一般來說，經(jīng)常使用Excel統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。統(tǒng)計(jì)類別多的話，查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果時(shí)要在列表中輕松查找和排序。以下表為例，如果您想計(jì)算PVC-1產(chǎn)品銷售總額，則總額必須先對產(chǎn)品進(jìn)行排序，然后再進(jìn)行匯總，因?yàn)槎鄠€(gè)部門都在銷售。改變順序會破壞原始表格的排序，每次查詢每個(gè)產(chǎn)品都需要重新排序和匯總，因此操作非常不方便。(David Assell，Northern Exposure(美國電視劇)，March)現(xiàn)在，只要從下拉列表中選擇類別，就可以使用“用于數(shù)據(jù)驗(yàn)證的下拉列表統(tǒng)計(jì)總和”來解決這個(gè)問題，以便快速查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果(圖1)。

圖1下拉統(tǒng)計(jì)示例

如示例圖表所示，此組合主要由“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”“總計(jì)”組成，因此要獲得此效果，必須根據(jù)原始數(shù)據(jù)將相應(yīng)的類別合并到“數(shù)據(jù)有效性”下拉列表中，并合計(jì)這些值的總和。

首先，設(shè)置數(shù)據(jù)有效性下拉列表。這是因?yàn)槎鄠€(gè)部門銷售相同的產(chǎn)品(例如，銷售1份和銷售2份都銷售PVC-1)。為了便于過濾，將表轉(zhuǎn)換為動態(tài)表，選擇所有表內(nèi)容，然后單擊“插入表”，切換到“表工具設(shè)計(jì)”，選擇“標(biāo)題行”、“邊框行”、“過濾器按鈕”(圖2)。

圖2轉(zhuǎn)換表

然后將單元格D2:D25的內(nèi)容復(fù)制到單元格m23360m25，在單元格M1中輸入“序列”，選擇單元格m23360m25的內(nèi)容，單擊菜單欄上的“數(shù)據(jù)刪除重復(fù)項(xiàng)”，然后在打開的窗口中選擇“全選”和“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”

圖3刪除重復(fù)產(chǎn)品

上述操作會自動刪除重復(fù)產(chǎn)品中的數(shù)據(jù)，僅保留唯一的產(chǎn)品值，因此可以用作數(shù)據(jù)有效性的序列數(shù)據(jù)(圖4)。

圖4保持唯一的產(chǎn)品值

轉(zhuǎn)到單元格J1，輸入“查詢產(chǎn)品選擇”，在單元格K1中輸入“銷售額”，轉(zhuǎn)到單元格J2，在菜單欄中單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置”，從允許列表中選擇“序列”，在“源”后單擊數(shù)據(jù)源，然后選擇下一步

圖5數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置

現(xiàn)在，您可以從J2單元格擴(kuò)展下拉列表中依次選擇上述產(chǎn)品內(nèi)容。接下來，在儲存格K2中設(shè)定總計(jì)值?？傆?jì)使用SUMIF函數(shù)移動到K2單元格，并輸入公式"=SUMIF(表1[產(chǎn)品]，J2，表1[金額])"。從單元格J2的下拉列表中選擇產(chǎn)品后，相應(yīng)的金額會自動顯示在單元格K2中，因此查詢數(shù)據(jù)更加方便。

圖6設(shè)置求和函數(shù)

提示：

在上述公式中，“表1[產(chǎn)品]”參數(shù)表示總和的條件范圍是“表1中的產(chǎn)品字段列”。其中“表1”是上述“插入表”操作過程中動態(tài)表的基本名稱(“表工具設(shè)計(jì)切換到表名)參數(shù)“J2”表示條件，合計(jì)的條件是產(chǎn)品序列中J2所示的指定產(chǎn)品(隨著下拉列表中的選擇動態(tài)更改，合計(jì)條件也會同時(shí)更改)。”表1[金額]”參數(shù)的合計(jì)范圍為“表1中的產(chǎn)品金額列”。也就是說，J2選擇產(chǎn)品后，將H列中相應(yīng)的產(chǎn)品金額相加。

因?yàn)槲覀兪褂脛討B(tài)表(總和條件和范圍通過表

的字段來設(shè)置），完成上述設(shè)置后，以后如果需要添加數(shù)據(jù)，比如在A26:H26單元格中增加了PVC-6的銷售數(shù)據(jù)，那么K2單元格中的求和也會同步發(fā)生變化。

SUMIF是單條件的求和，如果是多條件的求和，我們還可以借助SUMIFS來完成。假設(shè)現(xiàn)在需要同時(shí)查詢部門和指定產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)和，如查詢銷售一部的PVC-1銷售數(shù)據(jù)。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”，在I2單元格中再設(shè)置一個(gè)數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證序列（序列的內(nèi)容為銷售一部到銷售三部）。定位到K2單元格輸入函數(shù)“=SUMIFS(表1[金額],表1[部門],I2,表1[產(chǎn)品],J2)”，即可同時(shí)對部門和產(chǎn)品兩個(gè)條件進(jìn)行查詢（圖7）。

圖7 多條件求和查詢

小提示：

參數(shù)“表1[金額]”表示“求和的范圍”是表1[金額]字段下的數(shù)值，參數(shù)“表1[部門]”表示條件的范圍是[部門]字段，參數(shù)“I2”表示求和的條件是單元格顯示的具體部門，參數(shù)“表1[產(chǎn)品],J2”則分別對應(yīng)范圍是[產(chǎn)品]字段，求和條件是“J2”顯示的產(chǎn)品名稱。如果有多個(gè)條件，繼續(xù)添加“條件范圍”、“條件”參數(shù)即可，比如可以添加“表1[訂單ID],N2”，增加產(chǎn)品對應(yīng)的訂單ID的查詢。

如果部門和產(chǎn)品很多，可以進(jìn)入“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗(yàn)證→設(shè)置”，在允許列表中選擇“任意數(shù)值”，這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產(chǎn)品數(shù)值即可進(jìn)行查詢。如果統(tǒng)計(jì)的報(bào)表很多，我們可以新建一個(gè)工作表專門用于查詢，同上在每個(gè)原來有數(shù)據(jù)的工作表中插入動態(tài)表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此類推。那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS(表2[金額],表2[部門],A3,表2[產(chǎn)品],B3)”（需要查詢哪張表格數(shù)據(jù)，這里就將表名稱和字段修改為對應(yīng)的名稱即可），就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數(shù)據(jù)了（圖8）。

圖8 專門查詢表