做PPT不知道從哪里開(kāi)始嗎？是不是總是花費(fèi)大量時(shí)間，使之無(wú)效，導(dǎo)致反復(fù)修改？你是不是很著急，工作經(jīng)驗(yàn)很差？

有什么辦法可以避免這些問(wèn)題？答案是形成PPT工作流程。

什么是工作流程？※?

參見(jiàn)維基百科:Workflow，是對(duì)工作流及其操作步驟之間的業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括和描述。

其實(shí)一般來(lái)說(shuō)，工作流就是工作流。

由計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)控制的程序的執(zhí)行是一個(gè)工作流。PS中的動(dòng)作也可以看作是一個(gè)工作流，企業(yè)部門(mén)的請(qǐng)假報(bào)銷(xiāo)工作也會(huì)有工作流。

為什么要形成工作流？※?

好的工作流不僅可以提高工作效率，充分利用所有資源，還可以減少錯(cuò)誤和延遲。

建立和應(yīng)用正確的工作流程可以讓你的PPT像產(chǎn)品一樣高效地“批量生產(chǎn)”。

本文將談?wù)凱PT大師的工作流程。

第一部分軟件設(shè)置

PPT高手的軟件設(shè)置和普通人不一樣。雖然每個(gè)人都會(huì)有一些個(gè)人喜好，但是有一些設(shè)置是共通的。設(shè)置軟件對(duì)后續(xù)工作有很大幫助。

①自定義快捷工具欄

在PowerPoint中，可以自定義快捷工具欄。默認(rèn)快捷命令只有幾個(gè)圖標(biāo)可以保存和取消，而主控形狀的快捷工具欄會(huì)有一行小圖標(biāo)，如下圖所示:

在“主工具欄”中，以下工具按圖標(biāo)順序添加:

向左、居中和向右對(duì)齊

頂部對(duì)齊、中間對(duì)齊和底部對(duì)齊

合并形狀(布爾運(yùn)算)

橫向分布和縱向分布

插入文本框，插入形狀

這個(gè)快捷工具欄有什么好處？好處可以說(shuō)是非常多。我們可以用一個(gè)按鈕對(duì)齊文本框，用一個(gè)按鈕調(diào)整圖層順序，用一個(gè)按鈕執(zhí)行布爾運(yùn)算...以下動(dòng)畫(huà)是使用對(duì)齊和分布工具快速調(diào)整形狀布局的示例:

掌握了這個(gè)操作之后，可以根據(jù)自己的習(xí)慣增減工具。原理是讓你需要在界面不同部分點(diǎn)擊幾次才能一步找到的常用工具(比如布爾運(yùn)算)。

②設(shè)置自動(dòng)保存

做PPT的時(shí)候，難免會(huì)忘記保存或者電腦罷工。為了避免浪費(fèi)工作，有必要設(shè)置自動(dòng)保存。

設(shè)置操作是:文件>:選項(xiàng)>:保存。除了更改自動(dòng)保存的時(shí)間(不建議太短，三五分鐘可以)，還可以更改自動(dòng)保存的文件位置。

③增加撤銷(xiāo)次數(shù)

在PPT中很難一直做到完美。有時(shí)候，如果你忽略了一點(diǎn)，你將不得不取消它，甚至重新取消它。

但是，PowerPoint的默認(rèn)撤銷(xiāo)次數(shù)是20次。此時(shí)，手動(dòng)增加撤銷(xiāo)上限，可以解決沒(méi)有幾次撤銷(xiāo)就無(wú)法撤銷(xiāo)的問(wèn)題。

設(shè)置方法類(lèi)似于自動(dòng)保存:文件>:選項(xiàng)>:高級(jí)，然后將次數(shù)改為50-100次。

關(guān)于撤銷(xiāo)的另一個(gè)小技巧是:在快捷工具欄中點(diǎn)擊撤銷(xiāo)圖標(biāo)右側(cè)的小三角形，會(huì)出現(xiàn)一條操作記錄。不需要不停的按Ctrl+Z就可以一次撤銷(xiāo)很多步驟。

④更改畫(huà)布的大小

為了達(dá)到更好的演示效果，畫(huà)布的大小要考慮屏幕分辨率的大小。如果適合桌面顯示設(shè)備，我們一般會(huì)把它的高寬比設(shè)為16: 9。

在PowerPoint中，畫(huà)布以厘米為單位。建議使用48cm × 27cm大小的畫(huà)布，兩者都方便計(jì)算。你什么意思？

比如我們要講一個(gè)PPT上的三個(gè)點(diǎn)，水平排列，每個(gè)點(diǎn)都有一個(gè)短文本和一個(gè)副標(biāo)題。這時(shí)我們會(huì)直觀的反應(yīng)過(guò)來(lái)，去掉縫隙后每一列的寬度大概是14cm多一點(diǎn)。

如果從寬度為48厘米的畫(huà)布導(dǎo)出的圖片尺寸不夠大，可以增加到64厘米×36厘米。

畫(huà)布尺寸不建議太大。畫(huà)布尺寸越大，意味著分辨率圖片越大，計(jì)算量越大，內(nèi)存越大，筆記本容易卡死。

⑤編輯幻燈片母版

幻燈片母版在企業(yè)使用較多，設(shè)計(jì)師使用較少。在幻燈片母版中添加Logo，自定義頁(yè)碼，可以使整個(gè)文檔保持一致的Logo和頁(yè)碼格式，一步到位，方便快捷。

對(duì)于頁(yè)面較少的PPT，也可以先預(yù)留一個(gè)Logo和頁(yè)碼位置。PPT完成后，選擇一個(gè)頁(yè)面確認(rèn)這兩個(gè)元素，然后在不同的頁(yè)面上復(fù)制粘貼一個(gè)。

⑥使用好快捷鍵及其組合

你連他做了什么都分不清，只知道屏幕上的東西都在飛快地?fù)Q格式，太神奇了，只留下一張蠢臉來(lái)夸你！