信件是20世紀(jì)人與人之間交流的重要工具之一?，F(xiàn)在，雖然大家都很少寫(xiě)信，但在一些商務(wù)場(chǎng)合，信仍然發(fā)揮著不可替代的作用。在工作場(chǎng)所，制作和批量打印信封仍然是一項(xiàng)非常重要的辦公技能。

Word郵件合并功能提供了非常方便的中文信封制作功能，制作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)信封只需要幾個(gè)簡(jiǎn)單的步驟?，F(xiàn)在，我來(lái)介紹一下批量制作信封的方法。

①準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

提前在Excel中整理出需要批量制作信封的收件人信息。例如，在下圖中，我通過(guò)姓名、職稱、公司、郵寄地址和郵政編碼等字段來(lái)注冊(cè)收集者的信息。整理信息時(shí)，注意確保字段名在工作表的第一行，不要在工作表中使用“表格標(biāo)題”。

②啟動(dòng)中國(guó)信封制作向?qū)?/p>

單擊[郵件]選項(xiàng)卡中的[中文信封]命令按鈕:

信封制作向?qū)?duì)話框打開(kāi)，您現(xiàn)在可以創(chuàng)建信封了！

③選擇信封樣式

點(diǎn)擊上圖中的【下一步】按鈕，在【信封樣式】下拉列表框中選擇合適的信封樣式。此列表框列出了國(guó)內(nèi)外兩種類型的信封格式，例如，這里選擇ZL標(biāo)準(zhǔn)信封:

另外，上面第二步四個(gè)復(fù)選框中所列的郵政編碼框、書(shū)寫(xiě)行、印章框等信封要素，可以根據(jù)實(shí)際信封情況進(jìn)行選擇，取消選擇后效果會(huì)在預(yù)覽中看到。

點(diǎn)擊上圖中的【下一步】命令，可以選擇生成信封的方式和數(shù)量:

④設(shè)置收件人信息

如果只需要打印一個(gè)信封，可以選擇【輸入收件人信息生成單個(gè)信封】選項(xiàng)，點(diǎn)擊【下一步】直接輸入收件人信息:

這里我們要批量打印很多信封，所以保持原來(lái)的選項(xiàng)【根據(jù)通訊錄文件生成批量信封】不變，直接進(jìn)入【下一步】:

點(diǎn)擊【選擇通訊錄】命令，從文件中選擇我們之前準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)源，Word會(huì)自動(dòng)識(shí)別數(shù)據(jù)，并在【匹配收件人信息】列表中，指定數(shù)據(jù)源中的字段對(duì)應(yīng)收件人的信息，完成數(shù)據(jù)匹配:

⑤輸入發(fā)送者信息:

點(diǎn)擊上圖中的【下一步】命令按鈕，輸入發(fā)送者信息:

輸入完成后，點(diǎn)擊[下一步]命令進(jìn)入最后一步，點(diǎn)擊[完成]按鈕。Word會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)源自動(dòng)生成包含多個(gè)信封的新文檔。渲染如下:

最后保存新文檔后，可以用惠普推出的新墨水盒系列產(chǎn)品打印出來(lái)。