1.基本功能

(1)制作演示文稿。用戶可以在計算機或投影儀上演示使用PPT(PowerPoint-presentation presentation)創(chuàng)建的演示文稿，也可以打印演示文稿并將其制作成膠片。使用PowerPoint，您還可以在internet上進行遠程會議或在線向觀眾演示。

(2)制作生動精美的幻燈片。演示文稿由一組可插入文本、表、圖形、圖片、音頻、視頻、動畫、超鏈接等多種元素的幻燈片組成，PowerPoint使您能夠制作生動感人的幻燈片。PowerPoint廣泛應用于商業(yè)報告、投標文案、多媒體培訓、會議演講等領域，成為我們工作不可或缺的工具。

(3)協(xié)作和共享PPT。PowerPoint引入了優(yōu)秀的工具，使用戶能夠有效地創(chuàng)建、管理和協(xié)作PPT。您可以輕松攜帶PPT進行共享，將PPT轉換為照片、視頻、flash動畫、廣播幻燈片等，還可以在Office組件之間共享和協(xié)作，以便與Word和Excel共享和調用信息。

(4)PowerPoint 2016中的新功能。導航幫助功能是PowerPoint 2016以前版本中新增的“請告訴我想做什么.”是與智能搜索框(Alt Q)相比最大的亮點。此外，還添加了100多個幻燈片模板，并在插入選項中添加了屏幕錄制功能?；脽羝袚Q和動畫比以往更加平滑和豐富，功能區(qū)上有自己的選項卡。新的SmartArt圖形布局可能會帶來意想不到的驚喜。PowerPoint 2016還提供了多種方法，使用戶能夠更輕松地發(fā)布和共享演示文稿。

2.編輯環(huán)境

(1)啟動PowerPoint 2016。在任務欄中，單擊“開始PowerPoint 2016”啟動PowerPoint 2016。通過單擊打開的界面中的“空白演示文稿”，可以創(chuàng)建新的空白演示文稿。

或者，您也可以雙擊桌面上的PowerPoint 2016快捷方式圖標啟動PowerPoint 2016。

(2)PowerPoint 2016的作業(yè)界面。PowerPoint 2016的工作界面是用戶輸入文本、插入圖片、創(chuàng)建表單、設置顏色和動畫、插入音頻視頻等工作區(qū)，提供了許多創(chuàng)建和操作PPT的重要功能和工具。典型的工作介面包括「編輯幻燈片」窗格、「幻燈片顯示」窗格、「注解」窗格、功能區(qū)、快速存取工具列、狀態(tài)列和檢視列，如圖6.1所示。

圖6.1 PowerPoint 2016的工作界面

幻燈片編輯窗口：位于任務界面中間的幻燈片編輯窗口是顯示和編輯當前幻燈片的大區(qū)域。您可以在虛線邊框的占位符中輸入文本，也可以插入圖片、圖表或其他幻燈片元素。

幻燈片顯示窗口：任務界面左側的幻燈片顯示窗口顯示當前PPT中每張幻燈片的縮略圖。單擊幻燈片縮略圖后，該幻燈片將顯示在“編輯幻燈片”窗口中。按住滑鼠左鍵并拖曳幻燈片縮圖，即可重新排序幻燈片，以及新增、復制或刪除幻燈片。

“注釋”窗口：在“注釋”窗口中輸入當前幻燈片的注釋，可以提出演示者容易忘記的內容。說明可以作為備忘錄頁面打印，當PPT另存為網(wǎng)頁時，將自動顯示。

功能區(qū)：功能區(qū)位于任務界面上方，幫助用戶快速找到完成任務所需的命令。功能區(qū)由多個選項卡組成，包括“文件啟動”“插入”“設計動畫”。(例如，插入文件啟動動畫等)。為了提高生產(chǎn)率，某些選項卡僅在需要時顯示。選項卡由多個組組成，每個組中有多個命令按鈕。

PowerPoint 2016功能區(qū)選項卡上常用的組或命令可以在右鍵單擊功能區(qū)或“文件”“選項”“PowerPoint選項”選項卡上的“自定義功能區(qū)”中添加或刪除，如表6.1所示。

表6.1 PowerPoint 2016功能區(qū)選項卡中常用的組或命令

選項卡

組或命令

文件信息、新建、打開、保存、另存為、歷史記錄、打印、共享、導出、關閉、帳戶、反饋、選項、插件

剪貼板、幻燈片、字體、段落、繪制、開始編輯

插入幻燈片、表格、圖像、圖片、插件、鏈接、注釋、文本、符號和媒體

設計主題、變換、自定義

切換預覽，切換到此幻燈片，計時

動畫

td>

預覽、動畫、高級動畫、計時

幻燈片放映

開始放映幻燈片、設置、監(jiān)視器

視圖

演示文稿視圖、母版視圖、顯示、顯示比例、顏色/灰度、窗口、宏

幫助

幫助、操作說明搜索框

⑤ 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位于工作界面的左上角，由最常用的命令工具按鈕組成，如圖6.1所示的"保存""撤消""恢復""播放"等。單擊快速訪問工具欄最右側的下拉按鈕""，在彈出的"自定義快速訪問工具欄"下拉菜單中勾選或取消，可以添加或刪除快速訪問工具欄中的命令工具按鈕。
⑥ 狀態(tài)欄和視圖欄：狀態(tài)欄和視圖欄位于工作界面的最下方，顯示PPT的當前頁碼、總頁數(shù)、輸入法、視圖按鈕組、調節(jié)頁面顯示比例的控制桿、顯示比例等信息。右擊狀態(tài)欄，在彈出的"自定義狀態(tài)欄"快捷菜單中可以設置狀態(tài)欄中要顯示的內容。
PowerPoint在運行時可以同時打開多個PPT，每個窗口都是一個獨立的任務，這樣有利于在不同的PPT之間切換。
（3）退出PowerPoint 2016。
● 關閉文件但不退出PowerPoint 2016：單擊【文件】→〖關閉〗或使用快捷鍵Ctrl+F4，確認是否保存當前文件后關閉PPT。
● 關閉文件并退出PowerPoint 2016：單擊工作界面右上角的"關閉"按鈕或使用快捷鍵Alt+F4，確認是否保存當前文件后關閉文件并且退出PowerPoint 2016。

6.1.2 演示文稿的視圖

1.普通視圖

普通視圖就是剛剛創(chuàng)建或者打開一個PPT文件時出現(xiàn)的視圖，也是最常用的視圖，用于撰寫和設計演示文稿。
普通視圖包含左側的幻燈片顯示窗格、右側的幻燈片編輯窗格和下方的備注窗格。當鼠標指針在窗格邊框變?yōu)?#34;"時，按住鼠標左鍵并拖動，可以調整各窗格的大小。

2.大綱視圖

大綱視圖是以大綱的形式顯示幻燈片文本，適合用來構思整個演示文稿的框架、把握總體思路、編排幻燈片的演示順序等。在大綱視圖下，文本可以在大綱中進行編輯，但在該視圖下不能顯示各種圖形和圖像。

3.幻燈片瀏覽視圖

在幻燈片瀏覽視圖下，可以查看全部幻燈片的縮略圖，從而方便對PPT的順序、前后搭配效果等進行排列和組織。單擊"幻燈片視圖"按鈕，即可切換至幻燈片瀏覽視圖。

4.備注頁視圖

單擊"備注頁視圖"按鈕，可切換至備注頁視圖。備注可以在"普通視圖"的"備注窗格"中輸入，或者直接在"備注頁視圖"中輸入。備注頁可以打印出來，供演示PPT時進行參考。

5.閱讀視圖

單擊"閱讀視圖"按鈕，就進入了閱讀視圖。在該視圖下可以通過全屏的方式查看幻燈片。按Esc鍵，可退出閱讀視圖，返回普通視圖。

6.1.3 幻燈片的基本操作

幻燈片的基本操作包括新建、選擇、復制、移動、刪除和隱藏，以及幻燈片順序的調整。

1.新建幻燈片

（1）使用功能區(qū)的"開始"選項卡。單擊【開始】→〖幻燈片〗→"新建幻燈片"，創(chuàng)建一個空白演示文稿。這時系統(tǒng)自動在當前幻燈片的后面新建了一個幻燈片，其縮略圖出現(xiàn)在"幻燈片顯示"窗格中。
（2）使用鼠標和快捷鍵。在"幻燈片顯示"窗格的任意位置右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"新建幻燈片"?；蛘呤褂每旖萱ICtrl+M，或者按下Enter鍵則新建一個幻燈片。

2.選擇幻燈片

（1）選擇單個幻燈片。單擊幻燈片縮略圖，此時選中的幻燈片將顯示一個外框。
（2）選擇連續(xù)多個幻燈片。按住Shift鍵的同時，分別單擊要選擇的第一張幻燈片和最后一張幻燈片，選中的這些幻燈片都顯示一個外框。
（3）選擇不連續(xù)的多個幻燈片。按住Ctrl鍵的同時，依次單擊需要選擇的幻燈片即可。若需要取消某個選中的幻燈片，則再次單擊取消即可。
（4）選擇所有幻燈片。選中任意一張幻燈片，然后使用快捷鍵Ctrl+A即可選中所有幻燈片。

3.復制幻燈片

（1）通過"剪貼板"復制幻燈片。選中要復制的幻燈片，單擊【開始】→〖剪貼板〗→"復制"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+C。然后再選中一個幻燈片，單擊"粘貼"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+V，即可在所選幻燈片下復制出一張新幻燈片。
（2）復制相鄰幻燈片。選中要復制的幻燈片，在其縮略圖上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"復制幻燈片"選項。此時將在選中幻燈片的下方復制出一個完全一樣的幻燈片。PowerPoint可以復制整張幻燈片及其上面的內容，也可以復制同時選中的多張幻燈片。

4.移動幻燈片

移動幻燈片可以實現(xiàn)對幻燈片順序的重新調整，其方法是選中要移動的幻燈片縮略圖，按住鼠標左鍵不放，將其拖至目標位置釋放即可。此外，在普通視圖下，選中幻燈片縮略圖后，按住Ctrl鍵的同時，使用上、下方向鍵也可以移動幻燈片。還可以選擇多張幻燈片，實現(xiàn)批量移動操作。

5.刪除幻燈片

通過刪除操作可以快速清理PPT中多余的幻燈片。首先選中要刪除幻燈片的縮略圖，直接按鍵盤上的Delete鍵即可；或者右擊需要刪除的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除幻燈片"選項。同樣可以選擇多張幻燈片，實現(xiàn)統(tǒng)一刪除。

6.隱藏幻燈片

被隱藏的幻燈片在放映時不會播放，但該幻燈片并沒有被刪除。在幻燈片視圖中被隱藏幻燈片的編號出現(xiàn)"\"標記。
選中要隱藏的幻燈片縮略圖，然后鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"隱藏幻燈片"選項。若要取消隱藏，則只需選中相應的幻燈片，再進行一次上述操作。

6.1.4 演示文稿的保存和發(fā)送

1.保存演示文稿

單擊【文件】→〖保存〗選項，或者使用快捷鍵Ctrl+S?？梢园碏12鍵快速打開"另存為"對話框。首次保存時，會打開"另存為"對話框。單擊"瀏覽"選擇PPT保存的路徑、文件名及保存類型，然后單擊"保存"按鈕。

2.發(fā)送演示文稿

保存好的演示文稿還可以通過Internet遠程發(fā)送，使用這個功能需要有計算機網(wǎng)絡服務。單擊【文件】→〖共享〗，可以選擇"與人共享""電子郵件""聯(lián)機演示"等方式共享演示文稿。