Word應(yīng)該是辦公軟件中使用頻率最高的組件，但卻一直不被很多人重視，以為它簡單很容易學(xué)，但實(shí)際很多人并沒有掌握其基本用法，以至于自己的工作效率一直提不高。今天分享的這些知識點(diǎn)，也許在你急需時(shí)能用上。

Word技巧大全，標(biāo)書制作靠它準(zhǔn)沒錯(cuò)！

今天的知識點(diǎn)共3點(diǎn)：

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Word誰都會(huì)用，高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率，有人可以輕車熟路一小時(shí)做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。先看第一點(diǎn)：

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如何快速選中文字

鼠標(biāo)放在左側(cè)頁邊距處：

單擊可以選中鼠標(biāo)點(diǎn)擊位置的整行文字；雙擊可以選中整段文字；三擊可以選中整篇文檔中的文字（不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)

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點(diǎn)文字時(shí)，按住Ctrl鍵，可以選中不連續(xù)的多個(gè)文字。（比如一段里面需要選中不連續(xù)的多個(gè)文字加粗或變換顏色時(shí)使用）；按住Alt鍵再點(diǎn)選文字，可以不受行的限制選中矩形區(qū)域內(nèi)的文字。（如藏頭詩）

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按住Shift鍵再點(diǎn)選另外一個(gè)位置，可以選中開始光標(biāo)位置到后來光標(biāo)位置間的所有文字。（比如需要改變其中一段內(nèi)容的字體、顏色時(shí)使用）

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Shift這個(gè)功能其實(shí)鼠標(biāo)左鍵拖住也能實(shí)現(xiàn)，不過很多高手用Word根本不用鼠標(biāo)，所以Shift還是很常用的。

更方便地使用格式刷

在office操作中用快捷鍵，很好記，我們都知道Ctrl+C是復(fù)制，Ctrl+V是粘貼。那么格式刷其實(shí)就是復(fù)制格式，快捷鍵在普通復(fù)制粘貼的基礎(chǔ)上加上Shift，也就是

Ctrl+Shift+C=復(fù)制格式，Ctrl+Shift+V=粘貼格式

。（PPT里也是這個(gè)快捷鍵）

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如果是習(xí)慣鼠標(biāo)流的話，還有個(gè)格式刷的技巧，雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標(biāo)記住，可以連續(xù)對多段文字內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置格式，不需要格式刷的時(shí)候再按ESC鍵或者鼠標(biāo)再點(diǎn)擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。

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如何快速調(diào)整文字大小

鼠標(biāo)流可以點(diǎn)擊頂部開始菜單欄里面字號右邊的那兩個(gè)A進(jìn)行放大縮??；鍵盤流點(diǎn)擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進(jìn)行放大縮小。（就是鍵盤P右邊那兩個(gè)中括號）（PPT里這個(gè)方法也適用）

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表格無需EXCEL協(xié)助

有時(shí)候我們在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，菜鳥只會(huì)打開Excel列好表之后再復(fù)制粘貼，其實(shí)用Word完全可以搞定。

方法：

插入表格，輸入好原始數(shù)據(jù)后，在菜單欄表格工具——布局——數(shù)據(jù)——公式，然后設(shè)置好公式和編號格式，點(diǎn)擊確定就好啦。

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需要注意的是，如果原始數(shù)據(jù)修改了，公式的數(shù)字是不會(huì)自動(dòng)刷新的，手動(dòng)刷新的方法也很簡單，選中公式的數(shù)字，右鍵——更新域，就刷新成功啦！

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讓表格每頁都自動(dòng)生成表頭

有時(shí)候我們會(huì)尷尬的發(fā)現(xiàn)，Word里面要插入的表格有點(diǎn)長，正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一頁的下半部分，結(jié)果延長到了下一頁，但是下一頁沒有表頭又會(huì)顯得不專業(yè)，設(shè)置的方法很簡單。

方法：

選中表頭——表格工具——布局——數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標(biāo)題行點(diǎn)一下，就可以啦，如果想要取消，再選中第一個(gè)表頭然后再點(diǎn)一下重復(fù)標(biāo)題行就好了。

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表格最后多出一行怎么辦？

大家曾經(jīng)應(yīng)該都遇到過這樣的事情，發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行，但是怎么刪也刪不掉，甚至多出了一頁，每次打印的時(shí)候都有一種浪費(fèi)紙張的罪惡感，同時(shí)心里怨恨Word為什么這么難使。

方法：

在頂部開始菜單欄里面找到段落設(shè)置的那里，然后在行距那里設(shè)置為固定值、1磅。

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從網(wǎng)頁復(fù)制過來的文字格式錯(cuò)誤怎么辦

有時(shí)候我們在做Word時(shí)候需要無恥的Copy網(wǎng)上的內(nèi)容過來，結(jié)果發(fā)現(xiàn)復(fù)制過來有大量的空行，如果手工刪除非常耗費(fèi)時(shí)間，這時(shí)候我們就需要取巧，用替換功能批量刪除。

方法：

Ctrl+H可以打開查找對話框，在查找內(nèi)容那里輸入^l^l（^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替換為那里輸入^p，然后點(diǎn)擊全部替換。

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有了前面的技巧，你的效率已經(jīng)大大提升了，但是僅僅快還不夠，你給出的文檔一定是要規(guī)范的，一份Word是否規(guī)范，你發(fā)給的對象會(huì)很輕易的發(fā)現(xiàn)哦。我們來學(xué)習(xí)第二部分，規(guī)范格式。

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自動(dòng)編號要用就用好

自動(dòng)編號是Word經(jīng)常自作聰明幫大家做的事情，相信絕大多數(shù)人都不太喜歡，因?yàn)椴粔蜢`活，所以寧可用手工編號也不愿意用自動(dòng)編號。

但是使用手工編號的話，一旦遇到文檔內(nèi)容順序調(diào)整，就會(huì)帶來大量的工作了、更多的校對時(shí)間。只要出現(xiàn)一次這種情況，你所浪費(fèi)的時(shí)間就足以讓你熟練自動(dòng)編號的工作原理和操作技巧！

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標(biāo)尺的作用

大家可能沒用過標(biāo)尺，但是一定被標(biāo)尺坑過，為了對齊使勁兒按空格的事情還是發(fā)生過的，直到某一天知道了標(biāo)尺原來可以這么玩：

調(diào)出標(biāo)尺：

在視圖——顯示里面把標(biāo)尺打勾即可。

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標(biāo)尺的功能

首行縮進(jìn)：每個(gè)段落第一行空幾個(gè)格。（放在標(biāo)尺的2就是空2個(gè)格，4就是空4個(gè)）

懸掛縮進(jìn)：每個(gè)段落除了第一行以外空幾個(gè)格。

左縮進(jìn)：設(shè)置文字最左邊的邊界

右縮進(jìn)：設(shè)置文字最右邊的邊界

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另外標(biāo)尺上我們發(fā)現(xiàn)左右有個(gè)灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個(gè)是設(shè)置頁面左右邊距的。注意：操作的時(shí)候記得先選中要調(diào)整的文字那一行，再拖拽滑塊。

段落格式的靈活設(shè)置

在PPT里文字的黃金行距是1.3，在word這種幾乎純文字的文檔里面段落更是尤為重要，根據(jù)不同的文檔內(nèi)容，我們可能需要不同的行距、段落間距設(shè)置。

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當(dāng)然還有快捷鍵法，推薦使用1.5倍行距，快捷設(shè)置

換頁的技巧

我們在做文件的時(shí)候經(jīng)常需要換頁，比如章節(jié)之間的區(qū)分，留出手寫區(qū)域等等。菜鳥們習(xí)慣狂敲回車，然而一旦上面的文字有調(diào)整（比如行距、字號甚至多加了一句話），第二頁頂部就會(huì)多出來一些回車

方法：

不需要回車，在你認(rèn)為需要換頁的文字或標(biāo)點(diǎn)后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節(jié)省無數(shù)個(gè)回車，上面無論怎么變動(dòng)，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響！

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規(guī)范學(xué)好了，排版不專業(yè)也不行！下面我們趁熱打鐵進(jìn)入第三部分，編輯排版。

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Word的排版這里更多的是指產(chǎn)品手冊、合同協(xié)議、

標(biāo)書、

畢業(yè)論文這種比較長的文檔，需要一個(gè)相對正式的結(jié)構(gòu)，可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴(yán)格要求。這些就需要我們在編輯排版的過程中通過一系列的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。

主要步驟有：

?

設(shè)置標(biāo)題樣式

?

自動(dòng)生成目錄

?

設(shè)置頁眉頁腳

?

添加文檔封面

設(shè)置標(biāo)題樣式

什么是標(biāo)題樣式，對于一個(gè)正規(guī)的文檔，如果希望Word可以自動(dòng)根據(jù)文檔的內(nèi)容來生成目錄，就需要把所有的文檔標(biāo)題設(shè)置成標(biāo)題樣式。

首先我們要選中Word默認(rèn)樣式里的標(biāo)題1。在開始——樣式——標(biāo)題1。（其他的級別選擇方式以此類推）

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?默認(rèn)的樣式如果不是你想要的，那么就在標(biāo)題1那里右鍵——修改，然后設(shè)置你需要的文字格式。

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設(shè)置的標(biāo)題是不含有自動(dòng)編號的，如果你需要自動(dòng)編號，可以設(shè)置將標(biāo)題樣式和自動(dòng)編號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，讓所有設(shè)置的標(biāo)題都可以自動(dòng)進(jìn)行編號。

設(shè)置方法：

選中需要關(guān)聯(lián)的標(biāo)題——開始——多級列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點(diǎn)擊多級列表——定義新的多級列表。多級列表的位置還記得嗎？

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點(diǎn)開定義新的多級列表之后彈出的窗口可以設(shè)置標(biāo)題樣式和自動(dòng)編號關(guān)聯(lián)。

在①處可以選擇不同級別的數(shù)字；在②處可以設(shè)置這個(gè)編號的格式，這里支持中文；在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等

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最后一步很重要，不要著急點(diǎn)確定，點(diǎn)左下角的更多。然后選擇將級別鏈接到樣式，然后在①處對1級編號鏈接到標(biāo)題1，2級編號鏈接到標(biāo)題2，以此類推。

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自動(dòng)生成目錄

設(shè)置好了標(biāo)題樣式，自動(dòng)生成目錄就會(huì)非常方便，點(diǎn)擊菜單欄的引用——目錄——自動(dòng)目錄，就可以生成了。

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如果內(nèi)容調(diào)整了，需要更新目錄，只需要點(diǎn)擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

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目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯(cuò)啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質(zhì)上把目錄和正文隔開，會(huì)對后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

方法：

先將光標(biāo)放在目錄的最后，點(diǎn)擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

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設(shè)置頁眉頁腳

我們在需要打印并裝訂成冊的文檔里需要設(shè)置頁眉頁腳，還需要奇偶頁對稱的頁碼設(shè)置，我們一步步來。

先設(shè)置頁眉頁腳

方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數(shù)頁頁眉/頁腳

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選好之后，如果想要奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉不同，雙擊進(jìn)入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數(shù)頁，再編輯偶數(shù)頁的頁眉頁腳。

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接下來看設(shè)置頁碼

雙擊進(jìn)入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設(shè)置目錄的時(shí)候插入了分節(jié)符，我們就要點(diǎn)擊取消“鏈接到前一條頁眉”

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然后點(diǎn)擊頁碼下拉條——設(shè)置頁碼格式，起始頁碼設(shè)置為1。

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添加文檔封面

在完成了所有內(nèi)容的編輯以后，我們可以添加一個(gè)封面，讓這份文檔顯得更專業(yè)。

方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

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如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個(gè)空白頁當(dāng)作封二，避免裝訂的時(shí)候目錄頁直接裝訂在封面背后。

最后，祝愿所有投標(biāo)人都能做出標(biāo)標(biāo)必中的標(biāo)書！

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