2020年，突如其來(lái)的疫情一度使很多事情陷入停滯狀態(tài)，但卻引發(fā)了在線協(xié)作辦公室市場(chǎng)的瘋狂增長(zhǎng)。

即使沒(méi)有傳染病的催化作用，網(wǎng)上合作也只是未來(lái)主流趨勢(shì)之一，現(xiàn)在只是在加速。作為媒體工作者，我開(kāi)始經(jīng)常收到通過(guò)在線協(xié)作軟件發(fā)送的要求或資料。我們團(tuán)隊(duì)內(nèi)部也正式引入了在線文檔，以優(yōu)化內(nèi)部工作流。效果很好。今天我們準(zhǔn)備了一版“在線文件”。

如何選擇最適合團(tuán)隊(duì)的在線文檔

如何選擇合適的在線文檔應(yīng)用程序應(yīng)該是很多團(tuán)隊(duì)面臨的問(wèn)題。目前在線文檔領(lǐng)域，石墨文檔、騰訊文檔、釘釘文檔、飛書(shū)文檔、金山文檔等競(jìng)爭(zhēng)者很多。最后，我們隊(duì)選擇了指甲文件，主要基于以下幾點(diǎn)考慮。

1.公司內(nèi)部使用釘釘作為辦公室平臺(tái)，直接使用釘釘文檔，不需要引入新工具，遷移成本最小，也最方便。

2、釘釘文檔與釘釘聊天、要做的事情、項(xiàng)目等協(xié)作工作流無(wú)縫結(jié)合，團(tuán)隊(duì)協(xié)作體驗(yàn)變得更加順暢。

3.對(duì)于團(tuán)隊(duì)合作來(lái)說(shuō)，穩(wěn)定性很重要。釘釘文檔是阿里的自研產(chǎn)品，產(chǎn)品穩(wěn)定性相對(duì)可靠。

4、團(tuán)隊(duì)內(nèi)外仍有很多人習(xí)慣采用WPS、Office等軟件，在線文檔要考慮對(duì)現(xiàn)有文件的兼容性，釘釘和WPS的合作要保證兼容性體驗(yàn)。

目前，各種在線文檔產(chǎn)品在核心功能和今后的發(fā)展方向上都具有融合性。企業(yè)正在選擇合適的產(chǎn)品，除了注重結(jié)果外，還必須根據(jù)實(shí)際條件考慮便利性和遷移成本。

像釘釘文檔、飛書(shū)文檔、騰訊文檔這樣的產(chǎn)品都支撐著自己的企業(yè)IM辦公平臺(tái)，本身與獨(dú)立文檔產(chǎn)品相比具有先天優(yōu)勢(shì)。其中，國(guó)內(nèi)企業(yè)中普及率最高，考慮到團(tuán)隊(duì)和外部的合作，指甲文件也將成為更多企業(yè)的選擇。

多人協(xié)作是網(wǎng)絡(luò)文檔的先天優(yōu)勢(shì)。

使用在線文檔進(jìn)行協(xié)作后，編輯團(tuán)隊(duì)的日常工作發(fā)生了明顯的變化。基本上在線完成文稿編輯、修改、溝通、任務(wù)分配等工作，以前需要多次離線溝通會(huì)議、收發(fā)文件。大大提高了工作質(zhì)量和效率。首先以釘釘文檔為例，分解在線文檔的一些功能，理解為什么很多團(tuán)隊(duì)逐漸開(kāi)始在線協(xié)作。

如果多人同時(shí)協(xié)作，釘文檔將實(shí)時(shí)顯示查看或編輯當(dāng)前文檔的所有用戶，每個(gè)成員的編輯光標(biāo)和選擇框用不同顏色編碼，使您能夠查看每個(gè)成員的編輯動(dòng)態(tài)。如果將鼠標(biāo)指針?lè)旁谏厦?，將顯示該區(qū)域的編輯用戶的信息，這對(duì)演示聯(lián)機(jī)會(huì)議很有用。

每當(dāng)對(duì)編輯主題進(jìn)行討論修訂時(shí)，可以釘死多名文檔，同時(shí)通過(guò)審查直接發(fā)表評(píng)論或標(biāo)注，還可以使用“@”功能直接通知相關(guān)同事，對(duì)方可以在釘?shù)膶?duì)話框中直接收到通知，進(jìn)入注釋室。(威廉莎士比亞，@，)。

還有比較特征的小功能“筆觸評(píng)論”和“圓圈標(biāo)記”。前者可以直接注釋文檔中的單詞或圖片，實(shí)際效果類似于本地Word文檔中常用的審閱注釋功能，直接傳遞@特定用戶，或者在編輯區(qū)域的右側(cè)面板中查看所有注釋內(nèi)容。后者差不多，但是畫(huà)圈更方便，而且畫(huà)圈符合很多人批注文件的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

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比較重要的任務(wù)消息，可以直接在文檔中@ 成員，選擇創(chuàng)建一個(gè)待辦事項(xiàng)，設(shè)定負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間，便于及時(shí)關(guān)注任務(wù)完成進(jìn)度。點(diǎn)擊圖示功能欄的「創(chuàng)建待辦任務(wù)」，會(huì)直接將任務(wù)項(xiàng)目發(fā)送至釘釘?shù)摹复k」面板，預(yù)覽所有提醒項(xiàng)目更加便捷。

對(duì)于項(xiàng)目制的任務(wù)，多數(shù)團(tuán)隊(duì)會(huì)采用項(xiàng)目面板來(lái)規(guī)劃詳細(xì)的任務(wù)進(jìn)度時(shí)間表，釘釘工作臺(tái)中提供項(xiàng)目面板功能，方便組織內(nèi)部的項(xiàng)目管理。

由于文檔承載在釘釘上，能無(wú)縫銜接部分協(xié)作辦公場(chǎng)景，比如直接插入項(xiàng)目看板，項(xiàng)目的分解任務(wù)、執(zhí)行進(jìn)度等等更新會(huì)動(dòng)態(tài)在文檔中刷新，一個(gè)方案文檔就可以把我所有狀態(tài)。這對(duì)習(xí)慣于用 Word 辦公的朋友來(lái)講非常友好，管理項(xiàng)目進(jìn)度可以在一篇 Word 中完成。在階段性項(xiàng)目總結(jié)或者給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)非常實(shí)用，無(wú)需跳出釘釘文檔即可瀏覽詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度，體驗(yàn)及效率大幅提升。

很多朋友使用在線文檔時(shí)，還擔(dān)心多人一起協(xié)作出現(xiàn)誤刪、改錯(cuò)版本等問(wèn)題，這就要求修改記錄可以回溯、回滾。在這一方面，作為云端平臺(tái)，釘釘文檔實(shí)時(shí)保存每個(gè)用戶的修訂記錄，可隨時(shí)查看歷史版本、選擇性回滾，有效提升了內(nèi)容安全性。

同時(shí)，管理員可以根據(jù)不同用戶分配查看和編輯權(quán)限，也可以直接對(duì)整個(gè)群組分配權(quán)限，可以有效控制在線協(xié)作的有序性。

還有更快捷的方法，直接在會(huì)話窗口新建文檔，即默認(rèn)參與當(dāng)前會(huì)話的所有人都擁有編輯權(quán)限，無(wú)需單獨(dú)分配或者申請(qǐng)。

在線文檔可兼容本地文檔，也有更多創(chuàng)新空間

市面上有很多在線文檔的可選項(xiàng)，最初選擇釘釘文檔更包括它免費(fèi)不收錢。如今，釘釘文檔已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｊ褂米铑l繁的工具，有釘釘消息的提醒，幾乎不會(huì)遺漏任何的關(guān)鍵信息。隨著應(yīng)用深入，也逐漸發(fā)掘出了釘釘文檔的更多優(yōu)勢(shì)。

1、使用習(xí)慣延續(xù)，本地文件兼容性好

和其它競(jìng)品一樣，釘釘文檔支持網(wǎng)頁(yè)版直接使用，雖然沒(méi)有獨(dú)立客戶端，但都可以在各個(gè)平臺(tái)釘釘應(yīng)用的一級(jí)入口中找到。在 PC 端可以獨(dú)立窗口打開(kāi)，無(wú)需調(diào)用瀏覽器，使用體驗(yàn)與獨(dú)立客戶端幾乎一致。

目前釘釘文檔還采用了 WPS 技術(shù)支持，幾乎無(wú)需考慮在導(dǎo)入本地文檔的兼容性問(wèn)題。在新增在線文檔特有功能之外，也盡可能保留了 WPS 本地應(yīng)用的功能和 UI 布局。如果你是 WPS 或者微軟 Office 的資深用戶，在遷移到釘釘文檔上基本不需要過(guò)多時(shí)間成本去適應(yīng)，這一點(diǎn)對(duì)于企業(yè)辦公場(chǎng)景而言非常友好。

對(duì)我而言，一直以來(lái)比較習(xí)慣使用 markdown 來(lái)寫(xiě)文章，可以省去很多排版上的麻煩，釘釘文檔對(duì) markdown 語(yǔ)言的支持，讓我非常驚喜。之后的時(shí)間里，我有不少文章都是直接在釘釘文檔中完成，實(shí)時(shí)在線保存，不用擔(dān)心忘記保存而導(dǎo)致寫(xiě)好的內(nèi)容瞬間丟失。

2、與任務(wù)、項(xiàng)目管理等銜接，完整的協(xié)作閉環(huán)

這一點(diǎn)前文中已有詳細(xì)的使用場(chǎng)景演示，可以通過(guò)@ 連接人、任務(wù)、項(xiàng)目、日歷、IM 以及連接溝通群等等協(xié)作方式。

實(shí)際上這也是一些獨(dú)立的在線文檔無(wú)法解決的問(wèn)題，比如管理一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，需要一個(gè)項(xiàng)目管理 APP 管理進(jìn)度，文檔 APP協(xié)作文案，需要關(guān)聯(lián)日歷，還需要在微信群中溝通進(jìn)展，中間可能還需要截圖等等，更不用說(shuō)過(guò)程中需要反復(fù)上傳、填下進(jìn)度等等事宜。

獨(dú)立 APP 會(huì)在單個(gè)場(chǎng)景具備特色，但難以以處理事情為中心，連接各個(gè)協(xié)作場(chǎng)景，這一點(diǎn)也是釘釘擅長(zhǎng)的，畢竟它是目前協(xié)作場(chǎng)景最為豐富的產(chǎn)品，形成完整的協(xié)作閉環(huán)。

3、方便插入更多類型內(nèi)容

以往在給客戶提交稿件資料時(shí)，經(jīng)常遇到關(guān)鍵 GIF 圖或者音視頻無(wú)法直接插入到 word 文檔中，需要單獨(dú)發(fā)，而在線文檔對(duì)這些多媒體內(nèi)容提供了更加完善的支持。

除了之前所提到的與釘釘辦公場(chǎng)景關(guān)聯(lián)的工作流之外，還可以自由插入音頻、視頻、在線地圖、代碼等各類元素，或者直接插入釘釘云盤中的文件，當(dāng)然對(duì)于 GIF 圖的支持也是沒(méi)有問(wèn)題的，這對(duì)文案排版中會(huì)用到不同元素的創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)非常友好。

包括在鏈接的引用上，也有樣式更美觀的卡片式風(fēng)格。有了豐富的內(nèi)容類型支持，在線文檔可以匯集更多類型的資料，無(wú)需再單獨(dú)打包發(fā)送，也省去了接收者多次下載的麻煩。

4、中英互譯，一鍵替換

對(duì)于像我這樣英語(yǔ)閱讀能力有限的人來(lái)說(shuō)，經(jīng)常需要借助翻譯工具，釘釘文檔直接內(nèi)置了翻譯功能，為我剩下了很多麻煩，無(wú)需在釘釘和瀏覽器之間來(lái)回復(fù)制、粘貼了。

釘釘文檔的翻譯功能暫時(shí)只支持中英互譯，點(diǎn)擊工具欄的翻譯按鈕，即可開(kāi)啟右側(cè)翻譯面板。選中需要翻譯的詞句，右側(cè)就會(huì)直接顯示翻譯結(jié)果。如果需要，可以直接將翻譯結(jié)果插入或者替換原文。

據(jù)我了解，這些都是源自阿里云、達(dá)摩院的技術(shù)能力。目前在線翻譯功能已經(jīng)比較成熟，釘釘文檔的翻譯準(zhǔn)確性非常高。并且文檔很快會(huì)上線語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字的實(shí)時(shí)紀(jì)要等功能。這些 AI 功能不大卻很實(shí)用，可以提高個(gè)人工作的效率。

5、思維導(dǎo)圖工具

釘釘文檔除了新建 word 類型的在線文檔之外，也可以支持表格、腦圖、知識(shí)庫(kù)等類型內(nèi)容的在線協(xié)作。

在得知釘釘文檔即將上線腦圖功能之后，我在第一時(shí)間申請(qǐng)了內(nèi)測(cè)，最近順利拿到了腦圖的試用資格。

腦圖，又被稱為思維導(dǎo)圖，對(duì)創(chuàng)作一直是一個(gè)神器。腦圖軟件會(huì)包含大綱模式和腦圖模式，大綱模式適合線性梳理思路，腦圖模式適合可視化的展現(xiàn)及發(fā)散性的梳理，可以幫助創(chuàng)作者有效整理邏輯思路。

以前很多腦圖軟件使用方便，但分享并不方便，大多需要導(dǎo)出圖片或者截圖才能對(duì)他人分享，內(nèi)容本身在社交工具、協(xié)同工具中的傳播分享受限。

釘釘推出在線腦圖，借助龐大的用戶基數(shù)，更容易在釘釘中流轉(zhuǎn)和協(xié)作。目前，釘釘文檔的腦圖也可以多人協(xié)作完成。不過(guò)作為 beta 版本，現(xiàn)在還比較基礎(chǔ)，只支持三種結(jié)構(gòu)樣式以及四種色彩主題。預(yù)計(jì)在正式上線后，會(huì)有更多樣式支持，并且能夠插入到在線文檔中，使用場(chǎng)景會(huì)更豐富。

安全與隱私，在線文檔的生命線

文件、報(bào)表、匯報(bào) PPT，不怕難用就怕泄露，這是很多職場(chǎng)人的無(wú)奈，也是必然要求。不是不想用，而是不敢用。

在很長(zhǎng)時(shí)間里，企業(yè)對(duì)于云應(yīng)用的安全性一直有所顧慮，畢竟多數(shù)企業(yè)內(nèi)部還是經(jīng)常會(huì)涉及比較隱秘的信息。而隨著云安全技術(shù)水平不斷提升，加上疫情時(shí)期遠(yuǎn)程辦公需求急劇上漲，也間接推動(dòng)了在線文檔的大范圍普及。

針對(duì)企業(yè)對(duì)于安全性的顧慮，釘釘文檔這一點(diǎn)上準(zhǔn)備充足。一方面背靠阿里的技術(shù)實(shí)力加持，為安全做了天然的保障；另一方面，釘釘天然的組織屬性，結(jié)合文檔安全性和權(quán)限管理上的周密設(shè)計(jì)，提升安全水位。

比如，在線文檔分享時(shí)常常以鏈接的形式，公司的一份活動(dòng)方案，被無(wú)意間鏈接分享到了外部群，很容易出現(xiàn)泄漏。

釘釘文檔掛鉤組織的特性，將一份新建文檔默認(rèn)只能由所在群或?qū)υ挷拍懿榭椿蚓庉嫏?quán)限，如果無(wú)意中分享到外部也查看不了。當(dāng)然，如有需要也可以在分享時(shí)，修改查看權(quán)限即可。

除了前面所提到的多人協(xié)作時(shí)涉及的權(quán)限控制，釘釘還基于組織云盤設(shè)置了一套更嚴(yán)格的權(quán)限管控。

對(duì)于空間內(nèi)有敏感資料的，可以開(kāi)啟保密模式，在該模式下除管理員及特殊授權(quán)外，其他人只能預(yù)覽圖片或者文檔，并且?guī)в?ID 水印，連文字復(fù)制都不行，可有效控制信息外泄。

類似的機(jī)制也存在釘釘文檔的知識(shí)庫(kù)中，知識(shí)庫(kù)可以作為團(tuán)隊(duì)內(nèi)部 wiki 使用，存儲(chǔ)公用文檔資料、團(tuán)隊(duì)工作規(guī)范等內(nèi)容，其中也不乏敏感內(nèi)容。

開(kāi)啟訪客水印和防復(fù)制功能后，僅具有查看權(quán)限的用戶將無(wú)法復(fù)制文檔內(nèi)的信息，并且預(yù)覽狀態(tài)下顯示用戶 ID 水印。

由此看出，釘釘在權(quán)限控制上是有區(qū)分的。普通的在線文檔，主要用于團(tuán)隊(duì)的在線協(xié)作，出于效率考慮，提供基礎(chǔ)的是否可編輯的權(quán)限控制，由文檔發(fā)起人自主設(shè)定編輯、查看等權(quán)限；而像企業(yè)盤或者知識(shí)庫(kù)，多為內(nèi)部資料沉淀與共享區(qū)，對(duì)于協(xié)作的需求較低，出于隱私考慮因此設(shè)置了更嚴(yán)格的權(quán)限管控。

總結(jié)｜亦有欠缺，釘釘文檔未來(lái)仍可期

盡管釘釘文檔已經(jīng)全面融入我們?nèi)粘５墓ぷ髦校€是需要指出，釘釘文檔目前還未達(dá)到最終的成熟形態(tài)，產(chǎn)品體驗(yàn)存在不足之處。

例如在單一產(chǎn)品上，如在線 word 的一些體驗(yàn)是不如石墨文檔的；腦圖仍在內(nèi)測(cè)期、尚不支持 PPT 類型文件，以及對(duì)于第三方在線服務(wù)的支持較少，這些點(diǎn)顯然不如幕布的垂直產(chǎn)品。當(dāng)然，這些顯而易見(jiàn)的問(wèn)題，在未來(lái)應(yīng)該也會(huì)逐步加入、提升。

不積跬步，無(wú)以至千里。

釘釘文檔目前具備了非常堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，一是有釘釘龐大的用戶量支持，這是其它產(chǎn)品不具備的高壁壘；其次，釘釘具備完善的企業(yè)工作流程服務(wù)，可以與釘釘文檔更好地融合，將文檔打造成一個(gè)協(xié)作中心，一個(gè)界面調(diào)用任務(wù)、項(xiàng)目管理等各類協(xié)作場(chǎng)景，創(chuàng)造更多實(shí)用價(jià)值；其三，釘釘起家于辦公場(chǎng)景，隱私保護(hù)、權(quán)限管理方面的周密考慮，為文檔的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

最重要的，目前在線文檔的發(fā)展方向，大多是只追求創(chuàng)新，追求如何在互聯(lián)網(wǎng)用戶中獲得一致好評(píng)，反而忽略了 Word、Excel 本身的用戶群，大多數(shù)文檔用戶或主動(dòng)或被動(dòng)，依然習(xí)慣于使用 Office 文件。這也是微軟 Office 的強(qiáng)大，每一次新版本都會(huì)向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。目前來(lái)看釘釘文檔是在線文檔中，難得全面考慮對(duì)本地文件兼容的一家。

因此，對(duì)于釘釘文檔的未來(lái)，我是比較期待的，它有足夠的條件可以在各個(gè)單品場(chǎng)景的體驗(yàn)做地更好，勢(shì)必會(huì)在工作中給我們帶來(lái)更多的驚喜。