部門責(zé)任是組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的重要組成部分，是以書面形式明確一個(gè)組織的含義、方向、工作范圍和責(zé)任的基礎(chǔ)。一般在部門職責(zé)和寫作中使用“部門職責(zé)三級(jí)分解”的工具方法。

所謂部門職責(zé)三級(jí)分解:就是明確部門的職能定位和方向，確定部門職責(zé)的內(nèi)容，按照流程或功能模塊層層分解部門職責(zé)，然后輸出系統(tǒng)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)職責(zé)的過程。

通過部門職責(zé)的三級(jí)分解，公司可以明確各部門的定位和職責(zé)、各崗位的職責(zé)、崗位職責(zé)與部門職責(zé)的關(guān)系，從而優(yōu)化部門崗位設(shè)置，完善部門崗位序列，建立科學(xué)的職級(jí)體系。

三級(jí)責(zé)任的定義

一級(jí)職責(zé):指部門工作的一級(jí)流程或一級(jí)功能模塊；

次要職責(zé):按照流程分解主要職責(zé)。一般來說，每個(gè)主要職責(zé)可以分解為多個(gè)相關(guān)的次要職責(zé)；

三級(jí)職責(zé):按照流程進(jìn)一步分解二級(jí)職責(zé)。一般來說，每個(gè)二級(jí)責(zé)任可以分解為多個(gè)相關(guān)的三級(jí)責(zé)任。

部門三級(jí)責(zé)任分解運(yùn)行原則

檢驗(yàn)部門職責(zé)與崗位設(shè)置的匹配程度和合理性，需要建立結(jié)構(gòu)檢查和優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，使各部門能夠持續(xù)優(yōu)化其崗位體系，同時(shí)保證優(yōu)化結(jié)果在質(zhì)量和形式上具有內(nèi)在統(tǒng)一性。

1.全覆蓋:分解部門職責(zé)時(shí)，一定要全面，保持部門職責(zé)完整，不遺漏不遺漏；

2.相互獨(dú)立:三級(jí)職責(zé)分解后的職責(zé)必須相互獨(dú)立，避免職責(zé)重疊；

3.相關(guān)性:每個(gè)崗位所承擔(dān)的責(zé)任是否具有合理的相關(guān)性(避免同一崗位在多個(gè)二級(jí)責(zé)任下覆蓋一些三級(jí)責(zé)任)。

三級(jí)責(zé)任分解的具體步驟

第一步:思考部門的定位

思考部門的定位:思考部門在公司的獨(dú)特價(jià)值及其存在的原因。

部門定位描述:用一句話明確部門在公司的定位(根據(jù)…，結(jié)果是…)

例如:

基于“供應(yīng)鏈-首次公開發(fā)行”模式的部門定位思考

第二步:闡明部門層面的業(yè)務(wù)流程或功能模塊

按照流程劃分部門職能，可以保證部門職能的完整性、遺漏性和獨(dú)立性；如果有些部門不能按流程分解，可以按功能模塊分解。

第三步:按照流程(或職能)對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行三級(jí)分解

部門的職責(zé)像剝洋蔥一樣層層分解，每一層的分解盡量按照流程劃分，保證職能清晰、完整、不遺漏、相互獨(dú)立。

以某公司人力資源部為例:

第四步:寫部門職責(zé)描述

根據(jù)規(guī)范的要求，寫出部門職責(zé)的描述(根據(jù)...結(jié)果是...)

示例:

編制職責(zé)分解表應(yīng)注意的問題

1.1級(jí)功能的描述應(yīng)該準(zhǔn)確

一級(jí)職能的描述要考慮部門的工作流程，即以流程為中心，以客戶為導(dǎo)向。如果經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)流程圖有很好的理解，那么編制的二級(jí)和三級(jí)功能就會(huì)非常清晰。

2.不要混淆第二和第三功能

有時(shí)候一些二級(jí)和三級(jí)功能很容易混淆。要解決這個(gè)問題，可以通過業(yè)務(wù)流程鏈來判斷是二級(jí)功能還是三級(jí)功能。

3.功能細(xì)分表是動(dòng)態(tài)的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整

功能細(xì)分表編制完成后，應(yīng)根據(jù)市場情況、產(chǎn)品和企業(yè)任務(wù)的變化，定期復(fù)核，看是否需要調(diào)整功能。一般情況下，一年一個(gè)小調(diào)，三年一個(gè)大調(diào)。職能表變更后，組織架構(gòu)也可能會(huì)有一些變化，組織手冊(cè)需要重新制定。

企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的完善的職能分解表，是公司管理文件的一部分，是組織結(jié)構(gòu)中的企業(yè)組織手冊(cè)。組織手冊(cè)包括組織機(jī)構(gòu)圖和職能分解表。公司外部的人或者公司的員工通過組織手冊(cè)對(duì)各個(gè)職能部門及其一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)職能非常清楚，有利于企業(yè)的規(guī)范化管理。

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