人力資源共享中心經(jīng)理|上海家化

人力資源系統(tǒng)高級(jí)總監(jiān)|上海家化

人力資源信息化的背景

上海家化聯(lián)合有限公司(以下簡稱“上海家化”)是一家歷史悠久的日化企業(yè)，旗下?lián)碛小安菟帯?、“六神”、“美加凈”等多個(gè)中國知名品牌。

2006年，上海家化利用人力資源信息系統(tǒng)-嘉陽eHR進(jìn)行人事信息管理和薪酬管理。根據(jù)新的業(yè)務(wù)需求，上海家化于2013年開始選擇新系統(tǒng)，最終選擇仁科作為人力資源信息的主要數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了基于仁科平臺(tái)的績效、員工自助、經(jīng)理自助的信息管理。在建立新系統(tǒng)之前，上海家化進(jìn)行了一系列的準(zhǔn)備工作，包括需求分析、流程梳理、編寫用戶需求規(guī)范、確定規(guī)范中的流程和業(yè)務(wù)部門。

人力資源信息化現(xiàn)狀

上海家化使用PeopleSoft的核心人力資源、薪資、員工自助服務(wù)、經(jīng)理自助服務(wù)、績效和缺勤功能模塊。PeopleSoft作為主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)集成，基于OA平臺(tái)在前端呈現(xiàn)部分功能，數(shù)據(jù)信息會(huì)傳遞到后端的主數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

根據(jù)企業(yè)人力資源管理的實(shí)際應(yīng)用，上海家化分別購買并搭建了培訓(xùn)系統(tǒng)和招聘系統(tǒng)，并與主數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接。在系統(tǒng)連接和信息存儲(chǔ)的過程中，始終貫徹一個(gè)原則:有安全要求的數(shù)據(jù)和信息存儲(chǔ)在PeopleSoft中。比如在線招聘管理，首先會(huì)在PeopleSoft平臺(tái)上顯示編制，業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況提交錄用申請(qǐng)。申請(qǐng)通過后，將信息傳遞到招聘平臺(tái)，進(jìn)行招聘流程管理和崗位發(fā)布、簡歷查看、面試安排等招聘數(shù)據(jù)分析。當(dāng)候選人進(jìn)入工作崗位時(shí)，招聘系統(tǒng)中該員工的數(shù)據(jù)將進(jìn)入仁科系統(tǒng)中的核心人力資源。

人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)要點(diǎn)

復(fù)雜事務(wù)簡化，簡單事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)事務(wù)面向流程，流程事務(wù)基于信息。建立人力資源信息系統(tǒng)，在線實(shí)現(xiàn)人力資源流程，可以提高人力資源日常工作效率，改善員工的人力資源服務(wù)體驗(yàn)。上海家化認(rèn)為，在系統(tǒng)建設(shè)過程中，梳理流程、明確業(yè)務(wù)需求、控制網(wǎng)上業(yè)務(wù)成熟度至關(guān)重要。

梳理業(yè)務(wù)流程

在建立該系統(tǒng)之前，上海家化梳理了一些業(yè)務(wù)流程，主要按照以下步驟進(jìn)行。

第一步:確定流程框架(指定系統(tǒng)上線時(shí)需要涉及哪些流程)。

第二步:流程分類(是屬于某個(gè)模塊還是跨域，找對(duì)人決定業(yè)務(wù))。

第三步:劃分授權(quán)(討論各個(gè)流程，確定原則，劃分授權(quán)。梳理后，結(jié)合流程框架整理出授權(quán)表)。

第四步:考察流程的公平性和合理性(重新比較各個(gè)流程，考慮流程中是否有需要統(tǒng)一的因素)

在這個(gè)過程中，系統(tǒng)構(gòu)建者和管理者不是業(yè)務(wù)流程的所有者。所以流程是否合理，需要業(yè)務(wù)人員考慮。HRIS團(tuán)隊(duì)將首先構(gòu)建流程的整體框架，業(yè)務(wù)部門將根據(jù)這個(gè)框架和他們的實(shí)際操作來調(diào)整流程，并提出他們需要面向電子的節(jié)點(diǎn)和面向電子的程度，包括哪些數(shù)據(jù)需要通過系統(tǒng)存儲(chǔ)，以及在哪里檢索下一個(gè)節(jié)點(diǎn)。

明確的需求

需求是整個(gè)項(xiàng)目的核心。系統(tǒng)上線后，做改動(dòng)會(huì)消耗大量資源。因此，在人力資源信息系統(tǒng)建立之前、期間和之后，上海家化的HRIS團(tuán)隊(duì)成員將與業(yè)務(wù)部門密切溝通，明確業(yè)務(wù)部門提出的要求。在這個(gè)過程中，HRIS會(huì)員將提供結(jié)構(gòu)化的想法，以幫助業(yè)務(wù)人員清楚地表達(dá)他們的需求。

控制在線流程的成熟度

需要上線的流程要保證足夠成熟，可以離線運(yùn)行，否則上線后會(huì)有一系列“后遺癥”。因此，HRIS人員需要控制要求的成熟度。如果業(yè)務(wù)流程不成熟無法離線運(yùn)行，不能滿足E的要求，HRIS人事會(huì)建議離線運(yùn)行一段時(shí)間。

上海家化在使用嘉陽eHR系統(tǒng)時(shí)，采用了“人報(bào)”的方式，與未來的業(yè)務(wù)發(fā)展需求不匹配。在使用仁科系統(tǒng)時(shí)，決定選擇“事后匯報(bào)”的匯報(bào)方式。但由于這種方式?jīng)]有積累線下管理經(jīng)驗(yàn)，需要對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，進(jìn)行線下試運(yùn)行后才能繼續(xù)e-transformation，相當(dāng)于“打補(bǔ)丁”。因此，控制在線流程的成熟度非常重要。

制度建設(shè)過程中的挑戰(zhàn)與對(duì)策

挑戰(zhàn)

在IT資源有限的情況下，幫助業(yè)務(wù)人員明確自己的需求，有序滿足業(yè)務(wù)需求。

解決方案

在系統(tǒng)上線之前很難完全確定需求。HRIS團(tuán)隊(duì)成員將扮演顧問的角色，協(xié)助完成需求分析，并幫助業(yè)務(wù)部門確定大部分需求。在幫助業(yè)務(wù)定義其需求的過程中，重要的是看流程圖是否清晰，邏輯是否能夠清晰地框架。如果發(fā)現(xiàn)模糊區(qū)域，HRIS會(huì)員會(huì)提醒業(yè)務(wù)部門，幫助業(yè)務(wù)部門整理需求。另外，讓業(yè)務(wù)部門用標(biāo)準(zhǔn)語言來規(guī)范流程圖，比如mark e，這意味著這一步需要在線實(shí)現(xiàn)。此時(shí)，需要注意這個(gè)步驟是在哪個(gè)系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)的，以及這個(gè)步驟的每個(gè)節(jié)點(diǎn)是否在同一個(gè)系統(tǒng)中。如果他們不在同一個(gè)系統(tǒng)中，HRIS成員還需要分析成本以及是否影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，并盡可能找到最佳方案。

上海家化每周召開一次例會(huì)，業(yè)務(wù)、信息技術(shù)和HRIS相關(guān)成員在會(huì)上進(jìn)行溝通，反饋當(dāng)前進(jìn)展，總結(jié)問題，對(duì)新要求進(jìn)行評(píng)分。月報(bào)每月進(jìn)行一次，由IT部門負(fù)責(zé)人和HR部門負(fù)責(zé)人共同參加交流會(huì)，集中討論目前有限的IT資源應(yīng)該滿足哪些業(yè)務(wù)需求，合理梳理HR業(yè)務(wù)部門提出的需求，制定后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

四種類型的要求如下:

a類:完整業(yè)務(wù)模塊的第一次實(shí)現(xiàn)或重新實(shí)現(xiàn)。如招聘制度和績效管理制度

b類:實(shí)現(xiàn)完整的過程或獨(dú)立的功能。例如，分離程序是面向電子的

c類:過程或功能中某一點(diǎn)的優(yōu)化

p類:潛在需求

上海家化針對(duì)不同需求有不同的應(yīng)對(duì)機(jī)制:

a類要求:成立專門的項(xiàng)目組，按照完整的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行

b類需求:根據(jù)確定的開發(fā)計(jì)劃，以需求包的形式實(shí)施

丙類要求:實(shí)時(shí)報(bào)告，一般在1至10個(gè)工作日內(nèi)實(shí)現(xiàn)

p級(jí)要求:相關(guān)人員進(jìn)行準(zhǔn)備工作

需求提交流程圖:

系統(tǒng)上線后，HRIS和IT部門將共同承擔(dān)運(yùn)維工作。業(yè)務(wù)部門人員在使用中遇到的任何問題或新需求，將首先由HRIS會(huì)員處理。如果無法解決，則提交給IT部門或由外部資源解決。在整個(gè)過程中，HRIS成員負(fù)責(zé)總結(jié)和跟蹤問題，更新后及時(shí)通知用戶，并在發(fā)生重大變化時(shí)完成用戶培訓(xùn)。

人力資源信息和數(shù)據(jù)的整合

仁科系統(tǒng)實(shí)施后，人力資源的數(shù)據(jù)比以前更加豐富，數(shù)據(jù)可以輻射到各個(gè)層面。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，整合數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。上海家化人力資源信息化的實(shí)現(xiàn)不僅是為了提高人力資源的工作效率，也是為了重視數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)分析為人力資源戰(zhàn)略乃至企業(yè)戰(zhàn)略提供決策依據(jù)。

在數(shù)據(jù)分析之前，需要保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。上海家化在保證數(shù)據(jù)質(zhì)量上做了一些假設(shè)。首先，將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)分為必要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)。必要數(shù)據(jù):該數(shù)據(jù)在員工進(jìn)入上海家化時(shí)錄入系統(tǒng)；關(guān)鍵數(shù)據(jù):需要保證這些數(shù)據(jù)的正確性。當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)盡快更新。這兩種類型的數(shù)據(jù)以不同的方式進(jìn)行審核。必要的數(shù)據(jù)將在輸入階段進(jìn)行審核和驗(yàn)證，并在后續(xù)的申請(qǐng)過程中再次驗(yàn)證。在關(guān)鍵數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，需要在數(shù)據(jù)流中找到一個(gè)節(jié)點(diǎn)來檢查其正確性。比如結(jié)合薪資發(fā)放節(jié)點(diǎn)檢查員工的身份證號(hào)是否正確，工會(huì)發(fā)放6月1日福利時(shí)可以確認(rèn)員工及子女的基本信息。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理時(shí)，上海家化將遵循以下兩條準(zhǔn)則:

一個(gè)條目，多個(gè)引用。

無論是在招聘系統(tǒng)、培訓(xùn)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)還是PeopleSoft系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)，都只能在后續(xù)流程中引用。

重要數(shù)據(jù)最終轉(zhuǎn)移到仁科系統(tǒng)

重要數(shù)據(jù)和機(jī)密數(shù)據(jù)最終將從其他系統(tǒng)流向仁科系統(tǒng)。

人力資源信息化建設(shè)的發(fā)展方向

人力資源信息系統(tǒng)建立后，上海家化人力資源專業(yè)人員的工作效率得到了提高。作為人力資源和信息技術(shù)之間的翻譯者，HRIS團(tuán)隊(duì)將在未來的人力資源信息管理實(shí)踐中繼續(xù)深入探索，提高其綜合能力，推廣最佳實(shí)踐。對(duì)HR業(yè)務(wù)有深入了解，幫助業(yè)務(wù)部門明確需求，合理安排業(yè)務(wù)需求優(yōu)先級(jí)。后期，上海家化人力資源信息化建設(shè)主要集中在以下幾個(gè)方面。

移動(dòng)探索

目前，手機(jī)在上海家化員工中的普及率非常高。上海家化也將基于這種情況在人力資源信息管理方面進(jìn)行思考和規(guī)劃，希望員工和管理者能夠利用手機(jī)上的人力資源信息帶來的移動(dòng)產(chǎn)品和服務(wù)，更集中地獲取信息。目前，上海家化正在思考如何有效整合資源，為員工帶來便利。這涉及到企業(yè)的IT規(guī)劃，需要各個(gè)部門的配合。在規(guī)劃時(shí)，我們會(huì)考慮其他部門是否也需要開發(fā)移動(dòng)產(chǎn)品，是否可以整合他們的需求。此外，上海家化還在考慮是基于微信的企業(yè)號(hào)、微信官方賬號(hào)實(shí)施，還是在企業(yè)內(nèi)部開發(fā)APP。

優(yōu)化信息平臺(tái)

上海家化人力資源信息平臺(tái)將覆蓋越來越多的人力資源模塊。目前已經(jīng)推出招聘制度和培訓(xùn)制度。未來，我們將更加注重用戶體驗(yàn)，不斷優(yōu)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)自動(dòng)化，提高系統(tǒng)速度和界面友好性。此外，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)會(huì)定期升級(jí)，也會(huì)考慮這方面的資源整合。

改進(jìn)數(shù)據(jù)應(yīng)用

目前，上海家化的人力資源數(shù)據(jù)應(yīng)用還處于基礎(chǔ)階段，內(nèi)部團(tuán)隊(duì)也非常關(guān)注這個(gè)話題。數(shù)據(jù)分析不僅僅基于技術(shù)的發(fā)展，還必須找到分析的邏輯。上海家化也在思考如何結(jié)合員工生活產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分析人力資源信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，不斷探索哪些關(guān)鍵數(shù)據(jù)可以幫助戰(zhàn)略決策。

關(guān)于人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的建議

選擇系統(tǒng)

國際化系統(tǒng)功能全面。如果企業(yè)規(guī)模大，內(nèi)部有開發(fā)團(tuán)隊(duì)，一般會(huì)選擇這樣的系統(tǒng)。如果企業(yè)人力資源管理的流程是唯一的，那么在選擇系統(tǒng)時(shí)就要考慮二次開發(fā)的成本和能力。但人員少的企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求和企業(yè)資源配置，選擇符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的人力資源信息系統(tǒng)。

人力資源云平臺(tái)應(yīng)該是未來的發(fā)展趨勢。但是目前國內(nèi)大部分企業(yè)都沒有外包payroll，而且國內(nèi)的Payroll模塊在國外成熟的云系統(tǒng)中應(yīng)用并不理想，這意味著企業(yè)要上云平臺(tái)之后才能構(gòu)建本地部署的系統(tǒng)。除了小型企業(yè)，中國本土企業(yè)在使用云平臺(tái)作為人力資源的主要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)需要謹(jǐn)慎。

選擇供應(yīng)商

企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)，建議在投標(biāo)階段增加一個(gè)“面試”流程，便于相互了解?？梢灾攸c(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)理是否有在同行業(yè)其他企業(yè)建設(shè)人力資源信息系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目經(jīng)理是否遇到并有效解決了企業(yè)需要解決的問題。此外，建議企業(yè)定期邀請(qǐng)項(xiàng)目總監(jiān)參加系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵會(huì)議，甚至將此條寫入合同。

業(yè)務(wù)流程梳理

人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的前提是線下業(yè)務(wù)相對(duì)清晰，上海家化在系統(tǒng)建設(shè)初期就梳理了相關(guān)業(yè)務(wù)流程。主要步驟是:確定流程的總體框架——?jiǎng)澐置總€(gè)流程的授權(quán)——考察相關(guān)流程原則的合理性和統(tǒng)一性。建議其他企業(yè)重新思考該流程，并在系統(tǒng)上線前結(jié)合業(yè)務(wù)環(huán)境審查該流程的效率和效益。如果條件允許，建議模擬工藝，不僅要梳理工藝，還要優(yōu)化E固化前的工藝。因?yàn)橹挥性鞒淌峭ㄟ^系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，所以不排除原流程不合理或者有一些無效節(jié)點(diǎn)。

注:此文為智翔會(huì)原創(chuàng)文章。如需轉(zhuǎn)載，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系并注明出處。謝謝！

關(guān)于智翔俱樂部

HREC(人力資源情報(bào)俱樂部)是一個(gè)在中國人力資源領(lǐng)域有影響力的會(huì)員制專業(yè)組織。截至2016年6月，致翔俱樂部已有2700多家付費(fèi)會(huì)員公司，匯聚了一大批財(cái)富500強(qiáng)公司、福布斯2000強(qiáng)公司和本土領(lǐng)先上市公司。

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