(shuō)這還是專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)師的工作，你用不著？

那下面這些技巧，你一定用得著。

1. 10個(gè)快捷鍵 - 10 Shortcuts

（1）快速求和？用 “Alt + =”

Excel的函數(shù)功能非常強(qiáng)悍，求和應(yīng)該是最常用到的函數(shù)之一了。只需要連續(xù)按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數(shù)字的和。

（2）快速選定不連續(xù)的單元格

按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時(shí)工作表下方的狀態(tài)欄中會(huì)顯示出“添加到所選內(nèi)容”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

（3）改變數(shù)字格式

Excel的快捷鍵并不是雜亂無(wú)章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數(shù)字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數(shù)字加上美元符號(hào)，因?yàn)榉?hào)$和數(shù)字4共用了同一個(gè)鍵。

同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把數(shù)字改成百分比（%）的形式。

（4）一鍵展現(xiàn)所有公式 “CTRL + `”

當(dāng)你試圖檢查數(shù)據(jù)里有沒(méi)有錯(cuò)誤時(shí)，<CTRL + `>能夠一鍵讓數(shù)字背后的公式顯示出來(lái)。

“`”鍵就在數(shù)字1鍵的左邊：）

（5）雙擊實(shí)現(xiàn)快速應(yīng)用函數(shù)

同一個(gè)函數(shù)就不用一個(gè)一個(gè)敲啦。當(dāng)你設(shè)置好了第一行單元格的函數(shù)，只需要把光標(biāo)移動(dòng)到單元格的右下角，等到它變成一個(gè)小加號(hào)時(shí)，雙擊，公式就會(huì)被應(yīng)用到這一列剩下的所有單元格里。

這是不是比用鼠標(biāo)拖拉容易多了？！

（6）快速增加或刪除一列

對(duì)于那些整天要和Excel打交道的人來(lái)說(shuō)，這個(gè)竅門(mén)或許能為你節(jié)省一點(diǎn)時(shí)間。

當(dāng)你想快速插入一列時(shí)，鍵入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其實(shí)就是+號(hào)啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl + ‘-‘（減號(hào)）就能刪除你所選中的一列。

（7）快速調(diào)整列寬

想讓Excel根據(jù)你的文字內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整列寬？你只需要把鼠標(biāo)移動(dòng)到列首的右側(cè)，雙擊一下就大功告成啦~

（8）雙擊格式刷

格式刷當(dāng)然是一個(gè)偉大的工具。不過(guò)，你知道只要雙擊它，就可以把同一個(gè)格式“刷”給多個(gè)單元格么？

（9）在不同的工作表之間快速切換

在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開(kāi)鍵盤(pán)（可以想象如果你學(xué)會(huì)了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸鼠標(biāo)）。

“Ctrl + PgDn”可以切換到右邊的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切換回左邊。

呃，不過(guò)Mac用戶(hù)似乎與這個(gè)快捷鍵無(wú)緣了……

（10）用F4鎖定單元格

在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時(shí)候，有時(shí)候你希望你引用的單元格下拉時(shí)隨之變化，也有時(shí)候你并不這么想。當(dāng)你要“絕對(duì)引用”——也就是鎖定單元格的時(shí)候，你必須在行列前加$符號(hào)。想手動(dòng)去打這些美元符號(hào)？簡(jiǎn)直是瘋了…

其實(shí)有一個(gè)簡(jiǎn)單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號(hào)并鎖定；如果你繼續(xù)按F4，則會(huì)向后挨個(gè)循環(huán)：鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫(xiě)字母、解除鎖定。

如果你覺(jué)得上面這些太基礎(chǔ)，那么下面這些函數(shù)就專(zhuān)供進(jìn)階大神們享用了！

2. 10個(gè)讓你“事半功倍”的函數(shù)，10 Formulas

函數(shù)（公式，F(xiàn)ormula）是Excel區(qū)別于其他軟件的神奇之處，然而我們中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

（1）NETWORKDAYS和WORKDAY函數(shù)

如果你的老板問(wèn)你，今天距離元旦還要工作多少天？

你難道真的要對(duì)著日歷一天天去數(shù)、一月月去算嗎？

太年輕。

Excel里的networkday 函數(shù)返回起始日期（start_date）和結(jié)束日期（end_date）之間完整的工作日數(shù)值。工作日不包括周末和專(zhuān)門(mén)指定的假期。

可以使用函數(shù) NETWORKDAYS，根據(jù)某一特定時(shí)期內(nèi)雇員的工作天數(shù)，計(jì)算其應(yīng)計(jì)的報(bào)酬。

而如果你的老板有一天忽然開(kāi)始思考未來(lái)，他抓住你，問(wèn)你，從現(xiàn)在開(kāi)始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

別哭。

有這樣的老板不是你的錯(cuò)。丟給他這個(gè)GIF圖：

沒(méi)錯(cuò)，這個(gè)函數(shù)返回的常常是個(gè)數(shù)字，不是Excel算錯(cuò)了，是你的數(shù)字格式有問(wèn)題，按下Ctrl+Shift+3，就能顯示日期啦！

（2）IF函數(shù)

If函數(shù)的意思就是“如果”啦，如果滿(mǎn)足某個(gè)條件，就返回一個(gè)值，如果不滿(mǎn)足，就返回另一個(gè)。

If函數(shù)的語(yǔ)法是這樣的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要測(cè)試的條件。value_if_true是這個(gè)測(cè)試的結(jié)果為 TRUE 時(shí)，您希望返回的值。

比如，下面這個(gè)GDP表格里，小編根據(jù)數(shù)值是否高于500萬(wàn)來(lái)給對(duì)應(yīng)的國(guó)家打上“poor”或“rich”的標(biāo)簽。

（3）SUMIF 函數(shù)

Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是對(duì)范圍中符合指定條件的值求和。例如，假設(shè)在含有數(shù)字的某一列中，需要對(duì)大于 1000000 的數(shù)值求和。請(qǐng)使用以下公式：

（4）trim() 函數(shù)，處女座福音1

這個(gè)函數(shù)可以輕松把單元格內(nèi)容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1單元格里有空格，這個(gè)公式會(huì)只顯示其中非空格的內(nèi)容。

（5）Clean()函數(shù)，處女座福音2

Clean函數(shù)可以用來(lái)刪除文本中不能打印的內(nèi)容。其他應(yīng)用程序或者其他格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel里，經(jīng)常會(huì)有一些莫名其妙的亂碼和字符?，F(xiàn)在，只消一個(gè)神奇的Clean函數(shù)你的數(shù)據(jù)就立馬變得干凈整齊啦！

比如下面這個(gè)函數(shù)應(yīng)用之后，莫名其妙的多行空格就不見(jiàn)了。

（6）SUBTOTAL函數(shù)

SUBTOTAL函數(shù)其實(shí)是個(gè)函數(shù)組，就是返回一個(gè)列表或數(shù)據(jù)庫(kù)中的分類(lèi)匯總情況。

SUBTOTAL函數(shù)可謂是全能王,可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行求平均值、計(jì)數(shù)、最大最小、相乘、標(biāo)準(zhǔn)差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

（7）SUMPRODUCT函數(shù)

這個(gè)函數(shù)的功能是在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對(duì)應(yīng)的元素相乘，并返回乘積之和。

SUMPRODUCT函數(shù)的語(yǔ)法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相應(yīng)元素需要進(jìn)行相乘并求和的第一個(gè)數(shù)組參數(shù)。Array2, array3……都是可選的。

比如，下面這個(gè)里面的函數(shù)目的就是把兩組數(shù)字對(duì)應(yīng)乘起來(lái)再加和。

（8）Text函數(shù)

Text函數(shù)能夠?qū)?shù)值轉(zhuǎn)化為自己想要的文本格式。

TEXT 函數(shù)還可以使用特殊格式字符串指定顯示格式。要以可讀性更高的格式顯示數(shù)字，或要將數(shù)字與文本或符號(hào)合并時(shí)，此函數(shù)非常有用。

例如，假設(shè)單元格 C 中包含一組數(shù)字。要將此數(shù)字的格式設(shè)置為美元金額，而且保留兩位小數(shù)，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小時(shí)"

Text函數(shù)的語(yǔ)法為：=text(value,format_text)。Value為數(shù)字值。Format_text為設(shè)置單元格格式中自己所要選用的文本格式。

（9）SMALL & LARGE 函數(shù)

SMALL函數(shù)可以用來(lái)找到一串?dāng)?shù)據(jù)中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能夠找到B2到B20的范圍內(nèi)第3小的數(shù)字。

同理，LARGE函數(shù)就是用來(lái)找最大值的啦。

看看下面這些國(guó)家里排名倒數(shù)第三的國(guó)家GDP是多少？

（10）INDEX+MATCH函數(shù)

INDEX+MATCH函數(shù)堪稱(chēng)是Excel里的神器，很多人甚至將這個(gè)函數(shù)的使用熟練程度作為判斷其Excel掌握情況的標(biāo)準(zhǔn)！

這兩個(gè)函數(shù)有些復(fù)雜，搬好小板凳，我們來(lái)慢慢說(shuō)。

index（r,n）是一個(gè)索引函數(shù)，在區(qū)域r內(nèi)，返回第n個(gè)單元格的值。

而 match(a,r,t)是一個(gè)匹配函數(shù)，t為0時(shí)，返回區(qū)域r內(nèi)與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時(shí)返回區(qū)域r內(nèi)與a值最接近的單元格順序位置（漢字通常按拼音字母比較，數(shù)字按值比較，數(shù)值符號(hào)按位值比較）。

通?？梢詫蓚€(gè)函數(shù)聯(lián)合起來(lái)進(jìn)行表間關(guān)聯(lián)關(guān)系查詢(xún)，通過(guò)match函數(shù)找到匹配單元位置號(hào)，再用這個(gè)位置號(hào)，通過(guò)Index函數(shù)找到與匹配值對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)值。

還是不懂？

沒(méi)關(guān)系。

現(xiàn)在小編得到這么一組零件的規(guī)格數(shù)字（不要問(wèn)小編要零件做什么用，小編本來(lái)就是搬磚的，今天為了你們也是蠻拼的）。

……

這個(gè)表格還很長(zhǎng)，估計(jì)有個(gè)……100行吧。意思就是，左側(cè)的規(guī)格，對(duì)應(yīng)右側(cè)的重量。

現(xiàn)在小編拿到一大堆這樣的零件，經(jīng)過(guò)千辛萬(wàn)苦，終于把這些零件的規(guī)格都搞清楚了，并且列出了下面組數(shù)字。

現(xiàn)在，老板忽然走過(guò)來(lái)：

小編，對(duì)，就是你！再對(duì)照表格，把每個(gè)零件的重量給我標(biāo)記出來(lái)！

……

100多個(gè)你讓小編一個(gè)一個(gè)填！那要是1000多個(gè)呢！？

小編想摔桌子，憑什么讓我搬磚！

但是我忍住了。

因?yàn)樾【幵缫芽创┝艘磺小?/p>

我留了一手，Index+Match剛好配上用途！

通過(guò)在前面的那組數(shù)字中查找規(guī)格，我很快得出了對(duì)應(yīng)的重量。

我們來(lái)看看到底怎么算的。

=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))

這個(gè)公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的區(qū)域里查找和D2（也就是你的零件）規(guī)格“嚴(yán)格匹配”的那一行，“0”的意思就是嚴(yán)格匹配。

找到這一行的數(shù)字之后。Index函數(shù)的功能就是在B2到B100的區(qū)域內(nèi)找到這一行，并且返回相應(yīng)的重量數(shù)字。

于是你的零件重量不就出來(lái)了？

之所以都加了“$”是為了讓這個(gè)區(qū)域“絕對(duì)引用”，不管我怎么下拉，這個(gè)區(qū)域都是固定的。

老板滿(mǎn)意了，小編也放心了。

還不會(huì)？

沒(méi)關(guān)系，復(fù)制這里慢慢學(xué)：

使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

3. 其他神奇功能，Amazing facts

（1）你知道嗎？Excel可以插入截圖！

目前很多軟件都提供截圖插件，比如QQ和微信都有快捷鍵。但是有時(shí)候在用office編輯文檔的時(shí)候需要截個(gè)圖，那么這個(gè)技巧就是很方便的。

Office（包括word excel ppt）的插入選項(xiàng)卡下有一個(gè)“屏幕截圖”選項(xiàng)，這幾個(gè)字下面有一個(gè)小三角，點(diǎn)擊小三角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“可用視窗”，點(diǎn)擊“屏幕剪輯”，稍等2秒，等屏幕變模糊，就出現(xiàn)了十字形的截圖光標(biāo)，選擇區(qū)域即可截圖。

或者直接點(diǎn)擊可用視窗下面的窗口（下圖中有兩個(gè)窗口），即可完成全屏截圖）。

（2）條件格式讓你的數(shù)據(jù)可視化起來(lái)

條件格式（Conditional formatting）是指當(dāng)指定條件為真時(shí)，Excel自動(dòng)應(yīng)用于單元格的格式，例如，單元格底紋或字體顏色，或者給單元格前面加上一個(gè)紅綠燈。

使用條件格式最大的好處就是可以為你突出顯示你想要找的數(shù)據(jù)，如果再結(jié)合使用公式，條件格式就會(huì)變得更加有用。

例如，我想在以下數(shù)字中用顯著的格式體現(xiàn)出各個(gè)國(guó)家的GDP情況。

你可以做成這樣：

或這樣：

以及這樣：

很酷炫吧！

條件格式還可以和上面的函數(shù)共用，當(dāng)滿(mǎn)足某個(gè)條件時(shí)呈現(xiàn)某種格式。所有上面這些內(nèi)容都是可以融匯貫通的。

為什么別人做事總比你快？這下明白了吧。如果你也學(xué)會(huì)這些神技，放眼望去，你的Excel已經(jīng)超過(guò)90%的同事了。

03 PowerPoint

經(jīng)常做PPT的人們，都會(huì)用這句話(huà)自嘲：Most people who make PowerPoint have no power and no point（大多數(shù)做PowerPoint的人既沒(méi)有力量也沒(méi)什么觀點(diǎn)）。

今天來(lái)自清華大學(xué)的妹子就把自己精心珍藏的PPT制作寶典給我們投過(guò)來(lái)了?？靵?lái)一起學(xué)習(xí)吧，把PPT變?yōu)槟懵殘?chǎng)上的加分利器！

范瀟曉，清華大學(xué)外文系2015屆畢業(yè)生，曾任清華大學(xué)視覺(jué)中心組長(zhǎng)，曾在花旗銀行、China Daily和萬(wàn)博宣偉實(shí)習(xí)。

Office家族里，最“用戶(hù)友好”的似乎就是PowerPoint了。

似乎隔壁老王都能隨手做出幾頁(yè)。

但是，如果你把PPT做成這樣：

或者這樣：

有人說(shuō)做PowerPoint的人既沒(méi)有Power也沒(méi)有Point？

一派胡言！做不出Power和Point只能怪你們自己做砸了PPT。

Power（在這里我們叫它“沖擊力”）得益于精巧的排版、抓人的配色、合適的字體以及錦上添花的圖片。

Point（在這里我們叫它“要點(diǎn)”）來(lái)源于得體的形式、你的想法、你表達(dá)的方式，以及各要素的組織形式。

下面我們就從這些方面來(lái)一個(gè)一個(gè)說(shuō)說(shuō)，如何做出高超的PPT吧！

1. 打開(kāi)軟件前…Think as a whole

在開(kāi)始做PPT之前，你就要想清楚，你需要的最終呈現(xiàn)效果是怎么樣的？是一絲不茍的學(xué)術(shù)分析？是抓人眼球的商業(yè)報(bào)告？還是可以充分夾雜各種私貨的個(gè)人展示？

先把握結(jié)構(gòu)和骨脈，才能豐滿(mǎn)內(nèi)容。

磨刀不誤砍柴工。

比起打開(kāi)PowerPoint胡亂拼湊幾頁(yè)，你更需要的是一個(gè)全局的想法。這要根據(jù)你的演講流程走。

2. 珍愛(ài)生命，遠(yuǎn)離默認(rèn)，No Built-In Theme

打開(kāi)PPT時(shí)，不少人都會(huì)忍不住去點(diǎn)軟件里默認(rèn)的主題。但我要告訴你：珍愛(ài)生命，遠(yuǎn)離默認(rèn)主題！

不知道MS默認(rèn)主題做出來(lái)的PPT啥樣？

喏，就是這樣了▼

3. 只展示最核心信息 - Blah…blah..blah...

你不需要把所有的信息全部放在一頁(yè)幻燈片上，你需要的是簡(jiǎn)明有力的標(biāo)題和最吸引人的核心信息。

切忌把一整段話(huà)放在PPT上，你以為這可以在展示時(shí)幫到你，但照著念只會(huì)讓聽(tīng)眾覺(jué)得你是個(gè)傻帽。

在每一頁(yè)幻燈片中，哪些是核心信息，哪些是次要信息，你應(yīng)該用字體、字號(hào)和顏色等元素有效區(qū)分出來(lái)。

4. 排版，實(shí)用干貨來(lái)了 - Layout

PPT排版的四大法則：

• 對(duì)齊 alignment
• 對(duì)比 contrast
• 集中 assembly
• 統(tǒng)一 coherence

• 關(guān)于對(duì)齊

對(duì)齊有幾種？相信你們都能給出正確答案。三種：左對(duì)齊，右對(duì)齊和居中對(duì)齊。

但你知道每種對(duì)齊方式都有什么優(yōu)缺點(diǎn)么？（都在圖里了）

巧妙運(yùn)用各種對(duì)齊方法，你的文案能迅速散發(fā)出高大上的光環(huán)。

• 關(guān)于差異對(duì)比

要么完全一樣，要么完全不同。比如下圖這兩個(gè)文字塊，每一個(gè)部分內(nèi)部都是相同的，但兩個(gè)部分之間是完全不同的。

• 關(guān)于集中

要么靠的很近，要么離得很遠(yuǎn)。比如下面三首神曲的歌詞，每一首歌曲內(nèi)部排得都很近，而不同歌曲之間保持一定的距離。

• 關(guān)于統(tǒng)一

讓你不用模板，但你也別每頁(yè)都換一種style。

勤儉節(jié)約的精神就不用發(fā)揚(yáng)到做PPT上了。注意！你有的是空間！有的是版面！不要費(fèi)盡心機(jī)地把每一頁(yè)幻燈片都填滿(mǎn)。

更不要故意調(diào)大字體 ：）

5. 配色 - Color

你以為只有東北大媽才能hold住紅配綠么？

并不是！如果控制好色相、亮度和飽和度，紅配綠也能配出時(shí)尚范兒！

什么？你說(shuō)你有21世紀(jì)新絕癥——直男癌？！

好吧，那就記住這條傻瓜口訣：一頁(yè)幻燈片不要出現(xiàn)三種以上的顏色。

一些我覺(jué)得好用的配色方案：

• 經(jīng)典——黑白灰
• 酷炫——黃黑 紅黑
• 和諧——深色配淺色
• 活潑——酸橙配果綠
• 沉穩(wěn)——深藍(lán)配淺藍(lán)
• 現(xiàn)代——黃藍(lán)

如果你還是對(duì)顏色不感冒，這里有小工具可以幫助你：

Adobe Kuler（color.adobe.com）是在線(xiàn)色彩工具的典范。有數(shù)千個(gè)出色的預(yù)置色彩模板可供選擇，你也可以利用這款既先進(jìn)又好用的工具來(lái)生成自己的模板。

其他類(lèi)似的工具還有Piknik （color.aurlien.net），Piknik是地球上最基本的色彩工具之一，只需輕輕移動(dòng)鼠標(biāo)去改變顏色，滾動(dòng)一下改變亮度，然后點(diǎn)擊復(fù)制數(shù)值到粘貼板上，大功告成矣。

做網(wǎng)站的時(shí)候，我每天都用它來(lái)為顏色選用找感覺(jué)，包括它看起來(lái)會(huì)如何、如果覆蓋整個(gè)屏幕效果會(huì)怎樣、做幻燈片用哪個(gè)顏色好等等。

0to255（www.0）也是我的至愛(ài)之一，是尋找顏色變化的一款非常震撼的工具。這讓它在設(shè)計(jì)網(wǎng)站的邊界和懸?。╤over）效果時(shí)表現(xiàn)出色，但你同樣可以用它來(lái)為PPT的排版或其他要素尋找重點(diǎn)色。

6. 字體 - Fonts

最基本的一條建議是，做PPT請(qǐng)選擇不帶襯線(xiàn)的字體，例如英文中的Arial或中文里的黑體。

在Word里好看的字體不要用于PPT，反之亦然。一個(gè)PPT里最好不要出現(xiàn)三種字體，以及，不要藝術(shù)字。

7. 有關(guān)圖片 - Pictures

非主流、渣像素以及水印，你好，再見(jiàn)！

如果有一組圖片，你可以嘗試穩(wěn)重的矩形排版，以及稍微活潑一些的圓形剪裁。

相信我，在某一頁(yè)插入一張全景圖片，你可以收獲非凡的逼格！

高清圖片全屏顯示，再配上一句加框的文字，時(shí)尚大片有沒(méi)有??！

8. 數(shù)據(jù)可視化 - Graphs

別用Office自帶圖標(biāo)配色，如果非要用的話(huà)，請(qǐng)改一改。

除了餅狀圖、折線(xiàn)圖、柱形圖……你的數(shù)據(jù)還有更多光彩照人的可能。

如果你在用Office 2013，恭喜你，你已經(jīng)贏在了起跑線(xiàn)上。

最后，PPT是最有創(chuàng)意的工具之一，以上這些規(guī)則并不是用來(lái)嚴(yán)格遵守的，而是需要聰明的你來(lái)打破的。

畢竟，大眾的審美永遠(yuǎn)不是最美的。你的才是。

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