簡單的辦公室系列高級(jí)教室-制作OfficePPT演示文稿

(一個(gè))

要?jiǎng)?chuàng)建演示文稿，請(qǐng)執(zhí)行以下操作

首先，設(shè)計(jì)演示文稿時(shí)要考慮的事項(xiàng)

您可以創(chuàng)建空白表達(dá)視圖，也可以編輯現(xiàn)有表達(dá)視圖以生成自己的表達(dá)視圖。在這兩種情況下，您都可以將其他演示文稿中的幻燈片或幻燈片內(nèi)容添加到自己的演示文稿中。

設(shè)計(jì)演示文稿時(shí)要考慮觀眾。大多數(shù)演示文稿通過演示者向現(xiàn)場觀眾進(jìn)行說明。根據(jù)您是否親自訪問和大象用戶類型，您可以在沒有演示者的情況下播放演示文稿。

1、設(shè)計(jì)一個(gè)演示文稿，直接向觀眾解釋。

最好的方法是直接向觀眾解釋演示。尤其是如果要傳達(dá)的信息很復(fù)雜，并且觀眾預(yù)計(jì)會(huì)提問的話。

2、設(shè)計(jì)演示文稿，在沒有演示者的情況下播放。

在以下情況下，可以考慮在沒有演示者的情況下播放演示文稿：

必須在展廳或集會(huì)的展臺(tái)或展臺(tái)(展臺(tái)：計(jì)算機(jī)和顯示器，通常是人群密集的地方、觸摸屏、聲音播放、視頻等)安裝演示文稿。展臺(tái)可以設(shè)置為自動(dòng)和/或連續(xù)播放PowerPoint演示文稿。)上自動(dòng)(重復(fù))運(yùn)行。您可以停用大多數(shù)控制項(xiàng)，讓觀眾無法變更自己的執(zhí)行簡報(bào)。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱第2部分：在繼續(xù)制作演示文稿之前創(chuàng)建自運(yùn)行演示文稿。想要通過電子郵件發(fā)送演示文稿或在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布。提示：要查看演示文稿，演示文稿收件人的計(jì)算機(jī)上必須安裝Office PowerPoint 2007或Microsoft Office PowerPoint viewer 2007。

要在演示中包含主題(主題：主題顏色、主題字體和主題效果的組合):主題可以作為單獨(dú)的選擇方案應(yīng)用于文件。(包括顏色、效果和字體)、布局(布局：幻燈片的標(biāo)題和副標(biāo)題文本、列表、圖片、表、圖表、形狀、視頻等元素的排列方式)和格式-您可以創(chuàng)建和應(yīng)用模板(模板：包含有關(guān)已完成演示文稿的主題、布局和其他元素的信息的文件或)。

第二，從現(xiàn)有演示開始

為了節(jié)省時(shí)間，您可以使用其他簡報(bào)中已有的部分或全部幻燈片。您只需打開現(xiàn)有演示文稿，用新文件名保存文件，然后根據(jù)需要進(jìn)行自定義即可。

第三，從空白演示開始

要從空白演示開始，請(qǐng)執(zhí)行以下操作：

單擊“Office按鈕”，然后單擊“新建”。在“模板”下，單擊“空白文檔和最近使用的文檔”，然后雙擊“空白演示文稿”。在包含“概述”和“幻燈片”選項(xiàng)卡的窗口中，創(chuàng)建大綱。要添加顏色、格式和一致的布局(布局：幻燈片的標(biāo)題和副標(biāo)題文本、列表、圖片、表格、圖表、外觀和視頻等元素的排列方式)，請(qǐng)執(zhí)行以下操作：)，應(yīng)用模板(模板：包含已完成演示文稿的主題、布局和其他元素信息的文件或文件組。)。保存演示文稿4，創(chuàng)建概述

無論是使用空白演示文稿，還是從現(xiàn)有演示文稿開始，都可以單擊“概述”選項(xiàng)卡來組織和創(chuàng)建主題幀。您還可以將其他程序(如Microsoft Office Word 2007)的大綱文本插入PowerPoint演示文稿中。

在“概述”選項(xiàng)卡上，您可以綜合考慮信息，并依次放置在每張幻燈片上。

五、應(yīng)用程序模板

要為正在設(shè)計(jì)的演示文稿組創(chuàng)建統(tǒng)一的樣式、格式和顏色方案，請(qǐng)創(chuàng)建模板(模板：包含有關(guān)已完成演示文稿的主題、布局和其他元素的信息的文件或文件組)。)應(yīng)用于這些演示文稿。您可以再次使用此模板來創(chuàng)建外觀相同的新演示文稿。

六、保存演示文稿

無論是從空白演示文稿開始，還是從現(xiàn)有演示文稿開始，請(qǐng)先保存演示文稿。

第七，添加包含或不包含幻燈片內(nèi)容的幻燈片

您可以從電腦或共用位置的其他簡報(bào)中復(fù)制和貼上，并將包含或不包含幻燈片內(nèi)容的幻燈片加入簡報(bào)中。您也可以在同一個(gè)演示文稿中復(fù)制幻燈片，或從PowerPoint 2007布局庫中添加幻燈片。

從幻燈片布局庫中添加空白幻燈片在“開始”選項(xiàng)卡的“幻燈片”組中，您可以從幻燈片布局庫中添加新幻燈片，如下圖所示。

添加幻燈片的另一種方法是，除了在PPT中創(chuàng)建新幻燈片外，還可以通過多種渠道獲取多種類型的PPT資源。例如，您可以搜索CD光盤上已在internet上共享的其他文件等。可以用多種方法使用。

您可以添加對(duì)象(對(duì)象：表、圖表、圖形、等號(hào)或其他格式的信息)，使添加圖片、形狀、圖形和其他對(duì)象的演示更具吸引力。例如，在一個(gè)應(yīng)用程序中創(chuàng)建的對(duì)象是鏈接或嵌入到另一個(gè)程序中的OLE對(duì)象。

）（如 SmartArt 圖形、圖表、圖片、藝術(shù)字 （藝術(shù)字：使用現(xiàn)成效果創(chuàng)建的文本對(duì)象，并可以對(duì)其應(yīng)用其他格式效果。）和超鏈接 （超鏈接：帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉(zhuǎn)向萬維網(wǎng)中的文件、文件的位置或網(wǎng)頁，或是 Intranet 上的網(wǎng)頁。超鏈接還可以轉(zhuǎn)到新聞組或 Gopher、Telnet 和 FTP 站點(diǎn)。））、聲音和影片。

• 添加 SmartArt 圖形

SmartArt 圖形是一種具有設(shè)計(jì)師水準(zhǔn)的圖形，您可以快速、輕松地將其添加到演示文稿中用以表示數(shù)據(jù)。您可以選擇許多不同的圖形布局（如循環(huán)、列表、進(jìn)程、層次結(jié)構(gòu)、矩陣等）來有效傳達(dá)數(shù)據(jù)背后的信息。

• 添加圖表

利用 2007 Microsoft Office system 中的圖表功能。

如果計(jì)算機(jī)上未安裝 Microsoft Office Excel 2007，則無法利用 2007 Microsoft Office system 中的高級(jí)圖表制作功能。如果未安裝 Office Excel 2007，則當(dāng)在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中創(chuàng)建新圖表時(shí)，Microsoft Graph 將打開。一個(gè)圖表隨后出現(xiàn)，并在稱為數(shù)據(jù)表的表中含有其關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)?？梢栽跀?shù)據(jù)表中輸入您自己的數(shù)據(jù)，從文本文件將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)表中，或者將數(shù)據(jù)從另一個(gè)程序粘貼到數(shù)據(jù)表中。

• 添加圖片或剪貼畫

您可以將 Microsoft Office Online 以及您計(jì)算機(jī)上的其他剪貼畫提供程序、網(wǎng)頁或文件中的圖片和剪貼畫 （剪貼畫：一張現(xiàn)成的圖片，經(jīng)常以位圖或繪圖圖形的組合的形式出現(xiàn)。）插入或復(fù)制到 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿中。還可以將圖片和剪貼畫用作幻燈片背景。

• 向演示文稿添加旁白

創(chuàng)建自運(yùn)行的演示文稿時(shí)，可在其中包含旁白。旁白可增強(qiáng)基于 Web 或自動(dòng)運(yùn)行的演示文稿的效果。還可以使用旁白將會(huì)議存檔，以便演示者或缺席者以后可以觀看演示文稿，聽取別人在演示過程中做出的評(píng)論。

• 在演示文稿中添加和播放影片

影片屬于桌面視頻文件，其格式包括 AVI 或 MPEG，文件擴(kuò)展名包括 .avi、.mov、.mpg 和 .mpeg。典型的影片可能包含一個(gè)演講者的發(fā)言，比如無法親自參加會(huì)議的執(zhí)行官的講話。可以使用影片開展培訓(xùn)或進(jìn)行演示。

可以從計(jì)算機(jī)中的文件、Microsoft 剪輯管理器、網(wǎng)絡(luò)或 Intranet 中向幻燈片添加影片和動(dòng)態(tài) GIF 文件。若要添加影片或動(dòng)態(tài) GIF 文件，請(qǐng)將其插入到特定的幻燈片中。可以使用多種方式播放影片或 GIF 文件：顯示幻燈片時(shí)自動(dòng)播放、單擊時(shí)播放或創(chuàng)建一個(gè)計(jì)時(shí)以在特定的延遲后播放。還可以跨多張幻燈片播放影片或在整個(gè)演示文稿中連續(xù)播放影片；或者設(shè)置影片選項(xiàng)，例如隱藏影片框或調(diào)整框的大小。

• 添加聲音

為了增強(qiáng)演示文稿的效果，可以添加聲音，以達(dá)到強(qiáng)調(diào)或?qū)崿F(xiàn)特殊效果的目的。

你可以通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)或 Microsoft 剪輯管理器中的文件添加聲音。也可以自己錄制聲音，將其添加到演示文稿中，或者使用 CD 中的音樂。

在幻燈片上插入聲音時(shí)，將顯示一個(gè)表示所插入聲音文件的圖標(biāo)圖像。若要在進(jìn)行演示時(shí)播放聲音，可以將聲音設(shè)置為在顯示幻燈片時(shí)自動(dòng)開始播放、在單擊鼠標(biāo)時(shí)開始播放、在一定的時(shí)間延遲后自動(dòng)開始播放或作為動(dòng)畫序列的一部分播放。還可以播放 CD 中的音樂或向演示文稿添加旁白。

• 添加超鏈接

在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中，超鏈接是從一張幻燈片到同一演示文稿中的另一張幻燈片的連接（如到自定義放映 （自定義放映：演示文稿中的演示文稿，您可在現(xiàn)有演示文稿中將幻燈片分組到其中，以便可以給特定的觀眾放映演示文稿的特定部分。）的超鏈接），或是從一張幻燈片到不同演示文稿中的另一張幻燈片、電子郵件地址、網(wǎng)頁或文件的連接。

可以從文本或一個(gè)對(duì)象（如圖片、圖形、形狀或藝術(shù)字 （藝術(shù)字：使用現(xiàn)成效果創(chuàng)建的文本對(duì)象，并可以對(duì)其應(yīng)用其他格式效果。））創(chuàng)建鏈接。

• 添加藝術(shù)字

藝術(shù)字是一個(gè)文本樣式庫，您可以將其中的文本樣式添加到演示文稿中以產(chǎn)生裝飾效果，如陰影或鏡像（反映）文本。在 PowerPoint 2007 中，還可以對(duì)現(xiàn)有文本應(yīng)用效果，使之成為藝術(shù)字。

• 添加頁眉和頁腳

頁眉和頁腳用于顯示幻燈片編號(hào)以及幻燈片、講義或備注頁中的時(shí)間和日期等信息。也可以在演示文稿中每個(gè)講義或備注頁的頂部或每個(gè)幻燈片、講義或備注頁的底部添加自定義信息，如標(biāo)題或演示者姓名。

• 添加頁眉或頁腳

若要將幻燈片編號(hào)、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、演示文稿標(biāo)題或文件名、演示者姓名等信息添加到演示文稿中每個(gè)講義或備注頁的頂部，或者添加到每個(gè)幻燈片、講義或備注頁的底部，請(qǐng)使用頁眉和頁腳 （頁眉和頁腳：頁眉可由文本或圖形組成，出現(xiàn)在一節(jié)中每頁的頂端。頁腳出現(xiàn)在每頁的底端。頁眉和頁腳經(jīng)常包括頁碼、章節(jié)標(biāo)題、日期和作者姓名。）。

默認(rèn)情況下，幻燈片不包含頁眉，但是您可以將頁腳占位符移動(dòng)到頁眉位置。

• 對(duì)頁眉或頁腳設(shè)置格式、定位或調(diào)整大小

可以通過以下方式更改頁眉或頁腳占位符 （占位符：一種帶有虛線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框內(nèi)可以放置標(biāo)題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對(duì)象。）：調(diào)整占位符的大小、調(diào)整占位符的位置、更改占位符內(nèi)的文字的字體、字號(hào)、顏色、大小寫或間距。

在“視圖”選項(xiàng)卡上的“演示文稿視圖”組中，單擊要更改的母版。

在任意母版上，執(zhí)行下列操作：

• 要調(diào)整占位符的大小，請(qǐng)單擊要更改的占位符，指向它的一個(gè)尺寸控點(diǎn) （尺寸控點(diǎn)：出現(xiàn)在選定對(duì)象各角和各邊上的小圓點(diǎn)或小方點(diǎn)。拖動(dòng)這些控點(diǎn)可以更改對(duì)象的大小。），然后當(dāng)指針變?yōu)殡p向箭頭時(shí)，拖動(dòng)該控點(diǎn)。
• 要調(diào)整占位符的位置，請(qǐng)單擊要更改的占位符，指向它的一個(gè)邊界，然后當(dāng)指針變?yōu)樗南蚣^時(shí)，將該占位符拖動(dòng)到新位置。
• 要更改占位符內(nèi)的文字的字體、字號(hào)、大小寫、顏色或間距，請(qǐng)選擇文字，然后在“字體”組中單擊所需選項(xiàng)。

注釋：要退出母版視圖，請(qǐng)?jiān)谌我饽赴嬉晥D選項(xiàng)卡的“關(guān)閉”組中單擊“關(guān)閉母版視圖”。

• 添加視覺效果

您可以添加幻燈片之間的切換、動(dòng)畫文本或?qū)ο蟮纫曈X效果，以使演示文稿更有趣。

• 將文本或?qū)ο笾谱鞒蓜?dòng)畫

您可以為超鏈接、文本、圖形（包括 SmartArt 圖形）、圖像、圖表和對(duì)象 （對(duì)象：表、圖表、圖形、等號(hào)或其他形式的信息。例如，在一個(gè)應(yīng)用程序中創(chuàng)建的對(duì)象，如果鏈接或嵌入另一個(gè)程序中，就是 OLE 對(duì)象。）添加動(dòng)畫效果 （動(dòng)畫：給文本或?qū)ο筇砑犹厥庖曈X或聲音效果。例如，您可以使文本項(xiàng)目符號(hào)點(diǎn)逐字從左側(cè)飛入，或在顯示圖片時(shí)播放掌聲。），以強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、控制信息流以及增加演示文稿的吸引力。

• 在幻燈片之間添加切換效果

幻燈片切換是從一個(gè)幻燈片移動(dòng)到下一個(gè)幻燈片時(shí)在幻燈片放映視圖中產(chǎn)生的類似于動(dòng)畫的效果。您可以控制每個(gè)幻燈片切換效果的速度，還可以添加聲音。

• 檢查拼寫和請(qǐng)求同事的反饋
• 檢查拼寫、語法和用詞

拼寫、語法和用詞錯(cuò)誤可能導(dǎo)致觀眾無法專心于演示文稿所要傳達(dá)的信息。

• 顯示標(biāo)記與審閱批注

創(chuàng)建演示文稿的草稿版本后，請(qǐng)同事進(jìn)行審閱并添加意見和建議。

• 準(zhǔn)備放映或分發(fā)演示文稿
• 對(duì)演示文稿的播放進(jìn)行排練和計(jì)時(shí)

可以排練演示文稿，以確保在一定的時(shí)間段內(nèi)完成。進(jìn)行排練時(shí)，請(qǐng)使用“幻燈片排練時(shí)間”功能記錄演示每個(gè)幻燈片所需的時(shí)間，然后在向?qū)嶋H觀眾演示時(shí)使用記錄的時(shí)間自動(dòng)播放幻燈片。

• 安裝 PowerPoint Viewer

如果要運(yùn)行您所創(chuàng)建的演示文稿的計(jì)算機(jī)上未安裝 PowerPoint，則必須在其上安裝 PowerPoint Viewer。

• 創(chuàng)建并打印講義

您可以用講義形式打印演示文稿（即一頁上打印一張、兩張、三張、四張、六張或九張幻燈片），供觀眾在您進(jìn)行演示時(shí)參考，或留作日后參考。

• 創(chuàng)建并打印備注頁

您可以創(chuàng)建備注頁 （備注頁：將作者備注顯示在幻燈片下方的打印出的頁面。），作為自己演示時(shí)的備注，也可以提供給觀眾。

• 打印前預(yù)覽

打印幻燈片、備注頁或講義之前，可以進(jìn)行預(yù)覽并進(jìn)行必要的更改。

• 以黑白或灰度模式打印演示文稿

您可以用彩色、灰度或純黑白模式打印整個(gè)演示文稿（包括幻燈片、大綱、備注頁和聽眾講義）。不過大多數(shù)情況下，您可能都會(huì)選擇黑白或灰度 （灰度：顯示或打印文本和圖形時(shí)使用的一系列從白到黑的陰影。）打印。

• 另存為可移植文檔格式 (PDF) （PDF：一種基于 PostScript 的電子文件格式，它可以保留文檔的格式并支持文件共享。） 或 XML Paper Specification (XPS) 文件

只有在安裝加載項(xiàng)之后，才能通過 2007 Microsoft Office system 程序另存為 PDF 或 XPS 文件。

下一節(jié)：《輕松辦公系列進(jìn)階課堂-OfficePPT演示文稿創(chuàng)建

（二）設(shè)置幻燈片或演示文稿的格式（1）》

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