數(shù)據(jù)輸入和編輯是Excel的基本任務(wù)，Excel的所有高級(jí)功能都基于數(shù)據(jù)處理，要處理數(shù)據(jù)，必須先將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入工作表，然后執(zhí)行編輯和分析?？梢栽贓xcel中輸入的數(shù)據(jù)包括文本、數(shù)字、日期、公式、圖表、聲音等。

根據(jù)情況，使用不同的數(shù)據(jù)輸入和編輯方法和技術(shù)可以有效地提高工作效率。

一、數(shù)據(jù)輸入：

1、輸入純數(shù)字或文本：

選擇單元格或單元格區(qū)域后，可以直接在該區(qū)域中輸入，輸入的數(shù)據(jù)將顯示在編輯欄和單元格中。

數(shù)據(jù)輸入完成后，可以按[Enter]確認(rèn)。

按[Enter]鍵時(shí)，默認(rèn)情況下會(huì)選擇下方的單元格。要在按“Enter”后更改啟用了“下一步”的單元格，請(qǐng)單擊“文件”，單擊“選項(xiàng)”，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中單擊“高級(jí)”，然后選擇“按Enter后移動(dòng)”

按 Enter鍵，然后移動(dòng)選定對(duì)象

輸入完成后，您還可以按[Tab鍵移動(dòng)到右側(cè)單元格，或按方向鍵選擇其他單元格。

匯入資料時(shí)，底部狀態(tài)列會(huì)顯示「匯入」一詞。

編輯欄的左側(cè)將顯示“”和“”按鈕。單擊“”按鈕確認(rèn)當(dāng)前輸入，單擊“”按鈕取消輸入。

單擊“”按鈕可確認(rèn)輸入，但不會(huì)更改當(dāng)前活動(dòng)的單元格。

編輯欄和狀態(tài)欄

2、輸入日期和時(shí)間：

日期和時(shí)間是特殊的數(shù)字類(lèi)型，在單元格中輸入系統(tǒng)可識(shí)別的日期或時(shí)間時(shí)，單元格格式將自動(dòng)轉(zhuǎn)換為日期或時(shí)間格式，因此不需要特殊設(shè)置。

在單元格中輸入的日期或時(shí)間默認(rèn)為右對(duì)齊。如果無(wú)法識(shí)別輸入的日期或時(shí)間格式，則輸入內(nèi)容將被視為文本，并在單元格內(nèi)左對(duì)齊。

(1)、輸入日期：

在Excel中，日期輸入主要有三種方式。

1)使用破折號(hào)“-”分隔符(例如2021-12-1)。

2)使用斜線(xiàn)“/”分隔符2021/12/1。

3)輸入使用漢語(yǔ)的“年月末”，2021年12月1日。

輸入日期

(2)、輸入時(shí)間：

時(shí)間由小時(shí)、分鐘和秒三部分組成，輸入時(shí)必須用冒號(hào)“:”分隔。

輸入時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為24小時(shí)制。要輸入12小時(shí)制時(shí)間，必須在輸入的時(shí)間后添加空格，上午時(shí)間必須以字母“AM”或“a”結(jié)束，下午時(shí)間必須以“PM”或“p”結(jié)束。

小時(shí)輸入

可以在同一個(gè)單元格中輸入日期和時(shí)間，但兩者必須用空格分隔。

二、數(shù)據(jù)格式：

Excel提供了多種數(shù)據(jù)格式功能，以提高數(shù)據(jù)的可讀性。您可以根據(jù)資料的意義和表現(xiàn)法需求調(diào)整顯示外觀，以達(dá)到與簡(jiǎn)報(bào)相符的效果。

1、使用功能區(qū)命令快速設(shè)置數(shù)據(jù)格式：

在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中查找“數(shù)字”命令組，然后單擊“數(shù)字格式”復(fù)合框中的下拉按鈕，可以快速選擇數(shù)據(jù)格式，包括常規(guī)、數(shù)字、貨幣、時(shí)間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)和文本。

快速數(shù)據(jù)格式

2、要使用“設(shè)置單元格格式”對(duì)話(huà)框設(shè)置數(shù)據(jù)格式：

要打開(kāi)“設(shè)置單元格格式”對(duì)話(huà)框，可以使用以下方法：

1)右鍵單擊要設(shè)置格式的單元格或區(qū)域，然后從彈出式快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”。

2)在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中，找到“數(shù)字”命令組，然后單擊“數(shù)字格式”復(fù)合框中的下拉列表

按鈕，選擇最下面的“其他數(shù)字格式”；

3）在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡上找到【數(shù)字】命令組，點(diǎn)擊右下角的擴(kuò)展按鈕；

4）按【Ctrl】+【1】。

在彈出的“設(shè)置單元格格式”對(duì)話(huà)框中選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)格式即可。

設(shè)置數(shù)據(jù)格式

3、使用鍵盤(pán)快捷鍵快速設(shè)置數(shù)據(jù)格式：

【Ctrl+Shift+?】：設(shè)置為常規(guī)格式，即不帶格式

【Ctrl+Shift+%】：設(shè)置為百分?jǐn)?shù)格式，無(wú)小數(shù)部分

【Ctrl+Shift+A】：設(shè)置為科學(xué)記數(shù)法格式，含兩位小數(shù)

【Ctrl+Shif+#】：設(shè)置為短日期格式

【Ctrl+Shift+@】：設(shè)置為時(shí)間格式，包含小時(shí)和分鐘顯示

【Ctrl+Shift+!】：設(shè)置為千位分隔符顯示格式，不帶小數(shù)

三、設(shè)置固定小數(shù)位數(shù)：

輸入小數(shù)在Excel表格中非常常見(jiàn)，用常規(guī)的方法輸入不僅容易出錯(cuò)，而且效率較低。如果要輸入的小數(shù)部分的位數(shù)都一樣，可以通過(guò)“自動(dòng)插入小數(shù)”點(diǎn)功能指定小數(shù)點(diǎn)位數(shù)，輸入的數(shù)字將自動(dòng)變成含有設(shè)定小數(shù)位的小數(shù)。

自動(dòng)插入小數(shù)

四、設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍：

Excel提供了設(shè)置數(shù)據(jù)有效范圍的功能，使用該功能能夠?qū)卧裰休斎氲臄?shù)據(jù)進(jìn)行限制，以免輸入不符合條件的數(shù)據(jù)。

在功能區(qū)打開(kāi)【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，單擊【數(shù)據(jù)工具】組中的【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】按鈕，在下拉菜單中選擇【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】。

在彈出“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話(huà)框，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡的“允許”下拉列表中選擇數(shù)據(jù)類(lèi)型，在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇限制類(lèi)型，在“最小值”和“最大值”文本框中輸入允許的最小值和最大值。

切換以“輸入信息”選項(xiàng)卡，在“標(biāo)題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息。

切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，在“樣式”下拉列表中選擇圖標(biāo)樣式，在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”文本框中輸入標(biāo)題文字和警告文字，完成設(shè)置后單擊【確定】按鈕即可。

要?jiǎng)h除創(chuàng)建的數(shù)據(jù)有效范圍設(shè)置，可以單擊【全部清除】。

設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍

五、自動(dòng)填充數(shù)據(jù)：

在Excel中經(jīng)常會(huì)遇到輸入一個(gè)序列數(shù)據(jù)的情況，例如表格的序號(hào)、月份等。此時(shí)用“自動(dòng)填充”功能可快速完成。

在Excel中可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填充的"順序”數(shù)據(jù)被稱(chēng)為序列。

1、自定義序列：

單擊功能區(qū)上的【文件】選項(xiàng)卡，選擇【選項(xiàng)】，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中單擊【高級(jí)】 ，點(diǎn)擊【常規(guī)】區(qū)域中的【編輯自定義列表】按鈕，彈出“自定義序列”對(duì)話(huà)框。

對(duì)話(huà)框左側(cè)的列表中顯示了當(dāng)前Excel中可識(shí)別的序列，用戶(hù)可以在右側(cè)的【輸入序列】 文本框中手動(dòng)添加新的自定義序列，或者導(dǎo)入已經(jīng)存在的自定義序列。

完成后按【確定】。

自定義序列

1、使用填充柄填充數(shù)據(jù)：

在Excel中，可以使用填充柄將文本、數(shù)字、日期等格式的數(shù)據(jù)自動(dòng)填充到單元格中。

選中包含數(shù)據(jù)的單元格或區(qū)域，將鼠標(biāo)指針移到右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針“+”形時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到目標(biāo)位置。

點(diǎn)擊右正解的【自動(dòng)填充選項(xiàng)】按鈕，在快捷菜單上選擇相關(guān)選項(xiàng)即可。

使用填充柄填充數(shù)據(jù)

2、填充相鄰單元格中的數(shù)據(jù)：

在填充數(shù)據(jù)時(shí)，除了通過(guò)拖動(dòng)填充柄快速填充外，可以使用功能區(qū)的“填充命令”將相鄰單元格的內(nèi)容填充選中的單元格。

單擊功能區(qū)【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下【編輯】組中的【填充】按鈕，在下拉菜單中選擇相應(yīng)的方向，則將相鄰單元格中的內(nèi)容填充到選中單元格中。

填充相鄰單元格中的數(shù)據(jù)

如果在一個(gè)單元格中輸入數(shù)據(jù)，然后選中相鄰的若干個(gè)單元格，在下拉菜單中選擇“序列”，彈出“序列”對(duì)話(huà)框，進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置后點(diǎn)擊【確定】，則以設(shè)定的序列進(jìn)行填充。

序列填充相鄰單元格

六、編輯單元格數(shù)據(jù)：

1、刪除單元格數(shù)據(jù)：

1）選中要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)的單元格，單擊鍵盤(pán)上的【Backspace】或【Delete】鍵。

2）鼠標(biāo)右鍵單擊要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)的單元格，在快捷菜單上選擇“清除內(nèi)容”。

3）單擊功能區(qū)【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下【編輯】組中的【清除】按鈕，在下拉菜單中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)即可。

刪除數(shù)據(jù)

2、編輯單元格數(shù)據(jù)：

如果需要修改單元格數(shù)據(jù)，用以上方法刪除單元格數(shù)據(jù)后重新輸入即可。

七、添加和編輯批注：

除了可以在單元格中輸入數(shù)據(jù)外，還可以為單元格添加批注。批注是附加在單元格中，對(duì)單元格的內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明注釋的。

1、添加批注：

1）鼠標(biāo)右鍵單擊要添加批注的單元格，在快捷菜單上選擇“插入批注”。

2）單擊【審閱】選項(xiàng)卡【批注】組上的【新建批注】。

添加批注

2、顯示或隱藏批注：

完成批注輸入后，用鼠標(biāo)單擊其他單元格即表示完成了添加批注，此時(shí)批注內(nèi)容呈現(xiàn)隱藏狀態(tài)，只在單元格右上角顯示出紅色標(biāo)識(shí)符。將鼠標(biāo)移至包括標(biāo)識(shí)符的目標(biāo)單元格上時(shí)，批注內(nèi)容會(huì)自動(dòng)顯示出來(lái)。

可以鼠標(biāo)右鍵單擊包含批注的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇【顯示/隱藏批注】命令；或者點(diǎn)擊【審閱】選項(xiàng)卡上【批注】組中的【顯示/隱藏批注】按鈕，切換批注的“顯示”和"隱藏”狀態(tài)。

顯示或隱藏批注

3、編輯批注：

鼠標(biāo)右鍵單擊包含批注的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇【編輯批注】；或者點(diǎn)擊【審閱】選項(xiàng)卡上【批注】組中的【編輯批注】按鈕，就可以對(duì)批注進(jìn)行編輯。

編輯批注

4、刪除批注：

鼠標(biāo)右鍵單擊包含批注的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】；或者點(diǎn)擊【審閱】選項(xiàng)卡上【批注】組中的【刪除】按鈕，就可以對(duì)批注進(jìn)行編輯。

刪除批注