注意點(diǎn)，別迷路了！專注于發(fā)表體制內(nèi)的工作、施政動(dòng)態(tài)、公文寫作

對機(jī)關(guān)和企業(yè)的辦公廳來說，組織會(huì)議是經(jīng)常性的事情。在出席人數(shù)眾多的會(huì)議上，座位圖的編制是重要的一部分。傳統(tǒng)的方法分配座位是畫一張空白會(huì)場的畫，然后根據(jù)出席者名單逐個(gè)填滿。編制結(jié)束后，原定來的人突然不能來，或者決定臨時(shí)再增加幾個(gè)人。座位圖是手工編制的，人員是從中間左右分開安排的，所以即使只調(diào)整一個(gè)人，也經(jīng)常要翻來覆去再做，會(huì)很費(fèi)時(shí)間、很累、很麻煩。(莎士比亞，斯圖爾特)。

下面介紹的這種方法可以將繁瑣的手動(dòng)座椅轉(zhuǎn)換為自動(dòng)生成，可以在忙碌的會(huì)議前臨時(shí)調(diào)整，也可以拖動(dòng)鼠標(biāo)輕松處理。(大衛(wèi)亞設(shè)，Northern Exposure(美國電視劇)，藝術(shù))另外，值得注意的是，這種方法是用Microsoft OFFICE附帶的EXCEL軟件執(zhí)行的，因此無需單獨(dú)安裝或購買軟件。

一、系統(tǒng)原理

這個(gè)方法的原理可以概括為“位置-編號(hào)-人名”。也就是說，對與會(huì)者和會(huì)場的每個(gè)座位進(jìn)行編號(hào)，將相同號(hào)碼的人名和座位一對一連接起來，使人名能夠自動(dòng)填充相同號(hào)碼的相應(yīng)會(huì)場座位，座位也將調(diào)整轉(zhuǎn)換為數(shù)字編號(hào)調(diào)整，使用EXCEL軟件處理數(shù)字的強(qiáng)大功能，大大提高了調(diào)整的速度和準(zhǔn)確度。

二、主要步驟

接下來，以虛擬《水滸傳》中量產(chǎn)108名男子舉行比賽為例，介紹座位圖制作。

準(zhǔn)備工作：打開EXCEL文件，將左下角的三個(gè)選項(xiàng)卡重命名為人員列表數(shù)字布局和座位圖表(見下圖)。然后開始以下三個(gè)步驟。

第一步：“人員名單”選項(xiàng)卡列出了所有與會(huì)者的名單，根據(jù)既定規(guī)則(通常是職務(wù)的高低)先到先得(見下圖)，“編號(hào)”為“A列”，“名字”為“A列”，“名字”這里把陽山漢子按石碑排序。一般來說，號(hào)碼是純數(shù)字，如果有發(fā)言、獲獎(jiǎng)等特殊情況，可以單獨(dú)更改號(hào)碼(例如“1，2”)。

注意：如果名稱是兩個(gè)單詞，請?jiān)趦蓚€(gè)單詞之間添加空格，而不是兩個(gè)空格(例如“宋江”)。

第二步：在“數(shù)字布局”選項(xiàng)卡上，繪制會(huì)場座位布置圖，表示幾排、每行幾個(gè)人、是否走廊等具體情況。然后根據(jù)特定規(guī)則給這些座位編號(hào)。例如，在這種情況下，共有6列，每行18人，中間有一條通道，兩邊各有9人。按照一般規(guī)則，第一排通道依次展開右邊1號(hào)、左邊1號(hào)2號(hào)、左邊和右邊、后排，所有號(hào)碼都分布在B4到T9的矩形區(qū)域。圖片：

“數(shù)字布局”和“人員列表”兩個(gè)表中的“號(hào)碼”的格式必須相同，內(nèi)容必須能夠一一對應(yīng)。這是這個(gè)系統(tǒng)的核心設(shè)置。

步驟3:在“座位圖”選項(xiàng)卡上完全復(fù)制“數(shù)字布局”內(nèi)容，刪除編號(hào)。在原始編號(hào)區(qū)域(B4 ~ T9)中，使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。

首先，在左上角的單元格B4中輸入以下內(nèi)容：

=VLOOKUP(數(shù)字布局！B4，人員名單！$A:$B，2，0)

然后按Enter鍵，兩個(gè)單詞——“瑞寧”將自動(dòng)出現(xiàn)在此單元格中。范圍B4-T9中的其他單元格不需要單獨(dú)定義函數(shù)公式。單擊單元B4并將鼠標(biāo)放在單元格的右下角時(shí)，將出現(xiàn)一個(gè)小的“”符號(hào)。按住鼠標(biāo)左鍵并向右拖動(dòng)以完成第一行中函數(shù)公式的定義。鼠標(biāo)仍然不松手，向下拖動(dòng)，第6行的函數(shù)公式定義全部完成。

最后，您可以進(jìn)行必要的格式調(diào)整以查看下圖的內(nèi)容。這就是我們需要的座位圖。

所需的格式調(diào)整如下：1 .垂直放置所有儲(chǔ)存格文字

排列（右鍵，設(shè)置單元格格式—對齊—方向—縱向）；2.將原先過道位置（K4:K9）的內(nèi)容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色；3.對B4到T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進(jìn)行調(diào)整，如果四個(gè)字的人名，可以縮小字號(hào)以確保完全顯示。

★請注意：1.在定義公式時(shí)，“$A:$B”中的“$”表示絕對引用，不能不寫。2.函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器逐個(gè)找參數(shù)（如下圖），避免手工輸入出錯(cuò)。

Lookup_value:待查找值

Table_array:被查找數(shù)據(jù)表格范圍

Col_index_num:向右查找的列數(shù)

Range_lookup:查找類型，一般為0

三、系統(tǒng)的優(yōu)越性

這種“位置—編號(hào)—人名”的辦法看似繞了一個(gè)大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習(xí)慣，但只要試用一次就會(huì)發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很多便利：

1.輸入人名工作量減少。除了在制作“人員名單”時(shí)需輸入一次人名之外，之后無論如何修改、調(diào)整，都不需要再次輸入人名，不僅效率大大提升，且不容易出錯(cuò)。

2.審核把關(guān)更容易。由于參會(huì)“人員名單”和“數(shù)字布局圖”等清晰、形象，為審核把關(guān)提供了方便。

3.后期修改調(diào)整更迅速。一旦出現(xiàn)座次擺放原則方面的調(diào)整，可以更改“數(shù)字布局圖”的數(shù)字編號(hào)規(guī)則，更改后“座次圖”等模塊中的人名會(huì)自動(dòng)調(diào)整；一旦出現(xiàn)臨時(shí)增減人的情況，只要在“人員名單”中增減，然后刷新一次數(shù)字編號(hào)就能隨之自動(dòng)更新了。

4.一次制作后期使用更容易。一般來說，機(jī)關(guān)或企業(yè)召開大會(huì)的參會(huì)人員范圍相對穩(wěn)定，制定和長期維護(hù)一個(gè)干部名冊，準(zhǔn)確錄入各有關(guān)部門的干部姓名，按照名單（如內(nèi)部電話本）進(jìn)行排序，當(dāng)有干部人事調(diào)整時(shí)及時(shí)更新，這樣當(dāng)會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)人員在接受各部門上報(bào)參會(huì)人員時(shí)就可以在干部名冊上直接做標(biāo)記，不容易錯(cuò)漏。制作“人員名單”時(shí)在干部名冊基礎(chǔ)上直接修改即可。此外，一個(gè)機(jī)關(guān)或企業(yè)能夠開會(huì)的場地有限，在每個(gè)場地開會(huì)后將相關(guān)電子文件保存好，下次使用這個(gè)場地時(shí)，編排座次圖的工作量又可以大大減少。

運(yùn)用相同的函數(shù)原理，EXCEL還可以自動(dòng)生成與座次圖相配套的簽到索引表、合影站位圖、就餐圖，批量且按順序自動(dòng)生成桌簽和出席證，并且隨參會(huì)人員名單的變化而自動(dòng)調(diào)整。簡言之，運(yùn)用本文介紹的方法，只要明確了參會(huì)人員名單的人名和順序，會(huì)議所需多數(shù)表、證、卡都可以自動(dòng)生成和自動(dòng)調(diào)整，讓會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作變得從容。

（文章摘自《秘書工作》雜志2014年第1期，作者：艾 君，河北秦皇島市紀(jì)委）